扶貧辦檔案整理歸檔解決方案（三）
時間:2022-04-01
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歸檔文件的蓋章、編號、填寫頁數(shù)
其規(guī)格為長80mm，寬20mm。分為均勻的12格。歸檔章設置的項目主要為編號項目中的必備項。
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| | 全宗號由同級檔案館給立檔單位編制，如果暫時未有全宗號，可暫時不填。 |
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| 即保管期限，標注歸檔文件保管期限。歸檔文件保管期限分別為“10年/短期”、“30年/長期”和“永久”。 | 具體檔案保管期限劃分參照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。 |
| 填寫文件內(nèi)容針對的年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。 | 歸檔文件根據(jù)實際歸檔年度標注。文件針對年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2006。 |
| 填寫文件形成或主辦部門的簡稱或代號，不分機構編檔號的單位此欄可空。 | |
| 以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個小流水號。 | 其編制方法是：依據(jù)歸檔文件的排列順序，每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開始標注。 |
歸檔章一般應用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,使用鋼筆、藍黑墨水筆填寫內(nèi)容，如果領導批示和或收文章占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。如果機關發(fā)文有簽發(fā)單的，或收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁，這樣可在其上加蓋歸檔章，以更好地保護文件正本的原始面貌。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。
3.扶貧辦檔案歸檔按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號。以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個小流水號。4.每“件”文件的頁數(shù)填寫該件的實際有效頁數(shù)。（注意不要用鉛筆填寫頁號，要用鋼筆、碳素或藍黑墨水筆填寫或用號碼機編頁碼）單面印刷的文件在正面右上角處填寫實際頁數(shù)；雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實際頁數(shù)；文件中出現(xiàn)與本文無關的頁面（如：有些單位為了節(jié)省紙張，用已經(jīng)用過的紙張的背面印文件），須在上面用鋼筆、藍黑墨水筆批“Ⅹ”。上報等表格沒有填寫內(nèi)容的頁批“Ⅹ”（如已蓋“此頁空白”章的則不用“Ⅹ”），但要編頁號，并計算頁數(shù)。
