小梁雜談I檔案利用責(zé)任制：且建且完善

新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》將于2021年1月1日起正式施行。第十二條明確提出：“按照國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度”。我想結(jié)合對(duì)新鄉(xiāng)市檔案館2007——2017年檔案資料利用統(tǒng)計(jì)情況，從利用時(shí)間、查閱幫扶、服務(wù)效能、管理水平四個(gè)方面談?wù)剻n案利用工作責(zé)任制的建立與完善問題。

明確并公布接待利用時(shí)間，依法保障查閱者的權(quán)益

首先，要明確并公布接待利用時(shí)間，依法保障查閱者的權(quán)益。新鄉(xiāng)市檔案館接待利用時(shí)間與工作時(shí)間一致，并在單位門口掛牌標(biāo)示。除此之外，相關(guān)接待利用注意事項(xiàng)通過報(bào)紙、網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等渠道對(duì)外發(fā)布。不容忽視的是，工作日定期的單位集體活動(dòng)時(shí)間，單位臨時(shí)性、緊急性工作安排時(shí)間，接待利用是暫停的。

受前來利用人員的不確定性等因素影響，暫停利用信息的發(fā)布方和接收方信息不對(duì)等，由此難免造成查閱者白跑一趟的局面。建議檔案館參照博物館、圖書館的接待利用方法并進(jìn)行優(yōu)化，細(xì)化接待利用時(shí)間的標(biāo)引：一是注明正常接待利用時(shí)間，二是標(biāo)示經(jīng)常性的集體活動(dòng)如每周固定的集體學(xué)習(xí)暫不開展接待利用時(shí)間，三是及時(shí)發(fā)布臨時(shí)性暫停接待利用時(shí)間。對(duì)于急需查閱檔案且在后兩種時(shí)間的查閱者，檔案館可通過印制緊急查閱檔案卡或通過微信掃一掃填寫相關(guān)信息，建立并暢通不見面溝通渠道，及時(shí)了解查閱需求并盡快回復(fù)。

明確對(duì)現(xiàn)場(chǎng)查閱但未查到人群要做好解釋幫助工作

其次，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)查閱但未查到人群要做好解釋及幫助工作?？陀^上，受檔案移交進(jìn)館時(shí)間、范圍、完整性等因素影響，主觀上，受接待利用人員業(yè)務(wù)水平、對(duì)館藏的了解程度、責(zé)任心，利用者對(duì)使用目的、要查閱內(nèi)容等表述準(zhǔn)確程度等因素影響，任何一個(gè)檔案館的即時(shí)查到率和最終查到率都不可能是百分之百。

當(dāng)查閱者因查不到、查不全產(chǎn)生不解，因不清楚查到的檔案是否有用而產(chǎn)生疑惑時(shí)，接待者應(yīng)及時(shí)做好解釋工作，并根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)提供其他查找線索、途徑，為利用者提供力所能及的幫助。除此之外，建議設(shè)立未查到檔案登記本，記錄查閱者、查閱時(shí)間、查閱需求、聯(lián)系方式等。

一方面，以查閱需求為導(dǎo)向，集思廣益，仔細(xì)分析，多方聯(lián)系，求根問源，變部分“暫時(shí)沒查到”為“后來能查到”， 部分“這里查不到”為“那里可能有”，詳細(xì)記錄查找過程，反饋結(jié)果，盡量做到事事有著落，件件有回復(fù)。另一方面，將查找過程及效果成果化，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后處理相關(guān)查閱“疑難雜癥”提供借鑒。

優(yōu)化對(duì)教師、學(xué)生等學(xué)術(shù)利用群體的查閱服務(wù)

再次，優(yōu)化對(duì)教師、學(xué)生等學(xué)術(shù)利用群體的查閱服務(wù)。相對(duì)于知青、招工、婚姻等已數(shù)字化且查找指向單一、內(nèi)容明確、時(shí)間確切的檔案利用而言，學(xué)術(shù)利用研究需查找的檔案資料內(nèi)容更具有專題性，相關(guān)文件、資料更分散，時(shí)間跨度更大。

有沒有，有多少，在哪里，怎么看，是否能用上，能用上多少，對(duì)相關(guān)研究的支撐性如何等在一開始都不得而知。相應(yīng)的，如果以對(duì)個(gè)人簡(jiǎn)單利用的查閱服務(wù)來對(duì)待學(xué)術(shù)利用群體，其效果可想而知。反之，如果檔案館在此過程中提供了優(yōu)質(zhì)的、高效的服務(wù)，相關(guān)檔案資料在研究中發(fā)揮了應(yīng)有的、甚至高于利用者預(yù)期的作用，必然有利于構(gòu)建檔案館、學(xué)術(shù)利用群體互動(dòng)、雙贏的格局。

查閱過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)建立科室協(xié)調(diào)機(jī)制

最后，查閱過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)建立科室協(xié)調(diào)機(jī)制。查閱過程中發(fā)現(xiàn)掃描不完整、掃描件清晰度不夠、漏掃、檔案實(shí)體損傷等情況應(yīng)及時(shí)記錄、匯報(bào)，并建立科室協(xié)調(diào)機(jī)制，以問題為導(dǎo)向，舉一反三，查漏補(bǔ)缺，提升檔案館整體管理水平。

（作者單位：河南省新鄉(xiāng)市檔案館)