人工智能在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展， 知識(shí)與信息日漸成為社會(huì)組織機(jī)構(gòu)重要的經(jīng)濟(jì)資源以及獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的戰(zhàn)略重點(diǎn)。在日趨復(fù)雜而變化迅速的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中， 企業(yè)的各類檔案資源如果不去充分的開發(fā)利用， 則將失去其原本巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，甚至可能會(huì)使企業(yè)在今后的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中承擔(dān)更多、更大的風(fēng)險(xiǎn)。因此， 企業(yè)檔案資源的開發(fā)和利用應(yīng)該得到所有組織與個(gè)人廣泛的重視。

同時(shí)，企業(yè)檔案管理也必須改變以往消極、被動(dòng)的管理方式 ， 強(qiáng)調(diào)積極、主動(dòng)和智能化管理方式， 提升企業(yè)價(jià)值， 增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：

企業(yè)檔案、信息化、人工智能、云服務(wù)、數(shù)據(jù)處理

檔案，作為社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的重要組成部分，對(duì)經(jīng)濟(jì)、科技與文化的發(fā)展趨勢(shì)、發(fā)展現(xiàn)狀的歸納與概括發(fā)揮著重要的作用?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用與推動(dòng)下，信息資訊應(yīng)用迅速發(fā)展，為企事業(yè)單位的發(fā)展與騰飛提供了條件?，F(xiàn)代社會(huì)的檔案資料已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化和數(shù)據(jù)化，以數(shù)字形式存儲(chǔ)的檔案資料使用戶可以很方便地進(jìn)行檢索和查閱，同時(shí)更有利于信息的保存。

人工智能技術(shù)在知識(shí)、數(shù)據(jù)與信息處理方面具有強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)。眾多檔案研究著作和專家團(tuán)隊(duì)是知識(shí)儲(chǔ)備，多年的檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)成果是數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。時(shí)代背景下，AI應(yīng)用于檔案管理將是科技發(fā)展的必然。

一、當(dāng)下企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1. 企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視程度不足

常規(guī)的檔案工作偏于默默耕耘，不易做出耀眼的成績或者取得重大的突破。加之企業(yè)內(nèi)部普遍存在過于注重業(yè)務(wù)工作而忽視其他輔助性工作的情況，這會(huì)導(dǎo)致檔案管理只處在檔案收集、保存等應(yīng)付狀態(tài)中，只有少數(shù)單位把檔案搜集存檔工作作為重要的工作開展。檔案管理工作也流于形式，不論資金投入還是人員配置都亟待完善，造成檔案管理工作過程中問題頻發(fā)，企業(yè)檔案丟失、泄的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2. 檔案管理方法落后

受傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，我國很多企業(yè)的檔案管理工作模式仍停留在手工操作階段或是簡單電子處理階段，缺乏現(xiàn)代化專業(yè)的檔案管理能力，只有簡單的目錄編制、資料統(tǒng)計(jì)和信息檢索，不能合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，隨著企業(yè)檔案數(shù)量的增加，如何在龐大的文件庫中快速篩選出有效的資料信息，并對(duì)這些信息加以處理和利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，是當(dāng)下檔案管理工作亟待解決的問題。

3. 企業(yè)檔案信息量過大，檔案管理方式不當(dāng)

目前，許多企業(yè)內(nèi)部檔案信息、數(shù)據(jù)形式多樣，內(nèi)容繁雜，主要有紙質(zhì)類、影像類、電子類等檔案信息形式，包括環(huán)境類、設(shè)計(jì)類、人力資源類、財(cái)務(wù)管理類等等多種檔案內(nèi)容，沒有規(guī)范的管理制度和管理途徑，致使檔案數(shù)據(jù)信息過于混亂，給企業(yè)檔案管理的收集集、整理分類等工作產(chǎn)生了較大的影響，造成檔案管理效率低下，對(duì)企業(yè)的發(fā)展形成了一定的阻礙。

4. 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息缺乏明確的結(jié)構(gòu)化分類

企業(yè)內(nèi)部檔案的非結(jié)構(gòu)化現(xiàn)象嚴(yán)重。企業(yè)產(chǎn)生的許多內(nèi)部數(shù)據(jù)和信息都需要納入檔案記錄中，如果不對(duì)其加以正確及時(shí)的分類和整理，信息調(diào)用時(shí)就會(huì)增加搜索難度，進(jìn)而影響檔案資源的利用價(jià)值。因此，加強(qiáng)檔案管理必須不斷強(qiáng)化對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息的收集、整理和利用，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部檔案資源的有效利用。

二、企業(yè)檔案開發(fā)利用的難點(diǎn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)中信息資源的數(shù)量以幾何級(jí)數(shù)增長，而人工處理信息的效率則依舊停滯不前。在效率不對(duì)等的局面下，企業(yè)檔案的開發(fā)利用面臨著諸多挑戰(zhàn)，主要難點(diǎn)如下:

1. 企業(yè)檔案中的信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)過載

2. 企業(yè)檔案中的信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)非結(jié)構(gòu)化問題

3. 如何獲取、轉(zhuǎn)化企業(yè)檔案中的隱性信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)

三、人工智能在企業(yè)檔案資源開發(fā)中的應(yīng)用

1. 運(yùn)用智能搜索技術(shù)解決檔案信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)過載

企業(yè)檔案管理要求對(duì)組織內(nèi)、外部的信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)進(jìn)行有效管理和最大限度利用，組織內(nèi)部的信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)僅是一小部分，組織外部的信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)數(shù)量規(guī)模則更為龐大。

引入神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以增強(qiáng)搜索引擎的能力，使它成為智能搜索引擎。智能搜索嵌入了神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)和模式識(shí)別技術(shù)，搜索和定位知識(shí)是基于文本內(nèi)容、含義和上下文的關(guān)系，快速而精確地搜索到更為有效的信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)，滿足個(gè)體信息需求，提供可擴(kuò)展的信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)傳遞系統(tǒng)，有助于解決企業(yè)檔案中信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)過載的困境。

2. 智能分類技術(shù)解決檔案信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)非結(jié)構(gòu)化問題

智能化分類是管理非結(jié)構(gòu)化信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)的有效方式，按照一定的規(guī)則對(duì)大量的、重要的非結(jié)構(gòu)化信息進(jìn)行分類，使之容易定位、獲取。信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)的智能化分類可以先按照主題來劃分，在每一個(gè)大主題下再細(xì)分為不同的小主題，由此而組成結(jié)構(gòu)、分出層次。應(yīng)用統(tǒng)計(jì)軟件尋找文檔間主要統(tǒng)計(jì)的相似性，把大量共享的關(guān)鍵詞或短語的文檔分為一簇，每一簇都成為一個(gè)代表給定主題實(shí)例集的抽象概念，然后用關(guān)鍵字和布爾表達(dá)式，進(jìn)一步確定更細(xì)的主題。智能化分類可以快速、高效地從企業(yè)檔案資源中找到所需信息數(shù)據(jù)。

3. 應(yīng)用專家系統(tǒng)解決企業(yè)檔案中隱性信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)的挖掘、轉(zhuǎn)化問題

專家系統(tǒng)是指利用計(jì)算機(jī)獲得專家知識(shí)、模仿專家解決問題的推理過程來解決難題。專家系統(tǒng)涉及知識(shí)的獲取、表示、推理和解釋。當(dāng)企業(yè)檔案涉及的信息領(lǐng)域知識(shí)范圍廣、不易確定且關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜時(shí)，專家行為受限，不能用原始符號(hào)表示其邏輯和推理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)模式用于自動(dòng)分析輸入的歷史數(shù)據(jù)案例，識(shí)別出產(chǎn)生專家規(guī)則的模式和關(guān)系，進(jìn)而快速地獲得企業(yè)檔案中的隱性知識(shí)。

四、人工智能與檔案管理的結(jié)合

1. 人工智能技術(shù)與檔案管理現(xiàn)代化

在檔案管理中，人工智能技術(shù)應(yīng)用主要體現(xiàn)在專家系統(tǒng)、知識(shí)表達(dá)和自然語言處理上。目前除專家系統(tǒng)外，人工智能技術(shù)尚未達(dá)到精確模擬人類活動(dòng)的水平，在檔案檢索領(lǐng)域也只是初步的應(yīng)用，系統(tǒng)也不盡完善。一旦人工智能檢索技術(shù)的應(yīng)用展開，可以使著錄標(biāo)引規(guī)范化要求和技術(shù)難度相對(duì)降低，從而提高檢索效率。

2. 超文本技術(shù)與檔案管理現(xiàn)代化

超文本技術(shù)是一種友好接口技術(shù)，也是一種新的信息檢索模型。目前，國外各大學(xué)的數(shù)學(xué)系、信息科學(xué)系、計(jì)算機(jī)科學(xué)系及人工智能研究單位，都為此投入大量人力、物力，取得了令人鼓舞的成果。國內(nèi)對(duì)超文本技術(shù)的研究也在加緊進(jìn)行，并引起技術(shù)領(lǐng)域的普遍重視。在信息檢索方面，超文本技術(shù)打開了一條以聯(lián)想方式實(shí)現(xiàn)檢索的新途徑。

3. 科學(xué)應(yīng)用智能分類技術(shù)處理非結(jié)構(gòu)化信息

由于非結(jié)構(gòu)化信息的存在，其來源和語言格式在文本中存在巨大的差異，對(duì)企業(yè)準(zhǔn)確、快速地獲取和利用相關(guān)信息資源造成很大的阻礙?？茖W(xué)應(yīng)用智能分類技術(shù)，需依據(jù)一定的要求和原則，對(duì)企業(yè)內(nèi)部重要的非結(jié)構(gòu)化信息資源加以整理分類，準(zhǔn)確對(duì)其定位和獲取。在具體的智能分類過程中，將非結(jié)構(gòu)化信息資源每一個(gè)較大的主題劃分為若干小主題，列出主題層次，形成整體的信息主題結(jié)構(gòu)，并創(chuàng)建不同主題間的聯(lián)系，依據(jù)主題分類制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)則，保持企業(yè)檔案管理的科學(xué)性和有序性。

4. 合理應(yīng)用知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)模型管理隱性信息

知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)模型即在企業(yè)檔案管理過程中，使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠集中管理分布式顯性及隱性知識(shí)，獲取針對(duì)信息，解決企業(yè)檔案管理中的隱性信息資源難以獲取和應(yīng)用的問題。

知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)模型包括對(duì)隱性信息資源的獲取、推理、解釋和顯示等內(nèi)容。其中，獲取隱性信息資源是其運(yùn)行的核心內(nèi)容。企業(yè)通過利用知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)模型，能夠有效挖掘企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)隱性信息，將其轉(zhuǎn)化為企業(yè)所需的資源。結(jié)構(gòu)化的隱性信息資源，可以在可視化的智能界面上利用語音或文本的方式與系統(tǒng)進(jìn)行互動(dòng)和交流。

五、檔案管理中的知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)模型的研究

1. 知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)模型

知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)是集專業(yè)化、個(gè)性化（滿足不同場(chǎng)景下不同層次用戶需求）、深層次于一體的智能服務(wù)系統(tǒng)，旨在根據(jù)用戶需求重組碎片化領(lǐng)域知識(shí)，提供優(yōu)質(zhì)信息資源整合、智能檢索(支持高精度檢索)、知識(shí)多維瀏覽及網(wǎng)絡(luò)展示等服務(wù)，解決信息資源紛繁分散、質(zhì)量良莠不齊、海量信息處理速度慢、原始信息轉(zhuǎn)化率低等問題。知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)本質(zhì)區(qū)別是系統(tǒng)各處理階段(包括知識(shí)獲取、知識(shí)構(gòu)建、知識(shí)推薦、知識(shí)服務(wù)、知識(shí)創(chuàng)新等)均一定程度實(shí)現(xiàn)智能化，用以提升知識(shí)轉(zhuǎn)化增值度。

2. 基于人工智能的知識(shí)服務(wù)

區(qū)別于傳統(tǒng)信息服務(wù)，基于人工智能的知識(shí)服務(wù)本質(zhì)是通過計(jì)算機(jī)程序模擬人腦思考、決策以提供解決問題方案，降低人類重復(fù)性工作負(fù)荷、提升智力價(jià)值鏈傳遞效益。特征包括面向知識(shí)內(nèi)容(基于邏輯獲取并形成符合用戶問題及環(huán)境需求且可自評(píng)的知識(shí)產(chǎn)品，而非基于簡單提問和獲取)、用戶需求驅(qū)動(dòng)(關(guān)注問題解決而非信息提供)、貫穿決策過程(按用戶要求動(dòng)態(tài)連續(xù)組織服務(wù)而非基于單方面一次性提供)、提供解決方案(非僅提供根據(jù)用戶問題、情景加工的初始信息、數(shù)據(jù)或文本)、面向增值服務(wù)(強(qiáng)調(diào)創(chuàng)造性加工形成獨(dú)特專業(yè)價(jià)值而非僅基于資源占有、規(guī)模生產(chǎn)等體現(xiàn)價(jià)值)。

3. 基于人工智能的知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)模型

（1）知識(shí)倉庫體系結(jié)構(gòu)模型

知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)與核心是知識(shí)倉庫，其直接影響知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)的服務(wù)質(zhì)量和效率。該模型包含知識(shí)獲取層(基礎(chǔ)信息資源層，用知識(shí)裝入代理獲取知識(shí)并存入知識(shí)庫)、知識(shí)處理層(用知識(shí)引擎面向系統(tǒng)數(shù)據(jù)按用戶需求加工處理知識(shí))、用戶激活層(用戶基于用戶界面觸發(fā)個(gè)性化檢索、個(gè)性化推薦等服務(wù)) 三層。

六、通過檔案業(yè)務(wù)信息交流平臺(tái)，逐步完善人工智能在企業(yè)檔案管理中的作用

1. 遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

項(xiàng)目建設(shè)的最終目的是檔案業(yè)務(wù)信息的綜合利用，在建設(shè)中要遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，參照國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，保證技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。

在保證先進(jìn)性的同時(shí)，嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在技術(shù)上采用國際標(biāo)準(zhǔn)或工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中采用發(fā)展前景優(yōu)秀的新技術(shù)，方便升級(jí)與設(shè)備維護(hù)。在管理上嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證各系統(tǒng)之間的信息共享、互通互連。另外，各種數(shù)據(jù)規(guī)范、代碼體系也必須遵循國家和行業(yè)的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

2. 采用技術(shù)具有先進(jìn)性、成熟性

立足于國際上最先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想，采用盡可能最先進(jìn)的軟硬件技術(shù)和開發(fā)工具、采用先進(jìn)成熟的技術(shù)，并兼顧其他相關(guān)業(yè)務(wù)要求。適應(yīng)更高的數(shù)據(jù)、多媒體信息的傳輸要求，使整個(gè)系統(tǒng)在一段時(shí)間內(nèi)保持良好的運(yùn)行潛力，以適應(yīng)未來信息化的發(fā)展和技術(shù)升級(jí)的需要。

3. 遵循實(shí)用、經(jīng)濟(jì)的原則

建設(shè)過程中要遵循經(jīng)濟(jì)、實(shí)用的原則以及人性化設(shè)計(jì)。項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，以操作簡單、使用方便、成本投入低廉為主要設(shè)計(jì)目標(biāo)。按照整體項(xiàng)目建設(shè)中子系統(tǒng)關(guān)于重要性、緊迫性的優(yōu)先級(jí)，分階段、有步驟的進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)，盡量避免成本的重復(fù)投入及資金浪費(fèi)，盡量利用現(xiàn)有資源。

4. 保證系統(tǒng)的安全性、可靠性

保證設(shè)備安全和信息安全，確保網(wǎng)絡(luò)在出現(xiàn)故障時(shí)能迅速挽救和恢復(fù)。為保證檔案業(yè)務(wù)交流正常工作，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)必須具有高可靠性。對(duì)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器設(shè)備等各個(gè)方面進(jìn)行高可靠性的設(shè)計(jì)和建設(shè)。

在硬件備份、冗余等可靠性技術(shù)的基礎(chǔ)上，采用相關(guān)的軟件技術(shù)提供較強(qiáng)的管理機(jī)制、控制手段和事故監(jiān)控、網(wǎng)絡(luò)安全保等支持，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全可靠性。應(yīng)用防火墻、VPN技術(shù)、加技術(shù)和安全認(rèn)證實(shí)現(xiàn)信息安全需求，雙機(jī)熱備份、磁盤陣列、存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的安全存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)丟失恢復(fù)。

隨著檔案信息資源業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，信息網(wǎng)絡(luò)管理任務(wù)必定會(huì)日益繁重。因此，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立一個(gè)全面的檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，是未來檔案管理工作的必經(jīng)之路。利用人工智能去提高檔案工作效率、增加信息處理和利用概率，使檔案信息資源這個(gè)知識(shí)的海洋快速流動(dòng)起來，從中吸取有價(jià)值的信息，為我所用，實(shí)現(xiàn)檔案保存的深層次價(jià)值，是現(xiàn)代檔案工作的實(shí)際意義所在。