檔案在社會(huì)現(xiàn)實(shí)中不僅實(shí)存形態(tài)廣泛多樣，而且與諸多事物有著較為復(fù)雜的關(guān)系，使人們往往難分彼此，甚至將其混為一談。因此，有必要進(jìn)一步從理論上梳理檔案與相關(guān)事物的關(guān)系，弄清他們之間的聯(lián)系與區(qū)別。

現(xiàn)實(shí)中與檔案關(guān)系較近且不易分清的事物主要有文件、圖書(shū)、資料、信息、文物等。

1 檔案與文件的聯(lián)系與區(qū)別

檔案是由各種文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件材料是檔案的前身，檔案是文件材料的歸宿，因此，文件材料與檔案的關(guān)系是最切的。

檔案和文件既有切聯(lián)系，又有區(qū)別。文件是由一定的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人為了處理現(xiàn)實(shí)事務(wù)的需要而產(chǎn)生的，它和檔案在內(nèi)容和單體形式上是同一的。有些文件材料日后還需查考，就被有意識(shí)有目的地保存下來(lái)，轉(zhuǎn)化成檔案。因此，檔案是處理完畢的歷史文件，是留備查考的有價(jià)值的文件，是集中保存的系統(tǒng)的文件。

但檔案和文件材料之間的區(qū)別也很明顯：

1、并非所有的文件都能轉(zhuǎn)化為檔案，只有原始記錄性強(qiáng)，查考價(jià)值高且文書(shū)處理程序完畢的一部分文件才能轉(zhuǎn)化為檔案，大量的文件并不轉(zhuǎn)化為檔案。

2、二者的概念內(nèi)涵，尤其是本質(zhì)不同。文件本質(zhì)上是人們處理、解決現(xiàn)時(shí)具體事務(wù)、問(wèn)題的信息傳遞工具。文件雖有原始記錄性，但原始記錄性并非文書(shū)的本質(zhì)所在，也不是人們制作使用文件的根本目的與追求。它主要在空間上傳播交流且具有相當(dāng)程度的強(qiáng)制性（如公務(wù)文件）。而檔案的本質(zhì)則是已往社會(huì)實(shí)踐的原始記錄物。它主要是在時(shí)間上傳遞，讓過(guò)去告訴現(xiàn)在，讓現(xiàn)在告訴未來(lái)。因此，檔案是人們追求、維系時(shí)間上的連續(xù)性、統(tǒng)一性的產(chǎn)物。從邏輯上講，二者內(nèi)涵不同，但外延有大面積交叉。

3、除了文件，檔案還包括大量非文書(shū)（文件）類的原始性記錄物。因此，檔案就是檔案，不能稱“檔案文件”。了解檔案與文件的聯(lián)系與區(qū)別，不但有助于進(jìn)一步理解檔案的定義，還有助于理解和掌握檔案整理的必要性和整理的方法。因?yàn)?，檔案整理的許多原則和方法都與文件的形成、文件本身的各種因素緊相關(guān)。為了管好檔案，必須下工夫研究文件，掌握文件材料的來(lái)龍去脈。

2 檔案與圖書(shū)的聯(lián)系與區(qū)別

檔案與圖書(shū)的關(guān)系也較為切。有的檔案部門(mén)還保存一些圖書(shū)作為檔案的補(bǔ)充，提供查閱利用；有些圖書(shū)，例如回憶錄、未公開(kāi)出版的書(shū)稿等帶有比較強(qiáng)的原始記錄性。

檔案與圖書(shū)的區(qū)別是在于：

1、二者的本質(zhì)不同。檔案本質(zhì)上是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中直接形成的原始記錄。圖書(shū)

本質(zhì)上是系統(tǒng)知識(shí)的結(jié)晶，是人類對(duì)自然及社會(huì)現(xiàn)象進(jìn)行系統(tǒng)認(rèn)識(shí)研究的結(jié)果。圖書(shū)的內(nèi)容雖會(huì)涉及社會(huì)實(shí)踐，但卻不是對(duì)社會(huì)實(shí)踐的直接記錄，而是經(jīng)過(guò)加工、提煉、總結(jié)后的系統(tǒng)性產(chǎn)品。因此，我們可以說(shuō)，檔案是社會(huì)實(shí)踐的記錄；圖書(shū)是系統(tǒng)認(rèn)識(shí)的產(chǎn)品。當(dāng)然，書(shū)稿則是檔案，因?yàn)闀?shū)稿是寫(xiě)作過(guò)程的原始記錄。

2、二者的社會(huì)功能不同。檔案是原始記錄，可供人們查考史實(shí)、解決實(shí)際問(wèn)題、研究歷史之用。圖書(shū)資料主要是供人們學(xué)習(xí)知識(shí)、陶冶性情。檔案比圖書(shū)更為寶貴。一些圖書(shū)是在檔案的基礎(chǔ)上形成的。例如，著名小說(shuō)《基督山伯爵》就是根據(jù)檔案寫(xiě)成的。

3、二者在內(nèi)容上的交叉重合部分也仍然具有不同的特點(diǎn)。檔案內(nèi)容中雖有知識(shí)，但這些知識(shí)是不系統(tǒng)的知識(shí)片段；圖書(shū)資料的內(nèi)容中雖也有對(duì)歷史事實(shí)的記載，但這種記載卻不是直接的原始記錄，而是經(jīng)過(guò)加工提煉后的系統(tǒng)性知識(shí)。如由檔案文件內(nèi)容直接匯編轉(zhuǎn)化而成的圖書(shū)（文選、文集、文件匯編等，檔案界稱為“編研成果”）所追求的也是系統(tǒng)性。

3 檔案與資料的聯(lián)系與區(qū)別

資料概念的外延較為寬泛。一般說(shuō)來(lái)，凡是對(duì)人們研究、解決某一問(wèn)題有一定價(jià)值的信息均可稱為資料。文件、檔案、圖書(shū)、報(bào)刊、文章、錄音、錄像，不管是集中保存還是散存各處，都可以看成是資料。正由于這個(gè)因素，有的單位缺乏檔案意識(shí)沒(méi)有建立檔案管理制度，把該作為檔案管理的東西僅僅看作資料，沒(méi)有按照檔案管理的要求來(lái)管理這些“資料”。有的人把檔案只看作資料，或者稱檔案為“檔案資料”。

檔案與資料都記錄了各種信息和知識(shí)，都被人們有意識(shí)地保存。但是，從形成及其性質(zhì)看，檔案又與資料有所不同。檔案產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了處理當(dāng)時(shí)某種事務(wù)，作為記錄和辦事的工具，并非為了提供給人閱讀。只是由于其中仍有某種用途，才被保存下來(lái)成為檔案。因此可以說(shuō)，檔案是人們處理事務(wù)過(guò)程中遺留下來(lái)的“副產(chǎn)品”，它是人們進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)附帶的產(chǎn)物，是特定的形成者當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的原始文件的轉(zhuǎn)化物，不是事后編寫(xiě)和另外收集的材料，不是純粹人為的結(jié)果，具有很強(qiáng)的原始性。同時(shí)，檔案一般是原本、原稿，而且往往是孤本，獨(dú)此一份。檔案可以被人們作為資料看待并使用，但卻不能把資料作為檔案看待并使用。

4 檔案與信息的聯(lián)系與區(qū)別

檔案是一種信息資源。檔案信息與其他信息的不同在于檔信息具有原生性。信息，按其形成特征可分為原生性信息和派生性信息。檔案是人們社會(huì)活動(dòng)形成的“第一手材料”，是事物發(fā)生、發(fā)展、變化的原始記錄，它是沒(méi)有經(jīng)過(guò)處理的原始信息。它可以作為信息加工的原材料，經(jīng)過(guò)加工產(chǎn)生出圖書(shū)、資料等派生性信息。

檔案是最真實(shí)、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生性固化信息。檔案匯集了大量的知識(shí)，也記載著豐富的信息，成為一種重要的信息資源。檔案一方面以其信息的本源性、可靠性等特點(diǎn)而優(yōu)于其他信息資料，同時(shí)又由于它的原始性和內(nèi)向性等特點(diǎn)而使檔案信息知識(shí)的系統(tǒng)性和傳播功能低于其他信息資料。因此，應(yīng)該掌握檔案信息的特點(diǎn)，采取相應(yīng)的科學(xué)管理措施，發(fā)揮檔案信息的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)它的局限性，從而強(qiáng)化檔案信息資源的功能。

5 檔案與文物的聯(lián)系與區(qū)別

檔案與文物在內(nèi)涵上有部分交叉重合。文物是有文化價(jià)值的歷史遺留物，其中也有一些重要的歷史文件可以發(fā)揮原始記錄的作用。檔案，尤其是重要的檔案，既有原始記錄作用又有突出的歷史文化作用，也可以作為文物。因此，我國(guó)檔案法實(shí)施辦法規(guī)定“既是文物、圖書(shū)資料又是檔案的，檔案館可以與博物館、圖書(shū)館、紀(jì)念館等單位相互交換重復(fù)件、復(fù)制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同編輯出版有關(guān)史料或者進(jìn)行史料研究”，從法律層面肯定了文物與檔案的重合交叉關(guān)系。

檔案與文物的相似之處在于都是自然形成的。其產(chǎn)生的目的都不是為了供人們?nèi)蘸箝喿x和考古研究。但是，檔案的形成及其性質(zhì)，與歷史文物又有所不同?，F(xiàn)今從地下出土的文物，它們被遺留下來(lái)，在當(dāng)時(shí)一般是無(wú)意識(shí)的。而檔案的最后形成，即由文件材料向檔案轉(zhuǎn)化，則是人們有目的地進(jìn)行的。

檔案與文物的區(qū)別還在于內(nèi)容信息是否清晰、確定。絕大部分文物是實(shí)用性物品，其所記錄的歷史事實(shí)的內(nèi)容信息不清晰、不明確，不能成為檔案。而檔案則是內(nèi)容信息清晰、確定、可明確說(shuō)明某一歷史事實(shí)的原始記錄。

檔案中的“實(shí)物檔案”確立的標(biāo)準(zhǔn)也是其所記錄的內(nèi)容、信息的清晰性與明確性。一般而言，只有那些自身帶有文字的實(shí)物（如公章或印章、錦旗、獎(jiǎng)杯、標(biāo)牌、錢幣、帶字的旗幟、牌匾等）才可成為實(shí)物檔案被檔案部門(mén)收藏，而無(wú)文字的實(shí)用物品因不能說(shuō)明其產(chǎn)生、使用的歷史背景等史實(shí)，則不能成為實(shí)物檔案。若其有較高的文化價(jià)值，可作為文物被博物館等文物部門(mén)收藏。從這個(gè)意義看，檔案不同于一般的歷史遺物，它是以具體內(nèi)容反映其形成機(jī)關(guān)或人物的社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄物，因此具有很強(qiáng)的記錄性。

通過(guò)上述分析，我們可以認(rèn)識(shí)到：區(qū)分檔案與相關(guān)事物的關(guān)系必須牢牢把握檔案的本質(zhì)屬性。檔案是歷史的原始記錄，或者說(shuō)是原始的歷史記錄，兼具原始性和記錄性是檔案區(qū)別于其他信息載體、文獻(xiàn)資料和歷史文物的關(guān)鍵。

檔案具有原始記錄性正是我們從事檔案管理工作引以為傲的特點(diǎn)。

編輯：SAN

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