電子文件是國家和社會的重要信息資源，確保電子文件的真實、完整、可用和安全，對促進信息資源開發(fā)利用和維護國家安全具有重大戰(zhàn)略意義。檔案部門保存了大量的電子檔案，如何確保這些電子檔案的價值實現(xiàn)，是檔案工作者需要關注的重點。版式文檔是電子檔案保存的重要格式，因其版面固化、與設備無關、體積精簡等特性一直是電子文件交換和文書類電子檔案長期保存的首選格式，被稱為數(shù)字時代的“數(shù)字紙張”。

　　雖然我國2016年就正式發(fā)布了自主國家版式文檔標準《GB/T 33190—2016電子文件存儲與交換格式版式文件》OFD(Open Fixed-layoutDocument)，但是該標準的應用情況不容樂觀。鑒OFD文檔是我國根據(jù)國內(nèi)各領域特色需求，在日趨嚴峻的國際形勢下，自主研發(fā)制定的版式文件格式標準。習近平總書記早在2016年就提出，“加快推進國產(chǎn)自主可控替代計劃，構建安全可控的信息技術體系”。國家各主管部門陸續(xù)出臺各項政策引導OFD版式文檔的推廣應用。國家檔案局印發(fā)的《數(shù)字檔案室建設評價辦法》推薦在電子檔案領域應用OFD標準作為歸檔文件格式。可見，OFD標準的應用推廣是大勢所趨。

　　但不能忽略的是，OFD標準在應用中還存在不少問題。第一，標準應用沒有形成規(guī)模。近年來《電子文件管理暫行辦法》《數(shù)字檔案室建設指南》《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》《黨政機關電子公文系列標準規(guī)范》等文件陸續(xù)推出，鼓勵黨政機關及重點行業(yè)領域使用具有自主產(chǎn)權、安全可控的電子文件管理產(chǎn)品，OFD國家標準試點工作也在辦公、證照、檔案和票據(jù)等各領域得到推廣。但目前除了稅務系統(tǒng)的大面積應用外，其他領域應用都沒有形成規(guī)模。第二，標準單一，研發(fā)廠商較少。

　　目前對OFD的格式研究還更多地停留在格式介紹及其與PDF（20世紀九十年代美國發(fā)布的標準）對比方面，對OFD格式本身的技術方案、特性分析及其應用場景研究相對較少。研究及產(chǎn)品主要集中在少數(shù)幾個廠商，容易形成行業(yè)壟斷，同時產(chǎn)業(yè)基礎薄弱，不利于OFD的持續(xù)發(fā)展。OFD只是一個主標準，標準生態(tài)仍需要不斷完善補充。第三，更換成本較高。在OFD廣泛應用之前，PDF已在包括檔案行業(yè)在內(nèi)的諸多領域廣泛應用，兼容性好，在使用和溝通上的成本非常低。

　　而OFD的閱讀和轉換卻需要專門的軟件支持。據(jù)了解，目前某品牌的OFD轉換軟件一套就需要幾十萬元?，F(xiàn)有廠商產(chǎn)品價格昂貴不利于培育用戶和市場。短期來看，出于降低技術風險和成本投入的考慮，檔案部門還沒有將PDF徹底更換成OFD的強烈意愿。第四，宣傳力度和試點推廣有待加強。OFD現(xiàn)在主要是在政府機關使用，還需要加強宣傳推廣，在全社會范圍內(nèi)鼓勵使用OFD版式，不斷開發(fā)新的用戶，讓越來越多的人了解OFD、使用OFD。目前OFD版式文檔的應用試點中，大部分單位只將部分電子文件轉換為OFD版式格式，在局部進行應用，影響試點的效果，試點工作的覆蓋范圍不夠。

　　總之，OFD版式格式只是一個技術方案，標準制定后的關鍵是各有關方面要堅定不移要加大推廣應用力度，做好長期規(guī)劃。

　　我們要清醒認識到一個標準從制定到成熟推廣，需要一個漫長的過程。OFD作為版式文件的后發(fā)技術，它的發(fā)展取決于實際應用。在檔案部門海量數(shù)據(jù)的驗證中，OFD承載的電子文件數(shù)量達到一定量級時，這個格式才能不斷成熟完善。檔案部門要在“十四五”規(guī)劃中有所體現(xiàn)，做好長期準備，分階段、堅持不懈地推進OFD應用。

　　要鼓勵眾多國內(nèi)企業(yè)參與研究開發(fā)。

　　OFD要形成健康的生態(tài)環(huán)境,需要更多廠商加大研發(fā)力度,允許百家爭鳴,才能百花齊放。這就需要國家相關部門出臺優(yōu)惠政策對廠商進行扶持。眾多廠商設計出更加好用的產(chǎn)品,同時積極參與標準推廣應用,共同構建OFD產(chǎn)業(yè)生態(tài)。廠商還要加強與行業(yè)用戶的溝通,了解各行業(yè)不同標準,根據(jù)用戶需求,有針對性地持續(xù)更新相關技術。

　　要努力培育市場，減低使用成本。

　　新的版式文件的應用范圍取決于周邊的生態(tài)環(huán)境?，F(xiàn)有主流的操作系統(tǒng)、網(wǎng)頁瀏覽器、編輯軟件，支持OFD應用的屈指可數(shù)。我們要學習借鑒PDF標準，在公文、檔案、工程、印刷等不同行業(yè)形成OFD標準體系。打通眾多應用系統(tǒng)與OFD的接口，在易用性等多方面達到人們的認可，標準得到廣泛應用后，它的應用市場會逐步成熟，使用成本也會相應降低。

　　要加大宣傳力度和試點范圍。

　　現(xiàn)階段很多用戶不了解OFD，沒有用戶就沒有市場。只有加大宣傳力度，增加OFD標準曝光度，對社會公眾和檔案工作者推送該標準，提升OFD的知名度。同時檔案部門試點應用中不要割裂OFD使用環(huán)節(jié)，要在文件收集、鑒定、整理、保管、利用等全生命周期中廣泛應用。這樣才能在試點中盡早發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題，最終完善該標準。地推廣應用。于版式文檔在電子檔案工作中的獨特作用，檔案部門應該堅決大膽地推進該標準獲得更加廣泛的應用。