中職院校檔案信息化建設(shè)

如何加強(qiáng)中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理

論文關(guān)鍵詞:中職學(xué)校? 學(xué)生檔案管理? 問題? 解決辦法

論文摘要:中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校檔案工作的一個(gè)重要分支。學(xué)生檔案是學(xué)校對(duì)學(xué)生基本信息的了解的基本依據(jù)，是學(xué)生畢業(yè)后用人單位選拔使用、培養(yǎng)人才的重要依據(jù)，是做好學(xué)生管理工作的重要手段。但是，目前中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理還存在一些問題，所以，應(yīng)完善學(xué)生檔案管理的相關(guān)制度，加快學(xué)生檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的建設(shè)，充分挖掘檔案的利用價(jià)值，為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)。

中職學(xué)校學(xué)生檔案是學(xué)生從人學(xué)到畢業(yè)期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的生活記錄，是中職學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。在目前就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下，中職學(xué)校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，有著非常重要的作用。目前中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理有著諸多弊端，加強(qiáng)管理、改革學(xué)生的檔案管理尤為重要。本文從以下幾個(gè)方面探討學(xué)生檔案管理存在的問題和解決辦法。

一、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題

中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的目的在于對(duì)學(xué)生在校期間，以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查閱、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。長(zhǎng)期以來，由于諸多原因，中職學(xué)校學(xué)生檔案未能得到應(yīng)有的重視，致使檔案材料收集不全，質(zhì)量不高，不能準(zhǔn)確全面地反映中職學(xué)校學(xué)生的全貌，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問題。

1.學(xué)生檔案管理體制不完善。

學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，但是，中職學(xué)校往往只重視教學(xué)和其它管理的檔案工作，對(duì)于學(xué)生檔案工作的重要性沒有認(rèn)識(shí)到位，沒有將學(xué)生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級(jí)機(jī)構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo).沒有將學(xué)生檔案管理與檔案管理部門的業(yè)績(jī)掛鉤，沒有進(jìn)行有關(guān)的制度建設(shè)，不重視學(xué)生檔案管理工作，缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。

2.學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。

目前中職學(xué)校學(xué)生檔案一般由學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將學(xué)生檔案的整理交由院系來完成。由于學(xué)生管理部門沒有配備專職人員，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案的收集整理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，錯(cuò)誤百出，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、錯(cuò)別字連連、學(xué)年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失，等等。

3.學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備。

檔案收集不及時(shí)，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上等，導(dǎo)致學(xué)生檔案只成為“廢紙”一堆，無人查閱，也無法查閱、借閱，不利于中職學(xué)校教師了解學(xué)生，因材施教。

4.畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善。

目前，中等職業(yè)教育學(xué)校學(xué)生檔案在畢業(yè)時(shí)可移交人才交流中心保管，成人檔案仍由學(xué)校管理，這兩種方法都有相同的弊病。

二、解決中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的`辦法

1.加強(qiáng)工作人員的工作職責(zé)。

中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理要做到組織機(jī)構(gòu)落實(shí)、人員落實(shí)、庫房落實(shí)。實(shí)踐表明，要搞好中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作，首先必須理順管理體制，做到組織機(jī)構(gòu)落實(shí)。不論當(dāng)前中職學(xué)校對(duì)學(xué)生管理采取何種模式，都要根據(jù)學(xué)校工作的實(shí)際情況，建立學(xué)生檔案管理組織機(jī)構(gòu);不論學(xué)生檔案是放在何處，都要有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作。其次必須根據(jù)學(xué)生檔案的數(shù)量，配備適當(dāng)編制的專業(yè)人員。為了確保學(xué)生檔案的管理質(zhì)量，應(yīng)該實(shí)行集中式管理。管理機(jī)構(gòu)可設(shè)置在學(xué)生工作處下，并配備專職檔案管理人員。如果中職學(xué)校已經(jīng)設(shè)立綜合檔案館，那么學(xué)生檔案就應(yīng)歸綜合檔案館統(tǒng)一管理。對(duì)于采用分散管理模式的，一定要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，以保證學(xué)生檔案的歸檔和整理質(zhì)量。

2.擴(kuò)大學(xué)校的學(xué)習(xí)宣傳力度，強(qiáng)化師生檔案意識(shí)。

通過學(xué)習(xí)宣傳，提高師生對(duì)學(xué)生檔案工作的認(rèn)識(shí)，積極關(guān)心支持學(xué)生檔案工作。讓大家認(rèn)識(shí)到，學(xué)生檔案是關(guān)系到中職學(xué)校全面推進(jìn)素質(zhì)教育、向社會(huì)輸送合格人才的一件大事。一份高質(zhì)量的檔案，對(duì)用人單位是具有強(qiáng)烈的誘惑力和吸引力的。每一位學(xué)生都應(yīng)該重視檔案材料的填寫，做到如實(shí)填寫、書寫清楚、格式規(guī)范，檔案制成材料符合要求，同時(shí)也要努力爭(zhēng)取創(chuàng)造優(yōu)良的業(yè)績(jī)，書寫自己的歷史。

3.建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。

(1)規(guī)范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須統(tǒng)一使用紙張，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，而應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔。凡是不符合要求的，都必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

(2)建立歸檔材料收集制度。雖然中職學(xué)校學(xué)生檔案材料的形成渠道多、來源廣，但材料形成大多是比較有規(guī)律的，只要留心觀察，就不難掌握。如中職學(xué)校學(xué)生的檔案材料的收集工作，大致可以分為三個(gè)階段:第一個(gè)階段是收集招生時(shí)形成的和中職學(xué)校人學(xué)前的檔案材料，這些檔案材料應(yīng)在招生錄取時(shí)和學(xué)生人學(xué)時(shí)就著手抓緊收集;第二個(gè)階段檔案材料的收集，除了平時(shí)有規(guī)律地收集學(xué)生在學(xué)期間的所形成的德智體能、各類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、各種競(jìng)賽及各類證書復(fù)印件等材料外，還要從黨、團(tuán)組織收集他們加人黨、團(tuán)組織的材料，向教務(wù)處、團(tuán)委和學(xué)生會(huì)收集評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)等材料;第三個(gè)階段是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對(duì)學(xué)生在中職學(xué)校期間德智體能的總結(jié)和評(píng)價(jià)材料，大致可形成的材料有:畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績(jī)總表和積分表、中職學(xué)生體育合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等材料。此外，還應(yīng)建立學(xué)生檔案收集歸檔制度，形成收集網(wǎng)絡(luò)。形成學(xué)生檔案材料的單位都要明確一位負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對(duì)各階段形成的檔案材料及時(shí)收集與傳遞。這樣既有利于學(xué)生檔案材料的及時(shí)收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。

中職數(shù)字化校園建設(shè)具體從哪幾塊實(shí)施

（一）硬件基礎(chǔ)能力建設(shè)
硬件基礎(chǔ)對(duì)學(xué)校信息化起著支持作用。硬件基礎(chǔ)主要包括校園網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房和設(shè)備、信息化教室、信息化教學(xué)終端、數(shù)字化功能實(shí)訓(xùn)室、多媒體教學(xué)設(shè)備、仿真室、課件室、錄播室等。
（二）軟件基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)
軟件基礎(chǔ)平臺(tái)是學(xué)校信息化管理、數(shù)字化教學(xué)資源建設(shè)與應(yīng)用的基礎(chǔ)，也是教師開展教學(xué)活動(dòng)，學(xué)生開展學(xué)習(xí)活動(dòng)的舞臺(tái)。數(shù)字化軟件基礎(chǔ)平臺(tái)主要包括學(xué)校教學(xué)及公共管理服務(wù)平臺(tái)、教學(xué)資源應(yīng)用、管理與開發(fā)平臺(tái)。前者包括教務(wù)管理、學(xué)生管理、辦公OA、學(xué)校資產(chǎn)、人力資源和師生學(xué)習(xí)檔案管理等，后者包括專業(yè)教學(xué)方案、課程資源、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)資源、數(shù)字化綜合實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、試題庫、試卷庫、教科研資料庫等。
（三）學(xué)校信息化應(yīng)用能力建設(shè)
教師和學(xué)生是數(shù)字校園的使用者和實(shí)踐者，也是數(shù)字校園的服務(wù)對(duì)象。數(shù)字校園建設(shè)過程要突出培養(yǎng)學(xué)校管理者現(xiàn)代化管理能力、教師信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息化環(huán)境下教育教學(xué)的創(chuàng)新能力，以及師生信息技術(shù)素養(yǎng)和學(xué)習(xí)能力。
具體包括學(xué)校信息化教學(xué)資源數(shù)，重點(diǎn)專業(yè)主干課程信息化教學(xué)的課時(shí)數(shù)，網(wǎng)絡(luò)在線課程數(shù)、課時(shí)數(shù)，使用數(shù)字校園平臺(tái)開展教育教學(xué)活動(dòng)的教師數(shù)，使用數(shù)字校園平臺(tái)參與學(xué)習(xí)的學(xué)生數(shù)，信息化教學(xué)對(duì)學(xué)校教育教學(xué)改革的促進(jìn)作用，信息化教學(xué)對(duì)提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、提升辦學(xué)水平、促進(jìn)學(xué)生就業(yè)的助推作用，信息化對(duì)規(guī)范學(xué)校管理行為、提高學(xué)校管理效率、促進(jìn)學(xué)?，F(xiàn)代化管理、提升學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)力的助推作用等。
（四）保障機(jī)制建設(shè)
保障機(jī)制是上述三個(gè)方面數(shù)字校園建設(shè)內(nèi)容順利完成的重要保證，也為數(shù)字校園建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展提供必要支撐，包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)數(shù)字校園建設(shè)的重視程度、組織架構(gòu)、信息化領(lǐng)導(dǎo)力建設(shè)、資金投入、人員培訓(xùn)、制度建設(shè)等方面。
硬件基礎(chǔ)能力建設(shè)
硬件是軟件的運(yùn)行基礎(chǔ)，校園網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字校園的高速公路。因此，硬件基礎(chǔ)能力決定著數(shù)字校園的服務(wù)能力、開發(fā)潛力和學(xué)校信息化建設(shè)的發(fā)展能力。
中職學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)要在充分利用現(xiàn)有教學(xué)設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)之上，充分考慮職業(yè)教育信息化的特點(diǎn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、通用化和兼容性原則，兼具安全性和可擴(kuò)展性。在網(wǎng)絡(luò)管理和信息安全方面要遵守國(guó)家有關(guān)的政策和法律法規(guī)。
（一）校園網(wǎng)絡(luò)
中職學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要以實(shí)用、高效、穩(wěn)定、可靠、安全可控為標(biāo)準(zhǔn)，為師生資源共享、教育教學(xué)活動(dòng)開展、職業(yè)技能實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、學(xué)校信息化管理和網(wǎng)絡(luò)文化生活等提供網(wǎng)絡(luò)支撐環(huán)境。

（二）數(shù)據(jù)中心
校園網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)中心由數(shù)據(jù)中心機(jī)房、安裝在中心機(jī)房的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)核心設(shè)備、存儲(chǔ)子系統(tǒng)、不間斷電源（UPS）、空調(diào)、安防設(shè)備等構(gòu)成。

（三）終端
終端是能接入有線或無線網(wǎng)絡(luò)的各種數(shù)字計(jì)算設(shè)備，是用戶直接操作的、實(shí)現(xiàn)信息化應(yīng)用的必備工具。終端主要包括計(jì)算機(jī)和各種移動(dòng)終端。建設(shè)要求如下：

（四）信息化教室
信息化教室是信息化教學(xué)的主要場(chǎng)地。省級(jí)、國(guó)家級(jí)示范校信息化教室數(shù)應(yīng)與在校教學(xué)班數(shù)相當(dāng)，達(dá)到1:1的規(guī)模。其他各類職業(yè)學(xué)校信息化教室數(shù)不低于在校教學(xué)班數(shù)的50%。
（五）數(shù)字化技能教室
數(shù)字化技能教室是指實(shí)物設(shè)備與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合的一體化教室，實(shí)操實(shí)訓(xùn)功能由實(shí)物設(shè)備實(shí)現(xiàn)，實(shí)物設(shè)備的控制由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)承擔(dān)，支持技能演示、模擬訓(xùn)練、計(jì)算機(jī)考核等教學(xué)活動(dòng)。
實(shí)物設(shè)備既可以為生產(chǎn)設(shè)備，也可以用仿真設(shè)備來替代，實(shí)物設(shè)備具有可實(shí)現(xiàn)接觸型技能訓(xùn)練的功能，包括對(duì)設(shè)備外形與結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)，設(shè)備的安裝、調(diào)試、操作過程、維護(hù)保養(yǎng)、維修等技能訓(xùn)練功能；
省級(jí)、國(guó)家級(jí)示范校的重點(diǎn)專業(yè)中，加工制造類專業(yè)、信息工程類專業(yè)應(yīng)建設(shè)有數(shù)字化技能教室。
（六）虛擬仿真實(shí)訓(xùn)室
虛擬仿真實(shí)訓(xùn)室功能如下：
1.對(duì)整個(gè)生產(chǎn)環(huán)境及其設(shè)備的認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)功能，這些環(huán)境如礦井、港口、廠房、車間、工地、生產(chǎn)線、服務(wù)場(chǎng)所等；
2.具有模擬危險(xiǎn)操作觀察后果強(qiáng)化記憶，對(duì)重要技能反復(fù)訓(xùn)練，形成技能養(yǎng)成功能；
3.具有對(duì)特殊操作、小概率事件、故障的再現(xiàn)與操作功能；
4.具有對(duì)實(shí)訓(xùn)全過程的自動(dòng)跟蹤、記錄、評(píng)價(jià)與考核等功能。
虛擬仿真實(shí)訓(xùn)室建設(shè)要求如下：
1.虛擬仿真實(shí)訓(xùn)室計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)量應(yīng)至少能滿足一個(gè)實(shí)訓(xùn)班使用；
2.為配合實(shí)訓(xùn)教學(xué)應(yīng)配備投影機(jī)、大屏幕觸控一體機(jī)等，必要時(shí)根據(jù)需要配備操縱桿等硬件輸入設(shè)備。
（七）計(jì)算機(jī)教室
計(jì)算機(jī)教室主要用于信息技術(shù)課程教學(xué)，也可以用于其他學(xué)科的教學(xué)、語言聽說訓(xùn)練、在線考試、教師培訓(xùn)、電子閱覽室、學(xué)生課余時(shí)間上網(wǎng)等。
（八）教師研訓(xùn)室
教師研訓(xùn)室是教師進(jìn)行電子教案編寫、多媒體課件制作、網(wǎng)絡(luò)資源搜索、程序開發(fā)、電子閱覽、觀看課例等活動(dòng)的信息化環(huán)境。

（九）錄播教室
錄播系統(tǒng)是一種集聲、光、電于一身，聚音、像于一體，匯采、傳、授于一線的教學(xué)與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合的新型教育傳播系統(tǒng)。目前，隨著技術(shù)的進(jìn)步，錄播教室除了具有一般的多媒體教學(xué)功能外，還具有可以將授課教師的電子講稿、多媒體課件與授課過程同步錄制下來，根據(jù)需要合成為實(shí)時(shí)影像資源的多功能錄播系統(tǒng)。
錄播教室的建構(gòu)對(duì)于中職學(xué)校教學(xué)資源建設(shè)有著極其重要的作用。
（十）其他數(shù)字化環(huán)境
其他數(shù)字化環(huán)境是指除學(xué)校經(jīng)常用到的多媒體教室、信息化教室、計(jì)算機(jī)教室、教師研訓(xùn)室、錄播教室等以外的各種信息化環(huán)境。這些數(shù)字化環(huán)境不一定都要單獨(dú)建設(shè)專用場(chǎng)所或教室，學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身?xiàng)l件在已有的教室內(nèi)通過增添設(shè)備或軟件，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的功能，

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括哪些方面

如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

如何進(jìn)行檔案信息化管理

導(dǎo)語：在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務(wù)性特點(diǎn)，人們對(duì)于檔案管理工作提出了越來越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發(fā)生了質(zhì)方面的飛躍，隨著社會(huì)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)水平的提高，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。

要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。

創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;

二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：

檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。

信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的`檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù);它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會(huì)國(guó) 民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì);再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當(dāng)中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。

再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。