中職檔案信息化建設(shè)

　　檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
　　1、 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
　　3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
　　4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

如何加強(qiáng)中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理

如何加強(qiáng)中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理

論文關(guān)鍵詞:中職學(xué)校? 學(xué)生檔案管理? 問(wèn)題? 解決辦法

論文摘要:中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校檔案工作的一個(gè)重要分支。學(xué)生檔案是學(xué)校對(duì)學(xué)生基本信息的了解的基本依據(jù)，是學(xué)生畢業(yè)后用人單位選拔使用、培養(yǎng)人才的重要依據(jù)，是做好學(xué)生管理工作的重要手段。但是，目前中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理還存在一些問(wèn)題，所以，應(yīng)完善學(xué)生檔案管理的相關(guān)制度，加快學(xué)生檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的建設(shè)，充分挖掘檔案的利用價(jià)值，為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)。

中職學(xué)校學(xué)生檔案是學(xué)生從人學(xué)到畢業(yè)期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的生活記錄，是中職學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。在目前就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下，中職學(xué)校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，有著非常重要的作用。目前中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理有著諸多弊端，加強(qiáng)管理、改革學(xué)生的檔案管理尤為重要。本文從以下幾個(gè)方面探討學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題和解決辦法。

一、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的目的在于對(duì)學(xué)生在校期間，以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查閱、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。長(zhǎng)期以來(lái)，由于諸多原因，中職學(xué)校學(xué)生檔案未能得到應(yīng)有的重視，致使檔案材料收集不全，質(zhì)量不高，不能準(zhǔn)確全面地反映中職學(xué)校學(xué)生的全貌，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

1.學(xué)生檔案管理體制不完善。

學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，但是，中職學(xué)校往往只重視教學(xué)和其它管理的檔案工作，對(duì)于學(xué)生檔案工作的重要性沒(méi)有認(rèn)識(shí)到位，沒(méi)有將學(xué)生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級(jí)機(jī)構(gòu)中沒(méi)有配備專職人員，沒(méi)有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo).沒(méi)有將學(xué)生檔案管理與檔案管理部門(mén)的業(yè)績(jī)掛鉤，沒(méi)有進(jìn)行有關(guān)的制度建設(shè)，不重視學(xué)生檔案管理工作，缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。

2.學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。

目前中職學(xué)校學(xué)生檔案一般由學(xué)生管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將學(xué)生檔案的整理交由院系來(lái)完成。由于學(xué)生管理部門(mén)沒(méi)有配備專職人員，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案的收集整理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，錯(cuò)誤百出，如文字材料紙張規(guī)格不一、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、用圓珠筆書(shū)寫(xiě)、錯(cuò)別字連連、學(xué)年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失，等等。

3.學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備。

檔案收集不及時(shí)，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上等，導(dǎo)致學(xué)生檔案只成為“廢紙”一堆，無(wú)人查閱，也無(wú)法查閱、借閱，不利于中職學(xué)校教師了解學(xué)生，因材施教。

4.畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善。

目前，中等職業(yè)教育學(xué)校學(xué)生檔案在畢業(yè)時(shí)可移交人才交流中心保管，成人檔案仍由學(xué)校管理，這兩種方法都有相同的弊病。

二、解決中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的`辦法

1.加強(qiáng)工作人員的工作職責(zé)。

中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理要做到組織機(jī)構(gòu)落實(shí)、人員落實(shí)、庫(kù)房落實(shí)。實(shí)踐表明，要搞好中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作，首先必須理順管理體制，做到組織機(jī)構(gòu)落實(shí)。不論當(dāng)前中職學(xué)校對(duì)學(xué)生管理采取何種模式，都要根據(jù)學(xué)校工作的實(shí)際情況，建立學(xué)生檔案管理組織機(jī)構(gòu);不論學(xué)生檔案是放在何處，都要有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作。其次必須根據(jù)學(xué)生檔案的數(shù)量，配備適當(dāng)編制的專業(yè)人員。為了確保學(xué)生檔案的管理質(zhì)量，應(yīng)該實(shí)行集中式管理。管理機(jī)構(gòu)可設(shè)置在學(xué)生工作處下，并配備專職檔案管理人員。如果中職學(xué)校已經(jīng)設(shè)立綜合檔案館，那么學(xué)生檔案就應(yīng)歸綜合檔案館統(tǒng)一管理。對(duì)于采用分散管理模式的，一定要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，以保證學(xué)生檔案的歸檔和整理質(zhì)量。

2.擴(kuò)大學(xué)校的學(xué)習(xí)宣傳力度，強(qiáng)化師生檔案意識(shí)。

通過(guò)學(xué)習(xí)宣傳，提高師生對(duì)學(xué)生檔案工作的認(rèn)識(shí)，積極關(guān)心支持學(xué)生檔案工作。讓大家認(rèn)識(shí)到，學(xué)生檔案是關(guān)系到中職學(xué)校全面推進(jìn)素質(zhì)教育、向社會(huì)輸送合格人才的一件大事。一份高質(zhì)量的檔案，對(duì)用人單位是具有強(qiáng)烈的誘惑力和吸引力的。每一位學(xué)生都應(yīng)該重視檔案材料的填寫(xiě)，做到如實(shí)填寫(xiě)、書(shū)寫(xiě)清楚、格式規(guī)范，檔案制成材料符合要求，同時(shí)也要努力爭(zhēng)取創(chuàng)造優(yōu)良的業(yè)績(jī)，書(shū)寫(xiě)自己的歷史。

3.建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。

(1)規(guī)范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須統(tǒng)一使用紙張，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書(shū)寫(xiě)，也不宜采用噴墨打印件歸檔，而應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔。凡是不符合要求的，都必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

(2)建立歸檔材料收集制度。雖然中職學(xué)校學(xué)生檔案材料的形成渠道多、來(lái)源廣，但材料形成大多是比較有規(guī)律的，只要留心觀察，就不難掌握。如中職學(xué)校學(xué)生的檔案材料的收集工作，大致可以分為三個(gè)階段:第一個(gè)階段是收集招生時(shí)形成的和中職學(xué)校人學(xué)前的檔案材料，這些檔案材料應(yīng)在招生錄取時(shí)和學(xué)生人學(xué)時(shí)就著手抓緊收集;第二個(gè)階段檔案材料的收集，除了平時(shí)有規(guī)律地收集學(xué)生在學(xué)期間的所形成的德智體能、各類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、各種競(jìng)賽及各類證書(shū)復(fù)印件等材料外，還要從黨、團(tuán)組織收集他們加人黨、團(tuán)組織的材料，向教務(wù)處、團(tuán)委和學(xué)生會(huì)收集評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)等材料;第三個(gè)階段是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對(duì)學(xué)生在中職學(xué)校期間德智體能的總結(jié)和評(píng)價(jià)材料，大致可形成的材料有:畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績(jī)總表和積分表、中職學(xué)生體育合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等材料。此外，還應(yīng)建立學(xué)生檔案收集歸檔制度，形成收集網(wǎng)絡(luò)。形成學(xué)生檔案材料的單位都要明確一位負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對(duì)各階段形成的檔案材料及時(shí)收集與傳遞。這樣既有利于學(xué)生檔案材料的及時(shí)收集歸檔，又有利于材料收集過(guò)程中的保密與安全。

如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問(wèn)題。要解決這些問(wèn)題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門(mén)面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果相關(guān)檔案部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門(mén)應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門(mén)還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

新修訂的檔案法提到的檔案信息化建設(shè)是啥意思？

中新社北京6月20日電，十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議20日審議通過(guò)了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強(qiáng)調(diào)推動(dòng)檔案開(kāi)放與利用，將檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限由三十年縮短為二十五年，并進(jìn)一步要求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。
檔案信息化建設(shè)就是將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾怼?br>就像規(guī)檔云這種檔案智能化管理云平臺(tái)，從收、藏、管、用四個(gè)方面都智能化的管理了。
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