oa檔案管理系統(tǒng)

什么是OA辦公管理系統(tǒng)？企業(yè)員工需要了解OA系統(tǒng)的這些特征。

OA是什么？

什么是OA辦公系統(tǒng)？OA辦公系統(tǒng)是指利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)方便，高效，自動(dòng)化協(xié)同辦公效率的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。傳統(tǒng)的辦公方法需要大量的人力和物力資源，并且需要花費(fèi)大量時(shí)間來處理輕微和重復(fù)的任務(wù)，這導(dǎo)致效率低下并且不能更好地專注于工作。 OA系統(tǒng)的自動(dòng)化已成為社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)。如果是這樣，OA系統(tǒng)的具體功能是什么？各個(gè)公司會(huì)更喜歡嗎？

什么是OA

OA系統(tǒng)應(yīng)具備哪些功能？

1.建立內(nèi)部溝通平臺(tái)通知，公告，工作報(bào)告，工作日志，工作計(jì)劃，即時(shí)消息和其他內(nèi)部通信功能。這使公司員工能夠快速溝通和溝通，幫助他們第一次實(shí)現(xiàn)協(xié)作目標(biāo)。2.輔助辦公室私人辦公室，會(huì)議管理，辦公用品管理，特殊管理，車隊(duì)管理等各種輔助辦公室與日常辦公工作相結(jié)合。 OA辦公系統(tǒng)使這些二級(jí)辦公室自動(dòng)化。

OA是什么意思

信息披露和文件管理自動(dòng)化

4.建立信息發(fā)布平臺(tái)在組織內(nèi)部建立有效的信息傳播和交換場(chǎng)所，可以廣泛傳播給公司內(nèi)部的員工，如電子公告板，電子論壇，電子出版物，內(nèi)部規(guī)章制度，公告，技術(shù)交流等。員工可以了解公司的動(dòng)態(tài)。5.自動(dòng)化文檔管理您可以創(chuàng)建各種文檔，文件，知識(shí)，信息等，并且可以根據(jù)您的權(quán)限進(jìn)行存儲(chǔ)，共享和使用，并且可以輕松找到它們。自動(dòng)文檔管理允許您將各種文檔數(shù)字化，文檔以云盤和電子文件柜的形式保留，并根據(jù)您的許可使用和共享。

OA檔案管理系統(tǒng)的可實(shí)施性分析？

各類重要資質(zhì)證書、合同、產(chǎn)品技術(shù)文件、人員信息都是組織重要的檔案材料，如果全靠人工一一收集整理和維護(hù)，不僅耗費(fèi)精力、人力成本高，會(huì)不會(huì)遺漏還不能確定。

OA系統(tǒng)電子化的檔案管理是以“權(quán)限+文檔”兩大功能板塊為基礎(chǔ)，幫助組織統(tǒng)一“紙質(zhì)檔案”與“電子檔案”，用一套系統(tǒng)高效管理檔案存儲(chǔ)、借閱、歸還和查詢4大環(huán)節(jié)。

靈活適應(yīng)各類組織檔案管理需求：包括各大企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)等，建模靈活落實(shí)具體管理制度。

“電子檔案+紙質(zhì)檔案”相結(jié)合：在很長(zhǎng)一段時(shí)間里，企業(yè)依然習(xí)慣使用紙質(zhì)檔案，兩者相結(jié)合的方式更符合企業(yè)需求。

4月30日，國(guó)務(wù)院令明確規(guī)定只要符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。

未來，隨著電子檔案法律效力被肯定，電子簽章助力業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)全程電子化管理，OA可以幫助組織打造一個(gè)真正無紙化的電子檔案管理閉環(huán)，以電子檔案代替紙質(zhì)檔案，全面優(yōu)化檔案管理成本。

oa管理系統(tǒng)的主要功能和作用是啥？

檔案管理在OA系統(tǒng)中如何運(yùn)用

企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)，是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴的信息資源。OA系統(tǒng)通過電子化管理，實(shí)現(xiàn)檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實(shí)現(xiàn)檔案借閱共享，簡(jiǎn)化借閱手續(xù)。

OA系統(tǒng)檔案管理方案

1、檔案分類編號(hào)，有序管理

對(duì)于大型企業(yè)來說，公司的各類紙質(zhì)檔案數(shù)量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術(shù)文檔、產(chǎn)品方案等等，進(jìn)行及時(shí)歸檔和科學(xué)的整理十分必要。

1）檔案歸檔：檔案員按各部門提交的檔案標(biāo)準(zhǔn)，收集有效紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案相關(guān)信息可通過excel批量導(dǎo)入OA系統(tǒng)中，同時(shí)，在OA系統(tǒng)中形成的重要文檔，也將自動(dòng)歸入檔案管理中進(jìn)行管理，不需要進(jìn)行重復(fù)的篩選和錄入。

2）檔案分類清晰：根據(jù)企業(yè)的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，并且維護(hù)相應(yīng)類別編號(hào)；通過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護(hù)人員進(jìn)行類別維護(hù)。

3）檔案編號(hào)生成：OA通過字段屬性自動(dòng)生成檔案編號(hào)，按照檔案的大類+小類+流水來進(jìn)行編號(hào)，實(shí)現(xiàn)了每份檔案有歸屬，查閱簡(jiǎn)單方便，易于管理。

4）檔案盒管理：根據(jù)檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個(gè)“盒子”里，檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號(hào)、公司名、檔案盒題名、柜號(hào)、備注、錄入人、錄入時(shí)間等信息，檔案盒的背脊信息同時(shí)產(chǎn)生，可打印卷內(nèi)目錄、檔案背脊，方便查詢，實(shí)現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

5）建立檔案信息庫(kù)：OA系統(tǒng)根據(jù)檔案基礎(chǔ)信息建立檔案信息庫(kù)。通過建模搭建了檔案類別，將檔案通過檔案狀態(tài)分組展示；為了能夠?qū)n案的總體情況進(jìn)行把控，管理員可以在檔案信息庫(kù)中定期導(dǎo)出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

6）檔案有效期管理：為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時(shí)地在失效前銷毀或者更新，OA系統(tǒng)設(shè)置了到期提醒管理。檔案存放到期，系統(tǒng)自動(dòng)提示檔案管理員，不需要一個(gè)個(gè)去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

2、檔案借閱管理流程化

1）檔案查詢：實(shí)現(xiàn)檔案快速查詢，是進(jìn)行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫(kù)中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號(hào)以及檔案狀態(tài)快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細(xì)。

2）檔案借閱申請(qǐng)：借閱人在填寫借閱單時(shí)，自動(dòng)過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預(yù)計(jì)歸還日期，便于追蹤。

3）檔案的狀態(tài)追蹤：檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉(zhuǎn)而自動(dòng)變化，不需要人為進(jìn)行修改。申請(qǐng)人提交后回寫相應(yīng)信息狀態(tài)改為出借中，檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出，檔案管理員歸還確認(rèn)后狀態(tài)改為未借出。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進(jìn)行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內(nèi)容通過續(xù)借申請(qǐng)按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

4）檔案借閱提醒：OA系統(tǒng)通過打造表單建模提醒功能，實(shí)現(xiàn)借閱超期系統(tǒng)自動(dòng)提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數(shù)。借閱人在預(yù)計(jì)歸還日期兩天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則OA系統(tǒng)將自動(dòng)控制當(dāng)前借閱人的可查閱時(shí)間，預(yù)計(jì)歸還日期結(jié)束后將自動(dòng)收回文檔查閱權(quán)限。

5）檔案安全保護(hù)：為了保護(hù)檔案安全和隱私，電子檔案下載時(shí)會(huì)自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進(jìn)行追究。

6）檔案借閱記錄：根據(jù)員工的借閱申請(qǐng)，可自動(dòng)形成檔案借閱記錄臺(tái)賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細(xì)，方便統(tǒng)計(jì)。管理層可以分享OA系統(tǒng)中借閱記錄臺(tái)賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價(jià)值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。

OA的檔案管理是什么樣的？

隨著各行各業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，日常辦公、業(yè)務(wù)中組織產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件歸檔形成的電子檔案都需要進(jìn)行管理和長(zhǎng)期保存、利用。
近年來國(guó)家高度重視電子文件歸檔和電子檔案管理工作，已出臺(tái)若干規(guī)章制度和規(guī)范性文件。
泛微OA以電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性為原則，以O(shè)A系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以電子化流程為脈絡(luò)，同時(shí)與其他專業(yè)檔案管理系統(tǒng)集成，為組織提供一套規(guī)范儲(chǔ)存、高效查閱的“數(shù)字檔案館”。
泛微OA電子檔案管理特色功能
一、電子檔案采集
國(guó)家檔案局第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中對(duì)企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限做了相關(guān)規(guī)定。
對(duì)于內(nèi)部電子文件，系統(tǒng)中包括所有收文、發(fā)文、簽報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等流程內(nèi)容都可作為電子檔案數(shù)據(jù)來源，真實(shí)發(fā)生，快速采集。
通過新建檔案流程，填寫檔案有關(guān)的關(guān)鍵信息：檔案號(hào)、編號(hào)二維碼、盒號(hào)、頁數(shù)、年度、存儲(chǔ)介質(zhì)、檔案目錄、保管期限等，在線生成檔案的規(guī)范模板。
同時(shí)，泛微可以與檔案系統(tǒng)無縫集成，各類公文、人員、產(chǎn)品等信息，會(huì)隨著OA流程的審批變動(dòng)，根據(jù)信息類型自動(dòng)同步到檔案系統(tǒng)，建立電子檔案庫(kù)。
對(duì)于外部紙質(zhì)檔案，泛微可以與高拍儀、掃描儀等外部設(shè)備集成，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便檔案管理員錄入。
用戶通過使用高拍儀進(jìn)行檔案的拍照，填完檔案表單信息后，掃描或拍照的電子檔會(huì)自動(dòng)存入附件欄。完成紙質(zhì)檔案迅速轉(zhuǎn)換電子件歸檔。
二、電子檔案編碼
1、自動(dòng)編號(hào)
對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)更有利于文檔的歸檔和查找。泛微的OA系統(tǒng)可以根據(jù)客戶自己的編號(hào)規(guī)則在表單中為每份檔案自動(dòng)生成編號(hào)。
泛微OA系統(tǒng)通過詳細(xì)登記檔案信息，包含檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案有效期、檔案所屬部門、檔案所屬單位、檔案所屬類目、檔案所在檔案室列號(hào)、層號(hào)、盒碼、盒號(hào)、電子檔等信息。
管理員每次在錄入檔案內(nèi)容的時(shí)候，根據(jù)編號(hào)系統(tǒng)就能自動(dòng)完成檔案歸類，過去需要耗時(shí)幾個(gè)禮拜進(jìn)行分類的材料，現(xiàn)在一個(gè)管理員幾天就能完成。
此外，需要什么檔案直接根據(jù)實(shí)體檔案編號(hào)，就能在系統(tǒng)搜索到對(duì)應(yīng)的電子檔案信息，縮短排查時(shí)間。
2、檔案信息“條碼化”
每份電子檔案都能生成自己的專屬“條碼”，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“經(jīng)辦人、創(chuàng)建時(shí)間、檔案類型、編號(hào)、使用狀態(tài)等”。
三、電子檔案安全借閱
實(shí)現(xiàn)檔案快速查詢，是進(jìn)行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫(kù)中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號(hào)以及檔案狀態(tài)快速查詢。
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》中要求落實(shí)責(zé)任部門和責(zé)任人，確立統(tǒng)一的管理機(jī)制，明確電子檔案管理責(zé)任，保存電子檔案管理的關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程記錄。
泛微采取電子簽名、數(shù)字加密、安全認(rèn)證、權(quán)限設(shè)置等技術(shù)手段，保障電子檔案安全。
在OA系統(tǒng)內(nèi)，針對(duì)特定的卷庫(kù)、案卷、文件，都可進(jìn)行借閱范圍的設(shè)置，權(quán)限可詳細(xì)到個(gè)人，防止隱私泄露，進(jìn)一步提升檔案的安全性。
無權(quán)限的檔案，可進(jìn)行臨時(shí)授權(quán)申請(qǐng)，申請(qǐng)審批通過后，具有短期的查閱權(quán)限，授權(quán)期結(jié)束后，權(quán)限自動(dòng)取消。
全程無紙化操作，更節(jié)省時(shí)間。
同時(shí)，為了保護(hù)檔案安全和隱私，電子檔案下載時(shí)會(huì)自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，若是出現(xiàn)信息泄露可進(jìn)行追究。
四、電子檔案移交和銷毀對(duì)于到期檔案，泛微通過檔案報(bào)廢申請(qǐng)流程，審批歸檔后檔案狀態(tài)更改為檔案報(bào)廢狀態(tài)，銷毀的檔案不再參與借閱業(yè)務(wù)。
五、電子檔案相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)
根據(jù)員工的借閱申請(qǐng)，可自動(dòng)形成檔案借閱記錄臺(tái)帳。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細(xì)，方便統(tǒng)計(jì)。
借助智能報(bào)表系統(tǒng)和電子表單，檔案管理人員、上層領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)在OA報(bào)表門戶了解不同時(shí)期，組織內(nèi)部各類檔案的管理情況。
可以查檔案詳情、可以了解具體數(shù)據(jù)分析情況。包括各類文檔的借閱頻率、有多少超期未還、違規(guī)使用多不多，以及各類檔案的數(shù)量占比等情況。
管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報(bào)告而耗費(fèi)大量時(shí)間，全面提升管理質(zhì)量。
目前，國(guó)務(wù)院令已明確規(guī)定只要符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。泛微將借力電子簽章系統(tǒng)，助力組織實(shí)現(xiàn)真正無紙化的電子檔案閉環(huán)管理，全面優(yōu)化檔案管理成本。

OA的檔案管理是什么樣的？

紙質(zhì)檔案管理的繁重正在為眾多企業(yè)帶來困擾，組織中海量的檔案資料，管理過程隨時(shí)都有可能出現(xiàn)“用的時(shí)候找不到、用完不還、機(jī)密文件丟失”等現(xiàn)象，管理起來工作量不小。

OA系統(tǒng)以“權(quán)限+文檔”兩大功能板塊為基礎(chǔ)，幫助組織統(tǒng)一“紙質(zhì)檔案”與“電子檔案”，用一套系統(tǒng)高效管理檔案存儲(chǔ)、借閱、歸還和查詢4大環(huán)節(jié)。

（檔案管理系統(tǒng)基本功能展示）

1、“存”不費(fèi)時(shí)

借助OA的電子表單就能把組織的所有紙質(zhì)檔案錄入系統(tǒng)，形成實(shí)物檔案與電子信息一一對(duì)應(yīng)的電子檔案庫(kù)，讓管理人員在OA系統(tǒng)就能高效管理檔案。

1）檔案分類、分組，目錄清晰：將檔案進(jìn)行分類是高效整理的第一步，OA可以借助知識(shí)文檔目錄的方法，按照組織檔案實(shí)際內(nèi)容，進(jìn)行分類管理，無論是合同類、產(chǎn)品類、人事類還是經(jīng)營(yíng)管理類，每樣檔案都能快速鎖定。

2）檔案快速編號(hào)，查、存方便：對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)更有利于文檔的歸檔和查找，OA系統(tǒng)可以根據(jù)客戶自己的編號(hào)規(guī)則在表單中為每份檔案自動(dòng)生成編號(hào)，管理員每次在錄入檔案內(nèi)容的時(shí)候，根據(jù)編號(hào)系統(tǒng)就能自動(dòng)完成檔案歸類。

3）檔案信息“條碼化”：每份電子檔案都能生成自己的專屬“條碼”，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“經(jīng)辦人、創(chuàng)建時(shí)間、檔案類型、編號(hào)、使用狀態(tài)等”。為了方便和紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)，客戶可以直接在系統(tǒng)批量生成二維碼或者條形碼，打印后黏貼在對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案上，掃一掃就能了解基本信息。

2、“借”不求人

電子化的借閱管理過程更加規(guī)范，不僅使用必須經(jīng)審批，整個(gè)借閱過程都有嚴(yán)格監(jiān)控，借多久、還沒還一目了然。

1）紙質(zhì)檔案借、還流程化：檔案室的每份紙質(zhì)檔案無論借還是還，必須從經(jīng)過OA的電子流程審批，誰借的、借的什么檔案、什么時(shí)候還的等信息，都會(huì)一一記入系統(tǒng)，隨時(shí)核查。同時(shí)還可以通過電子表單根據(jù)關(guān)鍵字篩選文件，實(shí)現(xiàn)一鍵“批量借閱”幾十份文件資料。

2）電子檔案查閱智能收回：如果沒有使用紙質(zhì)檔案的必要，還可以直接在系統(tǒng)上借閱電子檔案。只要登記好借閱的材料和歸還時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)通過“查閱權(quán)限”的控制為借閱者下發(fā)閱讀權(quán)限，到期自動(dòng)收回，全程無紙化操作，更節(jié)省時(shí)間。

3）機(jī)密檔案“掃碼”借閱：對(duì)于一些保密級(jí)別較高的檔案，OA將此類文件的借閱需求和一般檔案借閱區(qū)分開，必須在檔案室掃描二維碼才能發(fā)起借閱，確保文件信息不隨意泄漏，借閱更靈活。

3、“還”不超期

OA全程電子化的流程管控，可以智能掌控檔案的整個(gè)借閱過程。

1）智能標(biāo)注到期檔案：每份被借出去的檔案，管理員直接通過系統(tǒng)的臺(tái)賬頁面就能監(jiān)控返還情況，即將到期或已經(jīng)超期的文件，會(huì)直接通過色塊標(biāo)記出來。

2）緊急提醒防止超期：到期未還的情況一出現(xiàn)，系統(tǒng)會(huì)通過短信、流程或者微信消息代替管理人員智能提醒借閱人。

4、“查”不用等

借助智能報(bào)表系統(tǒng)和電子表單，檔案管理人員、上層領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)在OA報(bào)表門戶了解不同時(shí)期，組織內(nèi)部各類檔案的管理情況。

可以查檔案詳情、可以了解具體數(shù)據(jù)分析情況。包括各類文檔的借閱頻率、有多少超期未還、違規(guī)使用多不多，以及各類檔案的數(shù)量占比等情況。管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報(bào)告而耗費(fèi)大量時(shí)間，全面提升管理質(zhì)量。

OA檔案管理方案將電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式更符合企業(yè)需求。