e6檔案管理系統(tǒng)

應(yīng)用價值一：節(jié)約成本 提升效率目標：E6應(yīng)用，成功幫助企業(yè)解決內(nèi)部“成本居高不下，怎樣減少不必要的費用支出？”的問題。案例：在一項行業(yè)調(diào)查中顯示，一家年收入2.5億美元的公司可通過提高文檔管理、協(xié)同辦公效率而每年節(jié)約超過600萬美元的成本。如今，企業(yè)組織推廣和開展業(yè)務(wù)的方式正飛速發(fā)展。企業(yè)雖然已逐漸意識到需要更為深入地了解信息與文檔工作流，但實際上對與此相關(guān)的具體支出情況仍知之甚少。這種現(xiàn)象在很大程度上是由于企業(yè)尚缺乏對其可見成本和不可見成本的整體認識。此外，企業(yè)高管對文檔管理戰(zhàn)略能夠?qū)?jié)約成本、增加效益、推動業(yè)績所產(chǎn)生的正面影響認識還不夠充分。如何將文檔和流程中所包含的信息作為公司的核心資產(chǎn)加以利用正成為企業(yè)的重要課題。 應(yīng)用價值二：“危機投資” 防患于未然目標：E6應(yīng)用，成功幫助企業(yè)解決“機密外泄防不勝防，安全問題如何保障？”的問題。案例：去年國內(nèi)媒體紛紛報道的浙江凱恩紙業(yè)技術(shù)失竊案就是一個慘痛的教訓(xùn)。據(jù)有關(guān)報道聲稱，此次技術(shù)外泄案件使凱恩股份的直接損失高達上千萬元，間接損失不可計量，并且還使其行業(yè)領(lǐng)先地位受損。其實，這樣的商業(yè)機密外泄案件遠不止這一起。青島某鑄造機械廠就曾發(fā)生或類似的事件。據(jù)介紹，該鑄造廠內(nèi)部安全管理體系十分健全，幾十年來，從未發(fā)生過任何失竊事件?？删驮谇安痪茫瑤酌夹g(shù)人員以加班為由，將幾塊包含重要技術(shù)圖紙的硬盤拆卸帶走，并另起爐灶。當時引起了軒然大波，也令該廠的領(lǐng)導(dǎo)們開始重新審視安全管理體制。 應(yīng)用價值三：省時省力 低成本高效率目標：E6應(yīng)用，成功解決企業(yè)“'小時間造就大浪費，誰為企業(yè)支出買單？的問題。案例：在企業(yè)中，經(jīng)常會聽到員工有這樣的呼聲：我的文件放哪里了，怎么找了半天都沒找到？我當時保存時文件名是什么來著，給忘記了，現(xiàn)在可怎么找??？天啊，我都找了2個小時了，可是還沒找到，誰來幫幫我?。侩娔X上這么多盤，每個盤下這么多目錄，這一個個雙擊打開找，得找到啥時候?。考偃缑總€員工浪費20分鐘/天在查找、重復(fù)起草文檔、整理資料等這些工作上，那么日積月累，每年浪費的是多少呢？大家可以根據(jù)自己公司情況計算下。 應(yīng)用價值四：溝通更順暢 工作更高效目標：E6應(yīng)用，成功解決企業(yè)“'跨部門、地域的協(xié)同辦公，溝通困難、效率低下怎么辦的問題。案例：北京的經(jīng)理和廣州的經(jīng)理就一個項目正在進行交流溝通，交換想法，電話交流了一個多小時了，還沒有結(jié)果，但是巨額的電話費用就這樣產(chǎn)生了......銷售人員小張和研發(fā)人員小李互相推諉責任，小張說之前讓小李按照客戶的需求修改產(chǎn)品，客戶要求演示，小李說沒有接到這個工作安排，目前沒有做這個任務(wù)，告訴經(jīng)理后，因為沒有依據(jù)經(jīng)理也沒法判斷這件事情的責任該誰來負，看來項目計劃又要泡湯了。 應(yīng)用價值五：規(guī)范流程 高效協(xié)同目標：E6應(yīng)用，成功解決企業(yè)審批流程混亂、時間地域地址導(dǎo)致文件審批擱置，工作怎樣按時完成的問題。案例：老總們可能每天早晨也都會遇到這樣的情況：辦公桌上堆積的單據(jù)還沒有審批完，又會有一些緊急的單據(jù)需要處理。在時間緊急的情況下，比如一筆市場活動的款項費用，由于需要老板審批的文件太多，因此根本沒時間細看這批費用用在哪里，怎么用的，就簽下了自己的名字。結(jié)果很多時候，錢就這樣打了水漂。由于太多的文件審批積壓在領(lǐng)導(dǎo)的手上，這樣首先導(dǎo)致的問題就是：文件審批的流轉(zhuǎn)速度變慢，一個簡單的審批可能要等很久才能批下來，有時候甚至是一份重要的客戶合同，因為審批擱置而丟失一個大客戶。

電子檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)功能

集中存儲：為企事業(yè)單位搭建海量文檔集中存儲的平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一的文檔共享。目錄結(jié)構(gòu)：支持樹形目錄結(jié)構(gòu)，可無限創(chuàng)建文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)。可自定義目錄排序。組織內(nèi)部所有成員可輕松的實現(xiàn)文件的安全共享與查看。文檔排序：支持根據(jù)文檔的標題、大小、日期、上傳人等屬性進行排序。顯示模式：支持目錄以列表模式或縮略圖模式顯示。全文搜索：E6全文搜索及高級搜索引擎幫您快速從海量資料中精準查找所需文件。文檔編輯器：可直接在系統(tǒng)瀏覽器中創(chuàng)建、閱讀和編輯Office文件，無須改變現(xiàn)有的任何操作習慣，無需下載或安裝軟件。多文件上傳：E6支持文件的批量上傳及壓縮包導(dǎo)入，實現(xiàn)文檔資料的快速輕松存儲管理，支持Office文檔、PDF、圖像、音視頻和圖紙等各類型文件。版本管理：E6強大的版本管理功能，文檔關(guān)聯(lián)多版本，避免錯誤版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。自動編號：系統(tǒng)提供25種變量，可自由組合設(shè)計編號規(guī)則。配合規(guī)則進行條件匹配可實現(xiàn)靈活的編號效果。文檔審計：文檔審計信息描述了文檔生命周期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤您可以全局掌握系統(tǒng)內(nèi)部所有文件的操作情況。Office集成：E6與Office無縫集成，可直接在系統(tǒng)中新建、閱讀、編輯各類Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。摘要及縮略圖：系統(tǒng)會自動為上傳的Office文檔、txt、pdf等類型文件生成摘要；系統(tǒng)支持為圖片、音頻、視頻類文件增加摘要及縮略圖，便于預(yù)覽查看。摘要及縮略圖功能簡化了操作，用戶無需逐個打開文檔即可快速預(yù)覽文檔內(nèi)容。鎖定保護：E6除了提供權(quán)限控制保護外，還提供鎖定保護機制，文檔作者和管理權(quán)用戶可將文檔鎖定，確保文檔不被隨意修改。當文檔需要修改或刪除時，可以解鎖，保證文檔的正常操作。文檔鏈接：支持將文檔發(fā)送至常用文檔，用戶無需每次在打開各個目錄中查找； 支持將文檔發(fā)送至目錄，方便其他部門查閱；支持將文檔發(fā)送至指定用戶從而協(xié)同完成工作； E6與電子郵件集成，支持直接將文檔發(fā)送至Email，無需登錄郵箱及手動上傳附件，操作簡便、非常實用。關(guān)聯(lián)文檔：文檔新建或上傳后，系統(tǒng)會自動或手動為文件生成唯一編號，支持文檔的批量關(guān)聯(lián)。E6支持通過文件唯一編號，實現(xiàn)文檔與相關(guān)文檔、圖紙、圖片及其它格式附件進行關(guān)聯(lián)，點擊鏈接即可一鍵快速查看。系統(tǒng)會自動為上傳的Office文檔、txt、pdf等類型文件生成摘要；系統(tǒng)支持為圖片、音、視頻類文件增加摘要及縮略圖，便于預(yù)覽查看。摘要及縮略圖功能簡化了操作，用戶無需逐個打開文檔即可快速預(yù)覽文檔內(nèi)容。規(guī)則應(yīng)用：系統(tǒng)支持為目錄設(shè)定規(guī)則，指定動作、條件和操作，當動作觸發(fā)符合設(shè)定的條件，系統(tǒng)則自動執(zhí)行規(guī)則的操作。規(guī)則兩個主要功能：一是將文檔自動歸檔到規(guī)則指定的目錄下，實現(xiàn)規(guī)范化管理；二是：文檔自動發(fā)起審批進入流程，實現(xiàn)文檔審批自動化。權(quán)限管理：提供權(quán)限控制機制，可針對用戶、部門及崗位進行細粒度的權(quán)限控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作，實現(xiàn)文檔安全共享。存儲加密：文件采用加密存儲，防止文件擴散，全面保證企業(yè)級數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。模板管理：支持在系統(tǒng)中創(chuàng)建大量Office模板文件，授權(quán)給用戶使用。用戶在新建文檔時，可調(diào)用授權(quán)的模板。系統(tǒng)自動統(tǒng)一規(guī)則命名文檔，實現(xiàn)文件名標準化管理。文檔借閱：E6支持將公共文檔和個人文檔進行借閱管理，借出過程中可控制用戶訪問權(quán)限。被借閱用戶會收到系統(tǒng)發(fā)送的即時消息通知。系統(tǒng)支持根據(jù)時間對借出的文檔自動進行收回處理。多媒體查看器：E6除了管理文檔外，還支持多媒體數(shù)字資產(chǎn)的存儲及管理。您可以直接在系統(tǒng)中預(yù)覽圖片、播放視頻、音頻。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。CAD圖紙管理：E6為了滿足工程建筑、房地產(chǎn)等行業(yè)的需求，支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多種文件格式的在線預(yù)覽及管理，減少等待預(yù)覽及審核圖紙的時間。紙質(zhì)文檔電子化管理：E6除了可以管理電子文檔、多媒體文件、CAD圖紙外，還支持紙質(zhì)文檔電子化管理。通過掃描儀將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子的圖片或者PDF存儲至系統(tǒng)。Office無縫集成：E6與Office無縫集成，系統(tǒng)操作與本地操作無異，無需改變?nèi)魏瘟晳T，即可快速上手熟練使用系統(tǒng)，可多人協(xié)同編輯文檔，多版本管理，提高工作效率。掃描儀集成：與掃描儀緊密集成，通過掃描儀將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子的圖片或PDF文件存儲。減少通過文件柜或抽屜查找紙質(zhì)文檔所花費的時間，降低紙質(zhì)文檔可能被損壞、丟失的風險或正在被另一用戶使用而重復(fù)復(fù)印造成大量紙質(zhì)成本的浪費。

推薦一款辦公室檔案管理系統(tǒng)

會博通綜合文檔管理系統(tǒng)

文檔資料承載企業(yè)的發(fā)展記憶、經(jīng)驗以及成果，一般管理只停留在個人或部門層面，這些重要的文檔會因為員工離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規(guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴散導(dǎo)致形成損失的可能。

企業(yè)普遍會把文檔管理理解成文件的備份和保存，變成了一個額外的工作，且不說員工會抵觸，也沒有考慮到如何將文檔管理與日常業(yè)務(wù)中的問題相結(jié)合，往往難以達到理想的效果。

致得E6協(xié)同管理軟件在局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)中怎么是使用？版本又如何升級？

1、安裝完成后，在開始——程序——致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)——打開致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)。
2、默認登錄用戶名為admin 密碼為admin。
3、局域網(wǎng)訪問：如果您安裝時端口默認選擇80，則只需輸入您的IP或者計算機名稱即可成功訪問。如果您安裝時選擇別的端口，則局域網(wǎng)計算機要訪問E6時，需輸入您的IP:端口或者計算機名稱:端口
4、需要注意的是，您需要在防火墻中添加例外，將該端口對外開放。操作步驟：控制面板——Windows防火墻——例外——添加端口。
5、互聯(lián)網(wǎng)訪問：鑒于互聯(lián)網(wǎng)訪問操作的復(fù)雜性，具體操作可查看壓縮包內(nèi)自帶的E6快速安裝實施指南第六章內(nèi)容。

檔案管理的作用和意義是什么？

檔案管理的作用和意義是什么？

檔案管理的作用和意義

1、準確反映企業(yè)的成長歷程

檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴張，戰(zhàn)略目標調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

3、決策制訂的參謀和幫手

企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

4、企業(yè)文化的活標本

很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則梳理、補充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來了。

5、企業(yè)宣傳的資料庫

檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。

6、員工成長的斷代史

很多企業(yè)員工進來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的`員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內(nèi)容，準確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。

綜上所述，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。而實現(xiàn)檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過網(wǎng)絡(luò)就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業(yè)務(wù)管理工作。不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。也能為企業(yè)變革管理,配合組織、流程、信息一體化的整合,集團檔案知識管理將從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以價值為導(dǎo)向的檔案知識管理模式,以實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略為目標的價值管理模式,達到集團檔案知識管理模式的進一步創(chuàng)新。

致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)基于6E的設(shè)計思想，以"協(xié)同辦公、文檔管理"為核心，將文檔管理、紙質(zhì)文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協(xié)同辦公等各種應(yīng)用與管理全面整合，各功能間相互關(guān)聯(lián)，全程無縫管理，實現(xiàn)高效協(xié)同辦公、輕松企業(yè)運營。

電子檔案管理系統(tǒng)的基本概念

電子檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設(shè)計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。《電子檔案管理系統(tǒng)》是特力惠電子有限公司2000年最新推出的網(wǎng)絡(luò)版企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，運行于微軟的Windows NT網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，支持微軟公司的Windows NT4.0、Windows 98等操作系統(tǒng)。該系統(tǒng)目前廣泛應(yīng)用于國內(nèi)的一些大型企業(yè)，以及眾多的大中型設(shè)計院?！峨娮訖n案管理系統(tǒng)》符合檔案管理要求和使用習慣，符合國家計算機光盤檔案存儲標準，符合國家檔案局頒發(fā)的檔案分類標準。適于建立各類檔案的光盤管理系統(tǒng)，如黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、技術(shù)管理、生產(chǎn)、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計、干部職工等類的檔案?？蓪n案數(shù)據(jù)庫進行備份，可設(shè)定檔案密級，可按部門按專業(yè)按用戶級別檢查訪問權(quán)限。日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。分類表、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、記錄格式、統(tǒng)計項目、報表格式等都可由檔案管理員根據(jù)企業(yè)的實際情況設(shè)定?？纱鎯芾砗蜑g覽多達200多種存儲格式的各類文件資料，例如圖紙文件、CAD文件、彩色圖像文件、lotusl-2-3表格文件、word格式文件、文本文件等。聲音、錄像等多媒體文件也可存儲于光盤檔案中?？蓪n案存儲于光盤中，支持WORM、MO、RW、CDR等光盤，支持多光盤系統(tǒng)和可移動光盤。MS SQL ServerOracle、Sybase 等數(shù)據(jù)庫都可直接連接。采用流行的客戶/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，運行于Windows98/NT網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，可與企業(yè)網(wǎng)和Internet網(wǎng)相連，并提供WWW方式的瀏覽服務(wù)。具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷毀、制作標準光盤、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換十大模塊?？稍诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實時瀏覽檢索到的檔案文件、圖像、圖形等，還可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案?？蓪n案部門現(xiàn)有的檔案目錄管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)入新的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，可在系統(tǒng)中繼續(xù)管理上傳文件，提供借閱、歸還、催還等功能。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是一套用于企業(yè)和工程設(shè)計單位的計算機光盤檔案管理系統(tǒng)。它不僅可以將各類檔案資料壓縮存儲于光盤之上,而且可以在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢，提供實時的瀏覽和下載利用,將光盤存儲、圖紙智能化處理與檔案管理有機地結(jié)合在一起，可使用戶真正甩掉紙介質(zhì)圖庫。該系統(tǒng)既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。目前，市面上最著名的知識庫管理系統(tǒng)還有致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)、煒邦圖文檔管理軟件、德雅文檔管理系統(tǒng)、易度文檔管理系統(tǒng)。