檔案歸檔整理流程圖

　　1.目的
　　為建立和保持一個(gè)有效的文件管理體系，而制定有關(guān)文件的管理要求，以方便文件的檢索查閱，并確保在質(zhì)量管理體系運(yùn)行的各個(gè)場合都能使用有效版本的文件。

　　2.適用范圍
　　適用于本公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)文件的管理。

　　3.職責(zé)
　　3.1文件的制定、修改與廢止權(quán)責(zé):自己做,這里發(fā)不上來
　　3.2 外來文件：
　　3.2.1有關(guān)客戶圖紙/資料及品質(zhì)要求由各部技術(shù)組/品管部負(fù)責(zé)收集,申請登錄；
　　3.2.2與品質(zhì)系統(tǒng)及產(chǎn)品有關(guān)的國際/國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)由管理者代表負(fù)責(zé)收集，申請登錄。
　　3.3 文控中心負(fù)責(zé)文件的編號和所有質(zhì)量體系文件原件管理工作。

　　4.定義
　　4.1外來文件:指客戶提供的技術(shù)性資料、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)以及由相關(guān)部門搜集的國際/國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等。
　　4.2 ECN:ENGINEERING CHANGE NOTICE，指對相關(guān)工程變更所做的暫定標(biāo)準(zhǔn)。
　　4.3 BOM:BILL OF MATERIEL，指物料清單。

　　5.作業(yè)內(nèi)容
　　5.1文件編號規(guī)則
　　5.1.1文件編號
　　□□□—□ □—□ □—□ □ □
　　文件流水號
　　文件制訂部門代號
　　各文件類別：01手冊 02程序 03作業(yè)性文件 05外部文件
　　本工廠英文名簡寫：HSP

　　5.1.2質(zhì)量記錄編號
　　□□—□□□—□
　　版本（A、B……）
　　表單流水號(001-999)
　　各部門代號(參見5.4)

　　5.1.3 版次編號
　　5.1.3.1文件版次編碼
　　□ / □
　　修訂次數(shù)（0、1……4）
　　版本（A、B……）

　　注：同一份文件的各頁版本必須相同，各修訂次數(shù)可不一致，每頁修訂后上升為A/1，某頁修訂超過4次，或同一份文件修訂等于或大于4處時(shí)，可直接更換版本。
　　5.1.3.2表單只有版本，修訂后直接換版。

　　5.2 部門代碼：
　　總 經(jīng) 理:ZJ 管理代表:GD 財(cái) 務(wù) 部:CW
　　行 政 部:XZ 營 業(yè) 部:YY 資 材 部:ZC
　　電 鍍 部:DD 注 塑 部:ZS 噴油絲印部:PS
　　品 管 部:PG

　　5.3文件編寫的格式:
　　5.3.1質(zhì)量手冊
　　5.3.1.1封面：公司名稱、文件名稱、文件編號、版本、制定、審核、批準(zhǔn)及生效日期。
　　5.3.1.2正文：質(zhì)量手冊修訂記錄、目錄、手冊說明、公司簡介、公司組織架構(gòu)圖、品質(zhì)保證體系圖、品質(zhì)政策、目標(biāo)、與質(zhì)量體系相關(guān)的各部門權(quán)責(zé)、分章論述涉及到體系要素點(diǎn)的管理要求。
　　5.3.2程序文件
　　5.3.2.1 封面內(nèi)容包括：公司標(biāo)志、公司名稱、文件名稱、文件編號、版本、制定、審核、批準(zhǔn)及生效日期。
　　5.3.2.2正文內(nèi)容包括：目的、適用范圍、職責(zé)、定義、作業(yè)內(nèi)容、相關(guān)文件、相關(guān)記錄、流程圖。
　　5.3.3作業(yè)性文件
　　5.3.3.1文控文員控制作業(yè)性文件的編號與版本，作業(yè)性文件格式由各部門自行確定，同類文件必須使用同一格式，必要時(shí)可參照程序文件格式。
　　5.3.3.2 作業(yè)性文件必須包括公司名稱、文件編號、版次、頁次、制定、審核、批準(zhǔn)等。
　　5.3.4質(zhì)量記錄
　　5.3.4.1質(zhì)量記錄的格式由編制部門確定, 但應(yīng)確保編號、標(biāo)題和內(nèi)容符合要求，欄目空間大小與所填寫的內(nèi)容相適應(yīng)。

　　5.4文件與資料控制程序說明
　　5.4.1文件的編制
　　5.4.1.1管理者代表組織質(zhì)量手冊和通用程序文件的編寫。
　　5.4.1.2各部門負(fù)責(zé)人組織本部門程序文件/作業(yè)性文件的編寫。
　　5.4.1.3各部門負(fù)責(zé)相關(guān)技術(shù)性資料的編寫。
　　5.4.1.4品管部負(fù)責(zé)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)格書等品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)資料的編寫。
　　5.4.1.5文件的編號參見5.1,文件格式參見5.3。
　　5.4.1.6文件編制者應(yīng)確保文件清晰、易懂、可操作。
　　5.4.1.7文件中所需的質(zhì)量記錄/表單應(yīng)隨文件一起編制后提交審批。

　　5.4.2 文件的審批
　　5.4.2.1審批權(quán)限參見本文件3.1，審批人應(yīng)確保文件的質(zhì)量，滿足質(zhì)量管理體系的要求，可操作。
　　5.4.2.2對于涉及多個(gè)部門的文件可以采取文件會(huì)審的方式審核。
　　5.4.2.3文件與質(zhì)量記錄在制定及審批時(shí)，必須注明其制定及審批日期。

　　5.4.3 文件的發(fā)放/回收
　　5.4.3.1文件受控前由文件編制部門填寫《文件登錄/修訂/廢止/補(bǔ)發(fā)申請單》，確定文件發(fā)放范圍和數(shù)量。公司質(zhì)量手冊和程序文件的發(fā)放由管理者代表確定分發(fā)范圍和數(shù)量，其它體系文件由文件批準(zhǔn)人確定分發(fā)范圍和數(shù)量。文控文員編制《文件總覽表》。
　　5.4.3.2文控文員在文件發(fā)放前應(yīng)確認(rèn)：①文件是否清晰、易讀、可操作；②格式、內(nèi)容是否正確無誤；③編號、版本及文件是否已得到相關(guān)人員的批準(zhǔn)；在確認(rèn)無誤后登錄，并制定《文件發(fā)放/回收登記表》，作為文件制定和發(fā)放的依據(jù)；然后按規(guī)定復(fù)印所需份數(shù)，不得錯(cuò)頁、漏頁；制作完成后保留文件原件；副本文件加蓋藍(lán)色“受控文件”印章后發(fā)放，收文部門應(yīng)核對頁數(shù)、頁碼無誤后，在《文件發(fā)放/回收登記表》上簽收確認(rèn)。
　　5.4.3.3外來文件由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)識(shí)別與質(zhì)量管理體系的相關(guān)性，對需發(fā)放執(zhí)行的外部文件，由文控文員按本文件5.4.3.1與5.4.3.2辦理，加蓋“外來文件”識(shí)別章，并建立《外來文件清單》，外來文件可直接沿用原編號，原文件無明確編號時(shí)，按本文件5.1執(zhí)行。

　　5.4.3.4 非發(fā)放范圍人員需領(lǐng)用文件時(shí)，應(yīng)以《文件登錄/修訂/廢止/補(bǔ)發(fā)申請單》向文控中心申請補(bǔ)發(fā)。
　　5.4.3.5 修訂/廢止文件由文控文員負(fù)責(zé)回收舊版本，并在原《文件發(fā)放/回收登記表》上注明，作廢文件應(yīng)立即加蓋“無效文件”章或直接銷毀；作廢文件原件應(yīng)加蓋“參考文件”章保留二年（保留期限另有規(guī)定除外）。

　　5.4.4文件的使用管理
　　5.4.4.1文件的使用部門/使用人應(yīng)妥善保管好文件，置于使用者易取閱的地點(diǎn)，如有丟失、損壞應(yīng)及時(shí)以書面形式向文控中心申請補(bǔ)發(fā)。
　　5.4.4.2受控文件不得私自復(fù)印/打印/涂改、書寫或加注記號。
　　5.4.4.3作業(yè)性文件停止使用一年以上，由使用部門填寫《文件登錄/修訂/廢止/補(bǔ)發(fā)申請單》申請廢止，經(jīng)原審批人批準(zhǔn)后交文控中心廢止，若申請未獲批準(zhǔn)，則將文件交文控中心保管。

　　5.4.5文件的評審
　　文件使用者在工作過程中，應(yīng)評價(jià)文件的充分性和適宜性，必要時(shí)，應(yīng)提出更新的需要。

　　5.4.6 文件的修訂或作廢
　　5.4.6.1文件發(fā)放后，如需修訂或作廢時(shí)，由提出人填寫《文件登錄/修訂/廢止/補(bǔ)發(fā)申請單》按原審批程序?qū)徟?，原審批人不能審批時(shí)，而改由其接替人或授權(quán)人審批。
　　5.4.6.2文件修訂后，由文控文員通知各部門將舊版文件交文控中心后換領(lǐng)新文件。
　　5.4.6.3發(fā)往外部（認(rèn)證公司或客戶及其代表）的參考（非受控）文件在修改或換版時(shí)，只作通知并發(fā)放新文件，可不收回舊文件。
　　5.4.6.4外來的技術(shù)文件，由技術(shù)相關(guān)部門跟蹤管制，確定本公司之外來技術(shù)文件為最新版本。
　　5.4.6.5外來的國際/國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)由管理者代表與外界聯(lián)絡(luò)，確保本公司作用之外來標(biāo)準(zhǔn)為最新版本。

　　5.4.7記錄保存
　　有關(guān)文件控制之相關(guān)記錄，按《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。

　　6.相關(guān)文件：
　　《質(zhì)量記錄控制程序》

　　7.相關(guān)表單：
　　7.1 《文件總覽表》
　　7.2 《文件發(fā)放/回收登記表》
　　7.3 《外來文件清單》
　　7.4 《文件登錄/修訂/廢止/補(bǔ)發(fā)申請單》

　　8.流程圖
　　見附件1：《文件控制流程》

我做行政工作三年了，基礎(chǔ)的都可以實(shí)時(shí)完成，我想在此基礎(chǔ)能有創(chuàng)新，做出新亮點(diǎn)，如何能給公司帶來有利的

行政管理改進(jìn)方案

針對公司的逐步發(fā)展，公司行政費(fèi)用也逐步增加，造成了管理成本的
增加，目前公司對行政費(fèi)用的監(jiān)控和管理還存在一些不足之處。我們須通
過完善流程和優(yōu)化監(jiān)控管理模式，提高成本控制意識(shí)，節(jié)約公司運(yùn)作成本，
提高公司運(yùn)作效率。

目前行政管理過程中存在的主要問題和具體改進(jìn)方案：

一、
車輛管理
：
無完整的車輛信息檔案，
衛(wèi)生檢查考核方法不合適
（無
具體評比、處罰和獎(jiǎng)勵(lì)辦法支撐）
，油費(fèi)、過路費(fèi)、維修費(fèi)等費(fèi)用支出無控
制程序
（原來的控制辦法執(zhí)行不到位和不夠合理）
，
費(fèi)用產(chǎn)生的登記不及時(shí)，
難形成詳細(xì)的費(fèi)用和支出記錄；駕駛員管理規(guī)范不夠（個(gè)人形象、行車過
程要求）
；提前預(yù)約管理不足；無派車標(biāo)準(zhǔn)。

針對上述問題，建議采用以下具體管理措施

1
、對公司現(xiàn)有車輛信息進(jìn)行詳細(xì)登記歸檔（登記內(nèi)容為：車輛購買日
期、購買價(jià)格、購買廠家、購車發(fā)票復(fù)印件、購置稅發(fā)票、保險(xiǎn)單原件、
行車證復(fù)印件、車輛備用鑰匙壹把等車輛相關(guān)證件）

2
、車輛衛(wèi)生檢查制定相關(guān)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，并附相關(guān)
獎(jiǎng)懲措施
，和專職駕駛
員進(jìn)行溝通找到平衡點(diǎn)。

3
、根據(jù)各車輛價(jià)位，技術(shù)參數(shù)、油耗等特點(diǎn)綜合情況分析，車輛使用
頻率和使用范圍應(yīng)適當(dāng)調(diào)整：
（例如：外出辦事路程、事情的重要性、客戶
的重要性等給以考慮）
，
公司員工樹立正確用車意識(shí)，
避免發(fā)生無車不出門，
無車不辦事，因借調(diào)不到車輛，寧愿等一等，或是想辦法借調(diào)車輛才外出
辦事，從而導(dǎo)致的工作效率降低。

4
、車輛費(fèi)用的產(chǎn)生（油費(fèi)、停車費(fèi)、過路費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)由專人負(fù)責(zé)

嚴(yán)格登記，登記方式為：當(dāng)日產(chǎn)生費(fèi)用，一個(gè)工作日內(nèi)必須登記，同步要
登記車輛行駛里程數(shù)）
，費(fèi)用產(chǎn)生要結(jié)合出車登記記錄綜合分析。

5
、對公務(wù)用車按時(shí)進(jìn)行日常保養(yǎng)，注意車輛性能維護(hù)，嚴(yán)格篩選保養(yǎng)
項(xiàng)目，控制維修保養(yǎng)成本；

6
、公務(wù)用車出行嚴(yán)格按照車輛外出審核流程辦理，用車須審核，出車
須登記，登記內(nèi)容為：始發(fā)地、目的地、出行人員、辦事事宜、時(shí)間周期
等相關(guān)內(nèi)容；
公費(fèi)用管理概念。

具體解決建議：

1
、對以往分公司成立的費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對下一步新公
司成立做預(yù)算依據(jù)；分公司行政費(fèi)用預(yù)算由分公司經(jīng)理進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

2
、行政費(fèi)用的劃分和監(jiān)控，明確費(fèi)用監(jiān)控責(zé)任人，費(fèi)用控制范圍的確
定，提高全員成本控制意識(shí)，統(tǒng)計(jì)往年行政費(fèi)用總數(shù)，分析人均行政費(fèi)用
基數(shù)，為成本預(yù)算管理提供數(shù)據(jù)支持。

3
、以財(cái)務(wù)費(fèi)用劃分為標(biāo)準(zhǔn)，明確行政費(fèi)用劃分標(biāo)準(zhǔn)和具體明細(xì)，請公
司各部門根據(jù)具體情況，對部門內(nèi)部行政費(fèi)用作出預(yù)算，經(jīng)行政經(jīng)理審核，
總經(jīng)理審批后，公司全員實(shí)行預(yù)算管理辦法，特殊要求經(jīng)總經(jīng)理審批以后
方可實(shí)施。

4
、預(yù)算結(jié)合新增人員費(fèi)用進(jìn)行分析，估算出公司人員增減情況可能產(chǎn)
生的人均成本（包含日常辦公用品、固定資產(chǎn)、通訊費(fèi)用、車輛使用可能
產(chǎn)生的費(fèi)用）
，根據(jù)公司人員變動(dòng)情況作出費(fèi)用預(yù)算。

5
、
每個(gè)部門申購前做好計(jì)劃和預(yù)算，
上報(bào)行政部統(tǒng)一審核批準(zhǔn)后執(zhí)行，
按照部門預(yù)算費(fèi)用進(jìn)行管理，超出預(yù)算費(fèi)用則由部門自行承擔(dān)，或從下月
預(yù)算中進(jìn)行扣除。

6
、對于公司即將搬遷至新辦公場地辦公，因辦公場所的擴(kuò)大，辦公環(huán)
境的改善，公司須增配人員：前臺(tái)接待、保潔、保安人員，公司根據(jù)相關(guān)
標(biāo)準(zhǔn)提出用人要求，進(jìn)行招聘；同時(shí)預(yù)算支付成本。并且預(yù)算新辦公場所
整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)搭建所需的軟硬件設(shè)施的費(fèi)用。

7
、對通訊費(fèi)用的監(jiān)控（固定電話和辦公寬帶費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)匯總登記造
冊）
；須有詳細(xì)使用部門、產(chǎn)生費(fèi)用的明細(xì)。

三、日常辦公用品費(fèi)用控制和固定資產(chǎn)管理

1
、明確日常辦公用品的范圍和申購流程和審批流程，制定完善的入庫
和領(lǐng)用記錄，分析日常需求的常用項(xiàng)目和基本開支，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)；

2
、
制定完善的資產(chǎn)管理制度，
嚴(yán)格按照資產(chǎn)管理制度進(jìn)行實(shí)施和管理，
對公司資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，造冊，按個(gè)人和部門進(jìn)行區(qū)分和統(tǒng)計(jì)，并強(qiáng)化個(gè)人
使用資產(chǎn)的規(guī)范化、責(zé)任感，除公司資產(chǎn)管理專員以外，禁止公司員工私
自調(diào)換個(gè)人使用資產(chǎn)，每人擁有自己的個(gè)人資產(chǎn)表格，須負(fù)責(zé)個(gè)人資產(chǎn)的
保管和使用維護(hù)；

3
、各分公司、各項(xiàng)目的行政管理人員需進(jìn)行培訓(xùn)，在申報(bào)流程嚴(yán)格把
關(guān)，堅(jiān)持節(jié)約使用、循環(huán)使用的原則，盡量精簡上報(bào)審批的物品，控制在
制度允許范圍內(nèi)。特殊需求須經(jīng)總經(jīng)理審批。

4
、固定資產(chǎn)的申購須嚴(yán)格按照公司資產(chǎn)申購流程進(jìn)行審批，審批通過
后由公司行政部統(tǒng)一購買（特殊物品，須經(jīng)審核通過后，由實(shí)際使用部門
自行購買，明細(xì)、發(fā)票提供給行政部登記造冊統(tǒng)計(jì)）
；

5
、固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障需要維修時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一上報(bào)公司資產(chǎn)管理員并詳細(xì)
說明基本情況，由資產(chǎn)管理員按維修申請流程進(jìn)行審批后，統(tǒng)一聯(lián)系維修
廠家進(jìn)行維修；并且對資產(chǎn)維修的費(fèi)用、項(xiàng)目做詳細(xì)登記，結(jié)合考慮資產(chǎn)
折舊、維修成本和購買新資產(chǎn)之間的權(quán)重；

6
、固定資產(chǎn)的報(bào)廢須嚴(yán)格按照資產(chǎn)報(bào)廢處理流程，進(jìn)行逐級審批，方
可進(jìn)行資產(chǎn)報(bào)廢；

7
、定期對公司資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，如發(fā)生資產(chǎn)轉(zhuǎn)移，資產(chǎn)管理員須及時(shí)做
出資產(chǎn)信息更新。大件、高價(jià)值部門共用固定資產(chǎn)，須指定相關(guān)責(zé)任人。

（附：公司物品申購流程圖）

使用部門提
出需求
填寫需求單
部門經(jīng)理審批
行政部審核
統(tǒng)計(jì)所需物品
明細(xì)
詢價(jià)
購買入庫
行政經(jīng)理審批
總經(jīng)理審批
簽字領(lǐng)用
制作個(gè)人領(lǐng)用
記錄
結(jié)束
需求部門
行政部
行政經(jīng)理
總經(jīng)理

四、檔案管理

分公司檔案管理和地產(chǎn)公司檔案管理的劃分（哪些要報(bào)地產(chǎn)、哪些分公
司保管，如何監(jiān)督檢查和相互調(diào)用）
；對公司管理過程知識(shí)管理如何實(shí)現(xiàn)沉
淀和使用（模板化、借鑒）
。

1
、細(xì)化檔案管理類別，所有檔案公司都必須存原件一份，檔案信息按
照《檔案管理制度》嚴(yán)格區(qū)分，查詢快捷、準(zhǔn)確。

2
、檔案編號和檔案目錄要能反映檔案基本內(nèi)容，便于檔案查詢；

3
、公司檔案管理員要對項(xiàng)目或分公司檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，如下屬
分公司和項(xiàng)目檔案管理人員出現(xiàn)變更，要及時(shí)通知公司檔案管理員，分公
司的檔案管理方法應(yīng)和總公司的管理模式一致；

4
、公司檔案管理人員要對分公司和項(xiàng)目檔案管理工作不定期（建議以
月度為周期）進(jìn)行抽查和指導(dǎo)，外地分公司和項(xiàng)目應(yīng)提供合同目錄的電子

版本，根據(jù)檔案管理的情況，給以檔案管理人員相關(guān)獎(jiǎng)懲（可在績效考核
過程中體現(xiàn)）
。

5
、檔案的保存和銷毀嚴(yán)格按照公司檔案管理制度相關(guān)規(guī)定實(shí)施。

（附：檔案歸檔和維護(hù)工作流程圖）

檔案歸檔和維護(hù)工作流程圖
申請
審批
行政部
各分公司和項(xiàng)目部
可歸檔檔案
檔案定期移交
裝訂
分類
配合
排列、編號
制作目錄
裝盒入檔
審批
維護(hù)
配合
可歸檔檔案
行政經(jīng)理
結(jié)束

6
、對于公司運(yùn)營過程的知識(shí)沉淀，建議公司按照部門和分公司為單位

檔案管理制度如何編制

　　這是老頭編寫的原件，僅供參考
　　檔案管理制度
　　第一章 總則
　　第一條：檔案是企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的、原始記錄保存起來的文字、聲像、圖表等資料。
　　第二條：檔案必須堅(jiān)持由部門收信管理的原則，達(dá)到完整、安全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用的需要。
　　第三條：檔案管理必須貫徹執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度和《檔案法》的規(guī)定，確保檔案的保密安全。
　　第四條：檔案管理人員要熟悉檔案管理工作的基本知識(shí)和各項(xiàng)規(guī)定，按照檔案工作的有關(guān)規(guī)定和要求，認(rèn)真做好檔案管理的各項(xiàng)工作。
　　第二章 文書檔案的管理
　　第五條：文字檔案是全面、真實(shí)地反映本廠的歷史面貌以及各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)的原始記錄資料，辦公室要認(rèn)真做好各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保存和利用等工作。
　　第六條：文書檔案的收集歸檔范圍
　?。ㄒ唬┥霞夵h政機(jī)關(guān)發(fā)來的與企業(yè)有關(guān)的決定、決議、批復(fù)、通知、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
　?。ǘ┢髽I(yè)章程、決定、協(xié)議、通知、會(huì)議紀(jì)要。
　?。ㄈ┍緩S的各種上級文件，包括請示、報(bào)告等文件材料。
　?。ㄋ模┍緩S的各種下行文件，包括通知、通報(bào)、決定等文件材料。
　?。ㄎ澹┍緩S的各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)等文件材料。
　?。┍緩S員工勞動(dòng)、工資、福利、社會(huì)保障等方面的文件材料。
　?。ㄆ撸┓从潮緩S的歷史變革、大事記及本廠重要活動(dòng)的會(huì)議材料、簡報(bào)、照片、錄像等。
　?。ò耍┍緩S的CI規(guī)范管理的相關(guān)資料。
　　第七條：文書檔案的管理
　　（一）辦公室要規(guī)范檔案管理制度，認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸卷制度，對處理完畢或批存的各種文件材料及時(shí)收集歸卷，由文檔管理人員集中一分類保管，并逐一進(jìn)行登記。
　?。ǘ┝⒕砉ぷ饕裱募男纬梢?guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的類別和價(jià)值，以便于保管和利用。
　　（三）文件材料的歸檔要符合規(guī)定要求，統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，案卷的組卷、編目要系統(tǒng)、完整。
　　（四）所有案卷要保持文件材料的完整性，各種附件一律不準(zhǔn)抽存，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
　?。ㄎ澹└黝愇臅?、檔案一般要在次年三月組織專人立卷、歸檔完畢。
　　第三章 人事檔案的管理
　　第八條：人事檔案是對一人個(gè)參加各種政治、社會(huì)活動(dòng)以及學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的真實(shí)記錄，也是反映企業(yè)人力資源基本信息的原始材料，辦公室要切實(shí)搞好企業(yè)人事檔案的管理工作，為企業(yè)人力資源的合理配置提供依據(jù)，做到建檔規(guī)范，管理科學(xué)。
　　第九條：人事檔案的建檔范圍及類別
　　（一）所有企業(yè)職工應(yīng)統(tǒng)一建立職工檔案。
　?。ǘ┙n范圍包括反映職工參加各種活動(dòng)和學(xué)習(xí)情況及職工個(gè)人情況的一切資料。具體有以下內(nèi)容：1、履歷；2、自傳；3、鑒定考核；4、政審；5、組織關(guān)系；6、學(xué)歷、職稱；7、任職、業(yè)績、工資資料；8、獎(jiǎng)懲；體檢等。
　　第十條：人事檔案的管理
　?。ㄒ唬w檔材料要形式完整，不得損壞殘缺。系列材料要齊全，不得遺漏。
　?。ǘw檔材料必須客觀真實(shí)、手續(xù)完備。須經(jīng)廠（或組織）審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方可歸檔。
　?。ㄈ┤耸聶n案由辦公室指定專人管理，并設(shè)置專柜保管。
　?。ㄋ模┺k公室要建立健全保衛(wèi)、保密工作制度。防止失密、泄密事件發(fā)生。
　?。ㄎ澹┤耸聶n案管理人員具體負(fù)責(zé)企業(yè)人事檔案的收集、登記、整理、保存，傳遞等工作，應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格管理，嚴(yán)守機(jī)密。
　?。┤耸聶n案材料必須嚴(yán)格按照統(tǒng)一的人事檔案規(guī)定分類整理，編序存放。
　?。ㄆ撸┢髽I(yè)內(nèi)部因工作需要調(diào)閱人事檔案的，查閱人須持本部門介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，所需查閱內(nèi)容須由檔案員如實(shí)提供。原則上不得抄錄、復(fù)制。
　　第四章 工程合同、圖紙、技術(shù)資料的管理
　　第十一條：企業(yè)在工程建設(shè)期間形成的各種工程設(shè)計(jì)、工程設(shè)備、生產(chǎn)工藝等方面的技術(shù)資料和工程合同要妥善加以收集和有效保管，為企業(yè)正式投入運(yùn)行提供完備的質(zhì)量、技術(shù)依據(jù)。
　　第十二條：收集的歸檔范圍：
　?。ㄒ唬┓苍诒緩S建設(shè)期間或投入生產(chǎn)以后形成的各種具有保存和利用價(jià)值的工程合同、技術(shù)文件、圖紙、工藝設(shè)備資料、新產(chǎn)品研發(fā)方案等原件與復(fù)印件，如企業(yè)總的布置圖、總流程圖、安裝圖和電儀、上建、設(shè)備、水文、環(huán)保、地質(zhì)資料、鉆井工程全部資料都在歸檔范圍。
　?。ǘ┏商椎闹匾獔D紙（包括底圖、副圖、原圖、復(fù)印圖）、資料。
　?。ㄈ┓彩窃O(shè)備購置招標(biāo)、基建工程招標(biāo)期間所形成的招投標(biāo)文件、附件及合同。
　?。ㄋ模┓彩怯涗浧髽I(yè)在基建、設(shè)備、電器儀表、技術(shù)安裝、工藝流程等方面的全部資料。
　　第十三條：工程合同、圖紙和技術(shù)文件的管理
　?。ㄒ唬┢髽I(yè)所有的工程合同、技術(shù)圖紙和文件均應(yīng)按具體代表的對象、用途、使用性質(zhì)加以分類、編號，必須做到直觀明了、容易查找。
　?。ǘ┵Y料室要對成套的重要圖紙（包括底圖、副圖、原圖、復(fù)印圖）、技術(shù)資料、記錄本廠在基建、設(shè)備、電器儀表、技術(shù)安裝、工藝流程及聯(lián)動(dòng)試車等方面的全部資料按照檔案管理規(guī)定妥善加以收集、整潔、保管、歸檔。
　?。ㄈ┵徶迷O(shè)備開箱，由生產(chǎn)技術(shù)部同計(jì)劃財(cái)務(wù)部一同對箱內(nèi)設(shè)備詳細(xì)清點(diǎn)，造冊登記，建帳歸檔管理。
　?。ㄋ模┟宽?xiàng)工程竣工時(shí)，其資料在項(xiàng)目驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)交資料室進(jìn)行歸檔保管。
　?。ㄎ澹┰O(shè)備運(yùn)行資料，在設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)正?？垡粋€(gè)月內(nèi)交設(shè)備科歸檔。
　　（六）整理好的成套圖紙不準(zhǔn)隨便分發(fā)、拆散或丟失。作廢的圖紙、資料要及時(shí)回收、處理。
　?。ㄆ撸┳龊脠D紙、資料、技術(shù)文件的保管工作，防止本廠重要技術(shù)情況的外露。
　　第五章 檔案的保管和維護(hù)
　　第十四條：建立查閱檔案登記表，凡查閱檔案均應(yīng)履行登記手續(xù)。
　　第十五條：原則上外來人員一律不許查閱各類檔案，確需查閱的要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
　　第十六條：承辦人員借用、調(diào)閱各類檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借閱登記手續(xù)。
　　第十七條：各類檔案的查閱只能在檔案室進(jìn)行，嚴(yán)禁查閱人涂改、撕毀。
　　第十八條：因工作需要或其它原因需轉(zhuǎn)移檔案的，須經(jīng)廠長同意，并依照制度予以轉(zhuǎn)移，辦理好相關(guān)手續(xù)，做好記錄。
　　第十九條：重要圖紙、資料的復(fù)制，借閱要經(jīng)部門主管同意，并登記。
　　第二十條：貫徹執(zhí)行國家保密制度，自覺維護(hù)各類資料的安全，禁止涂改檔案資料，嚴(yán)防泄密、失密事件發(fā)生。
　　第二十一條：保證檔案資料的物質(zhì)安全，防患于未然，做好對潮濕，蟲鼠等各種自然災(zāi)害的防御。
　　第六章 其它
　　第二十二條：財(cái)務(wù)檔案的管理及維護(hù)由財(cái)務(wù)科自行負(fù)責(zé)。
　　第二十三條：本制度從發(fā)文之日起執(zhí)行。解

南京玄武區(qū)失業(yè)人員檔案托管怎么辦理流程圖？

一、檔案托管申請條件：在雙方自愿一致的基礎(chǔ)上，由各地人力資源和社會(huì)保障局或者人力資源管理中心，接受各類企事業(yè)單位和個(gè)人的委托，代辦檔案托管，提供人力資源和社會(huì)保障政策咨詢等其他人力資源和社會(huì)保障服務(wù)。

二、申請托管所需資料：

（一）單位集體人事代理：1、單位《營業(yè)執(zhí)照（副本）》原件及復(fù)印件；2、職工檔案。（二）靈活就業(yè)人員個(gè)人代理：1、本人身份證；2、戶口簿；3、本人一寸免冠照片；4、本人檔案。（三）失業(yè)人員個(gè)人代理：1、《失業(yè)證》或《就業(yè)失業(yè)登記證》；2、個(gè)人檔案；3、本人身份證;4、本人一寸免冠照片。（四）在職人員個(gè)人代理：1、單位終止或解除勞動(dòng)關(guān)系（合同）的決定或與原單位辭職（辭退）決定；2、個(gè)人檔案；3、本人身份證；4、本人一寸免冠照片。三、辦理程序：（一）單位集體代理：1、單位提交《營業(yè)執(zhí)照（副本）》原件及復(fù)印件；2、工作人員審查無誤后，單位填寫《人力資源和社會(huì)保障事務(wù)代理合同書》；3、受理方打印《人力資源和社會(huì)保障事務(wù)代理手冊》。（二）失業(yè)職工代理：個(gè)人需攜帶《失業(yè)證》或《就來失業(yè)登記證》，填寫《人力資源和社會(huì)保障事務(wù)代理合同書》后到失業(yè)科辦理提檔事宜，然后到勞動(dòng)力管理科填寫《靈活就業(yè)人員增加繳納社會(huì)保障費(fèi)明細(xì)表》。（三）靈活就業(yè)人員個(gè)人代理：1、代理人員提出個(gè)人的書面申請材料；2、工作人員對申報(bào)材料進(jìn)行審查，經(jīng)審查符合條件的，由代理人員填寫《就業(yè)認(rèn)定登記表》、《人力資源和社會(huì)保障事務(wù)代理合同書》；3、工作人員打印《人力資源和社會(huì)保障事務(wù)代理手冊》；4、代理人員憑《靈活就業(yè)人員增加繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)明細(xì)表》到社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心繳納社會(huì)保險(xiǎn)金。（四）、在職人員個(gè)人代理：1、單位終止或解除勞動(dòng)關(guān)系（合同）的決定或與原單位辭職（辭退）決定；2、個(gè)人檔案；3、本人身份證；4、本人一寸免冠照片。四、辦理時(shí)間：在任何工作時(shí)間內(nèi)，只要材料齊全都可辦理。