智慧檔案整理

新生代智慧檔案全稱為新生代智能科技發(fā)展（山東）有限公司，成立于 2017 年，總部位于山東濟(jì)南，是一家致力于深耕智慧檔案服務(wù)，集檔案整理、檔案數(shù)字化、檔案庫房建設(shè)與升級(jí)改造、檔案軟件開發(fā)、系統(tǒng)管理集成、檔案專業(yè)培訓(xùn)等為一體的全方位檔案咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)。

新生代作為中國檔案學(xué)會(huì)會(huì)員、《中國企業(yè)檔案》駐山東辦事處、山東省就促會(huì)文檔數(shù)據(jù)人才培訓(xùn)專委會(huì)主任委員單位、濟(jì)南城建檔案學(xué)會(huì)副理事長(zhǎng)單位，新生代始終把做好檔案服務(wù)作為企業(yè)的職責(zé)使命，凝聚社會(huì)力量，整合服務(wù)資源，吸納高端人才，搭建合作平臺(tái)，用不斷創(chuàng)新的科技手段，展現(xiàn)新生代檔案服務(wù)的智慧性和數(shù)據(jù)化，實(shí)現(xiàn)檔案記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)的核心價(jià)值，也樹立了新生代智慧檔案的服務(wù)品牌。

什么是智慧檔案館？

智慧檔案館是智慧城市中的一個(gè)子系統(tǒng)，“是適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館，是繼數(shù)字檔案館之后檔案信息化發(fā)展的高級(jí)形態(tài)”。筆者認(rèn)為，智慧檔案館的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的檔案信息資源共享、跨平臺(tái)的服務(wù)集成，使用戶可以一站式獲取所需要的檔案信息資源。

功能上主要體現(xiàn)在對(duì)傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)的“智慧化”上，包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面，實(shí)現(xiàn)了溝通感知、資源管理、建筑設(shè)施和服務(wù)創(chuàng)新四個(gè)方面的智慧化。

圖撲軟件?的智慧檔案館，利用了網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)以及人工智能等新技術(shù)，建立從檔案的收集、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)等于一體的整體化智慧檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的管理與利用，具有智能化、物聯(lián)化、網(wǎng)絡(luò)化等特點(diǎn)。

以資源共享平臺(tái)為基礎(chǔ)，應(yīng)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)應(yīng)用、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)與相關(guān)工具，重點(diǎn)打造高效、智能、統(tǒng)一的管理服務(wù)平臺(tái)和信息服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用的最大化，實(shí)現(xiàn)便捷增值服務(wù)的新型檔案館模式。檔案館運(yùn)行等各類信息進(jìn)行感知、挖掘，經(jīng)綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應(yīng)用于決策、管理和服務(wù)。

智慧檔案館可視化界面采用柱狀圖、折線圖、雷達(dá)圖、餅圖的多樣呈現(xiàn)方式使內(nèi)容更加豐富多彩。不同的數(shù)據(jù)間的展示方式不同，保證直觀的同時(shí)又多樣化。檔案館建筑的燈光陰影效果讓整體視覺效應(yīng)也更為真實(shí)飽滿。

越來越繁重的工程計(jì)算和某些特定的危險(xiǎn)工作已經(jīng)能由智能計(jì)算機(jī)來完成了，甚至可以超越人腦，做得更快、更準(zhǔn)確。復(fù)雜工作的定義是隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步而變化的。

智慧檔案館信息化管理平臺(tái)整體解決方案

會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)：檔案全生命周期管理解決方案

提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等全生命周期的智慧檔案管理方案。

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一、產(chǎn)品實(shí)施背景
近年來，我國檔案事業(yè)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了， 數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。傳統(tǒng)方式下， 檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相 關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。 檔案存放無序，查找困難；檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)；對(duì)失效檔案的管理滯后等等 操作方式都耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放一隅 無法得到及時(shí)有效的整理歸檔。 鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在 眉睫。本公司產(chǎn)品將利用RFID技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行智能化管理，減少因人為因 素導(dǎo)致的檔案損壞、丟失以及無法有效的實(shí)時(shí)監(jiān)控等突出問題，同時(shí)產(chǎn)品 將詳細(xì)有效記錄檔案的流轉(zhuǎn)情況，大幅降低盤點(diǎn)帶來的工作量。
二、解決用戶5大痛點(diǎn)
1. 簡(jiǎn)化借還流程，提高流通效率
現(xiàn)有的借還流程仍然需要人工打開資料扉頁并找到條碼位置然后才能掃描條碼。這樣的 操作流程仍然較為繁瑣，借還效率比較低。同時(shí)，條碼容易破損，影響借還的效率。因此， 需要引入先進(jìn)的讀寫技術(shù)以簡(jiǎn)化的資料借還流程，提高信息存儲(chǔ)的安全，提高信息讀寫的可 靠對(duì)，也提高借還資料的速度。
2. 大幅降低資料盤點(diǎn)和查找工作量
依靠人工的資料盤點(diǎn)工作，特別是已歸類的盤點(diǎn)工作量太大而且效率很低。管理員盤點(diǎn) 資料要憑自身的記憶對(duì)資料進(jìn)行分類放置和記錄，費(fèi)時(shí)勞神卻又很難達(dá)到目的。引入先進(jìn)的 RFID資料盤點(diǎn)工具和方法，可實(shí)現(xiàn)資料盤點(diǎn)的自動(dòng)化。RFID非接觸、遠(yuǎn)距離、快速讀取多個(gè) 標(biāo)簽的特點(diǎn)，使盤點(diǎn)工作簡(jiǎn)單有效，RFID使從不能盤點(diǎn)到可以盤點(diǎn)、輕松盤點(diǎn);
3. 改變借閱管理和安全防遺漏流程脫節(jié)的情況
現(xiàn)階段依靠人工手工記錄的方式進(jìn)行借閱管理，一方面借閱工作量較大，另一方面亦存 在數(shù)據(jù)登錄錯(cuò)誤的情況，且在發(fā)現(xiàn)丟失資料的同時(shí)無法記錄丟失資料的信息或超期借閱無法 跟蹤等待，對(duì)資料的日常盤點(diǎn)、補(bǔ)缺工作影響極大。RFID系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)有的管理模進(jìn)行改進(jìn)，借 用RFID信息記錄每份資料的進(jìn)出庫歷史記錄，從而可以與借還的歷史記錄進(jìn)行匹配，進(jìn)行資 料自動(dòng)跟蹤預(yù)警。
4. 提高資料管理人員工作人員的工作滿意度
資料管理工作人員由于積年累月的重復(fù)性勞動(dòng)，加上資料管理工作本身就很繁重，很容 易讓工作人員對(duì)資料室工作產(chǎn)生一定的消極思想;由于管理上存在缺陷，管理者對(duì)資料的管 理也大傷腦筋。通過對(duì)資料室RFID系統(tǒng)的應(yīng)用，可以彌補(bǔ)管理上的缺陷，同時(shí)把工作人員從 資料日常繁重的重復(fù)勞動(dòng)中解放出來，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 1) RFID技術(shù)大大減少了流通工作量，剩余的流通工作也是配合RFID技術(shù)的自動(dòng)化工作， 這樣大大提高了流通工作人員的工作積極性和精神面貌。 2) RFID技術(shù)也解放了大批流通工作員，使他們可以從事其他的高級(jí)的咨詢工作，如工 藝咨詢等。
5. 資料室通過RFID技術(shù)，全面數(shù)字化管理
通過使用RFID技術(shù)，可在資料室中實(shí)現(xiàn)快速清點(diǎn)功能、借/還時(shí)即時(shí)資料識(shí)別和安全防 盜功能、快速準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫檢查和更新功能等，這使得相關(guān)管理員的工作變得更加輕松、簡(jiǎn)便。
三、核心技術(shù)介紹
數(shù)字化RFID是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，它通過射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別 目標(biāo)對(duì)象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，識(shí)別工作無須人工干預(yù)。RFID的應(yīng)用系統(tǒng)具有非 接觸，工作距離遠(yuǎn)，精度高，信息收集處理自動(dòng)快捷及環(huán)境適應(yīng)性好等一系 列優(yōu)點(diǎn)，不僅能取代傳統(tǒng)的手工錄入方式，大大提升企業(yè)的運(yùn)營效率，更由 于其先進(jìn)的自動(dòng)識(shí)別功能，能輕易地實(shí)現(xiàn)原先人工難以完成的任務(wù)，為提高 企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力提供有力的支持。相比傳統(tǒng)的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，RFID技術(shù)具有良好的穿透性，多標(biāo)簽遠(yuǎn)距離 識(shí)別能力，可標(biāo)識(shí)物品信息容量大，反復(fù)可讀寫，標(biāo)識(shí)信息唯一的特點(diǎn)，非 常適合應(yīng)用在檔案管理上。每本檔案粘貼有一張超高頻RFID標(biāo)簽。系統(tǒng)可以 依托于該標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)檔案的入館、定位、借閱、防盜管理、銷毀管理等。 同時(shí)利用非接觸式的RFID讀寫設(shè)備，與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可 以實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)工作過程的信息化管理。同時(shí)系統(tǒng)在 檔案室出入口處安裝非法出庫檢測(cè)RFID監(jiān)控設(shè)備，通過遠(yuǎn)距離RFID認(rèn)證，可 以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)防盜與檔案出入庫確認(rèn)功能。
四、產(chǎn)品總體介紹
1：智能檔案柜柜體 可按預(yù)設(shè)進(jìn)行開 架 閉架操作 方便檔案的拿取
2：管理計(jì)算機(jī)以及管理系統(tǒng)軟件 可實(shí) 現(xiàn)對(duì)柜體動(dòng)作的控制，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)智能盤 點(diǎn)等，對(duì)全部文檔進(jìn)行管理。 3：RFID高頻讀寫設(shè)備和用于檔案批量 出入庫信息采集和檔案上架下架定位掃 描裝置。
4：電子標(biāo)簽 電子標(biāo)簽貼在檔案盒上， 用于可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)識(shí)別檔案定位，在線自 動(dòng)盤點(diǎn)等功能。
五、檔案主流程介紹-歸還 、入庫

1. 錄入人員登錄系統(tǒng)時(shí)需通過密碼、指紋或 者人臉識(shí)別認(rèn)證；

2. 驗(yàn)證通過后，錄入人員創(chuàng)建檔案，系統(tǒng)將 檔案基礎(chǔ)信息存檔，同時(shí)打印檔案身份標(biāo)簽 （RFID標(biāo)簽），最后下發(fā)任務(wù)到達(dá)檔案室；
3. 錄入人員攜帶檔案入庫登記時(shí)需驗(yàn)證相關(guān) 入庫人員身份，指定檔案存放位置信息并進(jìn) 行綁定，綁定完成后系統(tǒng)可自動(dòng)打開柜門； （一次驗(yàn)證檔案的正確性）
4. 庫管員根據(jù)燈光提示完成對(duì)檔案上架；
5. 上架完成后操控系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)盤查當(dāng)前存儲(chǔ) 檔案是否上架正確，同時(shí)更新基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)； （二次驗(yàn)證檔案的正確性）
6. 檔案入庫成功
六、檔案主流程介紹-借閱、出庫
1. 提取人員登錄系統(tǒng)時(shí)需通過密碼、指紋或 者人臉識(shí)別認(rèn)證；

2. 驗(yàn)證通過后，提取人員申請(qǐng)?zhí)崛n案后， 申請(qǐng)信息下發(fā)至檔案室；
3. 庫管員核驗(yàn)身份成功后，確認(rèn)檔案提取任 務(wù)，操控系統(tǒng)將精準(zhǔn)定位到檔案所在位置并 核驗(yàn)檔案基本信息，同時(shí)自動(dòng)開啟柜門； （一次驗(yàn)證檔案的正確性）
4. 庫管員根據(jù)燈光提示獲取到對(duì)應(yīng)的檔案， 檔案離位時(shí)操控系統(tǒng)會(huì)驗(yàn)證所獲取檔案是否 正確； （二次驗(yàn)證檔案的正確性）
5. 檔案提取成功
七、智能密集架介紹
智能密集架管理系統(tǒng)就是采用RFID射頻自動(dòng)識(shí)別技術(shù)利用非接觸式RFID讀寫設(shè) 備與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合 可是實(shí)現(xiàn)檔案的借閱 歸還 查找 盤點(diǎn) 工作過程的 信息化管理。 此產(chǎn)品適用于檔案存儲(chǔ)較多的機(jī)構(gòu)，每組密集架可存儲(chǔ) 150份 檔案盒，每 組密集架都配備獨(dú)立分控顯示屏，并且每個(gè)檔案盒對(duì)配有狀態(tài)指示燈，用來實(shí)時(shí) 展示當(dāng)前檔案所處的狀態(tài)。

八、3大優(yōu)勢(shì)：
優(yōu)勢(shì)一 ：高效智能
1. 采用非接觸式數(shù)據(jù)采集，檔案盒上架時(shí)無需按照指定位置擺放。
2. 可按照空余位置隨意擺放，查找檔案時(shí)可按照指示燈進(jìn)行拿取。
3. 無需人工翻閱查找，且一次性數(shù)據(jù)處理量大，實(shí)現(xiàn)穿透性和無障礙閱讀。
4. 真正實(shí)現(xiàn)無序存放和有序管理，提高借閱效率。
優(yōu)勢(shì)二：安全可靠
1. 柜體具有操作庫區(qū)加密功能，
2. 進(jìn)人保護(hù)系統(tǒng)，物品掉落防擠壓系統(tǒng)。
3. 溫濕度顯示，開架自動(dòng)照明功能。
4. 柜體并配備手動(dòng)遙桿，柜體斷電時(shí)可手動(dòng)開啟密集架。
優(yōu)勢(shì)三：理念先進(jìn)
1. RFID智能檔案管理系統(tǒng)采用智能定位技術(shù)。
2. 實(shí)時(shí)定位檔案位置，充分降低了管理人員的工作量，
3. 真正實(shí)現(xiàn)無序存放有序管理 有效解決了普通檔案柜查找困難，盤點(diǎn)效率低等問題
4. 實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化檔案管理。
九、服務(wù)行業(yè)
金融行業(yè)、軍工行業(yè)、稅務(wù)局、電力企業(yè)

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姚瑤：一八五一五二九七六八七（同V信）