整理檔案庫房

檔案庫房要怎么管理
（一）檔案庫房為檔案保護提供了最基本的物質(zhì)條件，庫房建筑的好壞直接影響檔案的保護條件和庫房管理措施的效果。庫房建筑還是檔案保管工作中長期起作用的方面，因為建筑好了的庫房，改動比較困難，且會造成很大浪費，因此要周密設(shè)計、精心施工。
　　1.檔案庫房建筑的原則
　　檔案庫房建筑應(yīng)遵循適用、經(jīng)濟和美觀的原則。所謂適用，就是庫房建筑要在防潮、防熱、防光、防塵、防火、防盜及防有害氣體等方面符合保管檔案的要求。所謂經(jīng)濟，技術(shù)在考慮適用的前提下，講究經(jīng)濟效益，注意節(jié)約經(jīng)費開支。所謂美觀，就是無論是總體布局、單體造型，還是外觀景象及內(nèi)部裝飾，都要給人以協(xié)調(diào)、美觀、大方的印象和充滿文化氛圍的感受，充分體現(xiàn)檔案館的文化事業(yè)機構(gòu)性質(zhì)。
　　2.檔案庫房的類型
　　目前，我國檔案庫房的類型主要有綜合檔案庫、專門檔案庫、檔案資料庫。
　　（1）綜合檔案庫。綜合檔案庫是檔案庫房的主體部分。它保管著我國各個歷史時期，各機關(guān)單位及著名人物形成的各種門類、各種形式的檔案在檔案庫藏數(shù)量較大的情況下，可以實行分庫管理。
　?。?）專門檔案庫。專門檔案庫主要是為了適應(yīng)專門檔案的特點以及管理上的特殊要求而設(shè)立的，如以制成材料或形式等特點而設(shè)立的檔案庫。專門檔案庫與綜合檔案庫在內(nèi)容和形式上都有比較明顯的界限。專門檔案庫，尤其是制成材料比較特殊的檔案庫，在管理上有些特殊要求，不能與一般檔案庫混同。
　?。?）檔案資料庫。檔案庫房是專門集中和保存與檔案有關(guān)的圖書、資料。有條件的檔案館均應(yīng)設(shè)有圖書、資料庫積存資料，以補充和方便檔案的提供利用。
　?。ǘn案裝具
　　檔案裝具是檔案館、室必須的基本設(shè)備。檔案裝具種類很多，各有所長，應(yīng)根據(jù)庫房的特點和檔案的價值及規(guī)定的不同，合理選用，靈活配置。目前，我國使用的檔案裝具主要有檔案架、檔案箱、檔案柜。
　　1.檔案架
　　檔案架一般采用金屬制品，其優(yōu)點是能充分利用庫房的面積和空間，成本低，存取方便，并能提供較妥善的保管條件。檔案架的裝置和排放要能最大限度地利用檔案庫房的面積和空間，并保證檔案完好和利用方便。檔案架的種類很多，主要有固定檔案架、活動式密集架、積層架等。
　　2檔案箱
　　檔案箱多為金屬制品，5個檔案箱為一套，平時以箱代柜，疊放使用，它與檔案架、檔案柜比較，便于挪動，可以平時、戰(zhàn)時兩用，同時又能防火、防光、防塵、防盜，目前采用較多。但是，檔案箱單體逐一加工，造價高。
　　3.檔案柜
　　檔案柜一套5節(jié)檔案箱高度大體相同，高2米左右，寬1.5m，4層格板，相當(dāng)于5節(jié)檔案箱。它多為金屬結(jié)構(gòu)，優(yōu)點是堅固、防火、防潮、防光、防盜性能好。但是，檔案柜移動不便，造價稍高。檔案裝具有金屬和木制兩種。一般情況下，金屬比木制的好，即防火又耐久，使用方便靈巧，便于機械加工，可做成組合構(gòu)件，有可調(diào)性，利于運輸、安裝。在有些地方，也可用吸水性能較強的木材作為檔案裝具材料。
　?。ㄈn案包裝材料
　　檔案的包裝非常重要，它即可防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可減少機械磨損。目前，我國包裝紙質(zhì)檔案的材料和方法一般有3種：卷皮、卷盒和包裝紙。
　　1.卷皮
　　卷皮是包裝檔案的基本材料。它不僅可以保護檔案，而且本身也是案卷的封面，對查找利用很方便。使用卷皮應(yīng)符合以下要求：
　　長寬為300mm×220mm或280×210mm，厚度為10mm、15mm、20mm3種。另外還有一種與卷和配套、裝入卷盒內(nèi)的軟卷皮，其規(guī)格為297×210mm或260mm×185mm。
　　2.卷盒
　　利用卷盒保管檔案是目前比較好的一種裝具。它能防光、防塵和減少機械磨損，同時也便于管理，且整齊美觀。但是，卷盒占用庫房的面積較多，制作卷盒的費用也較高。要區(qū)別情況，根據(jù)檔案館、室的需要和可能，適當(dāng)采用卷盒形式。卷盒的規(guī)格，按國家標(biāo)準(zhǔn)為300mm×220mm，厚度為30mm、40mm、50mm3中。對于某些特殊檔案，也可以采用卷套，它比卷盒要經(jīng)濟一些，又便于案卷的存取。
　　3.包裝紙
　　對于有些不被經(jīng)常使用的檔案，且既不適于裝訂，也不便于卷盒存放，可采用拉力比較強的紙張包裝起來，這是保存檔案的應(yīng)急措施。

如何整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。
更全面地說，檔案整理是檔案實體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：
（一）檔案館對接收與征集檔案的整理
1、系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。
2、局部調(diào)整
對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實踐的檢驗或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進行整理。
3、全過程整理
檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。[二]
檔案整理工作的重要意義：
它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。[三]
檔案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。[四]
檔案整理的方法有兩種：
一是以“案卷”為單位整理。
按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個步驟：
（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對的時間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對檔案分門別類。在檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。認(rèn)為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；
（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進行最后的全面調(diào)整，然后進行具體的系統(tǒng)整理組合。對歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；
（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；
（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；
（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；
（7）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；
（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；
（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。
按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有：
（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；
（2）對歸檔文件以“件”為單位進行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；
（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

檔案庫房安全管理規(guī)定

法律分析：一、檔案庫房安全管理制度

1、貫徹“以防為主、防治結(jié)合”的原則，切實做好防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲“八防”工作，確保檔案的安全。

2、每年春秋季更換兩次防蛀、防霉藥、進行來年感次除塵工作，進行一次檔案卷的檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有蟲蛀、霉變、老化等現(xiàn)象，及時作出詳細(xì)記錄，并采取相應(yīng)的補救措施。

3、庫房內(nèi)應(yīng)裝好遮光窗簾，嚴(yán)禁用明火。每年檢查一次電源、電器設(shè)備，確保庫房內(nèi)電路暢通，使用安全。

4、嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁帶入易燃易爆物品，嚴(yán)禁存放瓜果、食物和其它雜物。

5、配備適合檔案用的消防器材（滅火器），由專人管理，并按要求定期檢查更換，如因失職造成火災(zāi)是檔案遭受損失者，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

6、控制好庫房內(nèi)的溫濕度（溫度攝氏14-24度，溫度45-60度。）。并做好連續(xù)的溫濕度記錄，如出現(xiàn)誤差，及時開啟抽濕機和空調(diào)機，調(diào)節(jié)庫房內(nèi)溫濕度。

7、檔案室及其檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管，不得亂放或遺失，進出檔案室應(yīng)隨手關(guān)鎖門窗。非檔案人員未經(jīng)許可，不得進入檔案庫房和擅自查閱檔案資料，查閱檔案只能在閱檔室進行，杜絕檔案失竊現(xiàn)象。

8、檔案人員工作調(diào)動或因公外出，必須與接替人員共同填寫交接登記表，辦好交接手續(xù)后方可離校。

二、檔案管-理-員崗位責(zé)任制

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳，執(zhí)行上級關(guān)于檔案工作的方針、政策、規(guī)定和本校《檔案管理實施辦法》及工作制度，努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)技術(shù)，不斷提高自己和政治業(yè)務(wù)水平。

2、認(rèn)真做好文件材料的收集、積累、整理、歸檔工作做到分類科學(xué)、組卷合理，期限確切、書寫和裝訂規(guī)范。

3、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、室、組和文件材料的形成、積累、整理工作，并按要求及時做好檔案材料的交和進館檔案的進館工作。

4、按“七防”要求，集中統(tǒng)一管理好本校各類檔案。

5、認(rèn)真做好檔案信息的開發(fā)利用工作，記好臺帳、搞好編研，對校內(nèi)外查閱檔案的同志做到接待熱情，服務(wù)周到，并及時記好“查借閱檔案登記薄”定期編寫檔案利用效果實例。

6、根據(jù)上級規(guī)定，做好檔案的統(tǒng)計、鑒定和處理工作。

7、嚴(yán)格遵守檔案保密紀(jì)律、不失密、不泄密。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》 第六條 國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。

縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機關(guān)的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

公司人事檔案如何整理

公司人事檔案如何整理

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理公司人事檔案如何整理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

公司人事檔案如何整理

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

（1）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

（2）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

（3）轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

（4）保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

（5）統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的'內(nèi)容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

擴展資料：

1、員工基本信息登記。

這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

2、員工入職相關(guān)審批文件。

3、員工各類證件。

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因為防止有修改爭議，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。

5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表。

6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。

8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

紙質(zhì)檔案庫房在日常管理中應(yīng)注意的事項

庫房的管理

庫房的管理工作是檔案保管工作的主要內(nèi)容和基礎(chǔ)。因此，只有做好經(jīng)常、具體的庫房管理工作，才能為整體的檔案工作創(chuàng)造必要的條件和良好的秩序。

檔案架、柜的排放與編號：

庫房中的檔案架、柜的排放，應(yīng)合乎下列要求：

1、排列整齊，橫豎成行。

2、避免光線直射，注意通風(fēng)。

3、節(jié)約庫房面積和空間，存取方便。

為了便于對庫房內(nèi)的檔案的管理和迅速取放，所有的檔案架、柜都應(yīng)進行統(tǒng)一編號。編號的一般方法是：自門口起，從左到右編架、柜號，如果架、柜有欄，也是從左向右編號，格與五節(jié)箱則自上向下編號。

全宗排列與檔案存放：

全宗的排列，一般采用兩種方法。一種是按全宗號流水排列，一種是按全宗分類（分全宗群）排列。前者簡便易行，后者能把屬于同一類型的全宗排在一起，能較好地保持全宗之間的群體聯(lián)系。

檔案存放方式，可以采用豎放與平放兩種。豎放是目前采用最多、最普遍的一種方式，其優(yōu)點是便于存放和提供利用。平放，取放檔案不大方便，但對保護檔案有利，特別適合保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案。

全宗卷：

在檔案館、室工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成的專門案卷，稱為全宗卷。

全宗卷的內(nèi)容通常包括：移出和接收檔案的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案和分類方案，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和檢查登記表冊，檔案保管期限表，檔案銷毀清冊，全宗指南等。