數(shù)字化檔案調(diào)研報告

檔案工作總結(jié)報告

20XX年是全面貫徹落實黨的十八大精神的開局之年。區(qū)檔案局按照省、市檔案工作部署，緊緊圍繞區(qū)委、區(qū)政府中心工作，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以“建設(shè)宜居宜業(yè)、和諧幸福新馬尾”為目標，扎實開展各項工作，全區(qū)檔案事業(yè)得到全面有序發(fā)展。

一年來主要工作

(一)全力跟進檔案新館建設(shè)項目

馬尾區(qū)委和區(qū)政府高度重視檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，今年上半年，相繼召開了政府常務(wù)會議和區(qū)委常委會議，研究區(qū)檔案館新館項目建設(shè)有關(guān)事宜。檔案新館占地面積為15806㎡，總建筑面積為7800㎡左右，該項目樁基工程于今年元旦正式動工。為科學(xué)規(guī)劃檔案館建筑總體功能，合理設(shè)置檔案館各類功能用房，確保新館建設(shè)符合檔案館標準要求，區(qū)檔案局積極配合代建業(yè)主做好新館建設(shè)的各項工作，及時了解新館建設(shè)進展情況，對照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》和《檔案館建設(shè)標準》，與代建業(yè)主、設(shè)計單位就新館初步設(shè)計方案反復(fù)溝通、修改和完善，目前新館已完成樁基施工。與此同時，成立局新館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，組織人員對檔案安全保管保護設(shè)施、愛國主義教育基地展覽主題選題、數(shù)字化檔案館軟硬件設(shè)施設(shè)備等方面工作進行了解、比對、確定，盡可能地為新館順利開館做好前期準備。

(二)以依法治檔為手段，全面加強檔案法制建設(shè)

1、加強檔案法制宣傳，提高社會檔案法制意識

采取多種形式宣傳檔案法律法規(guī)。一是今年6月9日是第一個全國性“國際檔案日”，區(qū)檔案局館以“檔案在你身邊”為主題。同時，區(qū)檔案局發(fā)文要求各相關(guān)部門針對《規(guī)定》列舉的違法違紀行為，組織開展自查自糾，查漏洞、糾隱患、補措施、建章立制，堅決杜絕檔案管理違法違紀行為的發(fā)生，增強貫徹落實《規(guī)定》的責(zé)任感和自覺性;三是開展“檔案知識進社區(qū)”活動。今年9月份，區(qū)檔案局利用檔案宣傳周活動，開展“檔案知識進社區(qū)”活動，通過展板、發(fā)放宣傳單、便民卡、現(xiàn)場答疑等形式，向群眾宣傳馬尾區(qū)檔案局館的概況、辦事指南、利用流程、注意事項、館藏民生檔案種類及家庭建檔方法等，讓公眾進一步認識檔案、了解檔案，不斷提高善用檔案、愛惜檔案的意識。

2、加大檔案執(zhí)法檢查力度，推動檔案工作有序發(fā)展

堅持推行檔案工作年度檢查制度，按照《馬尾區(qū)機關(guān)、事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理評估指標體系》，結(jié)合馬尾區(qū)實際，從管理體制、基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務(wù)建設(shè)、管理現(xiàn)代化和開發(fā)利用五個方面，對全區(qū)70多個立檔單位的年度檔案工作進行逐一量化考核評分，從檢查的總體情況看，機關(guān)檔案室管理水平較上一年有了明顯的提高，其中得分90分以上檔案室有12個，為省一級檔案室，80-89分以上檔案室10個，為省二級檔案室;合格檔案室35個。通過檢查督促，全區(qū)各立檔單位基本上完成年度檔案整理任務(wù)。

3、加強檔案的監(jiān)督與指導(dǎo)，提高依法行政能力

區(qū)檔案局不斷提高依法行政能力，依法監(jiān)督指導(dǎo)機關(guān)、團體、企事業(yè)單位做好檔案工作。一是繼續(xù)貫徹國檔8號令，重點指導(dǎo)在新一輪政府機構(gòu)改革時職能發(fā)生變化的單位、新成立的單位及時修改、制定本機關(guān)歸檔范圍和保管期限表，確保檔案資料做到應(yīng)歸盡歸;二是加強對鎮(zhèn)、街新城建設(shè)檔案的指導(dǎo)，印發(fā)了《馬尾區(qū)房屋拆遷補償檔案管理辦法》，推動檔案工作與“馬尾新城”建設(shè)同步進行。

(三)以服務(wù)社會為基礎(chǔ)，夯實檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

1、檔案資源建設(shè)領(lǐng)域不斷拓寬。區(qū)檔案館始終把檔案資源建設(shè)作為重點工作，對經(jīng)濟社會發(fā)展和各領(lǐng)域形成的檔案，做到應(yīng)收盡收。

2、檔案利用服務(wù)能力不斷提升。區(qū)檔案館以資政惠民為宗旨，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，通過實行電話預(yù)查、開放檔案網(wǎng)上查閱等舉措，極大地方便了群眾，特別是方便了外出務(wù)工及歸國華僑等特殊群體的查閱利用，得到廣大利用者的一致好評。今年1-10月份，區(qū)檔案館共接待查閱檔案和政府信息1266人次，提供檔案和政府信息3752卷(件)次，復(fù)印10562頁，為我區(qū)機關(guān)各項工作，以及社會群眾辦理公證、房貸、社保、工齡及房屋產(chǎn)權(quán)認定等提供了大量的憑證依據(jù)。8月份，區(qū)檔案館全面實施查檔免費項目，為326人次利用者免費提供752卷次查檔服務(wù)，復(fù)印2156頁。接待工作細致周到，讓利用者方便，讓需求者滿意。

3、檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步推進。今年，區(qū)檔案局按照“存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的要求，大力加強檔案信息化建設(shè)，建立了館藏重要和利用頻繁紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫、館藏各種照片檔案和音頻、視頻檔案全文數(shù)據(jù)庫、館藏檔案文件級目錄及資料目錄數(shù)據(jù)庫。20XX年，完成館藏文書檔案機檢文件級目錄9萬多條的審核，全文數(shù)字化掃描60萬頁，館藏文書檔案全部實現(xiàn)了全文數(shù)字化管理，館藏重要檔案全文數(shù)字化覆蓋率達100%，提前完成福建省檔案局“十二五”規(guī)劃中“各綜合檔案館館藏重要檔案全文數(shù)字化覆蓋率達到80%以上的指標”。同時，在馬尾區(qū)檔案局(館)的網(wǎng)站上，實現(xiàn)了已公開檔案目錄和公開信息的網(wǎng)上查詢服務(wù)。

4、深入指導(dǎo)重點項目建設(shè)檔案。為更好地服務(wù)“馬尾新城”建設(shè)，區(qū)檔案局以“抓管理監(jiān)督，送指導(dǎo)服務(wù)”為重點加強重點項目檔案的監(jiān)管。一是規(guī)范管理、加強監(jiān)督。加強馬尾區(qū)重點建設(shè)項目檔案管理有關(guān)規(guī)定，明確了重點建設(shè)項目檔案驗收范圍、步驟和有關(guān)要求;二是做好服務(wù)、主動指導(dǎo)。區(qū)檔案局主動與有關(guān)單位聯(lián)系和溝通，積極派出人員到區(qū)重點建設(shè)項目單位進行調(diào)研，并針對調(diào)研成果進行有目的、有區(qū)別、有針對性的指導(dǎo)。參加省級重點建設(shè)項目馬尾區(qū)青少年校外體育活動中心工程、福州市四十一中學(xué)教學(xué)樓工程驗收，依據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等文件規(guī)定，對工程檔案的收集、整理、移交等方面提出驗收意見和建議。順利接收機二工程項目檔案54盒。三是加強企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。20XX年，組織福州名成水產(chǎn)品公司、福建新大陸公司等5名檔案員參加福建省重點建設(shè)項目檔案管理培訓(xùn)。

(五)積極參與文明城區(qū)、文明單位創(chuàng)建活動

區(qū)檔案局充分發(fā)揮自身專業(yè)優(yōu)勢，積極參與馬尾區(qū)創(chuàng)建全省文明城區(qū)活動。在創(chuàng)建活動中，區(qū)檔案局干部以高度的責(zé)任心，放棄休息時間，認真細致指導(dǎo)文明指數(shù)測評實地考察點的軟件材料準備工作。對實地考察點軟件材料比較薄弱的單位，指派專人對照測評標準，一一進行指導(dǎo)，力求材料內(nèi)容詳實、補充完善、印證有力、特色鮮明，做到“精”、“細”、“準”、“實”，確保迎檢材料不丟分。繼續(xù)推進市級文明單位創(chuàng)建工作，積極開展扶貧幫困活動，與青洲村、閩江村結(jié)對共建，慰問困難婦女兒童9人次，走訪慰問參加對越自衛(wèi)反擊戰(zhàn)并榮獲一等功的傷殘復(fù)員軍人;組織人員向雅安災(zāi)區(qū)、福建省“母親健康1+1”捐款等公益活動，各項活動累計8750元。舉辦“道德講堂”活動，引導(dǎo)干部不斷提高個人道德修養(yǎng)。成立網(wǎng)絡(luò)文明傳播志愿者小組，積極開展網(wǎng)絡(luò)文明傳播活動。

(六)以“四個萬家”活動為契機，增強檔案隊伍服務(wù)能力

區(qū)檔案局重視檔案隊伍建設(shè)，深入開展“四個萬家”主題實踐活動，大力弘揚“四下基層”和開發(fā)區(qū)“特事特辦，馬上就辦”的優(yōu)良傳統(tǒng)，把改進作風(fēng)、為民辦實事、辦群眾希望辦的事作為根本要求。在活動中，區(qū)檔案局了解到瑯岐鎮(zhèn)閩江村、亭江鎮(zhèn)閩亭社區(qū)等五個村(社區(qū))的婚姻檔案因區(qū)劃調(diào)整存在查閱困難問題后，立即組織人員摸清保存在閩侯縣檔案館有關(guān)馬尾區(qū)的婚姻檔案的管理情況，取得閩侯縣檔案館的支持幫助，由分管領(lǐng)導(dǎo)帶隊前往閩侯將涉及到五個行政村(社區(qū))的婚姻檔案，共計9個全宗，1171條電子目錄和6291頁全文數(shù)據(jù)進行拷貝，并及時將數(shù)據(jù)掛接到馬尾區(qū)檔案館館藏資源數(shù)據(jù)庫中，極大地方便了群眾利用，解除了群眾的后顧之憂。同時，在局機關(guān)開展向檔案系統(tǒng)先進人物朱志偉同志學(xué)習(xí)活動，不斷強化干部職工“堅守平凡、創(chuàng)造不凡”的精神，進一步增強做好檔案工作的責(zé)任感和使命感。積極組織檔案人員參加國家、省、市專題培訓(xùn)、繼續(xù)教育、業(yè)務(wù)交流活動，不斷提升檔案隊伍思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，為馬尾區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展提供堅強的保障。

為貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》和《天津市檔案管理條例》，積極推進開發(fā)區(qū)依法治檔進程，切實保證開發(fā)區(qū)檔案事業(yè)健康發(fā)展;我館與開發(fā)區(qū)檔案局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于開發(fā)區(qū)檔案行政執(zhí)法檢查的通知》，并于20XX年10月中旬，對部分機關(guān)、事業(yè)單位，進行了檔案行政執(zhí)法檢查，現(xiàn)將情況總結(jié)如下。

一、基本情況

泰達圖書館檔案館聯(lián)合區(qū)檔案局，共同組成檔案依法行政工作領(lǐng)導(dǎo)小組，于20XX年10月18日—26日，進行了為期9天的開發(fā)區(qū)檔案行政執(zhí)法檢查。此次檢查范圍為未參加20XX年天津市機關(guān)檔案評估考核的機關(guān)事業(yè)單位共計24個。經(jīng)過嚴格、系統(tǒng)的檢查：共17家單位達到合格標準。即：人力資源和社會保障局、開發(fā)區(qū)工會、環(huán)境保護局、發(fā)展和改革局、行政執(zhí)法檢查大隊、交通運輸管理處、貿(mào)易促進中心、社區(qū)學(xué)院、泰達國際心血管病醫(yī)院、泰達研修中心、西區(qū)辦公室、南港工業(yè)區(qū)管委會、泰達醫(yī)院、企業(yè)黨委、泰達公證處、管委會翻譯室。尚未達到合格標準的單位為：城市管理局、教育文化衛(wèi)生體育局、公用事業(yè)局、濱海新區(qū)第四地方稅務(wù)分局、管委會地方志編修辦公室、投資促進領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室、衛(wèi)生防病站等，共計7家。

二、主要措施

此次執(zhí)法檢查主要圍繞四項基本內(nèi)容：即檔案管理設(shè)施、經(jīng)費投入及檔案機構(gòu)、人員編制等情況，制度建設(shè)情況，檔案移交情況及落實《開發(fā)區(qū)歸檔文件整理操作細則》情況，檔案安全管理情況。檢查組對照《天津開發(fā)區(qū)機關(guān)事業(yè)單位檔案行政執(zhí)法檢查考核標準》，認真審查了各單位的自查報告，逐項進行了考評，對各單位檔案管理中存在的問題，及時指出并下發(fā)了檔案行政執(zhí)法檢查整改通知書，明確提出了整改要求，強化了機關(guān)檔案室工作向規(guī)范化、法制化發(fā)展。

三、取得成效

(一)加強組織領(lǐng)導(dǎo)明確依法行政責(zé)任

為加大檔案執(zhí)法的力度和深度，推進依法治檔工作，泰達圖書館檔案館與開發(fā)區(qū)檔案局建立了聯(lián)動機制，成立了以區(qū)檔案局局長曾佳同志為組長，館長吳營同志為副組長的檔案依法行政工作領(lǐng)導(dǎo)小組。完善了開發(fā)區(qū)檔案行政執(zhí)法聯(lián)合檢查隊伍，執(zhí)法人員全部通過培訓(xùn)和考核并做到了文明執(zhí)法、廉潔執(zhí)法。此次行政執(zhí)法檢查得到了大多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，相應(yīng)建立了一把手負責(zé)制，檔案人員認真履行工作職責(zé)，積極落實檔案工作責(zé)任，實現(xiàn)了觀念的.改變，提高了檔案意識。

(二)加大基礎(chǔ)建設(shè)投入，保證檔案科學(xué)管理

通過檢查，各機關(guān)單位對檔案工作都做出了不同程度的投入。一些事業(yè)單位檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)得到進一步加強。如泰達國際心血管病醫(yī)院購置了檔案密集柜、社區(qū)學(xué)院購置了鐵皮柜，并且絕大多數(shù)單位都配備并使用了開發(fā)區(qū)檔案管理軟件，為檔案工作的科學(xué)管理提供了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。

(三)完善檔案業(yè)務(wù)制度建設(shè)，保障依法行政

近年來，我館陸續(xù)制定了開發(fā)區(qū)檔案工作規(guī)范性文件。先后以管委會名義下發(fā)了《天津經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)地方文獻繳送管理辦法》、《天津經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)重大活動檔案管理辦法》和《天津經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)歸檔文件整理操作細則》。其中，《歸檔文件整理操作細則》的頒布實施，使開發(fā)區(qū)檔案整理工作實現(xiàn)三“統(tǒng)一”，即統(tǒng)一標準、統(tǒng)一軟件、統(tǒng)一裝具提高了開發(fā)區(qū)各機關(guān)單位歸檔質(zhì)量。此外，絕大部分單位健全了一整套檔案管理制度，檔案工作各盡其責(zé)，并將各項制度落實到實處，使檔案依法行政有了保障。

(四)促進館藏檔案資源建設(shè) 依法開展檔案移交工作 我館已將檔案移交工作，列入全區(qū)檔案評估考核內(nèi)容，以機關(guān)檔案評估為抓手，行政執(zhí)法檢查為手段，強化檔案移交工作。按照年初檔案館接收檔案計劃，下發(fā)了接收通知，并將檔案接收過程納入了檔案館ISO9000認證程序文件之中，確保了檔案移交工作規(guī)范、標準。檔案接收率與去年相比，由66%上升到86%。增長了20%，取得了顯著成效。

(五)強化檔案安全管理，抓好檔案安全工作

目前，開發(fā)區(qū)大多數(shù)單位建立健全了各種預(yù)警和應(yīng)急機制，檔案各項應(yīng)急制度齊全完整。各機關(guān)單位都成立了檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案安全保管意識進一步加強。庫房管理做到了標準化、制度化。

三、不足之處

(一)個別單位檔案管理機制體制不完善 地方志編修辦公室，檔案管理工作不夠完善。還沒有把檔案工作列入本單位的年度工作計劃之中。各種門類和載體的檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理。檔案專(兼)職人員不穩(wěn)定，檔案案卷質(zhì)量不規(guī)范，檔案人員仍需加強學(xué)習(xí)。

(二)個別單位檔案依法移交意識淡薄

此次檢查，個別單位如地方志編修辦公室，由于對檔案移交工作重視不夠，檔案沒有歸檔整理，未能按時向檔案館移交檔案。濱海新區(qū)第四地方稅務(wù)分局、投促局、衛(wèi)生防病站等，由于檔案案卷質(zhì)量不符合進館標準，未能按時按要求完成檔案移交。

(三)檔案收集整理不齊全不規(guī)范

從檢查情況來看，部分單位存在著檔案門類收集不齊全，整理不規(guī)范的情況。個別單位對出臺的如《開發(fā)區(qū)歸檔文件整理操作細則》、《重大活動檔案管理辦法》、《天津經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)地方文獻繳送管理辦法》等業(yè)務(wù)規(guī)范條例等，未能認真學(xué)習(xí)和掌握。絕大部分單位對照片檔案、重大活動檔案、地方文獻等認識不足，未能做到及時收集、規(guī)范整理，造成目前我區(qū)檔案館檔案載體種類單一。

(四)檔案保管條件仍不容樂觀

個別單位檔案庫房環(huán)境比較差，存在安全隱患，檔案保管條件有待改善。如公用事業(yè)局、城管局、投促辦、教文衛(wèi)體局、地方志辦公室等單位，受辦公條件制約，檔案室或與辦公室兼用，或直接存放在過道上，無專用柜架無上鎖保管等，人員來往頻繁，給檔案安全保管帶來一定的隱患。且不符合國家規(guī)定的“庫房三分開”(指檔案庫房、檔案業(yè)務(wù)工作室和閱覽室分開)和檔案保管“八防”(指防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防有害生物、防污染等)的要求，需要立即整改。

四、加強整改

通過此次檢查，反映出部分機關(guān)單位檔案人員的意識和素質(zhì)，還不能適應(yīng)依法開展檔案管理工作的需要。因此，還要進一步加強對機關(guān)事業(yè)單位檔案人員的法律知識培訓(xùn)工作，還要進一步完善學(xué)習(xí)制度，細化專業(yè)知識培訓(xùn)，積極查找問題分析原因，明確整改方向和具體措施，使檔案行政執(zhí)法檢查能夠真正達到解決問題、促進工作的目的。

泰達圖書館檔案館

20XX年12月25日

我單位要實行電子化檔案管理，如果用了檔案軟件后，是否真能減輕工作量？

由于貴單位檔案管理工作的詳細范圍沒有進行描述，所以我就一般情況給予回答。

大多數(shù)單位，檔案管理主要分為兩個方面。

一個方面是公文檔案和憑證檔案電子化，比方說行政公文，無論通知、通告還是請示材料批復(fù)之后，都需要歸檔管理，實行電子化檔案管理的單位一般只需要在OA（辦公自動化系統(tǒng)）中由指定人員點擊一下“歸檔”按鈕即可，簡單到幾乎無操作；再比如設(shè)備檔案，從采購管理系統(tǒng)中的申請到批準、采購到倉儲管理系統(tǒng)的入庫驗收，然后到固定資產(chǎn)系統(tǒng)進行登記固定資產(chǎn)卡片、劃分使用部門，再由財務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)置折舊年限和金額，設(shè)備管理系統(tǒng)實行維修維護管理、報廢處置，全過程都是自動形成電子檔案，并且隨時可以把每個設(shè)備的生命全周期瞬間調(diào)閱，根本不存在工作量的問題；日常的采購、領(lǐng)用等憑證和財務(wù)核算及記賬憑證都在各自系統(tǒng)里面儲存著，需要對外出示和流轉(zhuǎn)的時候才偶爾打印一下，省去了大量的日常歸集和整理工作，真的是極大地降低了日常的勞動強度，提升了工作效率。

另一個方面是歷史文件和典籍的電子化，比如說過往的公文、人事檔案、設(shè)備檔案等等需要在系統(tǒng)啟用時進行錄入，這是一項很艱巨的工作，比較繁瑣，但是對于永久性保存、隨時查閱、瞬間調(diào)用、相互關(guān)聯(lián)、不損傷原件以便更好保護等等工作都有著巨大而深遠的意義，初期的工作是累了一點，但完成之后是能夠給人帶來極大的成就感的，何況是永久性地推動了某項工作的進程或管理的提升。

任何事物都有一個適應(yīng)的過程，在改變我們的行為方式或者工作思路方面的改變常常讓我們內(nèi)心有一些小小的抵觸情緒，但理解并服從大局，盡量把工作做好，其實是每個人前進道路上的最好鋪墊。

希望我的回答能夠幫助到你。祝你工作愉快！敬請采納。

以地質(zhì)資料清理為契機加快鈾礦地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)

王月霞

（江西省核工業(yè)地質(zhì)調(diào)查院，南昌330038）

摘要 文章分析了以地質(zhì)資料清理為契機，加快推進鈾礦地質(zhì)資料的數(shù)字化建設(shè)的必要性，并從數(shù)字化的前期準備階段、數(shù)字化實施階段、數(shù)字化成果的管理與應(yīng)用階段三方面提出了實施數(shù)字化工作中要注意把握的幾個問題。

關(guān)鍵詞 核工業(yè)；鈾礦地質(zhì)；檔案資料；數(shù)字化

2007年，為充分發(fā)揮現(xiàn)有鈾礦地質(zhì)檔案資料的作用，促進更多地質(zhì)檔案資料開發(fā)利用和社會化服務(wù)，我局在江西省國土資源廳的統(tǒng)一安排部署下，對館藏地質(zhì)成果檔案資料進行了清理登記，對涉密資料的密級、涉密種類、涉密事項進行了認定，對破損檔案進行了調(diào)查摸底，并初步建立了成果地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫。通過此次資料清理，進一步規(guī)范了我局檔案資料的管理，摸清了家底，為促進數(shù)字化的實施奠定了基礎(chǔ)。為此，我局醞釀多年的地質(zhì)資料圖文數(shù)字化項目已于2008年年初拉開了帷幕，并計劃用三年時間完成館藏所有地質(zhì)資料檔案的數(shù)字化工作，建立全文數(shù)據(jù)庫，完善目錄數(shù)據(jù)庫，讓館藏檔案資料以最廣泛、最快捷的方式提供利用服務(wù)，使可以公開的檔案信息得到互聯(lián)互通共享，以滿足鈾資源管理和地質(zhì)調(diào)查與評價的需要，為我國國防與國民經(jīng)濟建設(shè)、和諧社會建設(shè)發(fā)揮更加廣泛地作用。

1 鈾礦地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1 數(shù)字化是時代的要求和社會發(fā)展的大勢所趨

隨著人類進入信息社會及現(xiàn)代電子計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用與迅速發(fā)展，檔案資料數(shù)字化加工與存儲，計算機檢索與閱讀、網(wǎng)絡(luò)化傳輸與流動是勢在必行。我局鈾礦地質(zhì)科技檔案按其專業(yè)劃分為地質(zhì)勘查、物化探、水文工程地質(zhì)、測繪、實驗測試、探礦工程、資源預(yù)測評價監(jiān)督、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、民品生產(chǎn)等13個類目。面對如此海量的檔案信息，其加工、整理、利用與傳輸如果還停留在手工管理階段水平，必將被歷史所淘汰。因此加快推進鈾礦地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)，關(guān)系到我們鈾礦地質(zhì)檔案資料館在未來信息時代的地位和作用。

1.2 數(shù)字化有利于地質(zhì)檔案資料的科學(xué)保護

部分鈾礦地質(zhì)檔案資料由于年代已久或使用頻繁，一部分檔案紙質(zhì)較差，紙張發(fā)黃變脆、字跡洇化褪色、聚酯圖件粘連、注記脫落，圖件皺折、破損情況嚴重，有些已不能提供利用。我局在去年對館藏地質(zhì)資料進行清理登記的同時，對檔案保管狀況進行了摸底調(diào)查，共登記破損檔案八百多份，圖件千余張。因此盡快搶救、修復(fù)或復(fù)制，并保護好這些檔案也成為地勘單位另一個十分緊迫的任務(wù)。而實施數(shù)字化則是對破損檔案最佳、最徹底的修復(fù)方案，能有效地保護檔案原件。

1.3 數(shù)字化成果有利于鈾礦地質(zhì)資料進一步研究與開發(fā)利用

為緩解我國鈾資源緊缺的矛盾，核工業(yè)地質(zhì)局提出我國南方近期找礦目標是擴大現(xiàn)有鈾礦田的資源儲量，重點普查擴大現(xiàn)有礦區(qū)深部500～1000m的“第二富集帶”和外圍的鈾資源遠景。要實現(xiàn)此目標必須利用新理論、新技術(shù)、新方法對館藏地、物、化、鉆探等基礎(chǔ)性資料進行綜合分析、綜合研究，提取有價值的信息，歸納總結(jié)控礦因素及成礦規(guī)律，以篩選出新的找礦靶區(qū)、靶位和勘查基地。而數(shù)字化成果更具有利于方便，快捷、高效、全面地獲取、整合、優(yōu)化、分析、處理檔案信息數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，進而大大提高地質(zhì)勘查工作程度，節(jié)約投資，縮短工期，以減少找礦盲目性，實現(xiàn)地質(zhì)找鈾新的重大突破。

1.4 數(shù)字化能夠解決傳統(tǒng)檔案管理本身無法解決的問題和矛盾

由于地質(zhì)行業(yè)的特殊性，長期野外作業(yè)基地分散，交通不便，紙質(zhì)載體不便于遠距離快速查詢、調(diào)用，信息采集、存儲、傳輸和資源共享，時效性越來越低，已遠不能適應(yīng)或滿足野外地質(zhì)工作需求。而且紙質(zhì)報告、圖件制作成本越來越高，占用庫存空間越來越大。而數(shù)字化檔案的最大特點是徹底改變紙質(zhì)檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，資料借閱和管理不受時空，地理位置限制，能夠通過網(wǎng)絡(luò)遠程異地查詢、全文檢索，資料傳輸、快捷方便，進而提高工作效率、降低成本。而且數(shù)字化成果載體是硬盤、光盤等，容量高、成本低、體積小，容易攜帶保存，有利于野外作業(yè)環(huán)境管理。

2 數(shù)字化實施過程中要注意把握的幾個問題

2.1 前期準備階段

一是認真實踐科學(xué)發(fā)展觀，做好數(shù)字化前地質(zhì)資料的價值鑒定，落實數(shù)字化的范圍和實施方案。館藏檔案全部數(shù)字化，是理論上最徹底的數(shù)字化方案沒有必要將龐雜紛繁的館藏檔案全部數(shù)字化，而應(yīng)選擇重要鈾礦區(qū)、礦床礦點檔案資料先行數(shù)字化。二是加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)與考察調(diào)研。由于數(shù)字化對核地勘單位而言是一項全新的任務(wù)，缺乏實踐經(jīng)驗，因此數(shù)字化前的學(xué)習(xí)培訓(xùn)、考察調(diào)研極為重要。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)強化提高對數(shù)字化的質(zhì)量要求和技術(shù)標準規(guī)范；通過考察調(diào)研可借鑒其他行業(yè)開展數(shù)字化工作的成熟方法和先進經(jīng)驗，以少走彎路。三是規(guī)范、統(tǒng)一全局性檔案數(shù)字化、信息化的技術(shù)系統(tǒng)、技術(shù)標準與規(guī)范。使電子文件在通用標準、環(huán)境下能被正常瀏覽、使用和轉(zhuǎn)換，以期達到互通兼容、統(tǒng)一維護、統(tǒng)一升級、信息共享的目標。四是地質(zhì)局檔案館要加強對下屬地勘單位數(shù)字化工作的指導(dǎo)、監(jiān)督，對已匯交的成果地質(zhì)資料的數(shù)字化要統(tǒng)籌規(guī)劃，具體分工與合作，避免重復(fù)工作造成浪費。

2.2 數(shù)字化具體實施階段

由于鈾礦地質(zhì)檔案資料涉及核工業(yè)國家秘密，而數(shù)字化又是一項長期、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，資金投入多，任務(wù)重、工作量大，因此在數(shù)字化實施過程中要特別注意對檔案實體、檔案信息、數(shù)據(jù)的安全、保密和質(zhì)量管理。一是強化所有參與數(shù)字化工作人員的安全保密意識，從思想上筑牢安全防線；制定數(shù)字化安全保密工作制度，從源頭上堵塞安全漏洞；采取數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)物理隔絕、安裝干擾器和防火墻、加裝密碼設(shè)備等安全措施，從硬件設(shè)備上切斷泄密途徑。二是要建立責(zé)任機制，落實崗位職責(zé)，嚴格操作規(guī)范。對檔案實體在整理、掃描、錄入、識別、校對、圖像處理、目錄建庫、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份等各個作業(yè)環(huán)節(jié)和流程中要進行詳細的交接登記，實施全過程的有效監(jiān)控，確保檔案資料原件與信息數(shù)據(jù)的絕對安全。三是保證質(zhì)量。數(shù)字化過程中任何一個工作環(huán)節(jié)質(zhì)量直接影響著檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。比如前處理要數(shù)據(jù)準確、標識清楚；掃描要維護檔案原貌，所記載的信息內(nèi)容要與紙質(zhì)檔案原件保一致，齊全完整，圖件清晰真實有效符合質(zhì)量標準；光盤刻錄要格式正確、內(nèi)容完整，能夠獨立瀏覽和檢索，以保證數(shù)字化成果真實性、可用性、完整性，對折卷掃描的案卷要及時裝訂，恢復(fù)原貌。

2.3 數(shù)字化后電子檔案的保管與應(yīng)用階段

地質(zhì)資料數(shù)字化后，面對新型存儲載體電子檔案如何規(guī)范整理、安全保管及有效利用是檔案人員面臨急需解決的一大問題。首先應(yīng)做好數(shù)字化成果的入庫檢查驗收。對每一件電子文檔都要進行全面檢查，看其能否正常打開讀取、瀏覽和使用；文本部分與附圖類的編排順序、編制格式、文件命名及組織方式、目錄文件的制作是否符合規(guī)范要求；光盤表面是否有物理變形，有無劃痕、斑點、霉變或攜帶病毒，發(fā)現(xiàn)不合格應(yīng)重新制作，確保光盤所存數(shù)據(jù)的有效讀取。二是認真研究實踐、不斷提高數(shù)字化成果的保管與利用水平。電子檔案的保管、利用需要依據(jù)其特性和軟硬件平臺在一定的技術(shù)環(huán)境和采取一系列技術(shù)保障措施下進行，涉及許多方法、技術(shù)、標準的建立，因此除建立鈾礦地質(zhì)本行業(yè)、本系統(tǒng)、本單位電子檔案的管理制度外，還應(yīng)進一步加強、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在規(guī)范整理，安全保管、定期檢測維護、安全有效提供利用上做好做足文章。三是盡快改善檔案管理隊伍人才、知識結(jié)構(gòu)，提高檔案人員綜合素質(zhì)。地質(zhì)資料數(shù)字化后，對數(shù)字化成果電子檔案的保管、查詢檢索、計算機及其相關(guān)管理軟件的操作應(yīng)用以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)的維護更新，都對現(xiàn)有檔案人員的思想觀念、專業(yè)技能等綜合素質(zhì)提出了較高的要求。而當(dāng)前地勘單位檔案員隊伍中極少有既會檔案管理、又懂計算機應(yīng)用的復(fù)合型人才，急需培養(yǎng)檔案信息化管理人才及有計劃地加強對現(xiàn)有人員相關(guān)基準的強化培訓(xùn)，迅速提高他們掌握電子檔案管理的基本知識技能和計算機技術(shù)應(yīng)用水平，做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型工作，為核工業(yè)新一輪地質(zhì)找礦提供堅實的地質(zhì)數(shù)據(jù)信息資源服務(wù)與保障。

關(guān)于知識管理的問題？

知識收集：支持多種知識類型一鍵收集
知識收集是知識管理的第一步。知識按照屬性可以劃分為隱性知識和顯性知識。顯性知識即以書面文字、圖表和數(shù)學(xué)公式加以表述的?？梢允枪竟芾碇贫?、崗位SOP操作文檔、行業(yè)研究報告、市場調(diào)研報告、客戶資料、產(chǎn)品PRD文檔等等。隱性知識指隱藏在員工頭腦中的、不易公開共享出來的那部分知識，比如工作中的經(jīng)驗訣竅、深度的專業(yè)知識等等。
紹林科技作為我國早期高科技軟件企業(yè)，1988年已開發(fā)出第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品會博通，亦是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商之一。在過去30年，一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，并不斷升級，為打造組織的知識生態(tài)鏈而努力，現(xiàn)在已經(jīng)成為經(jīng)國家認證雙軟企業(yè)，國家重點支持的高新技術(shù)企業(yè)。會博通在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域一直處于世界領(lǐng)先水平。會博通綜合知識管理系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理，通過分析，就結(jié)合檔案管理需求，給淮安市相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)部署方案，在檔案管理安全方面提供保障的同時，幫助淮安市檔案管理實現(xiàn)，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量和管理效率，檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。