電子檔案化

數(shù)字化辦公專(zhuān)業(yè)服務(wù)商：藍(lán)凌軟件認(rèn)為，檔案電子化管理至少有以下好處：
提高工作效率：解決人工工作效率低下、人工查詢速度慢、存儲(chǔ)占用空間大等難題，減輕檔案管理人員負(fù)擔(dān)，提高工作效率
發(fā)揮檔案價(jià)值：便利檔案資源的共享與利用，提供檔案數(shù)據(jù)智能分析，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支撐，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值
規(guī)范檔案管理：根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況規(guī)劃?rùn)n案管理體系?推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，推動(dòng)檔案管理工作見(jiàn)實(shí)效
保障檔案安全：從檔案實(shí)體保管安全、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全、系統(tǒng)應(yīng)用安全、用戶訪問(wèn)安全等為檔案提供多層次的安全保護(hù)

電子文件檔案化管理探討

杜新瑞 李瑞

(河南石油勘探局檔案館，河南南陽(yáng) 473132)

摘要 分析了電子文件的特點(diǎn)，通過(guò)電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件對(duì)比，論述了電子文件檔案化管理的必要性、存在的問(wèn)題以及與傳統(tǒng)檔案管理之間的區(qū)別，提出了電子文件檔案化管理模式。

關(guān)鍵詞 電子文件；檔案化；管理

一、前言

近年來(lái)，電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作都可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上完成，大量的電子文件從產(chǎn)生到完成幾乎完全可以脫離紙和筆。主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。具有憑證、依據(jù)、參考作用的電子文件，有必要保存起來(lái)以備查閱利用，因此必須按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范進(jìn)行歸檔。

面對(duì)全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為必由之路。

二、電子文件的特點(diǎn)

電子文件包括形成階段、管理階段、處置階段。與紙質(zhì)文件比較，主要具有以下特點(diǎn)：

1)電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它必須通過(guò)復(fù)雜的編碼和解碼過(guò)程，才能提供利用，與載體沒(méi)有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，借助現(xiàn)代辦公設(shè)備可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。

2)電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。

3)電子文件的利用是可共享的，而且不再受時(shí)間和距離的影響。

4)電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

三、電子文件檔案化管理的必要性和存在問(wèn)題

電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對(duì)性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理。對(duì)本部門(mén)、本地區(qū)形成的電子文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門(mén)性電子文件中心或電子文件檔案館。本著服務(wù)社會(huì)，回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門(mén)的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

電子文件一般在網(wǎng)絡(luò)上傳遞、處理，它隨著電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及程度有逐步發(fā)展的趨勢(shì)。從目前來(lái)看，電子文件的保留、處置等方面都存在很多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.草稿性電子文件常常被忽視

由于處于辦公自動(dòng)化的起步階段，多數(shù)單位只用電子計(jì)算機(jī)起草文件，而一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件就會(huì)被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，而是被新起草的文件或其他信息不斷地覆蓋、清除。

2.輔助性電子文件管理混亂

一些單位在發(fā)文時(shí)，先經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送電子文件，接收單位先按電子文件承辦，正式的紙質(zhì)文件隨后按正常發(fā)文程序發(fā)送。這些單位一旦紙質(zhì)文件到手，電子文件就常常處于無(wú)人管理的狀態(tài)。多數(shù)單位對(duì)這部分電子文件未采取嚴(yán)格保管措施，人們甚至可以隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作。

3.正式的電子文件歸檔程序不夠完善

目前，大多數(shù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有檔案工作者參與，因此，對(duì)電子文件的歸檔考慮不周，只設(shè)計(jì)了邏輯歸檔功能，電子文件實(shí)際上沒(méi)有位置遷移，沒(méi)有把這些電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)被破壞，甚至全部丟失。

4.電子文件存儲(chǔ)載體不安全

目前，很多單位的電子文件直接保存在硬盤(pán)存儲(chǔ)器上，存取非常簡(jiǎn)便，如果系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障，極易造成數(shù)據(jù)的丟失。有一些單位的電子文件甚至以軟磁盤(pán)作為存儲(chǔ)介質(zhì)，其可靠性和保管期限都存在較大問(wèn)題。

5.電子文件生成的設(shè)備環(huán)境數(shù)據(jù)缺乏保護(hù)措施

電子文件的生成環(huán)境是很復(fù)雜的，而且電子文件對(duì)設(shè)備有依賴性。一些單位保留電子文件時(shí)，沒(méi)有注意保存生成軟件及設(shè)備等方面的參數(shù)，如果某系統(tǒng)被毀，那么由它生成的電子文件就可能難以讀取。

基于上述諸多因素，很有必要加強(qiáng)對(duì)電子文件的前期控制，注意平時(shí)的收集和積累，為電子文件的歸檔和管理奠定良好基礎(chǔ)。

四、電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1.電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或按某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類(lèi)號(hào)，設(shè)定擁護(hù)訪問(wèn)限制級(jí)別，以便用戶查閱利用。這種隨時(shí)歸檔的方式，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率；另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2.電子文件與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件的原始憑證性關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成、處理、傳遞和利用過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3.電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體的老化變質(zhì)以及新的信息媒體、新存儲(chǔ)介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)配合檔案部門(mén)，在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

4.電子文件的分類(lèi)、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以檔案部門(mén)在接收到文件的同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類(lèi)號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

5.電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行身份確認(rèn)，確定獲得許可查閱權(quán)限后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

五、電子文件檔案化管理模式

采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以虛擬、開(kāi)放、靈活的手段管理電子文件檔案。

專(zhuān)業(yè)檔案部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤(pán)存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)各個(gè)單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，并保管、存儲(chǔ)符合電子文件形成部門(mén)要求的電子檔案。以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門(mén)，由檔案部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門(mén)主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間里，有必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其他更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問(wèn)。

檔案部門(mén)對(duì)電子文件檔案信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。檔案部門(mén)為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能，并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不由文件形成部門(mén)或其他非專(zhuān)業(yè)部門(mén)來(lái)管理。

六、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子文件檔案化管理對(duì)檔案部門(mén)、對(duì)電子文件形成部門(mén)都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案部門(mén)在積極參與電子文件檔案化管理的同時(shí)，應(yīng)和技術(shù)部門(mén)、法律界和文件形成部門(mén)密切配合，增強(qiáng)檔案管理的法制意識(shí)，共同推進(jìn)電子文件的社會(huì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作快速發(fā)展，為檔案信息資源共享做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

On Archivalmanagement of Electronic Documents

Xinrui Du，Rui Li

(Henan Petroleum Exploration Bureau Archives，Nanyang，Henan 473132)

Abstract By analyzing the characteristics of electronic documents，the author discusses the administration of electronic documentsmust be archivalized，so as to ensure proper preservation and effective application.By comparing the differences between electronic documents and traditional paper documents，the authors explain the necessities of archivalizatoin of electronic documentsmanagement，raise the existing problems and thusset forth archivalmode formanagement of electronic documents.

Key words electronic documents；archivalizatin；management

檔案電子化能解決什么問(wèn)題?

檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館?室　藏檔案資料?紙質(zhì)或機(jī)讀形式的　為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：

1?可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館?室　對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2?縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3?檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門(mén)撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

4?檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén)，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。

5?檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)

人事檔案電子化是大勢(shì)所趨

人事檔案電子化是大勢(shì)所趨

人事檔案電子化是大勢(shì)所趨

說(shuō)起人事檔案電子化的好處，正在進(jìn)行這方面課題研究的山西大學(xué)政治與公共管理學(xué)院教授趙穎芳告訴記者，“它不但優(yōu)化了辦事程序，而且提高了檔案的安全性?！?/p>

據(jù)她介紹，以往單位查檔或開(kāi)具個(gè)人證明，要先從檔案庫(kù)里調(diào)出檔案，再打開(kāi)檔案一頁(yè)一頁(yè)翻看，辦理時(shí)間至少在10分鐘以上，麻煩的甚至半個(gè)小時(shí);而電子檔案系統(tǒng)建立后，只需在電腦中輸入身份證號(hào)或檔案編號(hào)，檔案相關(guān)材料便可在電腦中顯示出來(lái)，兩三分鐘之內(nèi)便可搞定，復(fù)雜的也就 5分鐘而已。

對(duì)于安全性的提升，趙穎芳表示，以往人事檔案在被頻繁地查閱、轉(zhuǎn)移過(guò)程中，很容易丟失、被篡改，現(xiàn)在檔案不用調(diào)來(lái)調(diào)去，丟失的概率要小。同時(shí)，只要有篡改，一對(duì)照電子檔案，很容易被查出，有效地減少了人為涂改。

記者了解到，檔案電子化帶來(lái)的是全新的檔案管理模式，在一定區(qū)域的.人事檔案管理查詢系統(tǒng)上線后，該區(qū)域的人事檔案信息將可實(shí)現(xiàn)共享，查詢檔案存放的所在地就變得易如反掌。既然實(shí)現(xiàn)了信息共享，這意味著人事檔案業(yè)務(wù)將來(lái)可能就近辦理。

在趙穎芳看來(lái)，既然檔案實(shí)現(xiàn)了電子化，就有可能給每個(gè)存檔者或存檔單位生成二維碼，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上申請(qǐng)，之后再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接發(fā)送過(guò)去，不用再去現(xiàn)場(chǎng)，從而實(shí)現(xiàn)線上線下的無(wú)縫對(duì)接。

此外，趙穎芳還建議，在生成電子人事檔案系統(tǒng)后，紙質(zhì)檔案已經(jīng)可以泰然“養(yǎng)老”。但是由于其分散儲(chǔ)存浪費(fèi)諸多空間，因此可建立集中管理式的人事檔案館?！皩脮r(shí)，下級(jí)檔案管理部門(mén)可將存檔集體‘上交’，各存檔機(jī)構(gòu)的檔案便可歸于一處，集中存放，既便于管理又省卻諸多麻煩。”

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長(zhǎng)期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對(duì)字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案，可經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。