電子檔案和數(shù)字化檔案區(qū)別

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別

對(duì)于檔案數(shù)字化管理好還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理好的爭(zhēng)論由來(lái)已久，相信對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，每個(gè)人心中都有自己的答案。 以下是我為大家整理數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

一、整理的方法不同

數(shù)字化檔案無(wú)須檔案人員進(jìn)行整理。紙質(zhì)檔案的整理非常復(fù)雜，分類方案涵蓋本單位各種門(mén)類、載體的檔案，要求類目錄設(shè)置合理、編號(hào)科學(xué)，整理規(guī)范，符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。整理上架，各門(mén)類、載體檔案分別排列存放，便于查找，無(wú)積存零散文件。

二、收集的方法不同

數(shù)字化檔案的收集，對(duì)紙質(zhì)文件生成階段的管理，檔案人員很少直接參與，一般只要把好歸檔接收環(huán)節(jié)就行。數(shù)字化檔案的'收集工作體系采用文檔一體化的管理方式，保證數(shù)字化文件的內(nèi)容等信息的完整性，它不因時(shí)間推移、環(huán)境變化對(duì)文件形成的背景等信息被丟失或被破壞。而紙質(zhì)檔案的收集，它要求制定文件材料歸檔范圍和保管期限表，文件字跡材料符合國(guó)家規(guī)定的質(zhì)量要求，文件形成程序規(guī)范，簽署完備，內(nèi)容準(zhǔn)確，分門(mén)別類等。

三、使用的方法不同

檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為審判工作服務(wù)、為社會(huì)利用服務(wù)是檔案部門(mén)的職責(zé)。數(shù)字化檔案為開(kāi)展檔案信息服務(wù)工作提供了良好的條件，通過(guò)數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)可以開(kāi)展電子檢索服務(wù)，資源共享，在各級(jí)法院之間檔案互傳、交換信息，查找、調(diào)閱、復(fù)制非常便捷。紙質(zhì)檔案的使用相對(duì)繁瑣，檔案部門(mén)有一整套查借、閱檔案的管理規(guī)定。

四、保管的方法不同

數(shù)字化檔案載體具有特殊性，它不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管條件，其主要是數(shù)字化檔案設(shè)備安全和信息安全。設(shè)備安全是抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。信息安全則由一系列措施給予保障，保證數(shù)字檔案的可讀性和使用性，及時(shí)更新，防止信息丟失、被非法修改等。紙質(zhì)檔案的保管對(duì)庫(kù)房的設(shè)置，庫(kù)房?jī)?nèi)的溫、濕度要求很高，檔案人員每天要進(jìn)行測(cè)記，溫、濕度偏高或偏低應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施。定期檢查檔案，看有無(wú)破損、霉變、塵污、蟲(chóng)蛀、褪色等，如有破損、霉變、塵污、蟲(chóng)蛀、褪色，要進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制處理等。

在企業(yè)工作，請(qǐng)問(wèn)電子檔案和檔案數(shù)字化的區(qū)別？數(shù)字化和電子檔案管理都離不開(kāi)檔案管理軟件嗎？謝謝！

電子檔案是指的是電子文件--電子文件的種類：
　　1、文本文件；
　　2、命令文件；
　　3、圖像文件；
　　4、數(shù)據(jù)文件
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享

電子檔案與數(shù)字化檔案的問(wèn)題

首先對(duì)于電子文件的歸檔是有一定要求的，你所說(shuō)的直接形成的電子檔案是照片或者視頻之類的？還是word、exel表格？照片視頻一般歸于聲像檔案。后者不歸檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工是有一定要求的，形成的只是圖片格式，這兩種電子檔案類別是不同的。

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檔案信息化建設(shè)和檔案數(shù)字化建設(shè)有什么區(qū)別

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。檔案內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷(xiāo)毀。

這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

檔案電子文件和紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點(diǎn)比較

檔案電子文件和紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點(diǎn)比較

一般，檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。下面是我收集整理的檔案電子文件和紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點(diǎn)比較，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

一、電子檔案和紙質(zhì)檔案比較的優(yōu)勢(shì)分析

1、電子檔案的可分享性。紙質(zhì)檔案一般只有一份或者幾份，數(shù)量非常少，而且只能在同一個(gè)地點(diǎn)觀看。這對(duì)于文件的傳輸是非常不利的。如果另一個(gè)距離較遠(yuǎn)的地方的人需要了解這份紙質(zhì)文件，只有兩種方法：一種是遠(yuǎn)距離的人乘坐交通工具來(lái)到紙質(zhì)文件所在地，另一種是通過(guò)郵寄紙質(zhì)文件。顯然這樣會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，人力物力。而且很大一部分的紙質(zhì)絕密檔案是不允許被郵寄的。郵寄的途中很有可能會(huì)造成文件的損壞或者丟失。

但是電子文件則可以在不同的時(shí)間，不同的地點(diǎn)同時(shí)被很多人看到。一方面可以打破人數(shù)的限制，同時(shí)被很多人看到，無(wú)形當(dāng)中增加了檔案的利用價(jià)值和利用效率。另一方面打破了紙質(zhì)檔案只能在同一場(chǎng)所觀看的限制。觀看者可以通過(guò)多種方式進(jìn)行遠(yuǎn)距離觀看。我們國(guó)家之前的文物檔案都是采用紙質(zhì)書(shū)面的形式，而且人們只能通過(guò)去博物館才能看到文物，我們國(guó)家每個(gè)地區(qū)幾乎都有博物館，而且擁有五千年歷史，文物數(shù)不勝數(shù)。遠(yuǎn)距離、時(shí)間少限制著很多對(duì)文物對(duì)歷史有著濃厚興趣的人。于是現(xiàn)在更多的博物館開(kāi)始采用電子檔案以及線上觀看、查詢的方式。高科技的發(fā)展使得資源可以更加有效地分享。

2、電子檔案的不易失真性和經(jīng)濟(jì)環(huán)保性。紙質(zhì)的檔案隨著時(shí)間的增加和閱讀次數(shù)的增加會(huì)受到不同程度的損壞，字跡也會(huì)越來(lái)越老化，難以長(zhǎng)時(shí)間保存。高溫高濕等環(huán)境因素均可促進(jìn)紙張發(fā)生水解，同時(shí)也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化。而且意外事件的發(fā)生也極有可能會(huì)使珍貴的檔案材料毀于一旦，比如火災(zāi)。但是電子檔案卻可以進(jìn)行多個(gè)備份，而且數(shù)字化檔案不會(huì)因?yàn)橹貜?fù)性利用而失效，我們可以進(jìn)行無(wú)數(shù)次的打印、下載和傳輸。

紙質(zhì)檔案需要大量的紙張，而且檔案工作人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間精力對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆釘、裝訂和搬運(yùn)。我國(guó)雖然地域廣闊，樹(shù)木眾多，但是人均資源并不多。這是我們每個(gè)人都知道的常識(shí)。每年保存檔案所消耗紙質(zhì)的數(shù)量是十分龐大的，這顯然是不符合建立資源節(jié)約型，環(huán)境友好型社會(huì)的。增加電子檔案的使用可以很大程度上減少紙質(zhì)檔案的使用，保護(hù)環(huán)境。當(dāng)一份文件需要傳送給多個(gè)人的時(shí)候，只需要通過(guò)郵件、文檔等方法即可，而不再需要大量的復(fù)印。

3、電子文檔的多樣性和趣味性。紙質(zhì)文檔的形式比較單一，只可以通過(guò)文字的描寫(xiě)來(lái)表達(dá)。在書(shū)寫(xiě)的過(guò)程中很容易出錯(cuò)。在觀看文檔的時(shí)候我們經(jīng)常會(huì)看到潦草的字跡，很難認(rèn)清。如果經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)的時(shí)間，是很難求證的。電子檔案的錄入相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)速度比較快，字跡工整，出錯(cuò)后方便修正。電子文檔在錄入時(shí)形式是多樣性的，不只是單一的.文字形式。還可以采用多種圖形比如柱狀圖、餅狀圖、條形圖等來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

另外電子檔案可以將相關(guān)物品的圖片放入檔案中，達(dá)到圖形和文字的統(tǒng)一。有了電子文件可以更方便快速地對(duì)文件信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等，更好地滿足利用者的各種需求。當(dāng)圍繞一個(gè)專題對(duì)檔案進(jìn)行匯編時(shí)，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢(shì)比較分析

1、紙質(zhì)檔案的不易篡改性和丟失性。電子檔案對(duì)于電腦高手或者可以接觸到檔案的相關(guān)人員來(lái)說(shuō)是極其容易侵入并且進(jìn)行篡改的，而且電子檔案篡改后不留痕跡，是非常難以被發(fā)現(xiàn)和識(shí)別的。紙質(zhì)檔案不容易被篡改，被篡改后會(huì)留下相應(yīng)的痕跡，是非常容易被發(fā)現(xiàn)和辨別的。而且紙質(zhì)的檔案具有獨(dú)一無(wú)二性，可以通過(guò)字跡等來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的辨別。同樣，一份歷經(jīng)時(shí)間越久的檔案也就顯得愈加珍貴。

電子檔案的不穩(wěn)定性更加明顯，遇到計(jì)算機(jī)病毒或者計(jì)算機(jī)故障的情況，如果沒(méi)有及時(shí)備份是十分嚴(yán)重的。保存電子檔案的U盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)一旦受到外界強(qiáng)磁干擾，或因存儲(chǔ)庫(kù)房的溫濕度的變化，都會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)容的丟失和損壞。電子檔案的查閱需要計(jì)算機(jī)等相關(guān)的設(shè)備和知識(shí)，而紙質(zhì)檔案方便快捷。同時(shí)電子檔案的容易篡改性、拷貝性使得它的真實(shí)性容易受到質(zhì)疑，相比紙質(zhì)檔案更有說(shuō)服力。

2、紙質(zhì)檔案的安全性。有些檔案是絕密的，有些檔案是關(guān)系著國(guó)家安全的，有些檔案是關(guān)系公民個(gè)人隱私的。但是電子檔案的安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)上的一些高手來(lái)說(shuō)，侵入各個(gè)系統(tǒng)的電腦并非不可能。電腦技術(shù)日新月異，每個(gè)國(guó)家都在飛速進(jìn)步。如果想保證電子檔案的安全性，我們必須不斷地提高相關(guān)的技術(shù)，防止國(guó)家機(jī)密的外泄。

試論電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理中的區(qū)別和聯(lián)系

一、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別（一）檔案人員素質(zhì)方面結(jié)合檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)來(lái)說(shuō)，由于每一個(gè)檔案人員的文化程度不同，其自身具備的綜合素質(zhì)能力也有著明顯的差異。
在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案人員更多的掌握與檔案學(xué)相關(guān)的理論知識(shí)，雖然在計(jì)算機(jī)操作方面也提出了一定的要求，但實(shí)際的操作能力較差。
而相反的，數(shù)字檔案館的檔案人員不僅要具備專業(yè)的檔案學(xué)知識(shí)，還要對(duì)計(jì)算機(jī)能夠熟練的使用，并對(duì)系統(tǒng)中的管理軟件有著全面的掌握。
其次，隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，需要涉及的邊緣學(xué)科越來(lái)越多，這就要求檔案人員要通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)來(lái)加強(qiáng)自建設(shè)，以此來(lái)不但提高自己的管理能力。
站在檔案人員的角度來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案人員給予人們的印象類似于保管員。
而數(shù)字檔案館中的檔案人員則是向人員展示了一種全新的精神面貌，也讓人們對(duì)數(shù)字化技術(shù)有了更深入的認(rèn)識(shí)。
（二）檔案服務(wù)方面在傳統(tǒng)的檔案館管理工作中，一切都是以檔案館為中心，用戶們獲取檔案信息資源的主要方式是通過(guò)到檔案館中進(jìn)行查找，直接有現(xiàn)場(chǎng)的檔案人員為其提供服務(wù)。
而這種物理差距也恰恰成為了影響用戶利用檔案的關(guān)鍵性因素。
然而，在現(xiàn)代數(shù)字檔案館中，所有的服務(wù)活動(dòng)都是圍繞著用戶而開(kāi)展的，一切都是將用戶作為中心點(diǎn)出發(fā)，在大量的檔案信息資源中，數(shù)字檔案館能夠及時(shí)為用戶們尋找到所需的信息資源，解決用戶的實(shí)際需求。
因此，數(shù)字檔案館是以用戶需求為主要建設(shè)目標(biāo)，以此來(lái)吸引更多的用戶，逐步提高檔案信息資源的利用率，使其能夠充分發(fā)揮自身的重要價(jià)值。
（三）檔案的安全保護(hù)方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館在安全管理方面，主要是對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行保護(hù)，具體是對(duì)檔案存放環(huán)境的溫度、濕度等方面進(jìn)行了嚴(yán)格的控制。
而數(shù)字檔案館中的檔案信息是一種電子載體的形式，其是與檔案內(nèi)容相互分離的，數(shù)字檔案館重點(diǎn)是對(duì)檔案載體進(jìn)行保護(hù)的同時(shí)，也對(duì)檔案信息能容進(jìn)行了加密，以此來(lái)防止網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的惡意攻擊破壞。
并且，數(shù)字檔案館建立了完善的安全防護(hù)系統(tǒng)，充分保障了檔案信息資源的安全、完整性。
同時(shí)通過(guò)技術(shù)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等大量科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，大大提高了檔案管理工作效率，也為國(guó)檔案事業(yè)開(kāi)辟了嶄的發(fā)展格局。
（四）館藏方面21世紀(jì)的數(shù)字檔案館的館藏可以看作由實(shí)物館藏（傳統(tǒng)的紙張、磁介質(zhì)檔案）和虛擬館藏（存在于本館及互聯(lián)網(wǎng)上有權(quán)訪問(wèn)的多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)）兩部分組成。
實(shí)物館藏經(jīng)過(guò)數(shù)字化后，被全文存貯在本館，轉(zhuǎn)化成為能進(jìn)行全文檢索的虛擬館藏。
數(shù)字檔案館的館藏不僅包括固有的紙質(zhì)、錄音、錄像、照片等非數(shù)字化文獻(xiàn)，還將這些數(shù)字化的信息存貯在本地的海量多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)中，而且對(duì)網(wǎng)絡(luò)中有權(quán)訪問(wèn)的信息進(jìn)行標(biāo)記和索引，豐富了自己的館藏，以便于利用者的網(wǎng)上檢索。
二、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的聯(lián)系（一）數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館為解決新的問(wèn)題而發(fā)展起來(lái)傳統(tǒng)檔案館在自身發(fā)展過(guò)程中，面對(duì)新生事物、新興科技的挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了許多難以解決的問(wèn)題。
主要有幾個(gè)方面：（1）檔案實(shí)體的增多及新型載體檔案的增加，如電子文件的管理、檢索、利用；
（2）非紙質(zhì)載體檔案（如錄像、錄音等檔案）的管理、檢索、利用；
（3）人們對(duì)信息的傳播、接收方式的改變及需求的增加等等。
傳統(tǒng)檔案館不能再用以前的方法、技術(shù)來(lái)完全解決這些問(wèn)題，它不得不依賴于先進(jìn)的管理思想、科學(xué)技術(shù)來(lái)發(fā)展自己，從最初的館藏資源數(shù)字化利用服務(wù)，到網(wǎng)絡(luò)化查詢檢索，到最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館。
（二）二者始終是信息傳遞的中間角色可以說(shuō)，無(wú)論是信息技術(shù)多么迅速的發(fā)展，還是網(wǎng)路結(jié)構(gòu)如此復(fù)雜化，檔案館從始至終都在擔(dān)任著信息傳遞者的角色，主要是圍繞著信息、檔案館、用戶這三者之間進(jìn)行循環(huán)開(kāi)展的。
其中，檔案館并不是信息的生產(chǎn)地，其主要的功能是對(duì)信息進(jìn)行保管。
而傳統(tǒng)的檔案館能夠很好的保護(hù)檔案信息，并提供給用戶們使用。
數(shù)字檔案館亦是如此，它采集了海量的檔案信息資源，以此來(lái)為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，所有的工作流程基本與傳統(tǒng)檔案館保持一致，都需要進(jìn)行檔案信息的采集、歸納、整理、保管和利用。
但是，數(shù)字檔案館最大的優(yōu)點(diǎn)是可以對(duì)這種傳遞結(jié)構(gòu)進(jìn)行更深入的優(yōu)化與完善，確保檔案效益得到充分的發(fā)揮。
（三）數(shù)字檔案館不會(huì)脫離傳統(tǒng)檔案館的實(shí)體而單獨(dú)存在存在于虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間，脫離具體的檔案館實(shí)體的數(shù)字檔案館是理想化的。
傳統(tǒng)檔案館的館藏經(jīng)驗(yàn)做法都為數(shù)字檔案館所應(yīng)用，不會(huì)在數(shù)字檔案館時(shí)代被徹底拋棄。
以前的紙質(zhì)檔案隨著年代的逝去而愈發(fā)珍貴，它是數(shù)字檔案館的鎮(zhèn)館之寶，即使以數(shù)字化方式存在，它的實(shí)體也會(huì)得到妥善保管。
三、結(jié)束語(yǔ)無(wú)論是傳統(tǒng)檔案館，還是數(shù)字檔案館，都有著自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。
這兩者之間是相互影響、相互制約的聯(lián)系。
因此，要正確看待數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館，從而促使它們和諧統(tǒng)一的發(fā)展，繼續(xù)為國(guó)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。