電子檔案庫(kù)

1、檔案管理系統(tǒng)門戶
檔案管理系統(tǒng)會(huì)根據(jù)不同的角色崗位，提供個(gè)性化的崗位工作門戶，將崗位所需要的相關(guān)的信息、從各個(gè)功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來，集中匯總，再根據(jù)角色進(jìn)行推送展示。
2、檔案接收：
檔案接收支持在線接收和離線接收的方式，能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，保存接收的處理記錄。
3、檔案管理庫(kù)
檔案管理庫(kù)中數(shù)據(jù)是來自接收庫(kù)中著錄信息完整的檔案文件，支持檔案數(shù)據(jù)瀏覽、打印、退回接收庫(kù)的操作。
4、檔案分類
可以按照不同維度下面不同分類樹結(jié)構(gòu)查看檔案數(shù)據(jù)。比如、全宗維度、檔案分類維度、檔案保管期限維度、檔案開放情況等維度。支持批量將需要重新整理的檔案文件退回接收庫(kù)，重新進(jìn)行整理。
5、檔案密級(jí)鑒定
檔案密級(jí)鑒定是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進(jìn)行密級(jí)重新分配的過程，支持通過審核流程對(duì)檔案對(duì)密級(jí)重新調(diào)整。
6、檔案利用
針對(duì)系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)系統(tǒng)提供多種檢索方式，比如全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索等功能來定位目標(biāo)檔案。提供在線電子借閱，紙質(zhì)檔案借用申請(qǐng)，利用登記、檔案編研等功能。
7、檔案統(tǒng)計(jì)
檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理情況的和檔案利用情況的直觀體現(xiàn)，能夠統(tǒng)計(jì)檔案接收情況、檔案管理情況、檔案利用情況、檔案保存情況。便于檔案管理員實(shí)時(shí)的、全面掌握檔案系統(tǒng)當(dāng)前的使用狀況。
電子檔案管理系統(tǒng)功能眾多，文書定專注于檔案管理系統(tǒng)，幫助實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統(tǒng)，滿足各類組織檔案管理需求，全面優(yōu)化檔案管理成本，保證組織檔案安全可信。

電子檔案管理系統(tǒng)是指對(duì)電子文件、電子檔案進(jìn)行

1、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動(dòng)處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對(duì)電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
2、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要，它能夠極大地增強(qiáng)檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
3、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái),支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。
豚統(tǒng)工程方法組織管理電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的優(yōu)勢(shì)有以下5個(gè)方面:
1.強(qiáng)調(diào)管理的整體性系統(tǒng)工程方法強(qiáng)調(diào)把研究對(duì)象和研究過程作為
個(gè)有機(jī)整體,這樣才能達(dá)到系統(tǒng)效率最優(yōu)化。
2.降低管理過程的復(fù)雜性。電子檔案管理系統(tǒng)所研究的對(duì)象在規(guī)模、結(jié)構(gòu)、層次、相互聯(lián)系等方面都比較復(fù)雜,其管理不僅涉及計(jì)算機(jī)工程技術(shù)，且包括檔案數(shù)字化過程中的很多問題，如數(shù)字化文件的格式標(biāo)準(zhǔn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等，還牽涉到和”電子檔案工程”項(xiàng)目以及電子政務(wù)大系統(tǒng)的關(guān)系,甚至投資預(yù)算等方面，各方面之間的關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜。
3.重視組織管理的科學(xué)化
個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)的研制有兩個(gè)并行的過程，即工程技術(shù)過程和管理控制過程，有時(shí)管理控制過程甚至更重要。
4.減少投資決策的不確定性:電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、涉及面廣，且影響投資建設(shè)的因素較多，其管理中的經(jīng)濟(jì)計(jì)算所采用數(shù)據(jù)大部分來自預(yù)測(cè)和估計(jì)。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定
1、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要，它能夠極大地增強(qiáng)檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
2、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái),支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。
3、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動(dòng)處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對(duì)電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)的功能
1、系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能，對(duì)不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
2、系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)。系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)征集檔案進(jìn)行管理的功能。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能，對(duì)不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)。
第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)征集檔案進(jìn)行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動(dòng)歸類與排序等功能，支持分類與排序的調(diào)整處理。
第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能，生成符合國(guó)家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長(zhǎng)期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護(hù)電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫(kù)功能，并保存入庫(kù)處理過程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份與恢復(fù)功能，設(shè)置備份與恢復(fù)策略，制作備份數(shù)據(jù)，對(duì)備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測(cè)與管理，使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理，記錄備份恢復(fù)過程信息。
第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案存儲(chǔ)狀況的監(jiān)控和警告功能，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲(chǔ)空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問和系統(tǒng)響應(yīng)超時(shí)等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項(xiàng)處理過程。
第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護(hù)功能，保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除，記錄長(zhǎng)期保存過程中的變動(dòng)信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫(kù)的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠?yàn)槔谜咛峁┓蠂?guó)家標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案進(jìn)行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進(jìn)檢索，檢索結(jié)果能夠進(jìn)行局部瀏覽和有選擇性地進(jìn)行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能，支持在線申請(qǐng)、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能，對(duì)檔案編研成果進(jìn)行管理。
第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動(dòng)提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級(jí)、價(jià)值和開放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時(shí)間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷毀管理功能，對(duì)實(shí)施銷毀處理的電子檔案進(jìn)行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計(jì)
第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計(jì)功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)一定時(shí)間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能。
第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報(bào)表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類方案的定義與維護(hù)功能，支持電子檔案類目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理；系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統(tǒng)應(yīng)支持對(duì)會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)類等專門檔案分類體系的設(shè)置。
第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)功能，內(nèi)置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計(jì)員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)等功能。
第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。

電子檔案如何實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)地址同步？

大家好，今天兌觀科技南大智星小編又為大家分享檔案管理干貨了，本篇分享主要內(nèi)容為數(shù)字檔案室電子檔案智能管理（二）。

一、電子檔案的處置

電子文件的處置工作應(yīng)按照規(guī)范進(jìn)行：第一是電子文件（檔案）保管期限表；第二是經(jīng)過有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)審批的鑒定報(bào)告。對(duì)于政府機(jī)構(gòu)來說，電子文件處置工作主要包括留存和銷毀。

1留存

留存是指電子文件繼續(xù)保存在形成文件的政府機(jī)構(gòu)中，政府機(jī)構(gòu)擁有文件實(shí)體的保管權(quán)和信息的管理權(quán)。保存在文件管理系統(tǒng)中：歸檔文件的保存；期滿鑒定后需要繼續(xù)留存的文件：脫機(jī)保存、縮微、轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件、遷移。

2銷毀

電子文件銷毀包括信息刪除和介質(zhì)銷毀兩種。電子文件銷毀必須遵循以下幾條原則：電子文件的銷毀必須經(jīng)過授權(quán)，銷毀過程必須有記錄，事后還應(yīng)檢查審計(jì)；必須要等到形成、利用文件的業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束才能進(jìn)行銷毀；銷毀應(yīng)采用與文件密級(jí)相適應(yīng)的方法；除特殊的規(guī)定外，已經(jīng)決定要銷毀的電子文件，其所有備份都必須予以銷毀。

二、電子檔案的移交

電子檔案移交指立檔單位向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館或其他檔案保管單位移交電子檔案的過程。在移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)。電子檔案的移交可采用離線或在線方式進(jìn)行，移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。

若想了解更多關(guān)于檔案管理最新動(dòng)態(tài)，請(qǐng)參考兌觀科技官網(wǎng)。

電子檔案怎么制作

電子檔案怎么制作

一般，檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。以下是我為大家整理電子檔案怎么制作相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

電子檔案制作步驟如下：

1、檔案整理：掃描前對(duì)檔案進(jìn)行核實(shí)、案卷拆分，掃描后將檔案重新裝訂，恢復(fù)其原貌的整理工作。

2、著錄建庫(kù)：利用檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)軟件經(jīng)過數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作后的符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)；（一般通過政務(wù)網(wǎng)錄入該單位檔案管理賬戶）

3、檔案掃描：根據(jù)檔案原件的不同特點(diǎn)，使用相應(yīng)的掃描儀和掃描方式對(duì)檔案逬行掃描。

4、圖像處理：檢查所掃描的圖像是否清晰、完整，有無缺漏頁，影像方向是否正確等，并視需要對(duì)所掃描的圖像進(jìn)行糾偏、去污等技術(shù)處理。

5、圖像存儲(chǔ)：存儲(chǔ)時(shí)按全宗、目錄、案卷分級(jí)建立文件夾存儲(chǔ)，其中的一份文件也需要單獨(dú)創(chuàng)建文件夾。并根據(jù)不同的掃描格式選擇適當(dāng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式。

6、數(shù)據(jù)質(zhì)檢：對(duì)建成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像的質(zhì)量分別進(jìn)行質(zhì)量檢查和技術(shù)把關(guān)。

7、數(shù)據(jù)掛接：建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案圖像信息之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。

8、數(shù)據(jù)驗(yàn)收：對(duì)掃描的`圖像與相應(yīng)數(shù)據(jù)信息掛接的準(zhǔn)確性進(jìn)行抽樣檢查并對(duì)合格數(shù)據(jù)提交甲方驗(yàn)收。

9、數(shù)據(jù)備份：將掛接后的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和掃描的圖像信息及時(shí)地刻錄光盤或依據(jù)甲方要求的介質(zhì)和份數(shù)進(jìn)行備份。