數(shù)字檔案建設(shè)背景

為什么要檔案數(shù)字化
檔案是在人們社會生活中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，它在人們的日常工作生活中也有著極為重要的作用，檔案管理的重要性毋庸置疑。
傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質(zhì)文檔為主，放置在檔案室里面，查找調(diào)用起來非常費(fèi)時(shí)。而數(shù)字檔案在對原檔案文件進(jìn)行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，用網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息，檢索快捷方便，實(shí)時(shí)同步備份，存儲空間小，維護(hù)方便安全，還能借助計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)從而更為便利地為全單位、區(qū)域、全國甚至全世界所利用。處在網(wǎng)絡(luò)信息化社會的檔案事業(yè)，也將朝著多元化、先進(jìn)化、開放化的方向發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)乃是大勢所趨。

檔案數(shù)字化的意義與作用

檔案數(shù)字化的意義與作用
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
主要負(fù)責(zé)對文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實(shí)際檔案工作中的痛點(diǎn)。首先，數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

檔案數(shù)字化的簡介

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設(shè)方案

數(shù)字檔案室的建設(shè)
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開發(fā)了對檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實(shí)現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎(chǔ)條件。
基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進(jìn)行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實(shí)現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過云計(jì)算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實(shí)時(shí)互通，跨館出證。
采用模型控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進(jìn)館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標(biāo)督查等工作的輔助管理，有效地推進(jìn)了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。
應(yīng)用RFID?技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實(shí)體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)庫區(qū)RFID?標(biāo)簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。
基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率;同時(shí)基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對檢索結(jié)果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。
感知檔案，通過標(biāo)簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實(shí)體進(jìn)行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實(shí)時(shí)掌握每一份檔案的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)管理者與檔案實(shí)體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理分析

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理分析
在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程中，應(yīng)該將大數(shù)據(jù)的價(jià)值積極的展現(xiàn)出來，所以相應(yīng)的管理模式需要加以進(jìn)一步的變革。應(yīng)該將相應(yīng)的管理模式加以進(jìn)一步的轉(zhuǎn)變，積極的采用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的相互關(guān)聯(lián)，這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。相關(guān)的檔案管理部門也應(yīng)該做相互協(xié)調(diào)的工作，將檔案數(shù)字資源中所蘊(yùn)含的潛在價(jià)值充分的體現(xiàn)出來，這樣才能實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的整合。傳統(tǒng)的檔案管理部門中，供給式的模式占據(jù)重要位置，而在新時(shí)期的發(fā)展下，這一思維模式應(yīng)該加以進(jìn)一步的轉(zhuǎn)變，從用戶面臨的問題入手，為人們的行為決策提供有益指導(dǎo)。以解決用戶所面臨的問題為目標(biāo)整合檔案數(shù)字資源，構(gòu)建起以社會利用需求為導(dǎo)向的檔案數(shù)字資源體系，不斷提高檔案服務(wù)與用戶需求之間的匹配程度。
構(gòu)建適應(yīng)大數(shù)據(jù)要求的檔案數(shù)字資源。以云計(jì)算為例，它適應(yīng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代分布式存儲與海量數(shù)據(jù)并行處理的需要，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)資源的服務(wù)化，是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字資源整合的基礎(chǔ)平臺和支撐技術(shù)。首先，各檔案部門應(yīng)根據(jù)國家統(tǒng)一規(guī)劃以及自身基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與檔案數(shù)據(jù)庫資源匹配程度的具體情況，靈活選擇適合的云部署方案。對于那些處在檔案數(shù)字資源整合關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的部門應(yīng)架設(shè)私有云，以動態(tài)申請公有云的方式彌補(bǔ)自身計(jì)算能力、存儲空間等的不足。其次，云計(jì)算能統(tǒng)一各應(yīng)用環(huán)境之間的業(yè)務(wù)邏輯、組織結(jié)構(gòu)和表達(dá)方式等，消除信息孤島，從而建立集成的檔案數(shù)字資源管理平臺，促成檔案數(shù)字資源深層次整合與知識開發(fā)的實(shí)現(xiàn)。再次，云計(jì)算能實(shí)現(xiàn)對檔案應(yīng)用的整合，并以服?盞男問較蠐沒Х⒉跡煌?時(shí)支持用戶利用各種終端設(shè)備隨時(shí)隨地訪問所需的云服務(wù)。這些都將在最大程度上發(fā)揮檔案數(shù)字資源整合的優(yōu)勢，提高檔案服務(wù)的效率和便捷性。
加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字資源整合的安全保障體系建設(shè)。首先，應(yīng)建立IAM（身份和訪問管理）和隱私保護(hù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證與訪問權(quán)限控制，達(dá)到用戶安全集成管理的目標(biāo)，有效應(yīng)對檔案數(shù)字資源整合與大數(shù)據(jù)應(yīng)用過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)。其次，通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)保護(hù)檔案信息安全。通過SSL（Secure Sockets Layer，安全套接層協(xié)議層）加密，實(shí)現(xiàn)在數(shù)據(jù)集的節(jié)點(diǎn)和應(yīng)用程序之間移動保護(hù)大數(shù)據(jù)。再次，綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段與安全保密制度，加強(qiáng)對重點(diǎn)領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)的日常監(jiān)管，有效應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)聚集性與檔案利用需求無序性造成的檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)。最后，實(shí)時(shí)開展檔案數(shù)字資源異地異質(zhì)備份工作，提高系統(tǒng)容災(zāi)能力。
最后，還要組建一支具有大數(shù)據(jù)素質(zhì)的檔案從業(yè)者隊(duì)伍。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案從業(yè)者應(yīng)加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，在檔案數(shù)字資源整合中承擔(dān)起業(yè)務(wù)專家的重任，成為檔案數(shù)字資源的提供者、組織者和導(dǎo)航者。作為檔案數(shù)字資源的提供者，就要求檔案從業(yè)者具有過硬的檔案專業(yè)知識與技能，能正確預(yù)判大數(shù)據(jù)給本單位數(shù)據(jù)處理各環(huán)節(jié)帶來的風(fēng)險(xiǎn)構(gòu)成，給出基于檔案專業(yè)的解決方案，從而確保檔案數(shù)字資源的真實(shí)、完整與安全，最大限度地滿足檔案數(shù)字資源整合的需要，保證檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長原件的保存時(shí)間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案，可經(jīng)過計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。