電子檔案的收集與整理

電子檔案與紙質檔案的整合管理

個人檔案是一個人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個人情況的非常重要的資料，也是一個人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。以下是我為大家整理的電子檔案與紙質檔案的整合管理相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家。

電子檔案與紙質檔案的整合管理

1、同步歸檔。在電子檔案與紙質檔案整合管理過程中，應當認真檢驗并審核所收集的紙質文檔，切實保證紙質文檔歸檔處理工作的規(guī)范有序進行。所收集的電子信息在規(guī)范審核后也應及時進行歸檔處理，以確保其滿足檔案管理工作的基本要求。就電子檔案與紙質檔案歸檔的具體操作來看，二者存在一定差異，應當注意的是，電子檔案歸檔時應當將其存入計算機硬盤中，并進行清晰標記，確認已歸檔，為后續(xù)檔案管理工作提供便利。

2、同步整理。在電子檔案與紙質檔案整合管理工作中，檔案管理人員應當采取可行措施對電子檔案和紙質檔案進行同步整理，確保電子檔案與紙質檔案在編號上保持高度一致性，確保其信息規(guī)則一致，促進電子檔案與紙質檔案同步整理完成，從而全面提高檔案管理工作效率，確保電子檔案與紙質檔案的實際利用價值得到最大程度的發(fā)揮。

3、同步鑒定。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是計算機自動鑒定，系統(tǒng)依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

4、同步利用。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的`利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現(xiàn)。

拓展內容：

電子檔案與紙質檔案整合管理的探索

1、建立相對獨立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)。由于電子檔案在收集時間和方式以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據(jù)兩者各自的特點分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實現(xiàn)從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業(yè)務處理上協(xié)調一致，方便利用。

2、并存期間應根據(jù)自身特點實行雙套制。鑒于電子檔案與紙質檔案各自的特點，電子檔案和紙質檔案將長期并存，我們可采取既簡單又保險的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當然，在將紙質檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時，電子檔案要用可脫機保存的載體備份下來。以紙質檔案與磁盤（光盤、磁帶、，制成雙重備份，分別歸檔管理。

3、實行各種管理時都要制定一定的互通互聯(lián)方式。電子檔案與紙質檔案的管理內容是互通互聯(lián)的：一是，利用紙質檔案將電子檔案的內容固定，解決電子檔案的易變動、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質檔案轉換為電子檔案工時，進行完善的著錄標引，附上背景信息和原數(shù)據(jù)，可以互通互聯(lián)，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯(lián)。

4、建立一套科學合理的管理制度。電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發(fā)生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

論如何做好電子檔案的管理工作

論如何做好電子檔案的管理工作

在各領域中，大家都不可避免地要接觸到論文吧，論文是學術界進行成果交流的工具。相信寫論文是一個讓許多人都頭痛的問題，以下是我整理的論如何做好電子檔案的管理工作，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

【摘要】 就電子檔案管理的工作如何改善，如何提升，本文進行了簡單的論述，希望能夠通過這些倡議和策略來改善電子檔案管理工作目前的低迷局面。

【關鍵詞】 電子文件；檔案管理；策略。

計算機技術以及信息技術是現(xiàn)代社會發(fā)展的主要技術，因為企業(yè)、單位之間的往來電子文件數(shù)量不斷的增加，這些電子文件既有圖標又有文字，而且還有計算機軟件和影音等資料，這些都是電子文檔。電子文件經過歸檔整理后，就成為了電子文檔，這些電子文檔的應用、存儲和傳輸都應該要保證期安全性和準確性，這樣才能夠讓電子檔案具有公信力，才具有利用價值。因此如何做好電子檔案管理工作是目前的檔案管理工作重要突破點，其對于今后的檔案事業(yè)發(fā)展以及社會公信力都會產生極大的影響。

1、檔案管理使用電子文檔所產生的影響

1.1電子文檔成為了過去的紙質文檔代替品

計算機技術的出現(xiàn)，無疑是電子文檔興趣的開始，電子文檔是借助計算機終端來將資料進行磁盤的記錄，因此其內容都是存儲在磁盤、光盤等等電子移動介質中。電子文檔最大的特點就是共享性，其所有的資料一旦生成就能夠進行大量的復制和傳閱，這樣就將文件和檔案的界限給模糊了。其次，紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及策略、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后。交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。但是電子檔案具有即時性，在修改的同時就產生了，存儲于計算機等電子介質中。所以計算機是電子檔案的基礎，如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

1.2電子文檔的應用可以對文檔進行自由組合

利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文檔進行自由組合，可以實現(xiàn)電子文檔信息與載體的可分離，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，而電子文檔可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速.有效、多角度的整序，不再需要對它進行如紙質文件的分類整理。

1.3電子文檔的應用對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上.如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文檔從起草。修改到印發(fā)都在汁算機上進行，它便于修改.便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在，電子文檔是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。

1.4電子文檔的應用對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文檔的產生，后者愈益受到昔遍關注。傳統(tǒng)的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看理由，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文檔在形成過程中，不再嚴格對應于現(xiàn)存的機關、組織、機構這一現(xiàn)象而產生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。

1.5電子文檔的應用對檔案學理論研究內容的影響，檔案學理淪研究的內容是山研究對象所決定的

以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文檔出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文檔來開展。如電子文檔的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。

2、如何改善電子檔案管理工作

2.1電子文檔進行歸檔時要求的技術工作一定要到位

電子文檔引用新的文件材料是很普遍的事情，但是這一過程就需要檔案管理人員能夠對改文件的工作領域有深入的了解，可以管理和引導這些電子文件的收集和管理工作，對這些電子文檔的原始性進行保障，能夠清晰的知道電子文檔的真實性和準確性。而這些要求都是基于強大的技術識別處理上的。對于那些完成歸檔工作的電子檔案，可以修改為只讀屬性，這樣就可以防止電子文檔被隨意的修改，起到了對電子文檔原始性的'保護和鑒別作用，提升電子文檔的可靠性，讓其能夠具備紙質文檔的社會作用。

2.2加思考想認知性

首先我們在傳統(tǒng)的紙質文檔工作模式下工作，以及形成了固有的思想，對于數(shù)字檔案存在諸多疑慮和顧慮，因此對電子檔案的認識非常的淺薄。即便后來我們開展了檔案管理數(shù)字化和信息化建設，但是僅僅停留于形式和表面，將檔案數(shù)字化、信息化，卻沒有重視其管理，則無疑是只做了一半的工作。不能夠對電子檔案進行管理，就是一種檔案資源的浪費，導致檔案管理工作混亂，加上信息化時代的信息增加速度過快，很容易陷入惡性循環(huán)的僵局中，因此我們除了要能夠引入電子檔案建設，還需要加強思想建設，加思考想認知性，對電子檔案管理進行研究，去引導檔案管理管理工作科學化，進入良性的循環(huán)軌跡。

2.3做好電子文檔的安全防護工作

信息技術需要我們對其安全性、原始性和真實性進行深思，想辦法去保證這些基本條件。計算機管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫的安全性是電子文檔安全性的重要內容，我們要能夠將電子檔案的收集、歸檔、整理和利用過程都規(guī)范化，使用身份驗證來獲取不同的檔案調用資格，同時加強網(wǎng)絡傳輸安全技術建設，能夠減少檔案失竊、丟失的情況，對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行備份和保存，注意保管室的防火、防盜、防潮。

2.4提升電子文檔的準確性、完整性和真實性

電子文檔其不同于紙質文檔，對于其原始性比較難以辨別，而且電子文檔的流動比較頻繁，如果不能夠做好收集工作，就很可能會導致電子文檔的丟失。因此為了提升電子文檔的準確性、完整性和真實性，我們需要加強電子檔案制度建設，通過制度來保證這些電子穩(wěn)定的法律效力，讓電子文檔能夠具有價值。電子文檔易于修改，因此在計算機中可能存在不同的版本，這個時候就應該對這些檔案進行統(tǒng)一整理和管理，確定終稿。

3、結束語

電子檔案管理工作是現(xiàn)代檔案管理工作的基礎工作，為了能夠提升電子檔案管理工作的質量，我們需要對目前的工作狀態(tài)進行總結，對現(xiàn)有的理由進行分析，積極的去改善，去提升工作效率和質量。

如何進行檔案整理

如何進行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設置辦法

(一)大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案(含科研、基建、設備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

(二)各類內檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務)分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務主管機關的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業(yè)務檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務、其他。

三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號編制。 填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應根據(jù)全宗內檔案整理狀況設置?？砂床煌瑫r間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務檔案(如果一個單位的業(yè)務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

2、采用阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業(yè)務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務檔案。

(三)案卷(件)號、頁號

1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內也不允許出現(xiàn)重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數(shù)字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

四、檔案整理的質量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領導簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。

2、分類科學。全宗內檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內在聯(lián)系。

A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度;沒有復文的，放在請示年度;多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等)作為一件的，可標起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度;跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。

(2)按專門年度(如教學年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒有標明落款日期的文件材料.應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

(4)臨時性機構，存在時間不長(兩年以內)，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內歸檔。

B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。

C.內容聯(lián)系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發(fā)件與被轉發(fā)件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。

(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規(guī)范性文件、重要業(yè)務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統(tǒng)計報表等。五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結、專題調研材料等。 五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務。至于一般性的工作報告、總結、統(tǒng)計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發(fā)的關于本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業(yè)務，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術性等方面的問題。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務主管部門文件永久從嚴(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年

B、會計檔案。

(1)會計憑證：保管15年。

(2)會計帳薄：現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。

(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調節(jié)表、銀行對帳單保管5年

。

C、科技檔案。基建、科研：永久，設備檔案：長期。

E、音像、電子、實物檔案：永久。

F、業(yè)務檔案保管期限按上級業(yè)務主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務檔案存在的價值確定。

如何整理建立電子檔案并歸類

可以買個檔案軟件，歸類方式可以參照檔案局對企事業(yè)單位的一些標準。
檔案整理的方法：
一是以“案卷”為單位整理。
二是以“件”為單位整理。1、以“案卷”為單位整理。
1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。
2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編
目的過程。
分類即按照立檔單位的檔案分類方案，
對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。
3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮
和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。
4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》
5）以“案卷”為單位檔案整理的適應范圍
（1）大部分單位短期保管（現(xiàn)
10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書檔案一般按“卷”整理
（2）各單位專門業(yè)務檔案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學
技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按
國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建
工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
（4）會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）
。6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、
編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編
制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
或參考資料：