合同整理電子歸檔表格

一、紙質(zhì)合同歸檔：
1、一份合同完全結(jié)束后（包括合同選商、簽訂、履行、變更、付款等），在做完整歸檔，歸檔全部合同過程中產(chǎn)生的文件。
2、合同簽訂后，做合同簽訂前文件的歸檔；變更、付款等后期文件，作為第二部分歸檔。
二、電子檔案歸檔
目前企事業(yè)單位都有合同系統(tǒng)，可以通過合同系統(tǒng)線上進(jìn)行歸檔。

合同如何歸檔

1、關(guān)于合同歸檔編號(hào)的問題，你可以按照年份、合同性質(zhì)、簽訂日期、序列號(hào)等組成。
2、關(guān)于合同的名稱與合同條款問題，這個(gè)比較的復(fù)雜，建議由法律專業(yè)人士起草修改。
3、關(guān)于合同如何存檔的問題，建議按照年份分別存檔，這樣查找方便一些，因?yàn)楣?yīng)商萬萬千，按照年份存檔，查找方便很多。

合同如何歸檔

　　一、合同、協(xié)議檔案是一個(gè)單位全部檔案的重要組成部分，它是企事業(yè)單位對(duì)外進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、對(duì)內(nèi)進(jìn)行人事管理的有效憑證，在維護(hù)企事業(yè)單位合法權(quán)益方面發(fā)揮著不可替代的重要作用
　　(一)合同協(xié)議檔案反映了企事業(yè)單位對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的情況，是處理經(jīng)濟(jì)糾紛、切實(shí)維護(hù)自身合法權(quán)益的有效憑證。合同、協(xié)議檔案在我校的經(jīng)營(yíng)管理工作中發(fā)揮了重要作用，例如：2001年學(xué)校對(duì)外承包食堂，在承包期未滿時(shí)，承包方就以利潤(rùn)微薄等理由要求退出，我校根據(jù)承包協(xié)議合法的沒收了承包方交納的押金，保證了校方的利益。又如：2003年我校建設(shè)教學(xué)樓，8月份與某工程隊(duì)簽訂了《建筑施工合同》，合同中雙方商定了鋼材的價(jià)格，到了年底全國(guó)鋼材價(jià)格猛漲，工程隊(duì)向我校提出要給予鋼材價(jià)格補(bǔ)貼的要求，并以停工相威脅;我校根據(jù)合同據(jù)理力爭(zhēng)，最終工程隊(duì)只好按照合同的規(guī)定繼續(xù)施工并如期完成了教學(xué)樓建設(shè)。
　　(二)合同、協(xié)議檔案也是處理人事問題的依據(jù)。反映企事業(yè)單位與員工聘用情況的合同、協(xié)議檔案是人事檔案的重要組成部分，是單位與被聘用者之間對(duì)考核標(biāo)準(zhǔn)、聘用時(shí)間、聘用待遇的事先約定,具有法律效力。前些年企事業(yè)單位內(nèi)部往往是正式員工、招聘人員、內(nèi)退人員、停薪留職人員、待崗人員、臨時(shí)工等多種身份的人員并存，現(xiàn)在我國(guó)加大了企事業(yè)單位人事制度改革，各單位在處理停薪留職、待崗、內(nèi)退人員的問題時(shí)，就必須以合同、協(xié)議檔案作為參考依據(jù);在實(shí)施全員聘任工作時(shí)，就更要注重做好合同、協(xié)議的歸檔工作。
　　二、影響合同、協(xié)議歸檔的主要因素
　　(一)從業(yè)人員法律意識(shí)淡保1999年我國(guó)制定并頒布了全國(guó)統(tǒng)一的《合同法》，合同、協(xié)議成為了具有法律效力的有效憑證?？墒怯行┞毠げ粚W(xué)法、不懂法、更不會(huì)用法，不懂得在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下合同所具有的法律效力，不了解市場(chǎng)與合同的必然聯(lián)系和相互依存的關(guān)系，只顧到市場(chǎng)承攬業(yè)務(wù)，卻不去簽訂合同或草簽合同或簽了合同也不及時(shí)歸檔，結(jié)果遇到糾紛就沒有協(xié)商與調(diào)解的依據(jù)，或者依據(jù)不足，只好“啞巴吃黃連，有苦說不出”。
　　(二)從業(yè)人員對(duì)歸檔合同和合同管理相互依存的關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止以或解除全過程的管理。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段，在開始履行合同后，從業(yè)人員往往以為合同、協(xié)議的作用就到此為止了，忽視了合同、協(xié)議的歸檔工作;可是合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段，如果在履行階段出現(xiàn)質(zhì)量問題、經(jīng)濟(jì)糾紛，企業(yè)就無法利用歸檔合同來維護(hù)自身的合法權(quán)益。
　　(三)企事業(yè)單位合同歸檔管理制度不夠完善，部分合同、協(xié)議仍處于分散狀態(tài)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人事制度改革的推進(jìn)，各企事業(yè)單位產(chǎn)生的合同、協(xié)議越來越多，在人們的法律意識(shí)、檔案意識(shí)還不夠穩(wěn)固的現(xiàn)狀下，缺乏對(duì)合同歸檔程序的明確規(guī)定，個(gè)別職能部門為了工作方便，簽訂的合同往往不顧及單位存檔需要，將合同自行保管，造成分散管理。
　　(四)合同歸檔管理的信息化程度不高。很多單位簽訂的是紙質(zhì)合同，合同歸檔后仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式存在，沒有按照現(xiàn)代化管理理念、應(yīng)用先進(jìn)的合同歸檔管理軟件把合同以電子文件的形式歸檔管理。

合同怎么歸檔整理

法律分析：合同的歸檔整理方法如下：在合同文本雙方簽字蓋章完畢后，由合同承辦人兩日內(nèi)將合同以下有關(guān)資料移交法務(wù)部，并由法務(wù)部專人簽收，法務(wù)部專人兩日內(nèi)負(fù)責(zé)將其記錄到合同臺(tái)賬，同時(shí)，法務(wù)部專人每?jī)芍軕?yīng)查對(duì)已經(jīng)用印并錄入合同編號(hào)的合同的歸檔情況，對(duì)于出現(xiàn)的異常情況應(yīng)及時(shí)上報(bào)。

法律依據(jù)：《中華人民共和國(guó)民法典》第四百六十九條 當(dāng)事人訂立合同，可以采用書面形式、口頭形式或者其他形式。書面形式是合同書、信件、電報(bào)、電傳、傳真等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。以電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等方式能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時(shí)調(diào)取查用的數(shù)據(jù)電文，視為書面形式。