對(duì)檔案管理的建議

加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

時(shí)至年底，各項(xiàng)考核工作紛至沓來(lái)。作為展示工作成果的重要依據(jù)之一，檔案資料理所當(dāng)然地成為考核工作必須的檢查項(xiàng)目。檔案資料的重要性尚且不止如此，有的還關(guān)系到單位的機(jī)密和權(quán)益。因此，我們應(yīng)給予檔案管理工作高度重視，采取有效措施加強(qiáng)管理，切實(shí)提高檔案資料的保密性和利用率。

一、目前基層縣(市)局檔案管理存在的問(wèn)題

我結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，目前基層縣(市)局檔案管理存在的突出問(wèn)題有以下幾方面：

(一)重視程度不高。有的部門對(duì)檔案管理工作不夠重視，使一些文書、報(bào)表、圖片、聲像等檔案資料散落于本部門、各成員的辦公室里。久而久之，遇到打掃衛(wèi)生或調(diào)換辦公室等機(jī)會(huì)即被當(dāng)廢品丟棄，寶貴的歷史資料從此流失。

(二)分工合作不協(xié)調(diào)。認(rèn)為檔案管理僅僅是辦公室專職檔案員的工作，或者將其簡(jiǎn)單視為科室內(nèi)勤與專職檔案員之間的資料傳遞工作，缺少信息互動(dòng)，各部門兼職檔案員的職能作用未能充分發(fā)揮。

(三)基礎(chǔ)工作不夠扎實(shí)。具體表現(xiàn)在臨近考核或檢查前時(shí)的突擊準(zhǔn)備、臨時(shí)造假等活動(dòng)，不僅集中了大量的工作任務(wù)，造成人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，而且好似用一天的時(shí)間寫下了一年的日記，已經(jīng)失去了檔案中原始資料的“原汁原味”。

(四)教育培訓(xùn)有待加強(qiáng)。目前接受上級(jí)組織檔案培訓(xùn)的范圍較窄，對(duì)象較為單一(一般是專職檔案員一人參加)，不能為全員參與檔案管理提供良好的輿論氛圍和知識(shí)儲(chǔ)備，而且目前使用的中軟稅務(wù)辦公系統(tǒng)的檔案管理軟件存在一些技術(shù)缺陷，也給檔案管理工作帶來(lái)了一定的困難。

二、對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

(一)統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)。各部門要切實(shí)認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重大意義，把健全檔案管理作為全局實(shí)現(xiàn)信息共享、提高工作效率的重點(diǎn)來(lái)抓，使干部充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作也是本職工作，推動(dòng)檔案工作的發(fā)展是全體干部職工義不容辭的責(zé)任，樹立“檔案工作沒做好、等于今年什么事情都沒做”的全員參與和保護(hù)檔案資料的責(zé)任意識(shí)。

(二)明確分工、加強(qiáng)協(xié)調(diào)。辦公室作為主管部門，要把管好檔案作為頭等大事來(lái)抓，協(xié)調(diào)處理好與各部門之間的分工合作關(guān)系，明確專職檔案員與兼職檔案員的工作職責(zé)。除了搞好綜合檔案室的.工作外，還要協(xié)調(diào)指導(dǎo)會(huì)計(jì)、征管、稽查等部門的專業(yè)檔案室建檔管理工作，并逐個(gè)部門指導(dǎo)收集檔案工作;各部門除搞好本部門專業(yè)檔案室建設(shè)外，必須全力配合搞好綜合檔案歸集工作，做到全面規(guī)范。

(三)健全制度、加強(qiáng)督導(dǎo)。建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，組織各部門負(fù)責(zé)人和檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，分析總結(jié)檔案工作目前存在的不足、查找原因，為下一步做好工作明確思路。建議由辦公室牽頭，組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人定期進(jìn)行督導(dǎo)檢查，注重平時(shí)檔案管理工作，使各項(xiàng)檔案工作日積月累、循序漸進(jìn)，避免“臨時(shí)抱佛腳”的現(xiàn)象發(fā)生。

(四)強(qiáng)化培訓(xùn)、提供保障。一是擴(kuò)大培訓(xùn)范圍和知識(shí)面，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和解決實(shí)際問(wèn)題的能力;二是從財(cái)力、物力方面保證檔案管理工作的需要，凡歸檔工作中所需準(zhǔn)備的裝具、設(shè)備等物品，要預(yù)先列出配置計(jì)劃及時(shí)準(zhǔn)備;對(duì)歸檔時(shí)可能需要調(diào)整的問(wèn)題要給予關(guān)注和解決。

如何才能做好檔案的管理

檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。以下是我整理的如何才能做好檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，大家一起來(lái)看看吧。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細(xì)致的審查公文，公文形成的過(guò)程要嚴(yán)格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。但各個(gè)部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對(duì)于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會(huì)導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個(gè)問(wèn)題：

1、體裁使用不正確，比如請(qǐng)示公文和報(bào)告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請(qǐng)示多個(gè)事件;沒有按照規(guī)則運(yùn)動(dòng)文種。

2、一些公文的附件標(biāo)識(shí)不明確，一些公文有附件，沒有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識(shí)，也沒有在公文附件的名稱前標(biāo)注出詳細(xì)的序號(hào)，整個(gè)公文的行文程序混亂。

3、公文主題標(biāo)注不明確，不便查閱。

4、公文中沒用規(guī)范的使用數(shù)字。

以上情況，對(duì)于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負(fù)責(zé)公文起草擬制的工作人員，有責(zé)任和義務(wù)對(duì)各個(gè)部門的公文進(jìn)行查看，仔細(xì)審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān)，在有問(wèn)題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對(duì)方具體情況，將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)協(xié)商解決。

二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起

在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后，便可以將公文進(jìn)行保存，并把公文的類別進(jìn)行整理和分類，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開會(huì)、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標(biāo)注，以備隨時(shí)查閱。要做好這項(xiàng)工作，務(wù)必要遵守以下幾個(gè)條件：

1、對(duì)于這項(xiàng)檔案整理工作，需要有清晰的認(rèn)知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對(duì)所負(fù)責(zé)部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復(fù)，使檔案管理更便捷、科學(xué)。

2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責(zé)任感，對(duì)工作也要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，將檔案記載在大腦中，對(duì)每一份檔案都要認(rèn)真細(xì)心，對(duì)每一份檔案都做出正確的評(píng)價(jià)。將檔案工作生活化、日?；?。

3、作為公文文秘要時(shí)常學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項(xiàng)比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案方面的知識(shí)，隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書籍，時(shí)常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

檔案管理部門在文公分類入檔的時(shí)候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過(guò)程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關(guān)部門或單位催要，過(guò)程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個(gè)別公文沒有按照規(guī)定時(shí)間交還的，要跟蹤回收，堅(jiān)決不能讓公文檔案長(zhǎng)時(shí)間的的停留在他人的手中，這不但可能會(huì)對(duì)檔案造型損壞、遺失，也會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)而遺忘檔案的收歸，對(duì)檔案管理工作帶來(lái)重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復(fù)查過(guò)去的歷史進(jìn)程，對(duì)檔案流向掌握清晰，在過(guò)程中，需要注意以下幾個(gè)方面：

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起

對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)

對(duì)于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，一定要及時(shí)的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過(guò)程務(wù)必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會(huì)給后期的查閱工作帶來(lái)誤導(dǎo)，影響整個(gè)檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運(yùn)作，不僅對(duì)單位管理層對(duì)單位情況能夠隨時(shí)調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來(lái)依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會(huì)各界證明其單位優(yōu)越成績(jī)的證明，和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。

做好檔案的管理工作不僅僅是對(duì)于單位有益，對(duì)于整個(gè)社會(huì)檔案管理工作也具有進(jìn)步性。在我國(guó)現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

一個(gè)檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于不斷遇到的難題要積極的向上級(jí)部門或者同事請(qǐng)教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進(jìn)行歸檔，但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來(lái)處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴(kuò)寬知識(shí)面，將知識(shí)經(jīng)驗(yàn)融入到檔案管理的工作中。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是我國(guó)政府、企業(yè)良好長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理員對(duì)于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個(gè)工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

高速公路的運(yùn)營(yíng)不僅對(duì)高速公路的建設(shè)負(fù)責(zé)，還對(duì)高速公路的管理以及維護(hù)負(fù)責(zé)，因此，高速公路系統(tǒng)單位需要?jiǎng)佑玫酱罅康娜肆ξ锪Y源，在運(yùn)營(yíng)管理規(guī)模不斷擴(kuò)大的過(guò)程中，也面臨著大量的人事變動(dòng)。高速公路系統(tǒng)人事檔案管理對(duì)系統(tǒng)內(nèi)人力資源開發(fā)以及人才政策制訂方面提供依據(jù)，具有非常重要價(jià)值。

1.高速公路系統(tǒng)人事檔案管理概述

人事檔案是以個(gè)人為單位根據(jù)人員的自身情況、個(gè)人經(jīng)歷和思想道德表現(xiàn)等情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。是系統(tǒng)全面考察人員和管理、使用人才的重要參考依據(jù)。人事檔案對(duì)高速公路系統(tǒng)單位人力資源管理工作的發(fā)展、人事改革和調(diào)動(dòng)等行政工作的開展都是極為重要的。我們有必要對(duì)高速公路系統(tǒng)人事檔案管理工作進(jìn)行分析和總結(jié)，提出更多有利于人事檔案工作發(fā)展的建議，使人事檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮其對(duì)系統(tǒng)內(nèi)其他部門工作的輔助作用。

2.目前高速公路人事檔案管理中的問(wèn)題

2.1 檔案管理的信息化程度低

高速公路系統(tǒng)人事檔案管理的信息化程度低，是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中最主要的問(wèn)題。在信息化時(shí)代，無(wú)論是人事檔案查閱、調(diào)動(dòng)，還是應(yīng)用，都離不開網(wǎng)絡(luò)，但高速公路系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理尚不能滿足信息化檔案應(yīng)用的要求，使得檔案管理工作本身的效率大大降低。

2.2 檔案管理工作人員素質(zhì)不足

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，人本管理是最主要的.思路，這就意味著，高速公路系統(tǒng)單位各項(xiàng)工作都應(yīng)該遵從“以人為本”的理念。但檔案管理工作并沒有完全體現(xiàn)出“以人為本”的特征，員工調(diào)取檔案步驟繁瑣、檔案服務(wù)性較差，主要是因?yàn)闄n案管理工作人員素質(zhì)不足造成的，這也是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中亟待解決的問(wèn)題。

2.3 檔案管理制度不完善

高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中存在著檔案工作積極性不足，檔案調(diào)用程序復(fù)雜、檔案利用率不高的問(wèn)題，同時(shí)，還有許多人事檔案因?yàn)楦袷讲灰恢滦枰匦抡恚哟罅藱n案工作的難度。究其根本原因，在于檔案管理制度不完善，現(xiàn)行的檔案管理制度并沒有對(duì)檔案管理工作人員的績(jī)效考核、薪酬待遇等方面建立一套規(guī)范的人事檔案管理體制的標(biāo)準(zhǔn)。

3. 做好人事檔案工作的策略

3.1 加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理技術(shù)落后是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式既能保證檔案信息的快速獲取，也可以有效提高檔案的安全性。要實(shí)現(xiàn)全面的信息化檔案管理，首先需要增加對(duì)檔案管理的資金投入，購(gòu)置檔案管理信息化所需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機(jī)、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時(shí)了解工作需要哪些設(shè)備;其次，應(yīng)該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，包括建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案工作軟件的應(yīng)用、系統(tǒng)單位檔案庫(kù)與政府檔案庫(kù)的聯(lián)網(wǎng)、系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的檔案聯(lián)網(wǎng)等，并真正實(shí)施這些信息化管理戰(zhàn)略，設(shè)立專門的監(jiān)督部門對(duì)信息化過(guò)程進(jìn)行全程掌控。

3.2 提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)

提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)，是提高高速公路系統(tǒng)人事檔案工作效率的必要途徑之一。首先，應(yīng)針對(duì)年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率;其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行;最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對(duì)在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識(shí)，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。

3.3 完善檔案管理制度

進(jìn)一步完善檔案管理制度。首先，高速公路系統(tǒng)單位應(yīng)該就人事檔案的類型進(jìn)行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)格式制定，要求系統(tǒng)內(nèi)各部門按照人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式提供紙質(zhì)檔案和電子檔案，以此減輕檔案工作人員的工作壓力;其次，系統(tǒng)單位應(yīng)該就檔案工作人員的崗位職能和崗位責(zé)任制定明確的崗位說(shuō)明書，并對(duì)人事檔案工作人員制定相應(yīng)的、合理的績(jī)效考評(píng)制度，保證在績(jī)效考評(píng)制度之下，人事檔案工作人員能夠根據(jù)工作的積極性不同、責(zé)任心發(fā)揮的程度不同、對(duì)檔案工作的貢獻(xiàn)不同得到不同的薪酬待遇，只有這樣，才能對(duì)檔案工作人員起到有效的激勵(lì)。

4. 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高速公路系統(tǒng)單位人事檔案工作對(duì)本單位各項(xiàng)事務(wù)發(fā)展都起到重要的輔助作用，而目前系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理還存在管理方法不夠先進(jìn)、檔案工作人員職業(yè)能力不足、檔案管理制度不完善的問(wèn)題。高速公路系統(tǒng)單位應(yīng)該根據(jù)自身人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行一系列的改革，使檔案工作真正達(dá)到高效、有用，體現(xiàn)出其對(duì)高速公路運(yùn)營(yíng)發(fā)展的服務(wù)作用。

檔案管理工作要如何做好

導(dǎo)語(yǔ)：檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個(gè)人記憶和基因記憶的遺忘、構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會(huì)功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過(guò)去記憶事實(shí)真相的重要載體，是知識(shí)的存儲(chǔ)器，是知識(shí)咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介，是保護(hù)過(guò)去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來(lái)的橋梁。

1.當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1對(duì)檔案的重視程度不夠，管理意識(shí)不強(qiáng)

長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人員沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

1.3檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足

近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的'收集、利用和開發(fā)。

對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋。有些單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“八防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有些管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。

1.4在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問(wèn)題。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)題人人都來(lái)編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢(shì)但因編研時(shí)間過(guò)長(zhǎng)失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。

2.檔案管理工作面臨問(wèn)題的幾點(diǎn)建議

2.1強(qiáng)化檔案意識(shí)對(duì)檔案工作有巨大的推動(dòng)作用

對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)應(yīng)根據(jù)新時(shí)期的特點(diǎn)，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹立全新的服務(wù)意識(shí)，打破傳統(tǒng)的封閉型服務(wù)模式，建立開放型、超前性服務(wù)模式，主動(dòng)了解社會(huì)需求，進(jìn)行專題分析研究，大力發(fā)掘館(室)藏中的各類信息，運(yùn)用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段加大檔案信息資源的綜合開發(fā)，為社會(huì)提供高效能的檔案信息服務(wù)。這樣才能形成一個(gè)檔案工作的良性循環(huán)，唯有如此，全社會(huì)的檔案意識(shí)才會(huì)真正得到增強(qiáng)。

2.2做好檔案工作全程服務(wù)意識(shí)

2.2.1做好檔案開發(fā)利用工作效果的全程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)利用工作的價(jià)值

在做好超前服務(wù)和參與服務(wù)工作后，及時(shí)總結(jié)、歸納、匯集和分析各種利用效果的數(shù)據(jù)，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，找出規(guī)律，全程做好服務(wù)?？礄n案開發(fā)利用工作到底為業(yè)務(wù)工作提供了哪些服務(wù)，解決了什么問(wèn)題，取得了哪些社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益;看檔案工作自身存在哪些薄弱環(huán)節(jié)和不足之處，如檔案材料收集是否齊全，整理是否系統(tǒng)，組卷是否合理，鑒定是否準(zhǔn)確，檢索工具是否實(shí)用等。

2.2.2做好全程服務(wù)，加強(qiáng)重點(diǎn)檔案信息資源的二次開發(fā)

在全程跟蹤服務(wù)過(guò)程中，通過(guò)對(duì)使用單位的調(diào)查、借閱內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)、使用方法的分析、編研實(shí)用性的排列等，對(duì)開發(fā)利用工作中使用過(guò)的檔案實(shí)體有一個(gè)全面的了解，從中發(fā)現(xiàn)使用頻率很高、查閱單位眾多、利用人次頻繁、涉及范圍廣泛的檔案材料。這部分檔案信息資源將是下一個(gè)或今后若干個(gè)開發(fā)過(guò)程中所需要和不可缺少的，也是在即將到來(lái)的利用高潮中，需要大量查閱和利用參考的。

為此，應(yīng)該在進(jìn)一步的追蹤服務(wù)中，掌握好檔案信息的回溯性、本源性、憑證性、連續(xù)性和內(nèi)向型，并與相關(guān)的文獻(xiàn)、資料、情報(bào)和其他形式、載體的信息資源匯總?cè)诤?，進(jìn)行二次加工提煉，形成新的更具針對(duì)性、更切合實(shí)際，具有更高價(jià)值和水平的二次文獻(xiàn)，以滿足新的一輪實(shí)用需求。

2.2.3做好全程服務(wù)，完善檔案開發(fā)利用工作的分析和預(yù)測(cè)

首先應(yīng)對(duì)過(guò)去階段利用狀況進(jìn)行全面分析，為下一階段提供利用打好基礎(chǔ)。如檔案利用數(shù)量、范圍、卷次、類型，以及利用者類型、職業(yè)、要求、心理狀態(tài)、用途劃分等;其次要對(duì)過(guò)去階段利用特點(diǎn)進(jìn)行分析，提取最具本部門業(yè)務(wù)特色的典型實(shí)例，以及對(duì)過(guò)去利用方向的熱點(diǎn)、敏感點(diǎn)和主要工作類型，加以分析和論證;第三要在前兩點(diǎn)分析基礎(chǔ)上，對(duì)下一階段開發(fā)利用的方向進(jìn)行預(yù)測(cè)，包括具體業(yè)務(wù)部門的需求，發(fā)展動(dòng)態(tài)分析，重點(diǎn)利用方向的跟蹤調(diào)查以及周期性需求變化等等。

2.3提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平是檔案工作的根本

檔案收集、管理的主要目的是為了利用，利用才能充分顯示檔案的價(jià)值。因此，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)開發(fā)利用檔案信息資源意識(shí)，通過(guò)為國(guó)家、社會(huì)乃至學(xué)校各項(xiàng)工作提供全方位的服務(wù)，以充分發(fā)揮檔案的作用。

在當(dāng)今信息化時(shí)代里，如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動(dòng)提供利用的水平上，是適應(yīng)不了形勢(shì)發(fā)展需要的。因此，在開發(fā)利用檔案信息資源方面，檔案工作者首先要解放思想，更新觀念，從封閉型的檔案管理體制中擺脫出來(lái)，變被動(dòng)為主動(dòng)，改變過(guò)去那種坐等守?cái)偟臓顩r。

2.4實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

2.4.1思想觀念的創(chuàng)新

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

2.4.2管理方式的創(chuàng)新

檔案館(室)雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對(duì)于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫?huì)感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

2.4.3服務(wù)方式的創(chuàng)新

如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中，要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性;要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來(lái)加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，使檔案管理工作與國(guó)際接軌。

3結(jié)語(yǔ)

總之，檔案是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始的歷史記錄，產(chǎn)生于國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。檔案管理工作面臨很多問(wèn)題，提高檔案人的檔案意識(shí)是根本，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，勇于創(chuàng)新，全面開發(fā)檔案信息資源，才能更好為檔案工作服務(wù)。

如何做好單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

如何做好單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議檔案界一般把檔案劃分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案和音像檔案（或特殊檔案）四個(gè)種類。而檔案分類是一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，如果文件分類不清、組織體系混亂、材料沒有“各歸其位”，整理編目雜亂無(wú)序，整理者空耗精力，使用者“怨聲載道”。
鴻博檔案數(shù)據(jù)科技承接了多家國(guó)（央）企、政府單位、各民營(yíng)企業(yè)的檔案信息化、數(shù)字化業(yè)務(wù)。期間，遇到了不少問(wèn)題，走過(guò)一些彎路，積累了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。從公司成立以來(lái)，我們一直秉承“共同成長(zhǎng)、構(gòu)建健康生態(tài)圈”的理念，一人獨(dú)享，不如眾人皆有所得。
(一) 分類不科學(xué)
文書檔案中，能找到科技檔案；科技檔案中，能發(fā)現(xiàn)文書檔案。母公司、子公司檔案放一起；已注銷公司與正常經(jīng)營(yíng)公司檔案放一起。在沒有進(jìn)行信息化處理前，查找起來(lái)，可謂千頭萬(wàn)緒，大海撈針。
(二) 多人多地交叉管理
王某管理一塊，李某管理一片；檔案室保存前期資料，辦公室放置現(xiàn)有資料；進(jìn)而出現(xiàn)，一會(huì)找保管人，一會(huì)跑檔案室，時(shí)間就在來(lái)回反復(fù)中消耗。
針對(duì)上述現(xiàn)象，給出以下建議：
(一) 科學(xué)分類
按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，如《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《科技類檔案案卷構(gòu)成一般規(guī)則》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等，進(jìn)行科學(xué)分類、整理，便于查詢、利用。
(二) 定責(zé)
有些單位，沒有專人管理檔案，可以考慮指定某一人，在一定時(shí)期內(nèi)兼管檔案，保證檔案管理的流暢。對(duì)于不再兼管時(shí)，詳細(xì)填寫交接清單，保證接替者，能快速上手適應(yīng)，減少管理的真空期。
檔案管理，重在理。理順，則通。通則事半功倍，有條不紊。

如何做好檔案管理工作

如何做好檔案管理工作

在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會(huì)到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢?我作為一名辦公人員，在實(shí)踐中通過(guò)不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項(xiàng)目部在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分;一文請(qǐng)示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門呈送的.公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起

公文形成后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

1、對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)，要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平?；?。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

總之，檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來(lái)，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我項(xiàng)目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機(jī)檢索過(guò)渡，這一項(xiàng)新的工作給我提供了更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。