歸檔公文的整理應(yīng)

1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)連同長(zhǎng)期以來各機(jī)關(guān)在文件處理過程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動(dòng)化條件下電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個(gè)人對(duì)文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。
文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。
2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
文件的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對(duì)本機(jī)關(guān)工作的作用、對(duì)未來研究歷史的作用決定的。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。《規(guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對(duì)性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。
便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價(jià)值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準(zhǔn)率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。
3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。
這是一項(xiàng)全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入整理環(huán)節(jié)，同時(shí)，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。
4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對(duì)的問題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。
【法律依據(jù)】
《實(shí)施細(xì)則》第二條規(guī)定：2.1歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.2歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.3歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案局有關(guān)檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。2.4歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

公文歸檔與管理有哪些要求？

公文歸檔要求：根據(jù)《國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知》規(guī)定，公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷)、歸擋。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷)、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理（立卷)歸檔。歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

擬制備修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存擋要求。公文管理要求:根據(jù)《國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知》規(guī)定，公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。文秘部門應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)制度。上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公廳（室）主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。公開發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文，:必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。

公文歸檔的方法

當(dāng)然是根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)好，這都是經(jīng)過實(shí)踐證明且輕質(zhì)有效，統(tǒng)一使用的方法，不過我先給您一份我寫的，后面附上國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，祝成功，

文件、記錄歸檔的有關(guān)規(guī)定
1. 目的
規(guī)范公司文件、資料的管理，確保公司資料完整，便于查找。
2. 適用范圍
記錄、證書、證件、技術(shù)資料、公司文件及綜合類文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 記錄的保管方法
3.1.1.1. 按記錄的編號(hào)歸類存放，能成冊(cè)的按月整理成冊(cè)，按年裝訂成卷，例如:信息反饋單、電話記錄、領(lǐng)料單等。
3.1.1.2. 涉及同一項(xiàng)目的有關(guān)記錄按項(xiàng)目成套保管，項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，每個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)裝訂成冊(cè)，按年裝訂成卷。例如:ZHHK-JL/04的管理評(píng)審系列記錄、ZHHK-JL/06的質(zhì)量計(jì)劃系列記錄及ZHHK-JL/08的項(xiàng)目建議書一直到ZHHK-JL/11的設(shè)計(jì)和開發(fā)更改通知單等。
3.1.1.3. 除文件控制清單、記錄控制清單在文件換版時(shí)組卷外，其余記 錄按月整理，按年裝訂成卷。
3.1.2. 證書、證件類文件的保管
綜合部負(fù)責(zé)將各類證書、證件登記編號(hào)；屬于個(gè)人的證書，復(fù)印留底后，歸還個(gè)人保管；屬于公司的證書由綜合部統(tǒng)一保管。
3.1.3. 技術(shù)資料的保管
技術(shù)材料，從立項(xiàng)開始，直至成果推廣應(yīng)用各階段形成的文件材料，使用后交到綜合部保管，待成果推廣后，將所有材料裝訂成卷。
3.1.4. 綜合類文件的保管
將有一定相關(guān)性的文件整理在一起，隨時(shí)將文件歸到相應(yīng)的類別，年底按類別裝訂成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件發(fā)布后要在綜合部登記備案，年底按文件編號(hào)的順序裝訂成卷。 有保存價(jià)值的通知按公司文件處理，附在公司文件后面，按發(fā)布的日期排列裝訂。
3.2. 組卷要求
3.2.1.卷內(nèi)要有目錄
3.2.2.卷要有編號(hào)
編號(hào)規(guī)則:xx--xxx

文件類別代號(hào):記錄 —— JL
證書、證件類文件 —— 證
技術(shù)資料 —— JS
綜合類文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 證書、證件類文件因經(jīng)常使用，所以不用組卷，但要有目錄。證書、證件 單獨(dú)編號(hào)。

附上國(guó)家標(biāo)準(zhǔn):

中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

歸檔文件整理規(guī)則

DA/T22-2000 中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局2000-12-06批準(zhǔn) 2001-01-01實(shí)施

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1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。

2 定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

3 整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

4 質(zhì)量要求

4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

5 整理方法

5.1 裝訂
歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。
5.2 分類
歸檔文件可以采用年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機(jī)構(gòu)(問題)分類
將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類（本項(xiàng)可以視情況予以取舍）。
5.3 排列
歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號(hào)
歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。（見圖A1。圖示中“＊”號(hào)欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無須設(shè)置。以下同）。
5.4.1 全宗號(hào):檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
5.4.2 年度:文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。
5.4.3 保管期限:歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。
5.4.4 件號(hào):文件的排列順序號(hào)。
件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為:在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。
5.4.5 機(jī)構(gòu)（問題）:作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
5.5 編目
歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。
5.5.1.1 件號(hào):填寫室編件號(hào)。
5.5.1.2 責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。
5.5.1.3 文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)。
5.5.1.4 題名:文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"〔 〕"號(hào)。
5.5.1.5 日期:文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數(shù):每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注:注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“－”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明:填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
5.6.2.4 日期:歸檔文件整理完畢的日期。

公文歸檔的原則與需求有哪些

實(shí)際出發(fā) 提高效率

工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2）歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。

②勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

3）勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時(shí)歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

急求公文歸檔的步驟！

　　一、公文立卷歸檔的步驟
　　公文立卷歸檔的步驟分準(zhǔn)備、立卷、歸檔三個(gè)階段。
　　(1)準(zhǔn)備。
　　首先，要編制歸卷類目。歸卷類目是為了方便公文的立卷而設(shè)置的一種文件分類目錄。歸卷類目是由類目和條款兩部分組成的。類的設(shè)置有按問題分類、按機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分類兩種方法。在設(shè)立了類目之后，就要設(shè)立條款并進(jìn)行編號(hào)，條款是案卷類目的主要組成部分，是案卷要反映的內(nèi)容。編制歸卷類目應(yīng)注意類目的設(shè)置要適當(dāng)、靈活，要根據(jù)本機(jī)關(guān)的文件多少來設(shè)置類目，既不能太粗，又不能太細(xì)。案卷類目的名稱和概念要清楚準(zhǔn)確，不能籠統(tǒng)、含糊。類和類之間、條款和條款之間，不能相互包括、相互交叉、相互重復(fù)。類的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)要前后一致，不能中途變換。在確定歸卷類目時(shí)，應(yīng)考慮到文件的保管價(jià)值，要準(zhǔn)確地注明每個(gè)條款里文件的保管期限。
　　其次，收集文件。立卷材料的收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，公文立卷人員要注意平時(shí)對(duì)文件的收集，將本機(jī)關(guān)需要立卷的文件材料及時(shí)集中到一起，以免散失。本機(jī)關(guān)的發(fā)文要有專人負(fù)責(zé)將原稿、印本及附件等收集齊全、完整，以便隨時(shí)向立卷部門集中。同時(shí)，要建立收文制度，將收文及時(shí)、完整地向檔案部門移交。
　　第三，鑒別與歸卷。在對(duì)文件進(jìn)行了收集之后，就要及時(shí)進(jìn)行整理、鑒別和歸卷，并進(jìn)行分類。不同保管期限的文件，要按本機(jī)關(guān)保管期限表的要求將永久、長(zhǎng)期、短期保管的文件初步分開。

　　（2）立卷。
　　首先，檢查與調(diào)整卷內(nèi)文件。要檢查文件是否齊全、完整；是否符合歸檔范圍的要求；是否保持了文件之間的歷史聯(lián)系，與歸卷類目是否吻合，運(yùn)用特征是否準(zhǔn)確；卷內(nèi)文件的保存價(jià)值是否一致；卷內(nèi)文件數(shù)量是否過多或過少。
　　其次，排列卷內(nèi)文件順序。卷內(nèi)文件一般按照時(shí)間、問題、作者、地區(qū)、名稱、重要程度、程序或階段、文件往來機(jī)關(guān)順序排列。排列時(shí)要注意按問題特征立卷，不能混排。
　　第三，編排頁碼。排列案卷順序之后，要拆除文件上的金屬裝訂物，以免金屬物日久氧化銹蝕文件。同時(shí)要對(duì)文件進(jìn)行修補(bǔ)，凡在裝訂線左側(cè)有文字的文件材料，要在左邊加邊取齊，右邊疊起；尺寸不足規(guī)定尺寸的要加紙裱糊襯托；破損的要進(jìn)行修補(bǔ)。修補(bǔ)完畢要以卷為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫張?zhí)?，張?zhí)枒?yīng)編在文件材料的右上角，一張只編一個(gè)號(hào)，背面不編。
　　第四，填寫卷內(nèi)文件目錄及備考表。每個(gè)案卷都應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄，用來介紹本卷內(nèi)文件的內(nèi)容，便于文件檢索查閱。卷內(nèi)文件目錄包括順序號(hào)、文件作者、文件標(biāo)題、文號(hào)、文件日期、所在張?zhí)?、備注。案卷的備考表是案卷的最后一頁，主要用來記述卷?nèi)文件的實(shí)有張數(shù)、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以備說明本卷文件保管使用的有關(guān)情況、卷內(nèi)文件的變動(dòng)情況。
　　第五，擬寫案卷標(biāo)題。案卷的標(biāo)題是對(duì)案卷內(nèi)文件名稱的概括，其作用在于準(zhǔn)確地揭示案卷的內(nèi)容，為卷內(nèi)文件查找提供可資檢索的渠道。案卷標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明、樸實(shí)、概括，具有政治上的嚴(yán)肅性、結(jié)構(gòu)上的完整性、文字上的準(zhǔn)確性、邏輯上的合法性。
　　第六，填寫案卷封皮并進(jìn)行裝訂。案卷的封皮是案卷的外表，填寫好案卷封皮，可使立成的案卷美觀整齊，便于編制案卷目錄和查找利用。案卷封皮上應(yīng)填寫的項(xiàng)目一般包括；機(jī)關(guān)名稱、機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷名、機(jī)密等級(jí)、卷內(nèi)文件的起止日期、文件頁數(shù)、保管期限及全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等。為了便于對(duì)案卷的保護(hù)，要對(duì)案卷進(jìn)行裝訂或裝盒，在對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行檢查后，用白線將案卷封皮和卷內(nèi)文件訂在一起。
　　第七，編制案卷目錄。把本年度的案卷經(jīng)過分類、排列，再進(jìn)行編號(hào)、登記、造冊(cè)，就形成了本年度的案卷目錄。案卷目錄包括案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)和張數(shù)、保管期限、備注等。

　?。?）案卷的歸檔。
　　案卷的歸檔是把一年中立成的案卷移交檔案室集中保管，以保證機(jī)關(guān)檔案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的質(zhì)量要經(jīng)過檔案部門檢查驗(yàn)收。檢查驗(yàn)收的內(nèi)容包括歸檔文件是否齊全完整，有無重復(fù)；是否遵循文書立卷的原則進(jìn)行立卷；文件和電報(bào)是否保持內(nèi)容聯(lián)系，合并整理，統(tǒng)一立卷；絕密文件是否在卷皮上蓋有絕密字樣專用章；保管期限是否準(zhǔn)確；永久、長(zhǎng)期、短期保管的文件是否分開立卷等。另外，對(duì)歸檔文件的數(shù)量和移交目錄也應(yīng)檢查驗(yàn)收。歸檔工作一般應(yīng)在次年的3月份完成，最遲也不能超過6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉(zhuǎn)化為檔案

　　二,文檔的歸位步驟

　?。ㄒ唬﹨^(qū)分歸檔與不歸檔的檔案盒（案卷）
　　按照歸檔范圍和不歸檔范圍的規(guī)定，把不歸檔的、留存在本機(jī)關(guān)團(tuán)體供工作參考的檔案盒（案卷）與應(yīng)歸檔的檔案盒（案卷）區(qū)別開來，把應(yīng)歸檔文件的檔案盒（案卷）移交檔案部門。
　　（二）編制移交目錄

　　編制移交目錄，就是把歸檔文件目錄或案卷目錄復(fù)印成一式三份，移交部門一分，接收部門一份，以便雙方核對(duì)、檢查。另一份留存在檔案盒或案卷內(nèi)。
　　在移交目錄后還應(yīng)附有《移交備考表》，內(nèi)容包括：檔案盒（案卷）總數(shù)、移交人、接收人、交接時(shí)間等項(xiàng)目。

　?。ㄈ┎轵?yàn)收歸檔檔案盒（案卷）
　　移交時(shí)，檔案管理部門要對(duì)檔案盒（案卷）進(jìn)行嚴(yán)格檢查。檢查包括兩主面的內(nèi)容：

　　1、檢查檔案盒（案卷）質(zhì)量。
　　即檢查裝入歸檔文件的檔案盒或立成的案卷是否符合歸檔文件整理、立卷的原則、要求，是否反映了盒（卷）內(nèi)文件的特征，盒（卷）內(nèi)文件是否有損壞，裝訂是否整齊等等。對(duì)不符合要求的，檔案部門可以要求移交部門重新整理。

　　2、檢查檔案盒（案卷）內(nèi)文件的數(shù)量。
　　即檢查檔案盒內(nèi)或案卷內(nèi)文件的總數(shù)是否與移交目錄相符；盒內(nèi)文件件數(shù)或卷內(nèi)文件頁數(shù)是否與檔案盒封面或案卷封面所填寫的數(shù)目相符。
　　為避免返工、浪費(fèi)時(shí)間和增加工作量，檢查檔案盒（案卷）內(nèi)文件的數(shù)量和質(zhì)量的工作應(yīng)盡量提前到編制歸檔文件件號(hào)或案卷目錄前進(jìn)行。這就要求檔案部門加強(qiáng)對(duì)歸檔文件整理、立卷工作全過程的指導(dǎo)、監(jiān)督，盡早派人到文書部門和業(yè)務(wù)部門檢查、監(jiān)督文件整理、立卷工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、指出和糾正問題。這一步工作做得越好，在移交檢查時(shí)出現(xiàn)返工的概率就越小，工作效率就越高。

　　四）辦理移交手續(xù)
　　歸檔文件的檔案盒（案卷）檢查完畢，對(duì)符合要求的檔案盒（案卷）就可以辦理具體移交手續(xù)。具體移交時(shí)，交接雙方各拿一份移交目錄，按照目錄的內(nèi)容清點(diǎn)歸檔文件的件號(hào)、盒號(hào)或頁號(hào)、卷號(hào)；核對(duì)無誤后，雙方均應(yīng)在三份移交目錄和移交備考表上簽字；將三分清單分別交由交接雙方：一份文書部門或業(yè)務(wù)部門留存?zhèn)洳椋粌煞荽鏅n案部門。對(duì)于文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)團(tuán)體，可由檔案部門統(tǒng)一編制歸檔文件目錄或案卷目錄，移交時(shí)，由檔案部門開據(jù)移交憑據(jù)，各部門可不必再單獨(dú)編制移交目錄。對(duì)于文件工作和檔案工作“一肩挑”的機(jī)關(guān)團(tuán)體，在文件處理與檔案工作之間沒有中間環(huán)節(jié)，歸檔工作在平時(shí)都已完成，因此也就沒有必要辦理歸檔手續(xù)。但在文書（檔案）人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須依上述程序辦理移交手續(xù)。