銷售檔案管理

法律分析：1、合同應交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務部門或行政部門。為保穩(wěn)妥，建議企業(yè)每個合同至少應留存兩份原件，并分別放置兩個地方獨立留存。2、合同登記的項目應由企業(yè)的業(yè)務部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。有些企業(yè)僅登記合同中的收、付款信息，這是遠遠不夠的，登記應至少包括對方主體信息、主要項目內容、本企業(yè)合同負責人、對方合同負責人、主要權利義務履行期限、付款節(jié)點、收款節(jié)點、涉及資產(chǎn)購買的還應進行資產(chǎn)登記。3、合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質文件與電子文件的統(tǒng)一。日后非必須使用原件時，查詢電子版本即可。4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總，方便日后查詢。匯總的信息應包括客戶主體信息、聯(lián)系方式、業(yè)務成交過程中的重點注意事項等，為日后客戶回訪及老客戶維護提供信息支持。5、建立客戶評價系統(tǒng)。每簽署一份并執(zhí)行完畢的合同，請客戶對本企業(yè)進行評價，以收集自身企業(yè)在合作過程中的不足，并進行對應的完善改進工作。6、定期對合同進行匯總、整理，從不同的角度對合同進行分類、分析。

法律依據(jù)：《中華人民共和國民法典》

第四百六十四條 合同是民事主體之間設立、變更、終止民事法律關系的協(xié)議?；橐?、收養(yǎng)、監(jiān)護等有關身份關系的協(xié)議，適用有關該身份關系的法律規(guī)定;沒有規(guī)定的，可以根據(jù)其性質參照適用本編規(guī)定。

第四百六十五條 依法成立的合同，受法律保護。依法成立的合同，僅對當事人具有法律約束力，但是法律另有規(guī)定的除外。

《中華人民共和國檔案法》

第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

第九條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。中央國家機關根據(jù)檔案管理需要，在職責范圍內指導本系統(tǒng)的檔案業(yè)務工作。

客戶檔案應怎么管理？

客戶是企業(yè)的財富，做好客戶檔案資料的收集整理與管理工作，將大大有助于分析，了解客戶，有助于溝通客情，穩(wěn)固合作，為此制定本管理辦法如下：

一、 本部門所有員工有責任不斷收集、完善客戶資料卡信息，并予以填制、修正。

二、 建立客戶銷售業(yè)績檔案

三、 對所有客戶（包括準客戶）建立并填制客戶綜合銷售力分析表

四、 完善并保存公司與客戶簽署的所有經(jīng)銷合同與文件

五、 壹個客戶一份檔案，不得出現(xiàn)缺頁丟失

六、 客戶檔案資料作為公司最高級機密的一部分，公司所有員工有責任和義務嚴格遵守公

司保密制度，確保其安全。

如何做好銷售機械設備企業(yè)的檔案管理工作

一、設備儀器檔案管理的特點

1.設備儀器檔案管理的動態(tài)性特點，在設備轉移或報廢之前，設備儀器檔案隨著設備本身的變化而變化，在設備轉移或報廢之前，設備儀器檔案始終處在一種不確定狀態(tài)中。例如：一臺設備在使用過程中，必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設備還在使用過程中，它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料，直到設備的使用期結束，設備儀器檔案才停止。

設備管理要求對設備進行全過程管理。一臺設備從購置、安裝到轉移、報廢，要實行全過程的跟蹤管理。設備儀器檔案管理也必須符合這一要求。因為：第一，設備儀器檔案形成單位不同，也就是來源不同。例如，一臺機械設備，隨機資料(裝箱單、說明書、易損零部件圖等)是生產(chǎn)廠家提供的：購置合同、計劃及開箱驗收單是企業(yè)設備管理部門形成的：而維修紀錄、改造圖紙又是由車間或設計部門產(chǎn)生的。設備儀器檔案的載體形式不同，它們后期形成的檔案內容也就不同。在某個具體設備儀器的檔案的保管單位內，其中有文字紀錄(如購置報告、批復、使用說明書等)、圖紙(如原理圖、結構圖、安裝圖、易損零部件圖)、表格(如維修記錄、月報表、年報表)以及光盤等，沒有統(tǒng)一的模式，也不可能做出統(tǒng)一的規(guī)定。所以，檔案管理人員只有了解和掌握設備使用和變化的全過程，抓住重點，才能有的放矢地做好設備儀器檔案管理工作。

2.綜合性特點

企業(yè)設備儀器管理的主要任務是對設備儀器進行綜合管理。設備儀器檔案也是設備儀器綜合管理的內容之一，所以設備儀器檔案在管理上也具有綜合性的特點。

(1)
它表現(xiàn)為階段的綜合性特點。按照設備管理的工作流程，設備從選購到報廢可分為四個階段;第一階段是設備的規(guī)劃、選購及安裝調試階段;第二階段是設備使用和維護階段;第三階段是設備檢修階段;第四個階段是設備的改造與更新階段。這四個階段是交替出現(xiàn)的，特別是一些老企業(yè)，需要不斷地更新設備，這種階段性表現(xiàn)更加明顯。

(2)
它表現(xiàn)為部門的綜合性特點，在一個企業(yè)內，設備儀器管理工作涉及到許多部門，實行綜合性管理，才能有效地保持設備的完好率。要堅持設計、制造與使用相結合，維護與計劃檢修相結合，修理、改造與更新相結合，專業(yè)管理與群眾相結合，技術管理與經(jīng)濟管理相結合。

3.多樣性特點。

(1)
按設備的來源區(qū)分：分為自制設備和外購設備(國內、引進設備)。自制設備是各單位根據(jù)本身生產(chǎn)工藝或科研、試驗的特殊需要而自行設計、研制的;外購設備則是各單位從國內市場或國外市場上購買來的。

(2)
按設備的行業(yè)特點區(qū)分：分為機械動力類設備，其特點是以單機形式存在，獨立承擔生產(chǎn)過程中某一種作用的設備;與基建相聯(lián)系的輕化工設備，其特點是生產(chǎn)工藝連續(xù)性強，任何一個生產(chǎn)環(huán)節(jié)都不能中斷;儀器儀表設備，這主是用于檢測、檢修、計量和試驗等方面工作。

(3) 按設備的重要程度區(qū)分;機械行業(yè)分為精、大、稀設備和一般設備，建筑行業(yè)分為主要生產(chǎn)設備和輔助生產(chǎn)設備。

(4)
按設備的使用大大性質區(qū)分：分為通用設備和專用設備。前者是指在某個行業(yè)中都能使用的、標準化程度較高的設備;后者是指只能在某個行業(yè)或某個生產(chǎn)環(huán)節(jié)上使用、專業(yè)性較強的特種設備。

二、管好設備儀器檔案必須做好四項工作

1.設備檔案的收集工作

(1)
設備的規(guī)劃、選購階段。新增設備規(guī)劃，就是根據(jù)生產(chǎn)工作發(fā)展的需要，在考慮提高現(xiàn)有設備利用率、對設備進行技術改造等措施后，還需要增加設備的計劃。使用部門必須向有關計劃部門提出申請，填報“新增設備購置申請單”，大型設備引進設備管理、器材供應、編制設備購置年度計劃，器材供應部門認真進行采購。

這一階段形成的設備文件材料主要有：新增設備購置申請單、論證報告、設備造型報告、訂貨合同、到貨通知單、提貨單、報關單(進口設備)、發(fā)票和運單。

(2)
設備開箱及安裝調試階段。新增設備到現(xiàn)場后，器材供應部門負責通知設備管理部門、有關計劃部門、質量管理部門、檔案館(室)等(引進設備還須邀請國家離檢局)共同開箱驗收，然后進行安裝調試，調試由用戶、安裝單位、使用部門、職能部門共同進行。該階段形成的設備文件材料有：設備驗收單、裝箱單、說明書、使用手冊、安裝調試記錄、商檢證書、設備原理圖、線路圖、維修保養(yǎng)說明書。

(3) 設備使用、維護、檢修階段。該階段形成的設備文件材料有：設備使用記錄、維修記錄、技術改造紀錄等。

(4)
設備報廢處理階段。凡列人固定資產(chǎn)的設備，必須經(jīng)有關部門批準后才能報廢。該階段形成的的設備材料有：設備報廢申請表、設備報廢鑒定與審批材料、設備報廢處理移交單等。

2.設備儀器檔案的整理工作

(1)
分類要科學。分類必須符合本單位的生產(chǎn)、工作性質與特點：根據(jù)本單位生產(chǎn)規(guī)模的大小，主要生產(chǎn)設備的多少，以及本企業(yè)的體制結構，靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機械地搬用別單位的現(xiàn)成分類方法是不適宜的。

(2) 組卷要遵循設備文件材料的形成規(guī)律，保持卷內文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案保管利用。與設備關系密切的管理文件材料，如設備管理工作計劃、總結、指標考核、設備轉讓、固定資產(chǎn)折舊管理以及其他綜合性文件材料，應列人設備類中組卷。設備維修中形成的文件材料單獨組卷，外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。

(3)
案卷和案卷內文件材料的排列應有機聯(lián)系。設備類案卷可按設備依據(jù)材料、外購設備開箱驗收(自制設備的設計、制造、驗收)，設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。案卷內文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。

3.設備檔案的鑒定工作

設備檔案的鑒定工作就是甄別檔案的保存價值，挑選有價值的檔案繼續(xù)保存，剔除無需保存的檔案予以銷毀。設備檔案的價值，首先在于客觀地、具體地反映著某一歷史階段，社會生產(chǎn)力三要素之一——勞動工具的規(guī)模、結構，技術水平。反應這一狀況的程度，決定了設備檔案保存價值的大小。利用需要決定著檔案的保存價值。鑒定檔案要根據(jù)每份或每組文件的具體情況，分析文件載體上所表現(xiàn)內容的重要性、有效性完整性，科學地判定檔案的價值，確定其保管期限。

4.設備檔案的保管工作

存在檔案的柜架，本著自左至右，自上至下的原則，整齊系統(tǒng)地擺放在庫房內。通過的方向，應與自然采光或人工采光的方向相一致。要建立必要的檔案保管制度，例如，安全管理制度、檔案借閱制度、保密制度等。

如何做好銷售人員的檔案管理

用易度檔案管理系統(tǒng)

如何管理客戶檔案

建立顧客檔案，很多企業(yè)認為是一件很普通的事，不就是記錄一下顧客的聯(lián)系方式、聯(lián)系人、地址嗎。其實不是這樣，顧客檔案管理也需要數(shù)據(jù)化、精細化、系統(tǒng)化，這樣的檔案才對營銷管理工作有指導性。要完善每一個顧客檔案，需要對顧客進行一次全面體檢?！　☆櫩蜋n案管理的內容包括：顧客基礎資料、產(chǎn)品結構、市場競爭狀況及市場競爭能力、與我方交易狀況，結合其資信能力、市場容量、經(jīng)營業(yè)績、客戶組織結構、競爭對手狀況等一系列的相關資料，并進行分析、歸類、整理、評價，有能力的企業(yè)可以建立數(shù)學模型、用計算機來進行管理。

以下方法僅供參考：

客戶檔案的管理原則包括哪些內容

實踐證明，建立企業(yè)客戶檔案應遵循集中、動態(tài)和分類管理的原則，進行科學管理。長期以來，客戶檔案在我國企業(yè)管理實踐中沒有得到應有的重視，客戶資料分散化，數(shù)據(jù)信息更新緩慢、滯后，缺乏恰當?shù)目蛻舴诸惖葐栴}十分突出。這些不利因素限制了客戶檔案在企業(yè)應收賬款管理和壞賬風險控制方面發(fā)揮應有的作用，使企業(yè)大量本可避免壞賬損失成為現(xiàn)實?？蛻魴n案的管理原則有：
1、集中管理。
企業(yè)客戶資料分散化通常有兩種情況，一是分散在業(yè)務人員手中，二是分散在企業(yè)各個部門。如果是第一種情況，就可能導致客戶是業(yè)務人員的客戶而不是企業(yè)的客戶，因為企業(yè)的管理層并不熟悉每一個客戶，所以當業(yè)務人員離開企業(yè)后，客戶及業(yè)務也隨之離去，給公司造成重大的經(jīng)濟損失。如果是客戶資料分散在各個部門的情況，雖然可以杜絕個人掌握企業(yè)客戶資源的問題，但也會引出部門之間、部門與整個企業(yè)之間平衡利益關系的問題。
2、動態(tài)管理。
所謂動態(tài)管理，是指對于客戶檔案信息要不斷進行更新。這是因為客戶本身的情況是在不斷變化的。就客戶的資信報告來講，它是一份即期的客戶檔案，有效期一般在三個月到一年。超出這個時間，就要對客戶進行新的調查。
3、分類管理。
對客戶檔案進行恰當?shù)姆诸?，主要是基于客戶對企業(yè)的重要性和客戶檔案管理費用進行考慮。企業(yè)客戶規(guī)模的大小不一，對企業(yè)銷售額的貢獻程度也相應不同，理應區(qū)別對待；另一方面進行客戶檔案管理也要考慮到成本效益原則，盡量使有限的資源發(fā)揮最大的經(jīng)濟效用?？紤]客戶對企業(yè)的重要性因素，信用管理部門可以將客戶分成普通客戶的核心客戶。劃分的標準是企業(yè)與客戶的年平均交易額，同時要考慮與客戶交往的時間長短。