檔案管理機制

國家檔案局發(fā)布檔案管理九項規(guī)范

近日，國家檔案局發(fā)布《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識別（OCR）工作規(guī)范》等9項行業(yè)標準，涉及政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔、檔案館應(yīng)急管理等方面。這9項行業(yè)標準提出了哪些工作規(guī)范，適用于哪些業(yè)務(wù)？

會博通從1988年開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來，就是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商。歷經(jīng)30年，會博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，打造組織知識生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國家認證雙軟企業(yè)，國家重點支持的高新技術(shù)企業(yè)?，F(xiàn)在會博通已經(jīng)在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。為了更好的服務(wù)國家檔案管理細則，研發(fā)符合國家的檔案管理系統(tǒng)，會博通綜合檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理帶大家了解一下最新的國家檔案局發(fā)布的九項行業(yè)標準！

1.DA/T 77—2019《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識別（OCR）工作規(guī)范》

本標準規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識別（OCR）工作的組織、實施和管理要求，確定了開展OCR工作的總體原則、具體流程、性能要求和指標評價等內(nèi)容，尤其是對歸檔章、文件處理單、公章等具有檔案特征的內(nèi)容提出了識別要求。標準適用于字跡清晰、文本規(guī)范的紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的光學(xué)字符識別（OCR）工作。

2.DA/T 78—2019《錄音錄像檔案管理規(guī)范》

本標準為傳統(tǒng)載體錄音錄像、傳統(tǒng)載體錄音錄像數(shù)字復(fù)制件、數(shù)字錄音錄像3 種不同形式錄音錄像檔案提供統(tǒng)一的管理規(guī)范，解決錄音錄像收集范圍和收集質(zhì)量、著錄和整理問題。標準規(guī)定 了模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著 錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求，適用于各級機關(guān)、團體、企 事業(yè)單位和其他社會組織形成的錄音錄像檔案的管理。

3.DA/T 79—2019《證券業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》

為加強證券業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化，確保證券業(yè)務(wù)檔案的安全管理和有效利用，制定本標準。標準規(guī)定了證券業(yè)務(wù)檔案工作總則、管理體制、管理崗位職責，以及在辦理證券業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的且具有保存價值的業(yè)務(wù)文件的整理、歸檔，證券業(yè)務(wù)檔案的保管、利用、鑒定與處置的要求和方法，以及業(yè)務(wù)電子文件歸檔與電子檔案管理，并編制了具有參考性的《證券業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，適用于證券公司證券業(yè)務(wù)檔案的管理與利用。

4.DA/T 80—2019《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南》

本標準規(guī)定了政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔的總則，網(wǎng)頁的歸檔范圍和網(wǎng)頁檔案的保管期限，網(wǎng)頁歸檔的收集、整理、移交接收和網(wǎng)頁歸檔功能模塊建設(shè)的一般方法，適用于各級人民政府及其部門、派出機構(gòu)和承擔公共服務(wù)職能的事業(yè)單位在互聯(lián)網(wǎng)上開辦的政 府網(wǎng)站的網(wǎng)頁歸檔，其他單位的網(wǎng)頁歸檔工作可參照執(zhí)行。

5.DA/T 81—2019《檔案庫房空氣質(zhì)量檢測技術(shù)規(guī)范》

本標準旨在提高檔案庫房管理水平，完善庫房空氣質(zhì)量檢測制度，促進檔案部門了解和評價檔案庫房空氣質(zhì)量狀況。本標準給出了檔案庫房空氣質(zhì)量檢測的方法，適用于我國各級各類檔案館的檔案庫房，包括在用檔案庫房以及新建檔案庫房。

6.DA/T 82—2019《基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲規(guī)范》

標準旨在規(guī)范和統(tǒng)一采用文檔型數(shù)據(jù)庫存儲檔案數(shù)據(jù)的方法，解決非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的存儲和管理問題，并為今后檔案數(shù)據(jù)的利用打下基礎(chǔ)。標準規(guī)定了使用文檔型數(shù)據(jù)庫存儲檔案數(shù)據(jù)的總體要求，提出了使用文檔型數(shù)據(jù)庫存儲和管理檔案數(shù)據(jù)的基本功能和實施方法，適用于各級各類檔案館、機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位對檔案數(shù)據(jù)的存儲。

7.DA/T 83—2019《檔案數(shù)據(jù)存儲用LTO 磁帶應(yīng)用規(guī)范》

標準規(guī)定了檔案數(shù)據(jù)存儲用LTO磁帶的技術(shù)要求、選擇、條形碼標簽、使用、保管、運輸以及磁帶的復(fù)制、更新和轉(zhuǎn)換等要求，適用于各級檔案部門及有關(guān)單位檔案數(shù)據(jù)存儲用LTO 磁帶的應(yīng)用和管理。

8.DA/T 84—2019《檔案館應(yīng)急管理規(guī)范》

本標準制定的主要目的是加強檔案安全保管及風(fēng)險管理，增強對檔案安全風(fēng)險的預(yù)見性，在日常工作中及時發(fā)現(xiàn)和排除潛在風(fēng)險，從而做好檔案保管和保護工作。標準規(guī)定了檔案館應(yīng)急管理原則、組織機構(gòu)及職責任務(wù)、運行機制、管理保障及監(jiān)督管理等內(nèi)容，適用于全國各級各類檔案館應(yīng)對突發(fā)事件的管理工作。

9.DA/T 85—2019《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》

標準規(guī)定了政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔的一般方法，包括歸檔工作流程和歸檔信息包的內(nèi)容結(jié)構(gòu)、命名規(guī)則、元數(shù)據(jù)和存儲格式等，適用于政務(wù)服務(wù)機構(gòu)在全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺上辦理政務(wù)服務(wù)事項（包括行政權(quán)力事項和公共服務(wù)事項）過程中形成的電子文件的歸檔。

目前，會博通綜合檔案管理系統(tǒng)全面升級，已將檔案管理9項標準納入系統(tǒng)升級范疇，全面符合最新的國家檔案管理要求。

機關(guān)檔案管理規(guī)定

第一章　總則第一條　為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）檔案工作，推進機關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。第二條　本規(guī)定所稱的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。第三條　機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。

　　機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進依法行政、促進科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權(quán)益、維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。第四條　機關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。

　　國家檔案行政管理部門負責全國機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。

　　中央、地方專業(yè)主管機關(guān)應(yīng)當根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)進行監(jiān)督、指導(dǎo)時，應(yīng)當遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。第五條　機關(guān)的全部檔案應(yīng)當集中、統(tǒng)一管理。

　　機關(guān)檔案管理應(yīng)當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。第六條　機關(guān)應(yīng)當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。

　　檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費應(yīng)當列入機關(guān)年度財政預(yù)算。第二章　機構(gòu)和人員第七條　機關(guān)應(yīng)當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）（或承擔該職能的其他綜合辦事機構(gòu)，下同）及相關(guān)部門負責人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機制，協(xié)調(diào)處理本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項。第八條　機關(guān)應(yīng)當按規(guī)定設(shè)立檔案工作機構(gòu)。不具備檔案工作機構(gòu)設(shè)立條件的機關(guān)，應(yīng)當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應(yīng)當反映檔案工作屬性。

　　經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構(gòu)，對相應(yīng)機關(guān)的檔案進行集中管理。第九條　機關(guān)檔案工作機構(gòu)或檔案工作負責部門（以下簡稱機關(guān)檔案部門）應(yīng)當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當指定人員，承擔相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關(guān)應(yīng)當建立以機關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

　　縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數(shù)量的專（兼）職檔案工作人員。第十條　機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：

　?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案；

　?。ǘ┲贫ú⒔M織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃；

　?。ㄈC關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)；

　?。ㄋ模┴撠煿芾頇C關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開工作；

　　（五）負責機關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關(guān)及所屬機構(gòu)檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理；

　?。┙邮軝n案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案；

　?。ㄆ撸┴撠熃M織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、教育活動；

　　（八）對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議；對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關(guān)提出處理建議。

檔案保管制度內(nèi)容

法律分析：機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕接收。檔案館除按照國家有關(guān)規(guī)定接收移交的檔案外，還可以通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案。博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、文獻信息同時是檔案的，依照有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定，可以由上述單位自行管理。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》

第十五條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕接收。

經(jīng)檔案館同意，提前將檔案交檔案館保管的，在國家規(guī)定的移交期限屆滿前，該檔案所涉及政府信息公開事項仍由原制作或者保存政府信息的單位辦理。移交期限屆滿的，涉及政府信息公開事項的檔案按照檔案利用規(guī)定辦理。

第十六條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織發(fā)生機構(gòu)變動或者撤銷、合并等情形時，應(yīng)當按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。

第十七條 檔案館除按照國家有關(guān)規(guī)定接收移交的檔案外，還可以通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案。

第十八條 博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、文獻信息同時是檔案的，依照有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定，可以由上述單位自行管理。

檔案館與前款所列單位應(yīng)當在檔案的利用方面互相協(xié)作，可以相互交換重復(fù)件、復(fù)制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同研究、編輯出版有關(guān)史料。

第十九條 檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)應(yīng)當建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風(fēng)險管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力。

第二十條 涉及國家秘密的檔案的管理和利用，密級的變更和解密，應(yīng)當依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規(guī)規(guī)定辦理。

完善三平臺檔案管理機制具體指

三合一制度。完善三平臺檔案管理機制具體指三合一制度，是為適應(yīng)新形勢下檔案工作要求，規(guī)范檔案管理工作，更好的提升檔案服務(wù)效能，市市場監(jiān)管局在《六安市市場監(jiān)管局檔案管理規(guī)定》的基礎(chǔ)上，完善機關(guān)檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表簡稱三合一制度)，確保檔案收集齊全、分類科學(xué)、整理規(guī)范、方便利用。

企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理手段有哪些？如何細化管理檔案管理制度

企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理手段有哪些？如何細化管理檔案管理制度
加強企業(yè)檔案管理措施，提高企業(yè)檔案管理水平
一、企業(yè)需加大檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用
當前，信息化的發(fā)展對企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質(zhì)檔案管理是對檔案的實體化管理，目前已很難適應(yīng)企業(yè)管理的要求。隨著信息技術(shù)大量應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)和管理，可以利用信息技術(shù)加強企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開發(fā)檔案信息資源的同時，并使用信息技術(shù)更好地為企業(yè)服務(wù)，提供企業(yè)相關(guān)知識文獻等。因此，企業(yè)若想更好的應(yīng)用信息技術(shù)并得到長久的發(fā)展，企業(yè)必須積極利用各種信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢，開發(fā)并使用具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識管理系統(tǒng)，促進企業(yè)檔案管理水平整體的提高。
二、強化企業(yè)的知識服務(wù)能力，實現(xiàn)知識共享
對企業(yè)內(nèi)部的知識服務(wù)體系，企業(yè)通過構(gòu)建內(nèi)部知識網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)知識的傳遞和共享工作。而對于企業(yè)外部的知識傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶資源和外部市場的交流。為了使信息資源達到安全性的標準，公司內(nèi)部可以建立相應(yīng)的共享權(quán)限，使公司內(nèi)部用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)的客戶或市場用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點系統(tǒng)連接，獲得權(quán)限后實現(xiàn)知識的查找工作。實現(xiàn)知識共享有利于企業(yè)的知識體系發(fā)展，更加快了檔案管理整體水平的提升。
三、提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識水平
為了更好地完成企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理部門可以引進有專業(yè)知識的人才或有相關(guān)工作經(jīng)驗的成員，使其迅速融入到企業(yè)的工作流程中。同時管理部門的負責人要對檔案管理的成員進行公司內(nèi)部的介紹，使成員加深對公司經(jīng)營情況的理解，使其自身的知識結(jié)構(gòu)可以適應(yīng)于公司的發(fā)展需要，并且要加強檔案管理人員的技能培訓(xùn)，使其適應(yīng)于當前信息技術(shù)的高速發(fā)展，運用先進的知識管理手段更好地為企業(yè)服務(wù)。