企業(yè)檔案管理規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為加公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第三條公司及各部門、員工有保護檔案的義務(wù)。

　　第四條檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡(luò)化管理。

　　第二章檔案機構(gòu)及其職責(zé)

　　第五條公司各部門指定專人負責(zé)檔案管理工作(即資料員)。

　　第六條檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。

　　第七條辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

　　第三章檔案的管理

　　第八條整理辦法：

　　1.方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。

　　2.步驟：

　　A.收集

　　文書檔案：當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。

　　B.整理根據(jù)分類和成立時間整理。

　　C.分類根據(jù)下述分類方法分類

　　D.立卷區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。

　　第九條過程管理：

　　1.屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。

　　2.屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。

　　第十條監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。

　　第十一條銷毀：須報總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時應(yīng)有兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。

　　第十二條公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。

　　第十三條在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。

　　第十四條借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　第十五條分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權(quán)。

　　第四章檔案備份制度

　　第十六條公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。

　　第十七條各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。

　　第十八條備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。

　　第五章處理條例

　　第十九條有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

　　1.毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案

　　2.擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案

　　3.涂改、偽造檔案

　　4.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者

　　5.未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)

　　第六章責(zé)任

　　第二十一條本制度適用于偉凡公司各員工各部門。

　　第二十二條本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室

　　第一責(zé)任人為各部門指定的資料員;

　　第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。

　　企業(yè)檔案整理規(guī)范

　　業(yè)務(wù)資料管理規(guī)定

　　為提高公司檔案管理水平，進一步加強業(yè)務(wù)資料歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。

　　一、業(yè)務(wù)資料歸檔責(zé)任主體

　　綜合業(yè)務(wù)部負責(zé)制定業(yè)務(wù)資料管理標(biāo)準(zhǔn)，對各業(yè)務(wù)部門資料歸檔工作進行指導(dǎo)、檢查和培訓(xùn)，各業(yè)務(wù)部門負責(zé)各類專業(yè)性和具體性業(yè)務(wù)資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。已經(jīng)辦結(jié)的項目，由業(yè)務(wù)部門歸檔完畢后按照規(guī)定時間上交辦公室統(tǒng)一保存。卷盒(夾)等耗材，統(tǒng)一由辦公室調(diào)配，業(yè)務(wù)部門申領(lǐng)。

　　二、歸檔文件要求

　　1、歸檔文件材料內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。

　　2、歸檔文件材料要符合文件制作要求，標(biāo)題、落款、時間(年、月、日)、印章、正文與附件、正式發(fā)文的定稿和簽發(fā)單、上級來文和承辦單、請示與批復(fù)以及專項成套材料等必須齊全完整。

　　3、歸檔文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書寫工整、字跡清晰。

　　4、歸檔的文件字跡要符合長期保管需要，應(yīng)使用藍黑或碳素墨水、優(yōu)質(zhì)油墨書寫或制作，嚴(yán)禁使用易褪色的書寫材料。如：圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙、純藍(紅)墨水等書寫材料。

　　5、歸檔文件材料紙張幅面應(yīng)符合要求，一般文件材料應(yīng)為A4紙，必要時可使用A3紙，但歸檔應(yīng)折疊為A4紙大小。

　　三、整理要求

　　1、案卷題名

　　案卷題名要求簡練、準(zhǔn)確，能夠概括揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容與成分。

　　案卷題名構(gòu)成形式：

　　(1)符合規(guī)范的名稱+業(yè)務(wù)類型

　　(2)出讓宗地編號+業(yè)務(wù)類型

　　(3)時間+業(yè)務(wù)類型

　　2、卷內(nèi)文件排序

　　(1)歸檔文件目錄

　　歸檔文件目錄是包含卷內(nèi)文件題名及其他特征，并固定文件排列次序的表格。

　　(2)歸檔文件

　　卷內(nèi)歸檔文件一般按重要程度或時間順序排列。

　　密不可分的文件應(yīng)依序排列，即正件在前，附件在后;批復(fù)、批示在前，請示、報告在后;正式發(fā)文在前，簽發(fā)單在后;上級來文在前、承辦單在后;文字材料在前，圖樣在后。重要文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后。

　　(3)備考表

　　備考表是對本盒案卷材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行說明的文件。

　　3、案卷裝訂

　　(1)卷盒

　　卷盒(夾)采用長×寬為315mm×235mm，其厚度可根據(jù)需要分別設(shè)置30mm、40mm或50mm的規(guī)格。

　　卷盒(夾)封面項目應(yīng)包括：案卷題名、編制單位、編制時間、保管期限、密級、立卷人。

　　(2)案卷裝訂

　　案卷裝訂前要先去除卷內(nèi)文件上的金屬物(訂書釘、大頭針等);

　　文件沒留裝訂線的要貼補加邊，破損的要裱糊好，幅面較大的要折疊整齊;

　　將歸檔文件目錄、歸檔資料左下取齊，用鉚釘裝訂機裝訂牢固，注意不倒置、不散頁、不壓字。

　　4、電子文件刻錄

　　歸檔完成之后，需將案卷文件的電子版本刻錄在一次性寫入光盤等耐久載體上，光盤標(biāo)簽寫明年份和案卷題名，一并裝入卷盒(夾)中。

　　金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國商業(yè)銀行法》《中華人民共和國保險法》《中華人民共和國證券法》等相關(guān)法律，結(jié)合金融企業(yè)業(yè)務(wù)工作實際，制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定所稱金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案，是指金融企業(yè)在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業(yè)務(wù)辦理及服務(wù)活動中形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄。

　　第三條本規(guī)定適用于在中華人民共和國境內(nèi)依法設(shè)立的下列金融機構(gòu)：

　　(一)政策性銀行、商業(yè)銀行、農(nóng)村合作銀行、城市信用合作社、農(nóng)村信用合作社。

　　(二)證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設(shè)立的從事資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的子公司。

　　(三)保險集團(控股)公司、保險公司、保險資產(chǎn)管理公司、保險專業(yè)中介機構(gòu)。

　　(四)信托公司、金融資產(chǎn)管理公司、企業(yè)集團財務(wù)公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車金融公司、貨幣經(jīng)紀(jì)公司。

　　(五)從事匯兌業(yè)務(wù)、支付清算業(yè)務(wù)和基金銷售業(yè)務(wù)的公司。

　　(六)其他經(jīng)批準(zhǔn)從事金融業(yè)務(wù)活動的企業(yè)。

　　第四條金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案對維護金融企業(yè)和客戶利益，保護消費者權(quán)益，防控金融風(fēng)險，打擊經(jīng)濟犯罪，保障國家經(jīng)濟安全，促進經(jīng)濟和社會發(fā)展等具有十分重要的作用，是金融企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)由企業(yè)檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。

　　第五條各級檔案行政管理部門根據(jù)職責(zé)負責(zé)金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;各級金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理機構(gòu)及其派出機構(gòu)負責(zé)將金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作納入金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理制度、流程，與業(yè)務(wù)同監(jiān)管。

　　第六條金融企業(yè)檔案部門或檔案工作歸口管理部門(以下統(tǒng)稱“檔案部門”)負責(zé)對本企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門配合檔案部門組織實施。金融企業(yè)所屬各分支機構(gòu)檔案部門負責(zé)本分支機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作，并對所屬分支機構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　第七條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全統(tǒng)一的業(yè)務(wù)文件材料歸檔管理制度;將業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務(wù)工作流程，列入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，列入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，列入企業(yè)考核體系和獎懲制度，確保業(yè)務(wù)文件材料的完整歸檔。

　　第八條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全業(yè)務(wù)檔案保管、利用、鑒定、銷毀等工作的相關(guān)制度，確保業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、有效和安全，滿足企業(yè)在證據(jù)、責(zé)任、信息、存史等方面的需要。

　　第九條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為，進行相應(yīng)的懲處。

　　第十條金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技能，并定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

　　第二章業(yè)務(wù)文件材料的整理與歸檔

　　第十一條金融企業(yè)應(yīng)依據(jù)法律、行政法規(guī)、國務(wù)院金融監(jiān)督管理部門和檔案行政管理部門的規(guī)章和規(guī)范性文件的要求，結(jié)合業(yè)務(wù)工作流程，制定本企業(yè)業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限表;當(dāng)業(yè)務(wù)范圍或工作流程發(fā)生變化時，應(yīng)及時修訂完善。

　　歸檔范圍和保管期限的確定，應(yīng)當(dāng)滿足國家對金融活動的監(jiān)管要求以及維護企業(yè)利益和客戶權(quán)益的需求;業(yè)務(wù)檔案保管期限不得短于相關(guān)法律、法規(guī)明確規(guī)定的保管期限;電子業(yè)務(wù)檔案的保管期限不短于同類紙質(zhì)檔案的保管期限。

　　第十二條金融企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)按照遵循文件材料形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機聯(lián)系、便于保管和查找利用的原則，依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定研究確定業(yè)務(wù)文件材料歸檔整理和分類編號方法，制訂相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并保持相對穩(wěn)定。

　　第十三條金融企業(yè)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定，將應(yīng)當(dāng)歸檔文件材料按要求進行整理、立卷，定期移交本企業(yè)檔案部門集中管理，并辦理歸檔交接手續(xù)。具體歸檔時間可根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點確定，除國家另有規(guī)定外，最遲不應(yīng)超過次年12月31日。

　　第十四條金融企業(yè)文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當(dāng)增加份數(shù)。

　　第十五條業(yè)務(wù)文件材料中屬于企業(yè)管理類的文件材料，原件存入管理類檔案，在與之相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案中可存放復(fù)印件并標(biāo)明互見號。

　　第十六條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)按國家有關(guān)規(guī)定進行檔案著錄。

　　第十七條紙質(zhì)和電子文件同步歸檔的，在文件內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致;僅為電子載體形式的業(yè)務(wù)檔案，須遵照國家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　第十八條金融企業(yè)建設(shè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)有檔案部門參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關(guān)需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。

　　第十九條業(yè)務(wù)工作人員崗位變動時，應(yīng)當(dāng)及時辦理移交所負責(zé)業(yè)務(wù)工作的文件材料，并清退借閱未還的檔案。

　　第二十條國內(nèi)依法投資設(shè)立的金融企業(yè)有海外機構(gòu)的應(yīng)當(dāng)建立海外機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理制度。

　　第三章業(yè)務(wù)檔案的管理

　　第二十一條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備符合檔案保護和安全管理要求的業(yè)務(wù)檔案保管裝具和庫房，并保證庫房設(shè)施設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)。

　　第二十二條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)按有關(guān)要求做好電子業(yè)務(wù)檔案的存儲和安全管理，保證電子業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、安全和可用，并對重要業(yè)務(wù)檔案進行異質(zhì)、異地備份，確保業(yè)務(wù)檔案安全。金融企業(yè)對檔案信息安全負最終責(zé)任。

　　第二十三條金融企業(yè)將業(yè)務(wù)檔案管理外包的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核承包方的信息安全保障能力和資質(zhì)。在簽訂合同協(xié)議時，應(yīng)當(dāng)明確有關(guān)檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責(zé)任和約定條款，以保障業(yè)務(wù)檔案的安全與利用。

　　嚴(yán)禁將涉及國家秘密的業(yè)務(wù)檔案外包或委托任何社會中介機構(gòu)保管。

　　第二十四條金融企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)做好業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)計工作和對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的研究利用，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性。

　　第二十五條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，逐步提高對電子業(yè)務(wù)檔案的管理水平。業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的功能應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)定。

　　第四章業(yè)務(wù)檔案的利用、鑒定與處置

　　第二十六條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)編制業(yè)務(wù)檔案檢索工具，方便業(yè)務(wù)檔案的檢索與查詢。

　　第二十七條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)對業(yè)務(wù)檔案的查閱利用進行登記，對超權(quán)限利用應(yīng)履行審批手續(xù)。

　　第二十八條金融企業(yè)檔案部門應(yīng)積極開展業(yè)務(wù)檔案的提供利用服務(wù)工作，加強對業(yè)務(wù)檔案的編研開發(fā)，滿足企業(yè)金融業(yè)務(wù)活動和管理工作的需要。

　　金融企業(yè)必須為有關(guān)業(yè)務(wù)監(jiān)管部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)檔案。

　　第二十九條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組，對到期的業(yè)務(wù)檔案按照有關(guān)規(guī)定進行鑒定并形成鑒定報告;對確已失去保存價值的到期業(yè)務(wù)檔案，由企業(yè)負責(zé)人審批簽字后方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)當(dāng)在指定地點并有專人負責(zé)監(jiān)督。對被銷毀的檔案應(yīng)當(dāng)?shù)怯浽靸?，并與鑒定報告一并永久保存。對雖已到期、但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或有其他未了事項的業(yè)務(wù)檔案不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)延長保管期限。

　　第三十條金融企業(yè)因各種原因變更、終止的，應(yīng)當(dāng)按國家有關(guān)規(guī)定對業(yè)務(wù)檔案進行妥善處置。

　　第三十一條未經(jīng)檔案行政管理部門許可，金融企業(yè)不得以任何方式和形式將涉及國家秘密的業(yè)務(wù)檔案攜帶出境。

　　企業(yè)檔案該如何整理？

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。

　　概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

　　行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　單位檔案怎么整理

　　通過檔案名稱及編號整理

　　1、檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

　　2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

　　3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　4、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。

　　5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。

　　檔號編定整理方法：

　　1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

　　2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

　　3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

　　4、檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

　　保存期限整理：

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀(jì)錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

　　5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　企業(yè)檔案管理具體要求有哪些

　　一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責(zé)。

　　四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

　　3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責(zé)及時歸檔。

　　4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

　　七、檔案的借閱

　　1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

　　3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

　　4.檔案借閱者必須做到：

　?、賽圩o檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

　?、谧⒁獍踩Ｃ?，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

　　公司人事檔案如何整理

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

　　按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

　　(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

　　(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

　　擴展資料：

　　1、員工基本信息登記。

　　這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

　　2、員工入職相關(guān)審批文件。

　　3、員工各類證件。

　　這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因為防止有修改爭議，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。

　　5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表。

　　6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

　　7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。

　　8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

　　公司檔案管理制度

　　第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　第三條歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。

　　6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　第四條檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

　　8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

　　第五條檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

　　第六條二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

　　企業(yè)檔案管理有哪些制度

　　一、建立健全各項規(guī)章制度是做好檔案管理工作的重要保障。

　　檔案管理是企業(yè)各項業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)工作之一，檔案管理與業(yè)務(wù)管理具有不可分性，任何業(yè)務(wù)的發(fā)生，必然形成原始的文件材料、帳薄、憑證等資料，這就需要以一定的方式進行保管。而且任何業(yè)務(wù)活動，又必須遵照一定的方針、政策、原則，而一定的方針、政策、原則又是依據(jù)檔案材料形成的。因此說檔案管理和業(yè)務(wù)管理是密不可分的。

　　同時，檔案還是了解我行發(fā)展史、掌握企業(yè)發(fā)展過程的一個重要途徑，因此，強化各類檔案數(shù)據(jù)的管理，保證檔案的完整性、真實性、可信性和保密性是檔案管理工作的重要內(nèi)容。

　　隨著企業(yè)各項管理制度和業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案管理中也需要對其內(nèi)容陳舊、不能適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要的規(guī)章制度進行更新，因此應(yīng)及時根據(jù)檔案管理的實際情況，對《檔案管理員崗位職責(zé)》、《檔案人員工作守則》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案借閱利用制度》、《庫房管理制度》等各項制度重新進行梳理和完善。通過對相關(guān)管理制度的進一步梳理，可以使檔案管理制度更加完善和健全，使系統(tǒng)檔案管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進一步邁進。

　　二、加強“硬件”建設(shè)，完善檔案設(shè)施是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。

　　搞好檔案工作必須有一定的設(shè)施做保證。要有合適的庫房、閱覽室、檔案人員辦公室，按照有關(guān)規(guī)定，做到庫房、閱檔室、辦公室三分開，并配置微機、溫濕計等設(shè)備；并配備用于防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防有害氣體等九防的必要設(shè)施，為檔案開創(chuàng)良好的條件。

　　當(dāng)前，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展速度的加快，各類檔案的數(shù)量也在加速增加。相比較而言，檔案的硬件建設(shè)速度與業(yè)務(wù)發(fā)展的速度在某種程度上還不是非常匹配，這種不匹配特別體現(xiàn)在基層行處。近年來，年年不斷新增的檔案使檔案庫房日顯緊張。解決這一問題：

　　一方面需要加快硬件建設(shè)，積極推行集中化管理的新模式；另一方面，也要做好到期檔案的鑒定和銷毀工作。對超過保管期限的檔案內(nèi)容、完整程度、利用價值等方面進行分析，按規(guī)定做好鑒定工作，篩選出無保存及利用價值的檔案進行銷毀處理，以便于騰出更多的存放空間。

　　三、堅持檔案工作與業(yè)務(wù)發(fā)展工作相結(jié)合是做好檔案管理工作的核心。

　　檔案的收集整理、保管和利用等都是為企業(yè)業(yè)務(wù)服務(wù)的，因此檔案管理中最重要的就是要積極開展檔案的利用工作，千方百計地提高服務(wù)質(zhì)量，編制各種檢索工具，采用新技術(shù)和先進的工作方法以滿足業(yè)務(wù)工作對檔案的需要。

　　隨著企業(yè)事業(yè)的不斷發(fā)展，當(dāng)前案卷數(shù)量也越來越多，數(shù)量的龐大給保管和利用帶來了很多困難；同時我行的文書檔案目前還采用電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的雙軌制，工作量非常大。加強檔案的現(xiàn)代化管理，能有效地解決檔案管理中存在的這些問題。

　　檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大,而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在實際工作中要盡量發(fā)揮計算機等現(xiàn)代化管理方式，盡量減少手工操作，以便提高工作效率，更好的服務(wù)于建行發(fā)展的需要。

　　企業(yè)檔案室管理規(guī)范應(yīng)該怎樣制定？

　　一整套完整的制度體系包括：工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范三部分。

　　工作規(guī)章主要宏觀明確檔案工作管理體制，文件材料的形成與歸檔責(zé)任、檔案管理、鑒定、開發(fā)方法、檔案管理相關(guān)獎懲等，這是總綱。

　　管理制度針對各門類檔案制定管理辦法；各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)制定工作制度等。

　　業(yè)務(wù)規(guī)范則主要制定檔案整理細則、檔案分類方案、檔案歸檔范圍及保管期限，以及針對特殊載體檔案的要求。

　　重要參考文件：最新的是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，在里面對其他的規(guī)范有引用，可參考。

　　怎樣做好企業(yè)檔案管理

　　導(dǎo)語：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實地反映各單位的整體發(fā)展?fàn)顩r和工作成果。做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時了解內(nèi)部情況的整體資料，適時調(diào)整策略及決策;而且，還可以為社會和有關(guān)各方對其準(zhǔn)確認(rèn)定提供有效依。

　　一、目前企業(yè)檔案管理上存在的一些問題

　　近些年來，從總的方面來看，企業(yè)檔案管理工作已基本納入到企業(yè)管理的范疇內(nèi)，并發(fā)揮出了較為明顯的作用。然而，由于現(xiàn)代化企業(yè)制度的逐步建立和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案管理工作卻沒有相應(yīng)跟上。

　　究其原因，方方面面?？傮w講，包括：一部分企業(yè)對檔案管理工作認(rèn)識不到位，沒有給予足夠的重視，致使檔案管理人員隊伍較為薄弱，尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人員，無法適應(yīng)新形勢下企業(yè)發(fā)展的需求;

　　加之有關(guān)各項規(guī)章制度不健全，職責(zé)劃分不明確，檔案保護措施不當(dāng)，時有丟失損壞的現(xiàn)象發(fā)生，文檔收集不全，整理工作滯后等等問題都不同程度地存在。以上問題如不及時有效地解決，對企業(yè)的健康和長遠發(fā)展都是十分不利的。

　　二、如何有效加強和完善企業(yè)檔案管理工作

　　(一)建立健全企業(yè)檔案管理機構(gòu)制定完善有關(guān)的規(guī)章制度

　　1.及時設(shè)置企業(yè)檔案機構(gòu)在設(shè)置企業(yè)檔案管理機構(gòu)上，要充分考慮企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模的大小、檔案業(yè)務(wù)數(shù)量，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定做出正確的選擇。企業(yè)檔案的設(shè)置與調(diào)整應(yīng)本著以下原則：企業(yè)可根據(jù)自身的實際情況和需要自行決定，要考慮到與企業(yè)今后的發(fā)展相適應(yīng)，確保企業(yè)檔案的完整、安全及有效利用，還要兼顧到檔案管理成本等問題。

　　2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進步和企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)檔案管理方面，也提出了更高的要求。像業(yè)務(wù)能力的提升，理論水平的加強，設(shè)備與設(shè)施的配備，各項管理措施的完善等等。具體講，主要是以下幾個方面：首先應(yīng)選好企業(yè)檔案管理部門的負責(zé)人，這一點十分重要。因為作為檔案部門的負責(zé)人，如果不具備較高的專業(yè)理論水平，可靠的政治素養(yǎng)，較強的管理及業(yè)務(wù)能力，是很難勝任此項工作的。

　　其次是對具體的檔案工作人員的要求也不能降低，熱愛檔案工作是先決條件，一定的文化和業(yè)務(wù)知識及工作經(jīng)驗是基本的保證。為了能盡快使企業(yè)檔案工作人員不斷提升業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，對檔案工作人員要進行定期的專業(yè)知識和操作技能的培訓(xùn)，以不斷提高業(yè)務(wù)技能和檔案管理水平，使其成為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者。

　　3.加強和完善各種設(shè)備設(shè)施檔案管理設(shè)施的完備，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當(dāng)加以重視，不能湊合。這方面的設(shè)備設(shè)施包括：建立專門的檔案專用庫房，配置足夠使用的檔案排架與卷柜，配齊必要的設(shè)備及工具用品，建立健全與完善防火、防盜設(shè)施及措施，并要求指定專人負責(zé)管理與維護。

　　由于近些年隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使企業(yè)在檔案整理、存儲、保管及使用上提供了極大的便利，從而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。但同時也對網(wǎng)絡(luò)信息安全和企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求，務(wù)必使我們充分認(rèn)識到問題的重要性。

　　為了保證檔案信息的完整與安全，就必須制定科學(xué)嚴(yán)密的電子文檔安全管理體系，行之有效的操作權(quán)限管理體系，充分完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理技術(shù)。應(yīng)該講，各項硬件設(shè)施的完善是做好企業(yè)檔案管理工作的基本物質(zhì)保證。

　　4.依法治檔及完善各項規(guī)章制度認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，堅持依法治檔，建立健全檔案工作中的各項規(guī)章制度并加以認(rèn)真貫徹落實，是檔案管理工作中的重中之重。應(yīng)當(dāng)說，依法治檔是做好企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，也是一項基礎(chǔ)性工作。

　　只有真正實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的法制化、制度化和常態(tài)化，檔案管理才能發(fā)出應(yīng)有的作用，從而有效地維護好和利用好檔案，使之更好地為企業(yè)的發(fā)展做出服務(wù)。這里需要強調(diào)的是，所制定的各項規(guī)章制度都必須符合國家的'有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)的實際情況，不但要具體、規(guī)范，還要有較強的可操作性。

　　要明確檔案管理主要負責(zé)人和專職檔案管理工作人員的具體職責(zé)，做到有章可循，按章辦事，以利于監(jiān)督、檢查和落實。

　　(二)加強企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

　　科學(xué)與規(guī)范化的檔案管理，是企業(yè)檔案部門做好檔案管理的一項重要內(nèi)容和措施。我們必須認(rèn)識到，企業(yè)檔案不單單是某一企業(yè)的信息資源，同時也是國家檔案信息資源的重要組成部分。

　　企業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容，就是針對企業(yè)的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)以及檔案的收集、保管、統(tǒng)計、鑒定等，以達到企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的目的。

　　(三)做好企業(yè)檔案的安全與保密工作

　　企業(yè)檔案工作和其他類型的檔案工作一樣，都承擔(dān)著嚴(yán)守國家機密和企業(yè)秘密的重要職責(zé)，具有十分的保密性。認(rèn)真做好企業(yè)檔案的保密工作，不但維護了國家的安全和利益，同時也最大限度地保障了企業(yè)自身的經(jīng)濟利益與合法權(quán)益。為此，作為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密紀(jì)律。具體講，應(yīng)做到以下幾點：

　　一是要認(rèn)真加強檔案庫房的管理。因為良好、正規(guī)的庫房設(shè)施建設(shè)，能有效地預(yù)防和減少外部不利因素對檔案造成的損害。檔案庫房的設(shè)置從保密方面考慮，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，而且不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層;庫房要與辦公室、閱覽室分開;庫房的門窗應(yīng)設(shè)置專門的加固防護措施;庫房應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度，有專人負責(zé)，無關(guān)人員一律嚴(yán)禁入內(nèi)。

　　二是加強絕密檔案的管理應(yīng)該說，絕密檔案的管理是整個檔案保密工作中的重中之重，因此應(yīng)將絕密檔案同其他一般檔案分開保管，并設(shè)有保險柜、保險鎖、防盜器等，以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應(yīng)有高度的責(zé)任心、事業(yè)心，政治上可靠，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)格遵守規(guī)章紀(jì)律。

　　三是加強規(guī)范化管理作為企業(yè)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，恪盡職守，工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂，充分做到檔案的完整與安全，利于查詢，及時有效地為企業(yè)提供服務(wù)。

　　5檔案工作體制

　　5.1組織系統(tǒng)

　　企業(yè)應(yīng)建立分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、各部門和項目負責(zé)人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

　　5.1.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

　　確定分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)；確定各部門、各項目主管檔案工作的負責(zé)人；確定檔案部門的負責(zé)人。

　　5.1.2檔案部門

　　根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案工作實際需要設(shè)置檔案部門。檔案部門統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，行使對企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查職能。

　　大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立具有獨立職能的檔案機構(gòu)。

　　5.1.3檔案人員

　　根據(jù)工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項目管理部門配備專職或兼職檔案人員。

　　5.2工作職責(zé)

　　企業(yè)應(yīng)對檔案工作職責(zé)進行劃分，明確企業(yè)、檔案部門、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和文件形成者責(zé)任。

　　5.2.1企業(yè)職責(zé)

　　5.2.1.1建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃。

　　5.2.1.2將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員進行考核。

　　5.2.1.3維護和確保檔案真實、安全，預(yù)防突發(fā)事變及災(zāi)害的發(fā)生，并隨技術(shù)進步為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)和設(shè)施、設(shè)備保障。

　　5.2.1.4在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，同時提出所涉及檔案的處置要求。

　　5.2.1.5按規(guī)定向相應(yīng)單位移交檔案。

　　5.2.2檔案部門職責(zé)

　　5.2.2.1貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。

　　5.2.2.2統(tǒng)籌規(guī)劃和負責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。

　　5.2.2.3指導(dǎo)本企業(yè)各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。

　　5.2.2.4監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本企業(yè)所屬機構(gòu)（含境外機構(gòu)）的檔案工作。

　　5.3崗位職責(zé)

　　5.3.1分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)本企業(yè)的檔案工作，負責(zé)審查批準(zhǔn)檔案工作規(guī)劃、計劃，對企業(yè)依法開展檔案工作負總責(zé)。

　　5.3.2各部門或項目檔案工作的負責(zé)人，負責(zé)審核本部門或項目檔案工作計劃，對本部門或項目歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確負責(zé)。

　　5.3.3文件形成者應(yīng)對歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、有效性負責(zé)，并按規(guī)定向本部門或項目專兼職檔案人員移交。

　　5.3.4各部門、項目及專項工作的專兼職檔案人員負責(zé)收集、整理本部門或項目歸檔的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，對文件材料的歸檔質(zhì)量負責(zé)。

　　5.3.5檔案部門的檔案人員，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、提供利用工作，監(jiān)督、指導(dǎo)各部門和項目文件材料的歸檔工作，對所屬單位檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，對檔案管理工作質(zhì)量負責(zé)。

　　5.4人員要求

　　企業(yè)應(yīng)配備遵紀(jì)守法、忠于職守、具有檔案專業(yè)及相關(guān)專業(yè)知識的人員從事檔案工作。檔案人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，符合專業(yè)技術(shù)或管理人員要求。

　　5.4.1檔案人員的配備應(yīng)與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展需要相適應(yīng)。

　　5.4.2檔案人員應(yīng)具備大專以上或同等學(xué)識水平。

　　5.4.3檔案部門負責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷或同等學(xué)識水平。

　　5.4.4檔案人員應(yīng)定期進行在職培訓(xùn)。

　　6檔案工作制度

　　6.1檔案工作制度體系

　　企業(yè)檔案工作制度體系由工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范組成。

　　6.1.1工作規(guī)章

　　企業(yè)應(yīng)將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業(yè)相關(guān)的管理制度中，同時將企業(yè)檔案工作規(guī)定、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等作為企業(yè)管理制度的重要組成部分。

　　6.1.1.1企業(yè)在制定產(chǎn)品開發(fā)、科研管理、設(shè)備管理、基建工程管理等制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件材料收集、歸檔及檔案管理要求。

　　6.1.1.2檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求。其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件材料的形成、積累與歸檔要求，檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等，規(guī)定中應(yīng)明確體現(xiàn)“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。

　　6.1.1.3檔案工作責(zé)任追究制度應(yīng)對相關(guān)崗位和人員違反文件材料收集、歸檔及檔案管理要求，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責(zé)任追究和處罰措施。既可單獨制定，也可納入到相關(guān)的管理制度中。

　　6.1.1.4檔案管理應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序和轉(zhuǎn)移地點。

　　6.1.2管理制度

　　根據(jù)檔案工作各環(huán)節(jié)需要，制定相關(guān)制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移交、電子文件管理、科技檔案補充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實施；檔案保管、統(tǒng)計，檔案管理系統(tǒng)操作，庫房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實施。

　　6.1.2.1文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措施。

　　6.1.2.2鑒定銷毀制度應(yīng)明確鑒定工作的組織及職責(zé)、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。

　　6.1.2.3保密制度應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔(dān)保密的責(zé)任。

　　6.1.2.4利用制度應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）檔案的要求。

　　6.1.2.5移交制度應(yīng)規(guī)定檔案移交范圍、移交對象、移交內(nèi)容、移交程序及手續(xù)。

　　6.1.2.6電子文件管理制度應(yīng)對本企業(yè)計算機應(yīng)用系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫提出歸檔、管理和利用要求。

　　6.1.2.7科技檔案補充更新制度應(yīng)明確科技檔案補充更新原則，補充更新程序和方式、違規(guī)處罰原則。