企業(yè)職工檔案整理規(guī)范

　　關(guān)于頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知

　　1992年6月9日，勞動(dòng)部、國(guó)家檔案局

　　各省、自治區(qū)、直轄市及計(jì)劃單列市勞動(dòng)（勞動(dòng)人事）廳（局）、檔案局、國(guó)務(wù)院有關(guān)部門：

　　為了加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，使企業(yè)職工檔案工作納入全國(guó)檔案工作管理體系，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，現(xiàn)頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

　　企業(yè)中由國(guó)家任命的干部，其檔案管理，仍按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和人民團(tuán)體中的工人檔案管理，參照本規(guī)定執(zhí)行。

　　附：

　　一、企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格

　　二、轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單及存根（本刊略）

　　企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。

　　第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國(guó)家檔案的組成部分。

　　第三條企業(yè)職工檔案工作，在國(guó)家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動(dòng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理，同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。

　　第二章機(jī)構(gòu)和職責(zé)

　　第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。

　　第六條職工失蹤、逃亡、合理流動(dòng)或出國(guó)不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門代為保管。

　　第七條職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

　　第八條企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé)：

　　（一）保管職工檔案；

　?。ǘ┦占?、鑒別和整理職工檔案材料；

　?。ㄈ┺k理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

　?。ㄋ模┑怯浡毠すぷ髯儎?dòng)情況；

　?。ㄎ澹橛嘘P(guān)部門提供職工情況；

　?。┳龊寐毠n案的安全、保密、保護(hù)工作；

　?。ㄆ撸┒ㄆ谙蚱髽I(yè)檔案室（館）移交檔案。

　?。ò耍┺k理其它有關(guān)事項(xiàng)。

　　第三章檔案的內(nèi)容

　　第九條企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：

　?。ㄒ唬┞臍v材料；

　?。ǘ┳詡鞑牧?；

　　（三）鑒定、考核、考察材料；

　?。ㄋ模┰u(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料）；

　?。ㄎ澹┱彶牧?；

　?。﹨⒓又袊?guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；

　　（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料；

　　（八）處分材料；

　?。ň牛┱杏?、勞動(dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料；

　?。ㄊ┢渌晒┙M織參考的材料。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第十條職工所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。

　　第十一條立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

　　第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)（見(jiàn)附件一）。

　　第十五條嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》的，要依法處理。

　　第十六條職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

　　（一）查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

　?。ǘ┎殚?、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　　（三）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說(shuō)明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

　?。ㄋ模┤魏蝹€(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

　?。ㄎ澹└鲉挝粦?yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。

　?。┮蚬ぷ餍枰獜臋n案中取證的，須請(qǐng)示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

　　第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第十八條企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)（組織人事）部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的，其檔案由原所在單位保管。

　　第十九條轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

　?。ㄒ唬┩ㄟ^(guò)機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

　?。ǘ?duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”（見(jiàn)附件二）的項(xiàng)目登記，并密封包裝。

　　（三）對(duì)轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

　?。ㄋ模┙邮諉挝皇盏綑n案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問(wèn)，以防丟失。

　　第七章附則

　　第二十條本規(guī)定由勞動(dòng)部負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十一條本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國(guó)務(wù)院各部門可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。

　　附件一：企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格

　　一、檔案卷皮（卷面、卷底各一頁(yè)）

　　1、卷皮規(guī)格：長(zhǎng)27．4厘米，寬20．5厘米；左邊設(shè)三個(gè)裝訂線眼，眼距（從眼中心算起）8．3厘米；線眼中心距左側(cè)邊沿1．5厘米，上下線眼中心距上、下邊沿均為5．4厘米。

　　2、卷面標(biāo)簽：由裝訂線處向左設(shè)“標(biāo)簽”兩個(gè)，供填寫編號(hào)、姓名、籍貫用。規(guī)格為：上下高6．5厘米，左右長(zhǎng)9厘米。兩個(gè)“標(biāo)簽”距卷面上、下邊沿各為6厘米，并與卷面裝訂線相連接。

　　3、卷皮材料：一般可采用三百克的單面白板紙加包布面，或只用布包邊角，也可以用紙裱糊，但不宜過(guò)厚，以減輕檔案重量。

　　4、卷皮顏色：應(yīng)采用淺色，如淺黃、乳黃色等，不要用大紅、大綠，或黑、蘭、紫等深色。卷面上的字，一律用正紅色。

　　5、卷面項(xiàng)目：“企業(yè)職工檔案”、“姓名”。

　　6、字體與距離：“企業(yè)職工檔案”用楷體（72磅），字與卷面上邊沿距離為7厘米；“姓名”用大一號(hào)宋體，與卷面下邊沿相距5．5厘米。

　　7、卷面里頁(yè)印“注意事項(xiàng)”：

　　（1）注意保密，不得遺失，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

　?。?）愛(ài)護(hù)檔案，不要涂抹、勾畫及亂加批注。

　?。?）卷面與材料不得拆散，不得隨意增加或抽出材料。

　　二、檔案袋

　　1、規(guī)格：長(zhǎng)30厘米，寬23厘米，厚（折疊部分）2．5厘米。

　　2、材料質(zhì)量：可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙。

　　3、袋面項(xiàng)目：“企業(yè)職工檔案袋”、“姓名”、“制作單位”。

　　4、字體和字的顏色與檔案卷面同。“單位”在“姓名”下邊。

　　企業(yè)檔案該如何整理？

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。

　　概要地說(shuō)，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對(duì)性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開(kāi)展重大活動(dòng)形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡(jiǎn)單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái)；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長(zhǎng)。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級(jí)類目下按事由排列文件。

　　黨群工作類下設(shè)二級(jí)類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級(jí)類目排列。

　　行政管理類下設(shè)二級(jí)類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫檔號(hào)章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　在企業(yè)里人事檔案如何管理呢具體的操作

　　一、人事檔案資料收集要健全

　　人事檔案管理系統(tǒng)，對(duì)人事資料的收集和整理要健全，基礎(chǔ)資料收集是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。

　　能否做好員工檔案的管理，也是檢驗(yàn)一名HR的基本功是否扎實(shí)的重要指標(biāo)。一般情況下，這些資料應(yīng)該包括：

　　基本個(gè)人信息：姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過(guò)往工作經(jīng)歷等信息；

　　入職后工號(hào)、稱職、入職日期、勞動(dòng)合同、五險(xiǎn)一金及薪酬?duì)顩r等信息；

　　入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；

　　工作中的獎(jiǎng)懲記錄、晉升、調(diào)職、績(jī)效考核情況等信息。

　　要確保可以掌握員工從進(jìn)入公司到現(xiàn)在的整個(gè)發(fā)展過(guò)程，如有沒(méi)有晉升、獎(jiǎng)罰、績(jī)效考核的業(yè)績(jī)、受過(guò)什么培訓(xùn)等。

　　二、簡(jiǎn)單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

　　想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯(cuò)。此時(shí)，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

　　首先，安全性是第一要點(diǎn)。人事檔案既是員工個(gè)人的私密信息，同時(shí)也是企業(yè)的機(jī)密資源，一旦泄露會(huì)使員工個(gè)人和企業(yè)的利益受到侵害。

　　其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強(qiáng)大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關(guān)注的要點(diǎn)，這就是“好用”的重要性。

　　一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應(yīng)該具備智能化和延展性兩個(gè)特點(diǎn)。

　　智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過(guò)掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者，也能夠通過(guò)檢索功能，快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。

　　而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。

　　三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

　　一般而言，當(dāng)原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫(kù)進(jìn)行儲(chǔ)存，那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時(shí)間進(jìn)行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問(wèn)題，如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄，那就要進(jìn)行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會(huì)對(duì)外泄露。

　　當(dāng)然，如果這些原始的紙質(zhì)檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復(fù)或者替代的記錄，那我們?nèi)孕枰咨频貎?chǔ)存好這些紙質(zhì)資料。

　　企業(yè)檔案管理具體要求有哪些

　　檔案管理制度

　　一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

　　四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

　　3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

　　4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

　　5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

　　七、檔案的借閱

　　1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

　　3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

　　4.檔案借閱者必須做到：①愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5.在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

　　公司檔案管理辦法

　　1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

　　2、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

　　3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

　　4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。

　　5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。檔案統(tǒng)計(jì)制度

　　1、做好檔案組織機(jī)構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計(jì)。

　　2、及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

　　3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)。

　　4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計(jì)。

　　5、有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作,按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表,并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤。

　　擴(kuò)展資料：

　　企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面：

　　1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。

　　2、經(jīng)營(yíng)銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

　　3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。

　　4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

　　5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。

　　6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

　　7、勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。

　　8、財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。

　　9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。

　　10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會(huì)工作中的各種文件材料等。

　　11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　12、其他方面。

　　歸檔時(shí)間

　　1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

　　2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

　　檔案分類

　　1、根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門檔案分類編號(hào)的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號(hào)方法。

　　2、分類編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號(hào)。

　　4、常用的分類方法有：

　?。?）按產(chǎn)品型號(hào)分類；

　　（2）按設(shè)備型號(hào)分類；

　?。?）按科研課題分類；

　?。?）按工程項(xiàng)目分類；

　?。?）按專業(yè)性質(zhì)分類；

　?。?）按組織機(jī)構(gòu)分類；

　?。?）按時(shí)間分類。

　　公司檔案管理制度

　　第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

　　1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

　　第三條歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。

　　6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　第四條檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫(kù)房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

　　第五條檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

　　8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

　　第六條二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

　　企業(yè)檔案管理法

　　第一章總則

　　第一條根據(jù)國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，特制定本規(guī)定。

　　第二條企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面檔案。

　　第三條企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。

　　第四條企業(yè)檔案工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。

　　第二章文件材料的形成與歸檔

　　第五條企業(yè)要根據(jù)國(guó)家法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)要遵循計(jì)劃、生產(chǎn)（施工）、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等項(xiàng)工作（以下簡(jiǎn)稱生產(chǎn)活動(dòng)）和文書處理的程序。

　　第六條企業(yè)生產(chǎn)（施工）活動(dòng)中形成的科技文件材料（含縮微膠片，照片，錄音、錄像和計(jì)算機(jī)磁帶等，以下同），由產(chǎn)品試制、科研課題和工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。

　　第七條企業(yè)文件材料歸檔的基本要求

　　1、歸檔的文件材料必須完整。

　　2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

　　3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　第八條企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。

　　企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面：

　　1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。

　　2、經(jīng)營(yíng)銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

　　3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。

　　4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

　　5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。

　　6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

　　7、勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。

　　8、財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。

　　9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。

　　10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會(huì)工作中的各種文件材料等。

　　11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　12、其他方面。

　　第九條歸檔時(shí)間

　　1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

　　2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

　　第十條企業(yè)各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

　　第十一條企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理程序；列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃；列入企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

　　第十二條企業(yè)產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收，必須有檔案部門參加。文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。

　　第十三條企業(yè)產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評(píng)獎(jiǎng)，歸檔的文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要作為一項(xiàng)考核內(nèi)容，檔案部門不簽署意見(jiàn)不得申報(bào)成果。

　　第十四條企業(yè)新購(gòu)重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí)，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會(huì)同檔案部門檢查驗(yàn)收文件材料；并及時(shí)歸檔。

　　第十五條企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)向檔案部門歸檔。

　　第十六條企業(yè)檔案部門要對(duì)企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

　　第三章檔案管理

　　第十七條企業(yè)要建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，列入企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制體系，并制定嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲法。

　　第十八條檔案分類

　　1、根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門檔案分類編號(hào)的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號(hào)方法。

　　2、分類編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號(hào)。

　　4、常用的分類方法有：

　?。?）按產(chǎn)品型號(hào)分類；

　?。?）按設(shè)備型號(hào)分類；

　?。?）按科研課題分類；

　?。?）按工程項(xiàng)目分類；

　?。?）按專業(yè)性質(zhì)分類；

　?。?）按組織機(jī)構(gòu)分類；

　?。?）按時(shí)間分類。

　　第十九條檔案編目與編制檢索工具

　　1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。

　　2、要根據(jù)需要編制檔案檢索工具，并且進(jìn)行檔案著錄工作，著錄方法按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB3792.5一85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。

　　第二十條檔案保管

　　1、接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并接交手續(xù)。

　　2、存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。

　　3、底圖除修改，送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫(kù)，認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況。底圖存放以平放為宜。

　　4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管：

　?。?）存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等，按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)?？s微母片和拷貝片應(yīng)分別存放；

　?。?）膠片庫(kù)房應(yīng)設(shè)置在沒(méi)有臭氧、氧化氮、硫化氫，二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)有防火和空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求。

　　5、要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作，做到帳、物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫(kù)藏檔案因移交，作廢、遺失等注銷帳卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。

　　6、檔案庫(kù)房的一般要求：

　?。?）保存檔案必須有專門的庫(kù)房，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施；

　?。?）檔案庫(kù)房建設(shè)要列入企業(yè)基本建設(shè)計(jì)劃，庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》執(zhí)行。

　　第二十一條圖紙的修改、補(bǔ)充

　　1、修改已歸檔的圖紙要有經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙修改、補(bǔ)充通知單。

　　2、修改內(nèi)容較小時(shí)，可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”，采用“杠改”、“刮改”時(shí)應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”。

　　3、修改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)另出新圖代替，原來(lái)圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號(hào)。作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號(hào)，根據(jù)需要另行保管。

　　4、整個(gè)保管單位內(nèi)圖紙作廢，由新圖代替時(shí)，應(yīng)重新編制保管單位，并且注明原保管單位編號(hào)。原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號(hào)后，根據(jù)需要另行保管。

　　第二十二條檔案鑒定

　　1、企業(yè)要根據(jù)國(guó)家利有關(guān)部門的規(guī)定，編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：

　　（1）對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存：

　?。?）對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存；

　?。?）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。

　　2、鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn)，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并且注明鑒定日期。

　　3、鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行，具體由企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要確定。

　　4、檔案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，企業(yè)應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　5、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)送有關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)備案。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。

　　第二十三條檔案統(tǒng)計(jì)

　　1、企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。

　　2、檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)，檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計(jì)等。

　　第二十四條檔案管理現(xiàn)代化

　　1、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的組成部分，要列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計(jì)劃中統(tǒng)籌考慮。

　　2、企業(yè)檔案部門要應(yīng)用現(xiàn)代管理方法。有條件的大中型企業(yè)要逐步應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)為主，包括縮微技術(shù)和先進(jìn)的監(jiān)控裝置、通訊設(shè)施和公自動(dòng)化等現(xiàn)代管理手段。

　　第二十五條檔案管理經(jīng)費(fèi)按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局（1980）財(cái)企字第629號(hào)文《關(guān)于企業(yè)檔案庫(kù)房建設(shè)和購(gòu)置設(shè)備所需費(fèi)用如何列支的規(guī)定》執(zhí)行。

　　第二十六條企業(yè)要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案或復(fù)制件。

　　第二十七條企業(yè)破產(chǎn)以后，除設(shè)備檔案、基建檔案等隨同實(shí)物移交外，其余檔案應(yīng)向有關(guān)檔案館移交。

　　第四章檔案信息開(kāi)發(fā)利用

　　第二十八條企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，開(kāi)發(fā)工作主要是指對(duì)生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營(yíng)管理的檔案信息開(kāi)發(fā)。檔案信息開(kāi)發(fā)利用要重點(diǎn)服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等方面。

　　第二十九條企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的幾種形式

　　1、在企業(yè)內(nèi)部實(shí)行檔案開(kāi)架閱覽。

　　2、編制并交流檔案目錄。

　　3、對(duì)檔案進(jìn)行加工整理，匯編專題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡(jiǎn)介、文摘和數(shù)據(jù)手冊(cè)、圖表手冊(cè)、市場(chǎng)信息、用戶反映、國(guó)內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等。

　　第三十條企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)與提供利用，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

　　第三十一條對(duì)于積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)與提供利用檔案，為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等做出貢獻(xiàn)的人員，企業(yè)應(yīng)給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)法按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第五章檔案管理體制

　　第三十二條企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動(dòng)和黨、政、群等各個(gè)部門，應(yīng)由一位副廠長(zhǎng)（副經(jīng)理）分工領(lǐng)導(dǎo)，并且列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日常，作為考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人政績(jī)的一部分。

　　第三十三條要加強(qiáng)和充實(shí)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作。有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心。

　　第三十四條企業(yè)檔案部門是企業(yè)檔案、資料的貯存基地和利用中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理企業(yè)的檔案、資料工作。

　　第三十五條檔案管理人員

　　1、企業(yè)要配備適應(yīng)檔案、資料工作需要的專職檔案人員，并且應(yīng)有一定數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員。

　　2、大中型企業(yè)檔案部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)具備中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的學(xué)識(shí)水平和工作能力。

　　3、企業(yè)檔案管理人員享受專業(yè)技術(shù)管理人員待遇，按工程技術(shù)專業(yè)或檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。

　　第六章附則

　　第三十六條企業(yè)黨、政、工、團(tuán)檔案管理按照中共中央公廳、國(guó)務(wù)院公廳印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第三十七條企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理按照財(cái)政部和國(guó)家檔案局制發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第三十八條企業(yè)人事檔案管理按照中共中央組織部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第三十九條集體企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)可參照本規(guī)定執(zhí)行。第四十條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。第四十一條本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。

　　人事檔案的分類審核整理

　　摘要：人事檔案作為評(píng)價(jià)一個(gè)人學(xué)習(xí)和工作期間表現(xiàn)的重要依據(jù)，在個(gè)人的工作前途上有著重要的作用，相關(guān)單位可以查閱檔案進(jìn)行人事的考察和任免，通過(guò)檔案的記錄給予職工的正確評(píng)價(jià)。

　　因此，檔案分類審核整理工作的完整實(shí)施有著重要的意義，關(guān)系著每個(gè)社會(huì)人在社會(huì)中的存在狀態(tài)，有利于國(guó)家的管理。

　　本文針對(duì)人事檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行了具體的分析，并提出了幾點(diǎn)建議。

　　關(guān)鍵詞：人事檔案;審核整理;問(wèn)題;解決措施

　　精準(zhǔn)、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個(gè)人品德作風(fēng)、最高學(xué)歷、工資待遇、技術(shù)水平、任職經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等進(jìn)行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具。

　　由于我國(guó)現(xiàn)階段進(jìn)一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認(rèn)真分類、審核、整理人事檔案，對(duì)人事檔案真實(shí)、完整、安全及精準(zhǔn)性進(jìn)行有效維護(hù)，使認(rèn)識(shí)檔案作用得以充分發(fā)揮。

　　企業(yè)職工檔案整理規(guī)范

　　一、整理人事檔案時(shí)所存在的主要問(wèn)題

　　(一)檔案整理主要為手工操作，使很多現(xiàn)代化技術(shù)得不到應(yīng)有的開(kāi)發(fā)。

　　通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對(duì)以往操作方法進(jìn)行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號(hào)及裝訂等各道工序。

　　因?yàn)槿耸聶n案相關(guān)配備人員缺乏、單位領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行分類、審核與整理，怎樣通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，怎樣構(gòu)建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現(xiàn)代化需求相適應(yīng)。

　　(二)當(dāng)前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符。

　　《人事檔案整理細(xì)則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型(297mm×210mm)。

　　材料左邊應(yīng)留有2.5cm的裝訂邊。

　　A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對(duì)齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔(從孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。

　　干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型。

　　以前檔案材料都是規(guī)格為16開(kāi)的辦公用紙載體，檔案左邊需要預(yù)留2.5cm左右的裝訂邊。

　　而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學(xué)歷材料、職稱評(píng)審材料等。

　　檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開(kāi)的紙張放在一起整齊度無(wú)法得到有效保證，而如果對(duì)16開(kāi)的材料進(jìn)行重新打孔和裱糊，則又會(huì)浪費(fèi)大量的人力，提高時(shí)間成本，且影響美觀。

　　(三)人事檔案整卷裝訂，不易長(zhǎng)期保存，且具有較差保密性。

　　雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，通常要全卷查閱，對(duì)個(gè)人隱私的保護(hù)極為不利，在材料添加或者復(fù)印時(shí)，必須全部拆開(kāi)材料，由此反復(fù)拆卸，極易破壞材料，對(duì)長(zhǎng)期保存極為不利。

　　二、人事檔案的分類審核整理工作的規(guī)范措施

　　(一)人事檔案的審核工作是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范管理的重點(diǎn)，在審核過(guò)程中工作人員必須要時(shí)刻保持細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，按照人事檔案管理的相關(guān)流程和注意事項(xiàng)進(jìn)行檔案的審核，認(rèn)真檢查檔案的完損工作，對(duì)于損害或遺失的篇章進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)交。

　　在審核過(guò)程中由于檔案的數(shù)量較多，必須度杜絕錯(cuò)裝和亂裝事件的發(fā)生，時(shí)刻履行自身的工作職責(zé)，將別人的工作前途視為工作的重點(diǎn)，培養(yǎng)工作責(zé)任感。

　　在審核中還要進(jìn)行細(xì)節(jié)的檢查，查看手續(xù)是否齊全，印章是否清晰等。

　　在審核工作中避免低級(jí)錯(cuò)誤的發(fā)生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內(nèi)容。

　　(二)完整的進(jìn)行個(gè)人檔案的收集工作。

　　個(gè)人檔案的內(nèi)容比較復(fù)雜，從就學(xué)到就業(yè)的過(guò)程中都有細(xì)致的記錄，在個(gè)人檔案收集的過(guò)程中就要對(duì)各個(gè)學(xué)習(xí)和工作階段進(jìn)行完整性的工作。

　　在學(xué)校就學(xué)期間有關(guān)人事檔案人員要依據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行收集，學(xué)生每學(xué)期的成績(jī)、在校期間的獎(jiǎng)懲、政治面貌和每學(xué)期的學(xué)習(xí)總結(jié)等。

　　對(duì)于社會(huì)中的工作人員的檔案收集，要按照相關(guān)單位的工作性質(zhì)進(jìn)行，例如黨政機(jī)關(guān)的要對(duì)政治活動(dòng)和政協(xié)會(huì)議等階段性材料進(jìn)行記錄和管理，對(duì)于企業(yè)單位的要進(jìn)行季度考核表和工作表現(xiàn)等進(jìn)行檔案收集工作。

　　當(dāng)然人事檔案的收集工作都有具體的工作內(nèi)容進(jìn)行指示，只要相關(guān)工作人員能夠循序漸進(jìn)的進(jìn)行收集，保持細(xì)心的工作態(tài)度即可。

　　(三)鑒別檔案的真?zhèn)问菣n案審核管理的重要內(nèi)容。

　　檔案是一個(gè)人進(jìn)入社會(huì)工作的重要保證之一，為了實(shí)現(xiàn)公平競(jìng)爭(zhēng)，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實(shí)。

　　在審核過(guò)程中注意查看每個(gè)時(shí)期的工作表現(xiàn)和相關(guān)印章，對(duì)不規(guī)范填寫和虛假信息的進(jìn)行另行放置，查看相關(guān)責(zé)任人和手續(xù)是否充分，檔案文件是否缺失和重復(fù)，對(duì)于異常的檔案文件進(jìn)行不歸檔處理，做到維護(hù)個(gè)人檔案的真實(shí)可靠性。

　　避免由于個(gè)別檔案的虛假造成人事檔案管理機(jī)構(gòu)的信任缺失。

　　(四)在對(duì)人事檔案進(jìn)行整理時(shí)應(yīng)該做到分類準(zhǔn)確、審核無(wú)誤。

　　在對(duì)人事檔案進(jìn)行分類審核整理時(shí)，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應(yīng)該注意對(duì)檔案資料及其內(nèi)容進(jìn)行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時(shí)，要保證檔案的完整性與精美性。

　　首先，確保人事檔案能夠準(zhǔn)確分類。

　　建議對(duì)檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料;b.自傳材料;c.考察、考核、鑒定材料;審計(jì)材料;d.學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)(任職)資格和評(píng)(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱)材料;反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料。

　　e.政審材料;f.黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料;g.表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料;h.涉法違紀(jì)材料;i.工資、待遇材料;招錄、聘用材料;出國(guó)(境)材料;人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議形成的材料;j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。

　　依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對(duì)材料排列、分類合理與否進(jìn)行分析，避免材料出現(xiàn)顛倒混淆、錯(cuò)裝等情況。

　　三、結(jié)語(yǔ)

　　作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。

　　所以，在分類、審核、整理人事檔案時(shí)，一定要做到細(xì)致、完整、精準(zhǔn)、真實(shí)。

　　作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應(yīng)該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過(guò)程。

　　認(rèn)真完成人事檔案的分類審核整理工作對(duì)人事檔案的有效利用具有重要意義。

　　人事檔案材料的收集與整理是做好人事檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，材料收集是否及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、規(guī)范，整理是否合乎標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到人事檔案的價(jià)值，決定著能否為組織人事部門提供高質(zhì)量服務(wù)，更好地起到憑證與參考作用。

　　筆者作為事業(yè)單位一名從事人事檔案管理十余年的檔案工作者，謹(jǐn)在此談一談實(shí)踐中的工作體會(huì)。

　　一、檔案材料收集整理工作現(xiàn)狀

　　近年，隨著各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和人事檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)的推進(jìn)，人事檔案管理水平有了很大提高。

　　但由于某些原因，有的單位在人事檔案材料收集與整理方面尚存在一些問(wèn)題：

　　1、檔案意識(shí)淡漠人事檔案一般由組織人事部門保管，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔由人事干部負(fù)責(zé)完成。

　　人事檔案主要為組織人事部門服務(wù)，一般干部職工接觸不到自己的檔案，這種特殊性、距離感影響了個(gè)人對(duì)檔案的關(guān)注程度，很多人不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，也不重視對(duì)個(gè)人檔案的充實(shí)，將工作中形成的諸如培訓(xùn)、資格考試、獎(jiǎng)勵(lì)、科研等材料長(zhǎng)期個(gè)人存放，而不交由人事檔案管理部門存檔，造成檔案不能全面反映個(gè)人綜合素質(zhì)，給組織考察了解干部帶來(lái)偏差。

　　而人事干部由于工作的繁忙，對(duì)檔案材料的收集、歸檔工作重視不足的狀況也在一定范圍內(nèi)存在。

　　2、材料缺失嚴(yán)重由于部分同志檔案意識(shí)的淡漠，使得一些屬于歸檔范圍的有價(jià)值的材料不能及時(shí)被收集，久而久之，造成人事檔案材料的遺失和破損。

　　而檔案管理者一般由人事干部兼職，有的人員交替較頻繁，本職工作的忙碌和業(yè)務(wù)素質(zhì)的缺乏都影響了對(duì)檔案材料收集的全面性。

　　職工個(gè)人不知、不交，管檔單位不催、不收，導(dǎo)致一些檔案材料始終與卷宗“無(wú)緣”。

　　3、檔案整理欠規(guī)范對(duì)檔案材料進(jìn)行加工、整理、裝訂，是檔案管理人員的基本功之一，但有的單位管檔人員隊(duì)伍不穩(wěn)定、交接不及時(shí)、素質(zhì)不過(guò)硬、業(yè)務(wù)不熟練，影響了檔案的整理水平，出現(xiàn)紙張大小不標(biāo)準(zhǔn)、分類不準(zhǔn)確、裝訂不整齊等問(wèn)題;有的卷宗零散材料長(zhǎng)期不予裝訂，很容易丟失;有的材料裝錯(cuò)卷盒，張冠李戴;有的切割不準(zhǔn)確，材料部分內(nèi)容被剪裁，損失無(wú)法彌補(bǔ)。

　　二、加強(qiáng)人事檔案收集整理工作的對(duì)策

　　1、加大宣傳力度，增強(qiáng)職工的檔案意識(shí)

　　人事檔案工作是組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)與全體職工切身利益密切相關(guān)的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。

　　加大檔案知識(shí)宣傳力度，普遍增強(qiáng)職工的檔案意識(shí)，是做好人事檔案工作的保障。

　　我們可通過(guò)會(huì)議、培訓(xùn)、座談等方式，隨時(shí)將檔案知識(shí)滲透到職工意識(shí)中，主動(dòng)把與大家切身利益相關(guān)的檔案知識(shí)送到他們手中，如繼續(xù)教育學(xué)歷的適時(shí)取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關(guān)系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個(gè)人社保利益的息息相關(guān)等等，使他們?cè)跓o(wú)形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價(jià)值，提高大家的檔案意識(shí)和協(xié)助做好人事檔案工作的自覺(jué)性。

　　2、加強(qiáng)檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

　　收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。

　　為使檔案材料收集歸檔工作達(dá)到真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的要求，應(yīng)建立健全相關(guān)規(guī)章制度，以制度的形式保障工作落實(shí)到位。

　　如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務(wù)分解到各部門、落實(shí)到責(zé)任人;同時(shí)保持人員的穩(wěn)定，人事檔案部門定期對(duì)其進(jìn)行有關(guān)檔案知識(shí)的培訓(xùn)，有利于單位及時(shí)準(zhǔn)確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績(jī)、廉等方面材料。

　　檔案管理部門也要變被動(dòng)接收為主動(dòng)出擊，對(duì)定期形成的如年度考核表、獎(jiǎng)勵(lì)、職稱、工資等材料及時(shí)督促材料形成部門按時(shí)保質(zhì)上交，同時(shí)了解掌握職工動(dòng)態(tài)，不失時(shí)機(jī)地主動(dòng)收集有價(jià)值的屬歸檔范圍內(nèi)的材料。

　　3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案整理水平

　　材料收集完備后，檔案管理部門將對(duì)材料進(jìn)行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。

　　檔案管理人員必須掌握過(guò)硬的基本功，熟練進(jìn)行檔案整理工作。

　　首先要對(duì)材料進(jìn)行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對(duì)象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備;然后將審核完畢的材料進(jìn)行技術(shù)加工，對(duì)不規(guī)范紙張適當(dāng)進(jìn)行折疊、剪裁、托裱等，制成整齊劃一的16k紙張，按照《干部檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、排序，使用《組織干部管理信息系統(tǒng)》軟件進(jìn)行信息錄入并打印檔案目錄;最后將條理清晰、整理規(guī)范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對(duì)一卷人事檔案的階段性整理。

　　以后陸續(xù)收集的檔案材料也要嚴(yán)格按照流程補(bǔ)充入檔案卷宗。

　　檔案的整理過(guò)程比較繁瑣，需要檔案工作者以耐心、細(xì)致的工作態(tài)度，學(xué)習(xí)檔案知識(shí)、掌握專業(yè)技能才能做好。

　　單位應(yīng)選調(diào)政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有一定學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，并注意對(duì)他們的教育和培養(yǎng)，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

　　檔案管理人員盡量保持穩(wěn)定，如遇崗位交替，一定要提前做好交接工作，杜絕檔案管理出現(xiàn)“真空地帶”的危險(xiǎn)狀況。

　　人事檔案是一個(gè)人成長(zhǎng)歷程的縮影和概括，檔案材料的全面收集與規(guī)范整理能更好地體現(xiàn)并實(shí)現(xiàn)人事檔案的使用價(jià)值，為組織人事部門考察使用干部服務(wù)，也為個(gè)人維護(hù)、保障自身利益提供依據(jù)。

　　企業(yè)檔案工作規(guī)范的業(yè)務(wù)范圍

　　7.1.1企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分，應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。

　　7.1.2企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

　　7.1.3企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。

　　7.2.1文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。

　　7.2.2文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管。

　　7.3.1文件整理文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。文書、科技、會(huì)計(jì)、人事等門類文件的整理，應(yīng)分別符合GB 9705、DA/T 22、GB/T 11822、財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)、勞力字[1992]33號(hào)等標(biāo)準(zhǔn)及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合GB/T 11821、DA/T 15、GB/T 18894、DA/T 32等標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　7.3.2文件歸檔范圍

　　7.3.2.1企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國(guó)有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)[2004]4號(hào)文件要求。

　　7.3.2.2歸檔文件的主要來(lái)源有：——本企業(yè)形成的文件；——本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件；——所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；——本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。

　　7.3.2.3企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項(xiàng)目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見(jiàn)DA/T 28；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動(dòng)和專門業(yè)務(wù)編制。

　　7.3.3文件歸檔時(shí)間

　　7.3.3.1經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

　　7.3.3.2科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。

　　7.3.3.3產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。

　　7.3.3.4會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

　　7.3.3.5電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。

　　7.3.3.6磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。

　　7.3.3.7更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。

　　7.3.4文件歸檔要求

　　7.3.4.1企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。

　　7.3.4.2歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱的質(zhì)量要求。

　　7.3.4.3歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。

　　7.3.4.4非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。

　　7.3.4.5歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

　　7.3.4.6兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

　　7.3.4.7文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》(見(jiàn)附錄B表B.1)。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。

　　7.4.1文件歸檔的交接

　　7.4.1.1文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。

　　7.4.1.2檔案部門接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。

　　7.4.2檔案與資料的收集

　　7.4.2.1企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有的檔案。

　　7.4.2.2企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無(wú)法人資格的所屬單位檔案。

　　7.4.2.3企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報(bào)道本單位的新聞資料。

　　7.4.2.4企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要收集與企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍相關(guān)的資料。

　　7.4.2.5企業(yè)可根據(jù)需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。

　　7.5.1檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進(jìn)行檔案的分類、排列與編目。

　　7.5.2分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。分類方案應(yīng)附有分類說(shuō)明。

　　7.5.3類別號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。

　　7.5.4全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號(hào)。

　　7.5.5根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號(hào)編制方法見(jiàn)DA/T 13。

　　7.5.6檔號(hào)可采用“[全宗號(hào)—]分類號(hào)(或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào))—案卷號(hào)(或件號(hào)或盤、盒、張?zhí)?”([]表示可選)結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)由企業(yè)根據(jù)對(duì)所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。

　　7.5.7紙質(zhì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見(jiàn)號(hào)?；ヒ?jiàn)號(hào)是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號(hào)。

　　7.5.8按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。

　　7.5.9檔案部門應(yīng)對(duì)每個(gè)全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨(dú)管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見(jiàn)DA/T 12。

　　7.6.1檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。

　　7.6.2檔案入庫(kù)前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救。對(duì)于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。

　　7.6.3庫(kù)房管理

　　7.6.3.1庫(kù)房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能(見(jiàn)JGJ 25)。

　　7.6.3.2庫(kù)房溫、濕度應(yīng)符合JGJ 25、GB/T 18894和DA/T 15對(duì)各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記(登記表參見(jiàn)附錄B表B.2)。

　　7.6.3.3庫(kù)房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時(shí)排除隱患。

　　7.6.3.4庫(kù)藏檔案應(yīng)定期清理核對(duì)，做到賬物相符。庫(kù)藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說(shuō)明。

　　7.7.1企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)(或小組)，負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。

　　7.7.2檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對(duì)企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究?jī)r(jià)值確定。

　　7.7.3檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。

　　7.7.4永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管。

　　7.7.5定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為30年和10年。

　　7.7.6企業(yè)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會(huì)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫銷毀清冊(cè)(參見(jiàn)附錄B表B.3)，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊(cè)永久保存。

　　7.8.1檔案部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　7.8.2建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，主要內(nèi)容包括：檔案館(室)藏情況；年度入出庫(kù)情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。

　　7.8.3檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)保持連續(xù)性。

　　7.9.1檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，及時(shí)、有效地提供檔案利用服務(wù)。

　　7.9.2企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　7.9.3利用檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記(借閱登記表參見(jiàn)附錄B表B.4)。利用效果突出的宜進(jìn)行登記(利用效果登記表參見(jiàn)附錄B表B.5)。

　　7.9.4可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。

　　7.9.5企業(yè)宜對(duì)檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。

　　7.9.6企業(yè)宜對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡(jiǎn)介、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場(chǎng)的變化等。

　　7.9.7企業(yè)宜對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。

　　7.9.8企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。