說(shuō)到了如何做好檔案的整理和保管工作，根據(jù)往常的經(jīng)驗(yàn)，列出了檔案整理的步驟，原以為看過(guò)這些內(nèi)容，就會(huì)明白，案的整理和保管具體怎么操作，檔案整理步驟的前提是已經(jīng)整理過(guò)檔案，或者對(duì)檔案整理有一定的了解。所以，小檔員想著再來(lái)跟大家聊一聊案的整理和保管過(guò)程中那些需要注意的事項(xiàng)。

　　（一）照片檔案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應(yīng)本著有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據(jù)照片檔案的特點(diǎn)，從室藏檔案的實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系，以達(dá)到分類的客觀性、邏輯性與實(shí)用性的要求。底片與照片應(yīng)有不同的分類方法。

　?。?）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質(zhì)底片、硬質(zhì)底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號(hào)；按年度分類，即按不同歷史時(shí)期產(chǎn)生的照片來(lái)分類；按內(nèi)容分類，即按底片所反映的問(wèn)題、劇目、工程、項(xiàng)目、產(chǎn)品類型來(lái)分類。對(duì)于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號(hào)即可。

　?。?）照片的分類

　　應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問(wèn)題進(jìn)行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌?，也可按保管期限——問(wèn)題——年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式，劃分為記錄性照片和藝術(shù)性照片兩大類。

　　2.照片文字說(shuō)明的編寫

　　文字說(shuō)明同底片、照片一起構(gòu)成了照片檔案的基本要素。如果沒(méi)有文字說(shuō)明作補(bǔ)充，就會(huì)使人無(wú)法明白照片畫面上所反映的時(shí)間、地點(diǎn)與內(nèi)容。文字說(shuō)明與照片放在一起，可以起到相互印證、補(bǔ)充的作用。文字說(shuō)明編寫得準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明與否，直接影響到照片檔案的質(zhì)量。文字

　　說(shuō)明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六個(gè)要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說(shuō)明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說(shuō)明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應(yīng)將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項(xiàng)內(nèi)容一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過(guò)30個(gè)芯頁(yè)，照片檔案數(shù)量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。

　　一般按照重要程度或時(shí)間順序進(jìn)行排列，按順序嵌進(jìn)照片檔案裝具。然后編照片號(hào)，照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柦M成。照片號(hào)有兩種格式，即全宗號(hào)——保管期限代碼——冊(cè)號(hào)——張?zhí)?、全宗?hào)——保管期限代碼——張?zhí)枴?/p>

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對(duì)每張照片編制目錄，目錄的條目是按照照片號(hào)順序排列。照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目有照片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、底片號(hào)、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照片號(hào)排序，見下表。

　　表照片檔案目錄參考格式

　　照片檔案目錄

　　（二）照片檔案的保管

　　照片檔案保管工作的主要任務(wù)是集中統(tǒng)一地管好照片檔案，采取必要的措施，保障照片檔案的完整與安全，防止一切可能使照片檔案損毀的因素，盡可能延長(zhǎng)照片檔案的壽命。

　　1.照片檔案的庫(kù)房

　　既有條件又有必要建設(shè)照片檔案專門庫(kù)房的單位，應(yīng)建設(shè)符合《照片檔案管理規(guī)范》要求的照片檔案庫(kù)房。而不具備條件的單位，應(yīng)當(dāng)選擇溫濕度比較適宜的房間作為保存照片檔案的場(chǎng)所，至少要有專門的柜、箱來(lái)保管照片檔案。其中對(duì)于底片的保管條件，要求庫(kù)房?jī)?nèi)晝夜

　　溫度變化不應(yīng)大于±3℃，濕度變化不應(yīng)大于±5%。同時(shí)，庫(kù)房還要提高防火、防塵、防光、防污染的條件。

　　2.照片檔案的裝具

　　照片檔案在形式、保管要求上與文書檔案有一定的區(qū)別。一般情況下，文書檔案案卷的裝具是不適用于照片檔案保管的。照片檔案的裝具目前主要有以下幾種：

　　（1）普通相冊(cè)

　　即采用一般商店出售的相冊(cè)作為保管照片檔案的裝具。其優(yōu)點(diǎn)是方便、美觀；缺點(diǎn)是規(guī)格不一，不便于寫文字說(shuō)明。

　?。?）自制相冊(cè)

　　即模仿一般商店出售的相冊(cè)的形式，自制相冊(cè)。雖然靈活但不規(guī)范，而且做工復(fù)雜，成本也不低。

　?。?）仿造文書檔案裝具規(guī)格自行設(shè)計(jì)的相冊(cè)每?jī)?cè)12張芯頁(yè)，裝入96張照片，并把照片用相角固定在芯頁(yè)相應(yīng)的位置上，冊(cè)內(nèi)芯頁(yè)用“三孔一線”法裝訂。它的規(guī)格與文書檔案裝具一致，有利于照片檔案與文書檔案的統(tǒng)一管理。

　?。?）新型照片檔案冊(cè)

　　它是按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，從封面到內(nèi)芯，使用質(zhì)量上乘的中性紙，并采用活頁(yè)裝訂，便于組卷，照片冊(cè)與底片冊(cè)相互對(duì)應(yīng)，存用方便。對(duì)于大照片檔案的保管，應(yīng)該按照《照片檔案管理規(guī)范》寫上文字說(shuō)明，并在文字說(shuō)明下方注明“此系大照片，存放于大照片X盒”。同時(shí)，在照片檔案卷內(nèi)目錄的備注欄內(nèi)注明“大張”或“大照片”，這樣既方便查找，又利于大照片的單獨(dú)存放和保管。

　　檔案整理和保管分類原則

　　整理原則

　　1、歸檔檔案整理應(yīng)遵循檔案的形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　檔案伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

　　這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)連同長(zhǎng)期以來(lái)各機(jī)關(guān)在檔案處理過(guò)程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動(dòng)化條件下電子檔案形成的特殊要求，構(gòu)成了檔案形成的一般規(guī)律。遵循檔案的形成規(guī)律對(duì)歸檔檔案進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為檔案形成的自然延續(xù)過(guò)程，能夠最大限度減少個(gè)人對(duì)檔案材料的人工干預(yù)，提升檔案整理質(zhì)量。

　　檔案之間的有機(jī)聯(lián)系是指檔案在產(chǎn)生和處理過(guò)程中，在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了檔案之間及檔案組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔檔案整理中保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。

　　2、歸檔檔案整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　檔案的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對(duì)本機(jī)關(guān)工作的作用、對(duì)未來(lái)研究歷史的作用決定的。就一個(gè)機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的檔案材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔檔案都要永久保存?！兑?guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的檔案區(qū)分開來(lái)，為針對(duì)性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。

　　便于保管、方便利用是歸檔檔案整理工作的重要目標(biāo)。便于保管，就是通過(guò)區(qū)別檔案材料的不同價(jià)值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以提高歸檔檔案的查全率和查準(zhǔn)率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循檔案的形成規(guī)律、保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗(yàn)歸檔檔案整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。

　　3、歸檔檔案整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。

　　這是一項(xiàng)全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔檔案整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和電子檔案的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來(lái)諸多問(wèn)題。解決這一問(wèn)題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。

　　因而，合理規(guī)劃歸檔檔案整理流程，使辦理完畢的檔案能夠直接進(jìn)入整理環(huán)節(jié)，同時(shí)，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來(lái)組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。

　　4、歸檔檔案整理應(yīng)保證紙質(zhì)檔案和電子檔案整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　在紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔檔案整理必須面對(duì)的問(wèn)題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)檔案還是以電子檔案整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。

　　整理流程

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔檔案整理是指將歸檔檔案以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔檔案還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，組件、分類、排列、編號(hào)、編目是紙質(zhì)檔案與電子檔案整理的通用整理流程。

　　具體來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編頁(yè)、編目、裝盒、排架。

　　與之相對(duì)應(yīng)，電子檔案的整理流程包括：組件、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、分類、排列、編號(hào)、編頁(yè)、編目、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等。

　　一般要求

　　在整個(gè)整理流程中，組件、分類、排列、編號(hào)、編目是紙質(zhì)檔案與電子檔案整理的通用整理流程，亦即歸檔檔案整理的一般要求。

　　1、組件

　　組件即件的組織，包括件的構(gòu)成和件內(nèi)檔案排序。也就是說(shuō)，完成組件流程需要明確兩項(xiàng)內(nèi)容：一是件由哪幾部分構(gòu)成，二是這些構(gòu)成部分如何排序。按照要求構(gòu)成并規(guī)范排序的檔案才能完成組件。

　　在組件流程中，新舊《規(guī)則》的區(qū)別主要反映在對(duì)“來(lái)文與復(fù)文”的組件方法上。對(duì)于來(lái)文和復(fù)文，原《規(guī)則》規(guī)定“可為一件”，實(shí)踐中不少地區(qū)和部門往往采取組成一件的方式對(duì)紙質(zhì)檔案整理來(lái)說(shuō)沒(méi)有問(wèn)題，但如果照此對(duì)電子檔案進(jìn)行整理，則會(huì)增加管理層次、影響命名和即時(shí)歸檔。

　　新《規(guī)則》將之修訂為“一般獨(dú)立成件，也可為一件”，是歸檔檔案“一般以每份為一件”這一原則的回歸，同時(shí)也使歸檔檔案的整理更加契合檔案的形成規(guī)律。當(dāng)然，提倡“一般獨(dú)立成件”并不是絕對(duì)排斥“也可為一件”，各地區(qū)各部門可以基于習(xí)慣做法、辦公自動(dòng)化等因素合理確定。

　　需要特別指出的是，機(jī)關(guān)工作中形成審批、審查、核準(zhǔn)處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)葯n案材料，如果按“件”整理，則一次審批、審查、核準(zhǔn)處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償形成的檔案材料應(yīng)作為一件。在排序上，要求結(jié)論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。

　　2、分類

　　分類是指全宗內(nèi)歸檔檔案的分類、即將歸檔檔案按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形成等方面的特征，分為若干類別、并將各類別按照層級(jí)關(guān)系組合為一個(gè)有機(jī)整體的過(guò)程。對(duì)歸檔檔案進(jìn)行合理的分類，不但能有效揭示歸檔檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用，對(duì)于歸檔檔案的排列、編號(hào)、編目、排架等也有重要意義。

　　考慮到原《規(guī)則》中“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)”分類法會(huì)給機(jī)關(guān)檔案的日常管理、利用帶來(lái)較大不便、新《規(guī)則》推薦優(yōu)先采用“年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限”“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”三級(jí)分類方法，規(guī)模較小或公文辦理程序不適于機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的立檔單位，推薦采用“年度—保管期限”分類方法。

　　需要注意的是，分類方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。確需調(diào)整時(shí)，最好從一個(gè)新的階段開始。分類方案的調(diào)整情況，應(yīng)在全宗指南中說(shuō)明，以便檔案管理前后工作的銜接。

　　3、排列

　　排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔檔案先后次序的過(guò)程。同原《規(guī)則》“按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列”相比，修訂后的《規(guī)則》根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對(duì)排列原則進(jìn)行了簡(jiǎn)化，規(guī)定“按時(shí)間結(jié)合事由排列”，使之更加符合辦公自動(dòng)化條件下歸檔檔案的整理。同時(shí)，要求“同一事由重點(diǎn)的檔案，按檔案形成先后順序排列”，“會(huì)議檔案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性檔案可集中排列”。

　　可以從以下幾個(gè)方面理解歸檔檔案的排列原則:在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)進(jìn)行歸檔檔案排列；同一事由的歸檔檔案應(yīng)集中排列在一起；同一事由內(nèi)歸檔檔案按照檔案形成時(shí)間順序排列；不同事由的歸檔檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列；會(huì)議檔案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性檔案可集中排列。

　　4、編號(hào)

　　編號(hào)是指歸檔檔案按分類方案和排列順序編制檔號(hào)。編制檔號(hào)是對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理的基本要求、也是對(duì)不同類型檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的重要前提。

　　在表現(xiàn)形式上，檔號(hào)除了表現(xiàn)為一組體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔檔案類別、排列順序等要素的數(shù)字、字符的集合外，還表現(xiàn)為蓋在每件紙質(zhì)檔案上、包含檔號(hào)構(gòu)成要素的歸檔章。因而，在歸檔檔案整理中，檔號(hào)編制具體體現(xiàn)在兩處：一是在歸檔檔案目錄中按照檔號(hào)編制要去填寫“檔號(hào)”項(xiàng)目，二是在紙質(zhì)檔案上蓋歸檔章并填寫內(nèi)容。

　　檔號(hào)的編制原則、結(jié)構(gòu)、編制方法等將在后續(xù)解讀文章中專章論述，此處不再展開。

　　5、編目

　　編目是指編制歸檔檔案目錄。編制歸檔檔案目錄，實(shí)現(xiàn)了歸檔檔案從一次文獻(xiàn)向二次檔案的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供了基本條件。

　　新《規(guī)則》在編目項(xiàng)目上增加了序號(hào)、檔號(hào)、密級(jí)項(xiàng)目，去掉了件號(hào)項(xiàng)目；同時(shí)對(duì)調(diào)文號(hào)與責(zé)任者位置，使責(zé)任者鏈接題名，便于閱讀。新《規(guī)則》增加的序號(hào)項(xiàng)目是指固定歸檔檔案順序號(hào)，其作用僅為配合檔號(hào)固定歸檔檔案先后順序，并對(duì)一定范圍內(nèi)的歸檔檔案數(shù)量進(jìn)行簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)，本身并沒(méi)有特定涵義。而原《規(guī)則》中的件號(hào)既承擔(dān)固定順序、統(tǒng)計(jì)數(shù)量的職責(zé)，又在一定程度上代行“檔號(hào)”職能，容易造成混淆，因而在修訂中予以去掉，并以序號(hào)、檔號(hào)代之。

　　需要指出的是，歸檔檔案目錄只是最基本的檢索工具，各地區(qū)各部門還可以根據(jù)需要另行編制諸如專題目錄、分類目錄、重要檔案目錄等其他檢索工具，以方便歸檔檔案的查找、利用。