檔案的整理和保管

檔案要這樣管理:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用六方面工作。

1.檔案管理單位規(guī)范。企業(yè)單位管理檔案要科學地歸類、排列、編目，每一卷都要建立一個完整的宗卷，記載檔案單位和檔案的變化。文件排列以全宗為單位，按不同保管期限排列，做到排出整齊。注冊統(tǒng)計規(guī)范：規(guī)范管理單位的檔案要有登記、統(tǒng)計制度，對檔案的接收、轉(zhuǎn)移、整理、鑒定、銷毀、使用等要有詳細的記錄，數(shù)字要準確，案卷與目錄數(shù)字相符。

2.檔案收集工作的意義：檔案收集工作是檔案工作中極其重要的一環(huán)。它與其他檔案工作相比，處于一種特殊的地位，做好檔案的收集工作，對整個檔案工作都有重要意義。

收繳是檔案工作的起點，是做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)，收集工作是整個檔案館(室)獲取和積累檔案的一種手段。就國家檔案工作的組織而言，檔案收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和首要的具體措施。就采集工作質(zhì)量高低的影響而言，直接關(guān)系到檔案工作的其它環(huán)節(jié)。

3.收集檔案工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。歸檔工作：歸檔工作是指從零散到系統(tǒng)的過程，這是檔案工作的基礎(chǔ)。識別：檔案數(shù)量日益增加，有的檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些喪失了保存價值的檔案，而對檔案不同的保存價值進行區(qū)分，以使檔案能分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用。

保管：由于自然的、人為的各種因素，為解決檔案的不斷破壞和長期利用的矛盾，采取各種保護措施，保證其完整、完備，盡可能延長其壽命，從而形成檔案的保管工作。對于檔案、檔案工作狀況的統(tǒng)計、分析、研究，形成檔案工作的統(tǒng)計工作。

使用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

如何整理檔案

法律分析：
1、首先，準備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條 下列會計資料應當進行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

衍生問題：
出納檔案整理的方法有哪些？
(1)分類。出納檔案應按經(jīng)濟業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財務(wù)管理要求進行分類，一般應與本單位的會計分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時，應當對一些無效或不需用的單據(jù)進行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類后應加以裝訂，以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時，應當注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時應加以裝訂并編齊頁碼，對不宜裝訂的應當連號存裝，防止散落;對于采用財務(wù)軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案，保管時采用連號編排，保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊。時于裝訂完畢的出納資料，應當立卷成冊，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細內(nèi)容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強調(diào)的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應對舊賬進行整理，對編號、扉頁內(nèi)容、目錄等項目填寫不全的，應按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位，對于活頁式或卡片式賬，在歸檔時必須縮齊頁碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、所屬時期、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。

如何整理檔案

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動?？镆讬n案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

檔案管理的六大步驟

檔案管理的六大步驟：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用六方面工作。

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。

要素：

1、檔案與工齡：

很多大學畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作手續(xù)，工作幾年后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級，也影響到工齡和退休金的計算。

2、檔案與福利：

畢業(yè)生在個人辦理養(yǎng)老保險、繼續(xù)深造(如出國、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個人切身利益的問題時，都要用到檔案。

3、檔案與因公出國政審：

因公出國政審也必定要依據(jù)人事檔案進行政治審查，如果檔案材料不全，政審機構(gòu)就會拒絕審查。

4、補辦檔案與原始材料：

雖然有的單位可以補辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復存在，勢必造成一定損失。

以上內(nèi)容參考：百度百科-檔案管理

檔案如何管理？

法律分析：檔案的管理應當遵循《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法實施辦法》

第十二條 按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機構(gòu)收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第十三條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應當按照國家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國家檔案館移交檔案。

屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交。

經(jīng)同級檔案行政管理部門檢查和同意，專業(yè)性較強或者需要保密的檔案，可以延長向有關(guān)檔案館移交的期限；已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，可以提前向有關(guān)檔案館移交。

第十四條 既是文物、圖書資料又是檔案的，檔案館可以與博物館、圖書館、紀念館等單位相互交換重復件、復制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同編輯出版有關(guān)史料或者進行史料研究。

第十五條 各級國家檔案館應當對所保管的檔案采取下列管理措施：（一）建立科學的管理制度，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化、標準化；（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施；（三）根據(jù)檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護和管理；（四）根據(jù)需要和可能，配備適應檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備。

機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管，根據(jù)需要，參照前款規(guī)定辦理。

第十六條 《檔案法》第十四條所稱保密檔案密級的變更和解密，依照《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施辦法的規(guī)定辦理。

第十七條 屬于國家所有的檔案，任何組織和個人都不得出賣。

國有企業(yè)事業(yè)單位因資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓需要轉(zhuǎn)讓有關(guān)檔案的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。

各級各類檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織為了收集、交換中國散失在國外的檔案、進行國際文化交流，以及適應經(jīng)濟建設(shè)、科學研究和科技成果推廣等的需要，經(jīng)國家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門依據(jù)職權(quán)審查批準，可以向國內(nèi)外的單位或者個人贈送、交換、出賣檔案的復制件。

第十八條 各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。

各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件，各級國家檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，海關(guān)憑批準文件查驗放行。

檔案管理有哪些流程

檔案管理有哪些流程
1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。
2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進行分批處理。
如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應作相應的處理；如果文件有破損，應首先進行技術(shù)修復，并做好標注；對破損嚴重無法修復掃描的文件，要做好區(qū)分標注。
3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值，以實現(xiàn)檔案的分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。
4、影像檢查與處理：
掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時進行調(diào)整，保證圖像順序正確。
5、完整的 OCR識別：
若項目需要實現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進行全文 OCR。若使用者對識別成功率有嚴格要求，還需另加手工校對，校對結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層 PDF文件格式，可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。
6、提供利用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。