隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為一個(gè)備受關(guān)注的熱點(diǎn)。企業(yè)，學(xué)校，政府單位等都需要對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，來(lái)適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢(shì)。

　　檔案服務(wù)平臺(tái)為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過(guò)程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

　　什么是檔案管理系統(tǒng)

　　檔案管理系統(tǒng)，就是通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。

　　目前檔案管理存在的問(wèn)題

　　一、互聯(lián)互通很難實(shí)現(xiàn)

　　建設(shè)多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)字檔案、或跨地域跨部門的大型企事業(yè)單位的各個(gè)分支容易形成“信息孤島”，難以打破不同地域、不同系統(tǒng)的壁壘與界限，信息共享率低，難以實(shí)現(xiàn)整體數(shù)據(jù)展示與分析。

　　二、數(shù)據(jù)質(zhì)量難把控

　　傳統(tǒng)檔案管理人員專業(yè)度參差不齊，在不同分公司、不同部門、不同地域的管理上或多或少存在差異，不同的情況導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證，不易實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)配。

　　三、使用效率難以提高

　　傳統(tǒng)檔案借閱及查詢調(diào)取耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)且無(wú)法實(shí)現(xiàn)全文檢索，降低了使用效率；沒(méi)有互通互聯(lián)的檔案更新頻率也不及智能檔案快，這使得眾多值得借鑒的歷史數(shù)據(jù)的復(fù)用程度降低，削弱了檔案保存的重要意義。

　　四、存調(diào)成本難控制

　　傳統(tǒng)檔案保存浪費(fèi)大量的紙張、空間，其調(diào)取與還回的過(guò)程中又耗費(fèi)大量時(shí)間與精力，導(dǎo)致檔案的存調(diào)成本高，難控制。

　　五、儲(chǔ)存環(huán)境難掌控

　　傳統(tǒng)檔案的制成材料、溫度、濕度、光線、污染物都會(huì)對(duì)檔案“壽命”的長(zhǎng)短起著至關(guān)重要的作用，而這些自然因素是比較難以掌控的。

　　從以上提到的幾點(diǎn)來(lái)看，檔案管理還存在許多問(wèn)題，如果不去解決，雖然沒(méi)有特別實(shí)質(zhì)的影響，但還是會(huì)帶來(lái)很多不便。相反，如果解決好了檔案管理這個(gè)問(wèn)題，那么工作的各個(gè)方面都能得到提升。

　　檔案管理軟件的作用

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　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過(guò)多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源。

　　如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補(bǔ)充，簡(jiǎn)單易行，省去了對(duì)其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。

　　檔案相關(guān)文件輸出時(shí)也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報(bào)歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級(jí)管理部門，節(jié)省了人力和時(shí)間。

　?。ǘ┠軌蚋玫亻_發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對(duì)檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點(diǎn)開目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。

　　檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過(guò)檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好地對(duì)事件的來(lái)龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

　　同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等功能。

　　（三）更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。

　　在查檔人員進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問(wèn)、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無(wú)法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。

　　選擇合適的檔案服務(wù)平臺(tái)管理軟件

　　集中整理文檔、協(xié)同在線操作、多級(jí)權(quán)限管理、水印、禁止復(fù)制、支持設(shè)置獨(dú)立域名

　　數(shù)字化檔案管理平臺(tái)

　　2020年6月20日修訂通過(guò)的《中華人民共和國(guó)檔案法》提出“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐。

　　組織在日常檔案管理中存在著多項(xiàng)挑戰(zhàn)

　　檔案收集難：檔案分散在不同系統(tǒng)及部門，收集不及時(shí)。

　　檔案整理難：手動(dòng)整理檔案工作量大，耗時(shí)長(zhǎng)，易出錯(cuò)。

　　檔案鑒定難：檔案的鑒定、銷毀步驟復(fù)雜，評(píng)定程序繁瑣。

　　檔案檢索難：檔案模糊、記錄缺失等，導(dǎo)致檢索困難，影響決策。

　　檔案借閱難：檔案查找困難、借出狀態(tài)無(wú)法準(zhǔn)確及時(shí)掌握、檔案資料往往只有一份，無(wú)法實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)借閱。

　　軟數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，融合了新的《檔案法》及國(guó)家最新的檔案管理規(guī)定，提供檔案的全生命周期管理，支持檔案收集、檔案整理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷毀等全過(guò)程，助力組織完成電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。

　　數(shù)字化檔案管理平臺(tái)的核心亮點(diǎn)

　　檔案的全生命周期管理：與流程相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、利用、鑒定、銷毀的全生命周期管理。

　　全面支持信創(chuàng)適配：支持全要素信創(chuàng)基礎(chǔ)環(huán)境，滿足信創(chuàng)各項(xiàng)指標(biāo)要求。

　　檔案修復(fù)：采用基于人工智能深度學(xué)習(xí)的超分辨率重建算法，修復(fù)電子檔案中因原始檔案老化、破損、霉斑、退色等原因造成的檔案模糊問(wèn)題，最大限度還原檔案原貌和視覺(jué)效果的增強(qiáng)。

　　文字識(shí)別：采用ICR技術(shù)自動(dòng)提取檔案文本信息。

　　100%歸檔：多種方式渠道獲取檔案，實(shí)現(xiàn)電子檔案的100%歸檔。

　　全文檢索：支持類型檢索、關(guān)鍵字檢索、高級(jí)檢索等多種檢索方式，實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索，全面提高檔案利用效率。

　　檔案防篡改：對(duì)接多家電子印章產(chǎn)品，多層加密，防止篡改。

　　可視化配置：與各類OA、HRM、ERP、CRM等系統(tǒng)方便集成，靈活定義界面、表單、流程、權(quán)限、元數(shù)據(jù)等。

　　檔案收集

　　系統(tǒng)提供多種檔案歸檔收集方式，包括：手工收集、線上收集、接口收集。

　　手工收集：采用ICR技術(shù)精準(zhǔn)識(shí)別掃描件里的文字，實(shí)現(xiàn)掃描文檔信息提取的自動(dòng)化，減少人工錄入文檔信息的人力成本。

　　線上收集：與業(yè)務(wù)場(chǎng)景流程關(guān)聯(lián)，自動(dòng)收集業(yè)務(wù)檔案，例如合同、公文、項(xiàng)目等業(yè)務(wù)場(chǎng)景中產(chǎn)生的大量文件。

　　接口收集：檔案系統(tǒng)提供多種系統(tǒng)集成方式，可以提供不同開放的數(shù)據(jù)接口供第三方系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)用，也可以主動(dòng)開發(fā)調(diào)用其他系統(tǒng)接口。

　　檔案修復(fù)

　　采用基于人工智能深度學(xué)習(xí)的超分辨率重建算法將低分辨率模糊的文字和字符圖像重建為高清晰度的高分辨率圖像，修復(fù)電子檔案中因原始檔案老化、破損、霉斑、退色等原因造成的檔案模糊問(wèn)題，最大限度還原檔案原貌和視覺(jué)效果的增強(qiáng)。同時(shí)基于AI算法自動(dòng)給黑白照片和視頻上色，提升照片視頻視覺(jué)效果。修復(fù)時(shí)從備選池中自動(dòng)提取待修復(fù)文件，提升清晰度、分辨率等視覺(jué)效果，并自動(dòng)批量進(jìn)行修復(fù)。

　　檔案整理

　　檔案著錄

　　檔案著錄包括案卷著錄及卷內(nèi)目錄著錄。著錄時(shí)采用先著錄案卷信息，后著錄卷內(nèi)目錄的組卷模式。由此，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書、業(yè)務(wù)、科技、實(shí)物、會(huì)計(jì)、電子、圖書、聲像等類型檔案的管理。根據(jù)各類檔案信息錄入需求，可自定義檔案分類及各檔案分類著錄項(xiàng)信息。

　　檔案編研

　　將檔案分為大事記和專題檔案兩種編研方式，實(shí)現(xiàn)大事記的編寫、維護(hù)和查詢，能夠?qū)ｎ}檔案進(jìn)行瀏覽、維護(hù)和目錄打印。同時(shí)提供全宗卷樣式中心，實(shí)現(xiàn)全宗卷維護(hù)、全宗卷瀏覽、全宗卷樣列、樣列維護(hù)。

　　檔案利用

　　檔案檢索

　　提供多種檢索方式，如：類型檢索、關(guān)鍵字檢索、高級(jí)檢索等，同時(shí)提供多個(gè)版本的同屏查閱功能，可以將多個(gè)版本的電子檔同一屏幕上進(jìn)行查看。

　　檔案借閱

　　用戶可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件加入借閱審批流程。借閱流程統(tǒng)一在線上流轉(zhuǎn)，支持電子檔案及實(shí)體檔案的借出及借閱。管理員可實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱情況，并更新借閱狀態(tài)，電子檔案到期后會(huì)自動(dòng)收回。申請(qǐng)人可以在我的借閱記錄中查看通過(guò)審批的借閱檔案。

　　檔案鑒定及銷毀

　　針對(duì)到期的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行開放鑒定、移交鑒定及銷毀鑒定。用戶可以選擇一批次檔案通過(guò)鑒定流程完成鑒定業(yè)務(wù)，當(dāng)前置的鑒定流程結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將鑒定結(jié)果為無(wú)價(jià)值的檔案歸入待銷毀庫(kù)，用戶可以直接銷毀，也可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則進(jìn)入回收站，避免因錯(cuò)誤刪除檔案而導(dǎo)致重大損失。

　　檔案統(tǒng)計(jì)

　　對(duì)一定時(shí)期內(nèi)電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　安全管控

　　電子簽章及水印加注

　　電子簽章及水印加注：系統(tǒng)整合對(duì)接多家電子印章產(chǎn)品，多層加密，防止篡改。支持添加PDF水印，防止用戶對(duì)檔案附件隨意修改、截屏、拍照、盜取數(shù)據(jù)信息及下載后二次利用。

　　審計(jì)管理

　　具備分級(jí)授權(quán)管理的機(jī)制，滿足“三員分立”權(quán)限管理。隨時(shí)記錄用戶訪問(wèn)、存取、使用電子檔案的行為和信息，杜絕隨意更改，加大安全把控。

　　密碼認(rèn)證保障

　　針對(duì)檔案數(shù)據(jù)的信息保密需求，提供全網(wǎng)統(tǒng)一的身份認(rèn)證和訪問(wèn)控制手段以確保登錄用戶合法性。

　　對(duì)于目前的各方面智能化的社會(huì)來(lái)說(shuō)，檔案的現(xiàn)代化管理的重要性不言而喻，而且想要實(shí)現(xiàn)也并非難事。所以最重要的問(wèn)題就是如何用最好的方式來(lái)最有效地實(shí)現(xiàn)，這里只是分享了一個(gè)工具軟件助力實(shí)現(xiàn)，但真正的選擇還是要根據(jù)實(shí)際的需求出發(fā)，選擇最適合的。