文件檔案的整理質(zhì)量直接關(guān)系到文件的利用率，文件檔案整理工作在公司總體管理中具有重要意義。它是公司信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。那么公司文件檔案要怎么整理？以下我就實(shí)際用的上的文件檔案整理的操作流程簡單跟大家講述一下。

　　第一步，理清文件檔案的內(nèi)容

　　首先要明確自己需要整理的文件檔案都包括哪些，比如：合同、人事檔案、方案、報(bào)價(jià)資料、客戶資料、產(chǎn)品清單等資料。根據(jù)不同內(nèi)容可以進(jìn)行歸類整理，一樣一樣進(jìn)行整理編號(hào)存放。

　　第二步，計(jì)劃出整理步驟

　　首先確定是按文件內(nèi)容進(jìn)行整理，最近有朋友留言咨詢?cè)趺凑砗贤募?，我就拿整理合同資料來比如：先把合同進(jìn)行分類（銷售合同、施工合同、租賃合同、買賣合同等），進(jìn)行文件編號(hào)，不同類型合同編號(hào)可以采用首字母，或者01、02、03等進(jìn)行編號(hào)，然后每個(gè)類型合同再進(jìn)行編號(hào)，如：AB(公司名稱代碼)-2016（年份）-HT（文件類型，合同簡稱HT）-01（合同類型）001（序號(hào)），比如：ZTGS-HT-01001（中天公司的合同文件里面的銷售合同的第001份）

　　第三步，統(tǒng)一原則

　　每個(gè)公司實(shí)際做事情的都是下面的員工，但是你不能忽略領(lǐng)導(dǎo)的意見。有可能你剛弄好，領(lǐng)導(dǎo)一句話又得讓你重新來過，所以原則統(tǒng)一很重要。就像我上面舉例的編號(hào)樣式，要先跟領(lǐng)導(dǎo)溝通確認(rèn)統(tǒng)一后再進(jìn)行工作。

　　第四步，充分利用原有基礎(chǔ)資料

　　資料整理目的是方面查閱存檔，并不是讓你把所有資料重新來過。所有就應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)資料進(jìn)行整理歸納。

　　第五步，便于儲(chǔ)存翻閱

　　也許公司規(guī)模還不是很大，但是內(nèi)容很雜，如果每個(gè)分類進(jìn)行儲(chǔ)存，就會(huì)對(duì)后期查閱造成很大的困難。正常是一個(gè)類型文件最好儲(chǔ)放在同一個(gè)文檔盒里面，如果文件不是很多，目錄清單一定要做好。

　　第六步，做好文件盒的標(biāo)簽工作

　　文件整理好后都是統(tǒng)一存放在文件盒里面，但是我們不可能找個(gè)文件每個(gè)文件盒去打開翻，所以標(biāo)簽就很重要。一般標(biāo)簽都是大歸類，貼在文件盒的側(cè)面，方便查找。

　　公司檔案如何整理

　　公司檔案整理分類是必須的，一般分科技類：技術(shù)資料，設(shè)計(jì)圖紙，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，法律法規(guī)；文件類：公司及各部門文件，政府來文，行業(yè)文件資料等；財(cái)務(wù)類：財(cái)務(wù)帳表，賬冊(cè)；

　　企業(yè)類：企業(yè)章程及修正案，股東決議，營業(yè)執(zhí)照，資質(zhì)證書，稅務(wù)登記的辦理及變更資料，有的企業(yè)會(huì)涉及到生產(chǎn)許可證，標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證等證件的管理，個(gè)人證件的管理最好也納入檔案管理范圍；

　　電子類：歸檔需要的影像資料等。其它還有很多細(xì)節(jié)的要求，最好按照企業(yè)所在行業(yè)要求整理和保管，所有資料要按月整理，按年裝訂歸檔，目錄要清析明了，借出的要有憑據(jù)，作廢的要有記錄。

　　一、檔案管理指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)

　　包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

　　二、文件點(diǎn)收

　　文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：

　　檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

　　三、文件整理

　　1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　4、宜三孔線裝（易拆開復(fù)?。?/p>

　　四、檔案分類

　　1、檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

　　2、檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級(jí)。

　　3、同一“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。

　　4、每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。

　　5、檔號(hào)之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

　　6、有的也可按照時(shí)間，如外來文件、公司內(nèi)部文件，財(cái)務(wù)資料等，以及工商變更信息，章程變更信息等

　　五、檔案名稱及編號(hào)

　　1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

　　2、各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

　　3、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　4、檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

　　5、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。

　　六、檔號(hào)編定

　　1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。

　　2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。

　　3、檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。

　　4、檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

　　七、歸檔與檔案清理

　　1、歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。

　　2、檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。

　　八、保存期限

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計(jì)圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會(huì)計(jì)憑證；(3)事業(yè)計(jì)劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

　　5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　九、檔卷清理

　　1.管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

　　2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

　　十、電子文檔

　　企業(yè)管理最好把所有資料予以掃描，做成電子文檔，使用專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行管理，檔案目錄與紙質(zhì)一致，查找方便。OA軟件雖然可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，并且具備文件管理的功能（須注意文件管理與檔案管理是兩個(gè)不同的概念），但是實(shí)現(xiàn)文件歸檔與歸檔后的檔案管理還需要聯(lián)合檔案管理軟件來操作，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)、方便和快捷。