近幾年，在數(shù)字化的大背景下，國家對檔案管理提出了新的倡議，并出臺了相關(guān)政策，明確電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案具有同等法律效力。不難看出，檔案管理的數(shù)字化趨勢在加劇，以后有可能檔案可以單獨以檔案影像管理系統(tǒng)電子形式歸檔。

　　隨著金融全球一體化的步伐加快，國內(nèi)外金融市場不斷開放，為金融行業(yè)帶來了更多的良機，銀行或其他金融機構(gòu)要不斷拓展自身業(yè)務(wù)。隨之而來的是會產(chǎn)生大量的業(yè)務(wù)憑證，包括會計傳票、儲蓄憑單、支票、信貸合同等，這些憑證每天都在大量地產(chǎn)生，再加上歷史遺留憑證，數(shù)量相當(dāng)巨大。對于這些憑證，如何進(jìn)行分類、保存和歸檔，并且事后可以實現(xiàn)高效檢索和調(diào)閱，一直是一件非常棘手的事情。

　　為了解決所面臨的以上問題，就要借助憑證電子化技術(shù)建設(shè)一套檔案影像管理系統(tǒng)。針對這一需求，公司推出的影像內(nèi)容管理系統(tǒng)，以先進(jìn)的影像管理技術(shù)為基礎(chǔ)，配合相關(guān)的系統(tǒng)硬件，將紙面憑證轉(zhuǎn)換成電子影像文件，并實現(xiàn)自動建立索引、查詢、調(diào)閱、審批、存儲等功能的一整套多功能非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)服務(wù)平臺。

　　影像產(chǎn)品定位

　　影像系統(tǒng)是整個業(yè)務(wù)系統(tǒng)體系中的一個基礎(chǔ)平臺，主要用于存儲和管理影像。包括內(nèi)容管理、非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容管理平臺的數(shù)據(jù)傳輸、影像采集/展現(xiàn)和影像加工處理和業(yè)務(wù)系統(tǒng)影像化應(yīng)用幾個部分。

　　內(nèi)容管理：是基于內(nèi)容管理系統(tǒng)并通過主流的影像服務(wù)總線技術(shù)對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行存取、修改等操作。系統(tǒng)提供內(nèi)容管理適配器，可以根據(jù)用戶需求，進(jìn)行內(nèi)容管理方式的自行配置，包括分布式存儲和傳統(tǒng)的存儲模式（FCM、Filenet、Document um、CM等）。

　　影像平臺：系統(tǒng)提供業(yè)務(wù)憑證影像化的主流技術(shù)，包括：影像采集、影像調(diào)閱、影像檢索、影像展現(xiàn)、影像識別、影像切分、影像壓縮、影像傳輸、影像存儲服務(wù)等功能。

　　業(yè)務(wù)影像系統(tǒng)：業(yè)務(wù)影像通過影像控件與平臺進(jìn)行集成，平臺為業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供業(yè)務(wù)影像技術(shù)服務(wù)。

　　終端設(shè)備：影像平臺提供與PC端系統(tǒng)接口。用戶在PC端可以訪問業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對影像進(jìn)行各類操作。

　　影像系統(tǒng)功能特點

　　1.為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供統(tǒng)一的影像數(shù)據(jù)采集、導(dǎo)入、存儲、管理、查詢等功能，實現(xiàn)影像數(shù)據(jù)的集中管理；

　　2.系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)劃了內(nèi)容數(shù)據(jù)集元數(shù)據(jù)存儲格式，實現(xiàn)了內(nèi)容數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，為數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析奠定了基礎(chǔ)；

　　3.具有可供其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用的影像對象查詢、展現(xiàn)模塊，支持其它應(yīng)用系統(tǒng)對影像對象的查詢和展現(xiàn)；

　　4.前端影像應(yīng)用控件采用插件式設(shè)計，可以對不同的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行靈活調(diào)整，通過參數(shù)配置可以靈活地控制前端影像控件加載的功能；

　　5.系統(tǒng)可以方便地進(jìn)行擴展，以滿足未來業(yè)務(wù)種類和業(yè)務(wù)量的增加；

　　6.支持內(nèi)容管理適配操作，可以選擇傳統(tǒng)的存儲模式，同filenet、documentum等主流內(nèi)容管理產(chǎn)品集成，或采用分布式存儲模式；

　　解決方案特點

　　影像與內(nèi)容管理平臺除了提供標(biāo)準(zhǔn)的影像與內(nèi)容管理服務(wù)，平臺還具有超前的設(shè)計：

　　?從面相業(yè)務(wù)和跨業(yè)務(wù)應(yīng)用的角度統(tǒng)一全行影像信息的組織和分類方法，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠共享組織方法；

　　?統(tǒng)一定義、管理全行的影像文件信息，特別標(biāo)注共享文件。共享文件有獨立的數(shù)據(jù)存儲空間，能夠被各業(yè)務(wù)系統(tǒng)共享；

　　?根據(jù)業(yè)務(wù)需要靈活定義業(yè)務(wù)檔案包，并規(guī)范各業(yè)務(wù)層面的數(shù)據(jù)完整性。元數(shù)據(jù)信息的訪問可以通過業(yè)務(wù)包進(jìn)行；

　　?多層級組織業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)，支持多業(yè)務(wù)應(yīng)用對影像調(diào)閱的復(fù)雜需求；

　　?統(tǒng)一管理全行影像的存儲，在支持分布式影像存儲的情況下，保持影像信息和元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，提升調(diào)閱速度，解決多內(nèi)容存儲平臺環(huán)境中信息無法共享的問題；

　　?統(tǒng)一影像資源的權(quán)限管理，幫助實現(xiàn)跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)的影像調(diào)閱控制；

　　?提供統(tǒng)一的影像采集和處理桌面，能夠靈活與需求影像作業(yè)的外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成。

　　業(yè)務(wù)價值

　　?影像不單純是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息材料，更是全行統(tǒng)一的信息資源；

　　?影像信息能夠在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間實現(xiàn)共享，避免影像重復(fù)采集；

　　?建立全行統(tǒng)一的影像的分類組織、權(quán)限管理標(biāo)準(zhǔn)；

　　?在跨內(nèi)容管理平臺之上建立集中管理的影像信息和元數(shù)據(jù)管理中心；

　　?實現(xiàn)客戶影像檔案管理，提升客戶辦理業(yè)務(wù)的體驗，為新的業(yè)務(wù)嘗試提供保障。

　　影像管理系統(tǒng)幫助企業(yè)構(gòu)建無紙化、數(shù)字化、智能化的電子影像管理體系。功能包括影像掃描、影像審核、補掃、重掃、合規(guī)管理、歸檔等功能，實現(xiàn)影像資料全流程電子化處理，提高報賬效率和審批效率，滿足業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門及財務(wù)共享中心人員通過信息系統(tǒng)遠(yuǎn)程對影像進(jìn)行稽核和調(diào)閱服務(wù)的需求。

　　核心功能

　　影像采集：支持PC端和移動端應(yīng)用，支持本地導(dǎo)入、拍照和掃描等多種采集方式；支持OCR識別，包括對單張票據(jù)或多種票據(jù)的平鋪識別；支持電子發(fā)票文件導(dǎo)入及解析；支持在采集過程中對增值稅發(fā)票進(jìn)行發(fā)票在線查驗，杜絕虛假報賬；支持對影像進(jìn)行規(guī)范化管理，實現(xiàn)合規(guī)性檢查，減少審核人員工作量。

　　影像管理：支持以單據(jù)為維度進(jìn)行影像數(shù)據(jù)審核，提供駁回、補掃、替掃功能；支持影像待辦轉(zhuǎn)移；支持影像駁回并掛起業(yè)務(wù)流程；支持審批影像過程中發(fā)起發(fā)票驗真。

　　影像查看：依據(jù)影像唯一索引可隨時在線調(diào)用查看；支持透視業(yè)務(wù)單據(jù)；支持影像流程軌跡的查看；支持多個查詢條件快速檢索；支持影像下載。

　　影像歸檔：根據(jù)業(yè)務(wù)要求可自動歸檔管理，同時特殊場景支持手動批量歸檔；提供歸檔后補掃功能。

　　方案特點

　　01、靈活易用的多種應(yīng)用場景

　　根據(jù)企業(yè)管理模式不同，滿足專崗掃描、全員掃描及混合掃描等模式下的不同影像處理流程。

　　02、安全可靠的多種存儲方式

　　可根據(jù)企業(yè)存儲資源靈活配置存儲方式，支持磁盤、FTP存儲、OBS存儲和加密存儲等多樣化存儲方式。

　　03、高安全性的防篡改技術(shù)

　　影像文件采用加密存儲，并在影像上傳、下載、歸檔環(huán)節(jié)中通過文件md5值檢查校驗，保證數(shù)據(jù)傳輸安全性和文件的一致性。

　　04、不限制掃描設(shè)備

　　不強制限制掃描設(shè)備，滿足twain協(xié)議的設(shè)備均支持；對已有掃描設(shè)備可利舊。

　　企業(yè)賦能

　　1.久其電子影像管理系統(tǒng)將不同種類的紙質(zhì)文件、檔案資料、紙質(zhì)票據(jù)電子化管理，完成了電子圖像的集中化管理，解決紙質(zhì)文件難于長久保管的問題。

　　2.實現(xiàn)了企業(yè)數(shù)據(jù)異地管理的同步性問題，解決了數(shù)據(jù)的實時性、準(zhǔn)確性問題，提高了工作效率。

　　3.為企業(yè)內(nèi)部其它系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)與企業(yè)共享平臺的無縫對接。

　　在以往傳統(tǒng)的情況下，文件、檔案都是以紙質(zhì)的形式保存的，這難免會存在一些問題——檔案逐年增加，管理上存在一定難度；同時會給查閱帶來一定的困擾。

　　如今隨著電子印章的廣泛使用，越來越多的企業(yè)選擇將傳統(tǒng)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，這樣雖然使簽字蓋章更加便捷，但由于業(yè)務(wù)分散，數(shù)據(jù)往往不在同一個系統(tǒng)中，這無疑會給歸檔整理增添負(fù)擔(dān)，時間長了甚至容易造成丟失。

　　傳統(tǒng)走向新生，往往都不是一蹴而就的，在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，各個階段都會出現(xiàn)不同的挑戰(zhàn)。

　　如何自動接收來自不同系統(tǒng)的電子檔案？電子檔案與紙質(zhì)檔案如何統(tǒng)一管理？怎樣在大量的檔案文件中精準(zhǔn)查閱和高效利用？如何確保歸檔后的文件永久封存、不被篡改？從生成到歸檔的過程怎樣把控？是否可以追蹤記錄？

　　新形勢下的檔案管理意味著，從檔案的生成、整理、查詢、利用、鑒定到銷毀，整個生命周期都做到電子化，并且通過一些技術(shù)手段實現(xiàn)所有歸檔數(shù)據(jù)防篡改，從而構(gòu)建一個讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗的電子檔案管理系統(tǒng)平臺。

　　數(shù)字化賦能

　　統(tǒng)一管理，所有文件可歸檔到一個檔案中心，為不同角色提供服務(wù)

　　檔案管理通常會涉及多個部門、多個崗位，因此需要將分散在各個功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來，集中匯總，再根據(jù)不同崗位、不同角色進(jìn)行推送。

　　比如對檔案管理員來說，檔案的接收和整理是最重要的，同時能夠及時處理借閱申請、實時掌握檔案庫的使用情況；普通員工最關(guān)心的是檔案的快速查閱和利用，也希望能查看歷史記錄；而系統(tǒng)管理員更注重對系統(tǒng)整體運行情況的實時監(jiān)測，以確保及時調(diào)整需求。

　　全生命周期管理，實現(xiàn)從檔案的收集、整理、利用、鑒定、銷毀等全程電子化

　　在檔案接收階段，當(dāng)文件審批流程結(jié)束后，可將文件歸入相應(yīng)的接收庫中；紙質(zhì)檔案可以以掃描、影像文件的形式上傳。檔案管理員可對接收文件所屬的目錄號、文號、文件順序號、保管期限、責(zé)任人等信息進(jìn)行補充整理。

　　在檔案整理階段，可以預(yù)設(shè)規(guī)則實現(xiàn)自動排序、組卷、編號等。另外重要的一點是針對檔案元數(shù)據(jù)的管理，元數(shù)據(jù)描述了檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及管理過程，為了確保其真實性、完整性、可用性、可靠性，系統(tǒng)可對其進(jìn)行四性檢測并生成報告，這樣進(jìn)一步確保了檔案工作的安全、嚴(yán)謹(jǐn)。

　　對于檔案的借閱，用戶可通過檢索找到所需檔案，申請借閱；審批通過后可在線預(yù)覽或下載帶有水印加注的文件。同時，所有的借閱、查看、下載次數(shù)會留痕，對管理員可見。

　　關(guān)于檔案的鑒定和銷毀，系統(tǒng)將提供智能化服務(wù)，對檔案價值進(jìn)行分析，確定保存期限，并能檢索出即將到期的檔案，待確認(rèn)后進(jìn)行銷毀，這個記錄也會被永久保存。

　　自動收集各個異構(gòu)系統(tǒng)歸檔文件和數(shù)據(jù)，實現(xiàn)100%歸檔，并對用戶行為存檔

　　電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)支持通過批量導(dǎo)入、手動導(dǎo)入或接口集成的方式從異構(gòu)系統(tǒng)收集各類檔案，比如人事檔案中人員相關(guān)的履歷、任免等材料以附件的形式歸檔。這樣通過相應(yīng)的可視化配置，快速集成來自O(shè)A、ERP、CRM、HR等各個異構(gòu)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)100%歸檔。

　　此外，用戶行為存檔是指對檔案的收集、整理、利用、檢索、查看、下載、維護(hù)等操作留痕，系統(tǒng)會對這些日志記錄添加數(shù)字簽名后再次存證，確保所有操作有跡可循，有效防止內(nèi)容篡改。

　　針對財會檔案，滿足電子會計憑證的管理需求

　　財務(wù)會計檔案是反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要證據(jù)，在管理上應(yīng)極其重視。

　　以憑證檔案為例，當(dāng)OA中的費用報銷流程審批結(jié)束后，系統(tǒng)會根據(jù)年月自動接收到對應(yīng)的門類下，而與該報銷相關(guān)的記賬憑證、單據(jù)、電子發(fā)票等以版式文件形式存入檔案系統(tǒng)。

　　如此一來，原本分散在OA、財務(wù)、銀行系統(tǒng)的各類憑證會關(guān)聯(lián)起來，管理、使用起來更便捷。

　　電子化的檔案管理系統(tǒng)對于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、數(shù)據(jù)維護(hù)也將起到重要作用，快速檢索、第三方存證等功能會使檔案管理更加安全、高效。

　　企業(yè)數(shù)字化之路已開啟

　　如今，數(shù)字化辦公已經(jīng)走進(jìn)各行各業(yè)，這不僅推動了企業(yè)電子化、智能化的轉(zhuǎn)型，更多的是利用數(shù)字化思維來進(jìn)行系統(tǒng)化、體系化、結(jié)構(gòu)化思考，這樣的轉(zhuǎn)變，才能推動組織結(jié)構(gòu)、人均效能的升級，促進(jìn)各組織間的協(xié)同管理。由此可見，數(shù)字化開啟了人類社會的革命，產(chǎn)業(yè)全面數(shù)字化已是必然趨勢。