檔案軟件管理的系統(tǒng)全面實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步運(yùn)轉(zhuǎn)、實(shí)時(shí)管控。通過(guò)建立“前端界入機(jī)制”確保高價(jià)值文件有效留存；通過(guò)建立“任務(wù)派發(fā)機(jī)制”確保各部門(mén)明確歸檔職責(zé)；通過(guò)建立“統(tǒng)計(jì)跟蹤機(jī)制”確保隨時(shí)準(zhǔn)確掌握項(xiàng)目歸檔進(jìn)度；通過(guò)建立“實(shí)時(shí)共享機(jī)制”確保及時(shí)有效信息共享；通過(guò)建立“可視化整理界面”大幅降低管理成本。

　　為了有效解決電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的數(shù)據(jù)異構(gòu)問(wèn)題所造成的電子文件接收難、電子檔案管理難、利用難和長(zhǎng)期保存難。電子檔案收集、管理和利用過(guò)程的四大工具。

　　1、通用數(shù)據(jù)采集工具一一解決電子文件接收難

　　通用數(shù)據(jù)采集工具可以根據(jù)需要對(duì)其他信息系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，以滿足電子文件收集積累的要求數(shù)據(jù)采集工具提供基于數(shù)據(jù)層和邏輯層二種數(shù)據(jù)采集方法，相輔相成，可以完成不同情況下的數(shù)據(jù)采集任務(wù)。

　　整個(gè)采集工具由四部分功能組成：

　　一是數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能：可實(shí)現(xiàn)各種格式電子文件和源系統(tǒng)各種數(shù)據(jù)包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及導(dǎo)入;

　　二是數(shù)據(jù)管道功能:可以連接各種常見(jiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)(如Oracle、MS SQL Server等)，并可進(jìn)行源系統(tǒng)和目標(biāo)系統(tǒng)的字段匹配以及異構(gòu)數(shù)據(jù)導(dǎo)入;

　　三是程序調(diào)用接口功能:針對(duì)電子文件形成源系統(tǒng)提供的各種程序調(diào)用接口(Web Part、DLL、OCX、JavaBean等)，可實(shí)現(xiàn)封裝和調(diào)用，并從中獲取數(shù)據(jù);

　　四是數(shù)據(jù)交換引擎功能:規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)交互方式，使構(gòu)筑在數(shù)據(jù)交換引擎之上的信息系統(tǒng)可以遵循統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

　　2、電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具——解決電子檔案管理難

　　電子文件的類(lèi)型主要可分為文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件和視頻文件等五大類(lèi)，各類(lèi)文件又有不同的文件格式，如:文本文件就有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等多種格式和多種版本。各種文件格式和版本一般都需要特定的閱讀軟件，可以想象，各類(lèi)文件多達(dá)幾百種的格式將對(duì)各單位電子檔案的管理工作造成諸多困擾，隨著格式的日益繁多，給電子文件的長(zhǎng)期可讀和有效利用帶來(lái)嚴(yán)重威脅。

　　為了解決這一問(wèn)題，通過(guò)集成電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具，盡可能地將各種檔案文件格式轉(zhuǎn)換為適合管理、能夠長(zhǎng)期有效保存并且方便利用的格式，為電子文件的歸檔、電子檔案管理和長(zhǎng)期有效利用提供方便。

　　按照《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》(DA/T47-2009)中的要求，電子檔案文件長(zhǎng)期保存格式的選型必須滿足10項(xiàng)基本條件，經(jīng)過(guò)對(duì)各種常見(jiàn)格式的選型，最終選擇PDF、JPG、Tiff、MP3、和MP4等5種格式作為檔案文件格式轉(zhuǎn)換的目標(biāo)格式。五種類(lèi)別的若干種文件格式，將通過(guò)格式轉(zhuǎn)換工具被轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的目標(biāo)文件格式。

　　在實(shí)際安裝部署過(guò)程中，電子檔案格式轉(zhuǎn)換工具一般安裝在一臺(tái)獨(dú)立的文件格式轉(zhuǎn)換服務(wù)器中，以后臺(tái)服務(wù)的方式運(yùn)行。轉(zhuǎn)換服務(wù)采用輪詢(xún)機(jī)制監(jiān)控指定目錄，并將指定目錄下的源文件(待轉(zhuǎn)換文件)轉(zhuǎn)換成目標(biāo)文件，轉(zhuǎn)換時(shí)根據(jù)要求同時(shí)完成文件合并、OCR識(shí)別等操作。

　　3、離線備份工具——解決電子檔案長(zhǎng)期保存難

　　目前，影響電子檔案長(zhǎng)期保存的主要問(wèn)題有自然災(zāi)害、人為原因、系統(tǒng)故障、保存載體壽命等，開(kāi)展電子檔案的離線備份、復(fù)制多套副本、進(jìn)行異地保存將有效減少以上問(wèn)題所帶來(lái)的電子檔案損失。

　　但是，一般的系統(tǒng)備份工具較為專(zhuān)業(yè)，操作上需要一定的信息技能;備份數(shù)據(jù)對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境的依賴(lài)性較高，難以適應(yīng)電子檔案的備份需求，為維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性。

　　課題組通過(guò)高線備份工具，利用物理組盤(pán)、文件加密、標(biāo)簽打印、脫機(jī)查詢(xún)及只讀光盤(pán)防數(shù)據(jù)刪改等功能，為檔案部門(mén)實(shí)施電子檔案離線備份、封裝和交換提供簡(jiǎn)單易行的工具，使電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題簡(jiǎn)單化。

　　該工具的主要功能如下：

　　(1)物理組盤(pán)功能。將電子檔案按照一定的規(guī)律自動(dòng)匯集，在文件服務(wù)器上生成一張指定載體(如光盤(pán))大小容量的文件夾，該文件夾名稱(chēng)與生成的載體編號(hào)相對(duì)應(yīng)，同時(shí)在文件夾下生成電子檔案文件目錄、載體標(biāo)簽，以便實(shí)現(xiàn)光盤(pán)刻錄和載體備份。

　　(2)備份制作功能。工具內(nèi)置FTP下載軟件和光盤(pán)刻錄軟件，首先可以快速地從文件服務(wù)器中下載物理組盤(pán)形成的文件目錄，同時(shí)可以方便的驅(qū)動(dòng)客戶機(jī)上的存儲(chǔ)設(shè)備，如光驅(qū)等，完成備份制作功能。

　　(3)標(biāo)簽打印功能。當(dāng)客戶機(jī)上安裝了標(biāo)簽打印設(shè)備時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)驅(qū)動(dòng)設(shè)備完成存儲(chǔ)載體表面的標(biāo)簽制作。

　　(4)脫機(jī)瀏覽功能。工具內(nèi)置電子文件離線瀏覽功能，在備份制作的同時(shí)，將脫機(jī)瀏覽程序保存到載體中，這樣管理人員在瀏覽電子檔案時(shí)可以啟動(dòng)脫機(jī)瀏覽程序?qū)崿F(xiàn)對(duì)存儲(chǔ)載體中電子案的查詢(xún)和瀏覽，不需要文件形成源系統(tǒng)的支持，大大方便了用戶操作。

　　電子檔案離線瀏覽工具符合國(guó)家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》(檔發(fā)[2012]7號(hào))的結(jié)構(gòu)要求，支持光盤(pán)瀏覽和預(yù)裝打開(kāi)兩種瀏覽模式。其中，光盤(pán)瀏覽模式將有效實(shí)現(xiàn)內(nèi)置光盤(pán)脫機(jī)瀏覽，而預(yù)裝打開(kāi)瀏覽模式需要采用手工選擇電子檔案包的方式瀏覽電子檔案。

　　4、電子檔案通用瀏覽器——解決電子檔案利用難

　　轉(zhuǎn)換后的五類(lèi)電子檔案仍需要8種文件格式瀏覽器才能利用。為了降低電子檔案對(duì)特定格式瀏覽器的依賴(lài)，利用電子檔案通用瀏覽器實(shí)現(xiàn)支持多種文件格式瀏覽的功能，將有效緩解電子檔案利用難。

　　電子檔案通用瀏覽器的實(shí)質(zhì)是針對(duì)每一種電子檔案文件格式開(kāi)發(fā)相應(yīng)的瀏覽插件。當(dāng)用戶利用電子檔案通用瀏覽器訪問(wèn)電子檔案文件時(shí)，瀏覽器自動(dòng)調(diào)用對(duì)應(yīng)的文件瀏覽插件進(jìn)行瀏覽。

　　該工具還具有格式注冊(cè)功能，如果在電子檔案文件通用瀏覽器插件庫(kù)中沒(méi)有該插件，或者出現(xiàn)一種新的文件格式，則可增加新的瀏覽插件。通過(guò)集成電子檔案通用瀏覽器，有效避免了瀏覽多格式電子檔案時(shí)需要保存多種支撐軟件的困擾，并在文件瀏覽時(shí)提供安全可靠的保障。

　　《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》的保存和利用

　　電子檔案保存

　　備份與恢復(fù)

　　系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行備份與恢復(fù)功能，設(shè)置備份與恢復(fù)策略，制作備份數(shù)據(jù)，對(duì)備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測(cè)與管理；使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理，記錄備份恢復(fù)過(guò)程信息。

　　電子檔案監(jiān)控

　　系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案存儲(chǔ)狀況的監(jiān)控和警告功能，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲(chǔ)空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問(wèn)和系統(tǒng)響應(yīng)超時(shí)等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項(xiàng)處理過(guò)程。

　　業(yè)務(wù)過(guò)程統(tǒng)計(jì)

　　系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)一定時(shí)間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能。

　　電子檔案保存檢查

　　系統(tǒng)應(yīng)具備在電子檔案長(zhǎng)期保存過(guò)程中對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等進(jìn)行庫(kù)內(nèi)質(zhì)量巡檢的功能。

　　電子檔案保護(hù)

　　系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護(hù)功能，保障電子檔案不被非授權(quán)訪問(wèn)、修改或刪除，完整準(zhǔn)確記錄長(zhǎng)期保存過(guò)程中相關(guān)變動(dòng)信息。

　　電子檔案利用

　　檢索利用

　　系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案進(jìn)行多條件的模糊檢索、精確檢索、全文檢索和遞進(jìn)檢索等功能，支持跨全宗、跨門(mén)類(lèi)檢索，檢索結(jié)果能夠進(jìn)行局部瀏覽和選擇性輸出。

　　電子借閱

　　系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能，支持在線申請(qǐng)、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見(jiàn)和效果等信息。

　　檔案編研

　　系統(tǒng)應(yīng)具備輔助檔案編研功能，包括但不限于選題、檔案查找、檔案篩選、文獻(xiàn)加工、輔文撰寫(xiě)、審核與校對(duì)，以及編研成果發(fā)布與管理。

　　利用登記

　　系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能，保存利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過(guò)程中電子檔案不被非法纂改。

　　系統(tǒng)結(jié)構(gòu)開(kāi)放性

　　電子檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)具備開(kāi)放性，可實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)交換與共享。

　　功能擴(kuò)散性

　　系統(tǒng)功能應(yīng)具備可擴(kuò)展性，滿足當(dāng)前及可預(yù)見(jiàn)時(shí)間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求?？煞奖愕剡M(jìn)行功能擴(kuò)展。

　　配置靈活性

　　系統(tǒng)配置應(yīng)具備靈活性，支持電子檔案管理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等的靈活定義與部署。

　　安全可靠性

　　系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)安全可靠，宜根據(jù)需要采取一定的技術(shù)方法，防止非授權(quán)訪問(wèn)，保存電子檔案管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程記錄，保障電子檔案安全。

　　電子檔案分庫(kù)管理

　　應(yīng)根據(jù)電子檔案接收、管理、保存和利用等業(yè)務(wù)活動(dòng)要求及其所依賴(lài)的不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，分別建立電子檔案庫(kù)。

　　多類(lèi)電子檔案管理

　　系統(tǒng)應(yīng)能夠管理符合國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的多種門(mén)類(lèi)、多種格式的電子檔案。

　　實(shí)體檔案輔助管理

　　系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行輔助管理的功能。

　　電子檔案處置

　　鑒定與處置功能配置

　　系統(tǒng)應(yīng)具備按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持價(jià)值鑒定、開(kāi)放鑒定等自動(dòng)提醒功能。

　　鑒定與處置操作

　　系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持價(jià)值鑒定、開(kāi)放鑒定業(yè)務(wù)的操作。

　　銷(xiāo)毀檔案管理

　　系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷(xiāo)毀管理功能，留存已銷(xiāo)毀的電子檔案的目錄信息和銷(xiāo)毀處理記錄。

　　統(tǒng)計(jì)管理

　　電子檔案統(tǒng)計(jì)

　　系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案數(shù)量與存儲(chǔ)容量的統(tǒng)計(jì)功能，可按照檔案的全宗、門(mén)類(lèi)、文件格式、開(kāi)放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　常用統(tǒng)計(jì)報(bào)表

　　系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表模板，并能夠按照輸入條件生成統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

　　檔案編研

　　系統(tǒng)應(yīng)提供報(bào)表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　系統(tǒng)管理

　　電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的定義與配置

　　系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)提據(jù)庫(kù)及其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、功能模塊、工作流程等的定義與配置功能。

　　電子檔案分類(lèi)體系的定義與維護(hù)

　　系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類(lèi)方案的定義與維護(hù)功能，支持電子檔案類(lèi)目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理；系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書(shū)、科技、聲像等檔案門(mén)類(lèi)的分類(lèi)方案；系統(tǒng)應(yīng)支持對(duì)會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)類(lèi)等專(zhuān)門(mén)檔案分類(lèi)體系的設(shè)置。

　　電子檔案分類(lèi)體系的定義與維護(hù)

　　系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)功能，內(nèi)置常見(jiàn)種類(lèi)電子檔案的元數(shù)據(jù)方案。

　　系統(tǒng)用戶管理

　　系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)系統(tǒng)管理員，網(wǎng)絡(luò)管理員，安全管理員、檔案管理員和檔案利用者等用戶進(jìn)行管理的功能。

　　日志管理與審計(jì)跟蹤

　　系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)操作日志及其分類(lèi)管理功能，記錄用戶訪問(wèn)、存取和使用電子檔案的行為和信息。系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問(wèn)等事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)、跟蹤的功能。

　　檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理的信息化，承載新的管理模式與標(biāo)準(zhǔn)落地實(shí)施，在行業(yè)內(nèi)是首創(chuàng)，未來(lái)可將該系統(tǒng)推向市場(chǎng)，擴(kuò)大企業(yè)的影響力。