信息技術(shù)是指信息的獲取、加工、傳遞和利用等技術(shù)的總和。而智能檔案庫(kù)房建設(shè)的意義就是通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)以計(jì)算機(jī)與通信技術(shù)為核心，對(duì)各種信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、處理、檢索、傳遞、分析與顯示的高技術(shù)群。直觀現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，可以看到它對(duì)作為檔案文獻(xiàn)信息中心的檔案工作的影響越來(lái)越直接、越來(lái)越深刻，是影響檔案發(fā)展最深刻的環(huán)境因素。

　　高密度的信息儲(chǔ)存技術(shù)，高速度的信息傳遞技術(shù)，高質(zhì)量的信息安全技術(shù)，高效率的信息查詢技術(shù)，在變革了人們生產(chǎn)、收集、組織、傳遞和使用知識(shí)信息方式的同時(shí)，也使信息服務(wù)的機(jī)制、結(jié)構(gòu)以及服務(wù)手段發(fā)生了巨大的變化。

　　信息技術(shù)使檔案館呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化和社會(huì)化的特征數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息革命從根本上推動(dòng)了檔案館的發(fā)展進(jìn)程，計(jì)算機(jī)日益成為檔案館的主要設(shè)備，許多檔案館采用了各種自動(dòng)化集成系統(tǒng)建立自己的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化和社會(huì)化的特征。

　　由于檔案館是永久保管檔案的基地，同時(shí)也是檔案信息交流、咨詢和服務(wù)的中心。圍繞這一中心，檔案工作包括接收、整理、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等各環(huán)節(jié)。計(jì)算機(jī)就可通過(guò)這些環(huán)節(jié)來(lái)幫助我們管理內(nèi)容龐雜、卷宗浩繁的檔案。

　　計(jì)算機(jī)輔助設(shè)備以其技術(shù)上的先進(jìn)性，性能上的優(yōu)越性促進(jìn)了檔案信息數(shù)字化的快速發(fā)展在新型存儲(chǔ)設(shè)備方面，在激光視頻錄放技術(shù)的基礎(chǔ)上，光盤機(jī)得到迅速的發(fā)展。光盤機(jī)以其記錄密度高，存儲(chǔ)容量大，可隨機(jī)讀取，工作穩(wěn)定可靠，環(huán)境要求低等特點(diǎn)，成為計(jì)算機(jī)外部存儲(chǔ)設(shè)備的佼佼者。

　　檔案智能庫(kù)房以現(xiàn)代化庫(kù)房硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建虛擬庫(kù)房展示、實(shí)體檔案智能管理、庫(kù)房環(huán)境智能管理、庫(kù)房管控中心等系統(tǒng)應(yīng)用，打造出思極智-檔案智能庫(kù)房，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房建設(shè)業(yè)務(wù)管理模式創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理工作智能化轉(zhuǎn)型。

　　八大功能，集于一身

　　1、構(gòu)建虛擬庫(kù)房

　　對(duì)實(shí)體檔案庫(kù)房進(jìn)行數(shù)字化建模，通過(guò)多種圖形方式展示檔案實(shí)體在庫(kù)房中的存位及飽和度情況，包括庫(kù)房展示、密集架展示和檔案展示。

　　2、檔案智能定位

　　在檔案管理系統(tǒng)中查找到電子檔案，系統(tǒng)可智能定位到實(shí)體檔案所在密集架，遠(yuǎn)程打開(kāi)智能密集架，方便調(diào)取實(shí)體檔案。

　　3、檔案智能上下架

　　在檔案管理系統(tǒng)中通過(guò)檔案可視化服務(wù)實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、庫(kù)區(qū)、密集架虛擬可視化管理，基于檔案RFID或二維碼實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案智能上架和下架。

　　4、檔案智能盤點(diǎn)

　　基于物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)，結(jié)合檔案盤點(diǎn)車，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案智能盤點(diǎn)，提升盤點(diǎn)效率、減輕盤點(diǎn)工作量。圖片

　　5、庫(kù)房智能安全管理

　　應(yīng)用人臉識(shí)別、人員入侵檢測(cè)、視頻智能監(jiān)控等構(gòu)建檔案庫(kù)房安全體系，保障實(shí)體檔案安全。

　　6、庫(kù)房環(huán)境智能管控

　　與庫(kù)房智能環(huán)境設(shè)備集成，實(shí)現(xiàn)環(huán)境數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集和可視化展示，對(duì)環(huán)境異常情況進(jìn)行主動(dòng)預(yù)警，并遠(yuǎn)程控制設(shè)備進(jìn)行自動(dòng)調(diào)節(jié)。

　　7、智能庫(kù)房管控中心

　　通過(guò)高清智能大屏可視化展示檔案管理工作成效，作為向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)館參觀人員展示的窗口。

　　8、智能庫(kù)房移動(dòng)應(yīng)用

　　通過(guò)平板電腦、手機(jī)、定制終端等移動(dòng)終端設(shè)備，構(gòu)建智能庫(kù)房管控移動(dòng)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房情況隨時(shí)隨地實(shí)施掌握和了解。

　　智慧體驗(yàn)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)

　　檔案智能化是指在具備數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、資源共享化等特點(diǎn)的數(shù)字檔案管理基礎(chǔ)上融入智慧感知和協(xié)同處理等功能，以資源共享平臺(tái)為基礎(chǔ)，應(yīng)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)應(yīng)用、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)與相關(guān)工具，重點(diǎn)打造高效、智能、統(tǒng)一的管理服務(wù)平臺(tái)和信息服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)利用的最大化，實(shí)現(xiàn)便捷增值服務(wù)的新型檔案管理模式。

　　2、檔案智能化的實(shí)踐

　?、贆n案智能收集：

　　檔案智能收集主要是指將模式識(shí)別、實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)寫系統(tǒng)等技術(shù)應(yīng)用于檔案接收與征集的相關(guān)活動(dòng)中，推動(dòng)檔案收集過(guò)程實(shí)現(xiàn)智能化。

　　采用智能技術(shù)，檔案人員無(wú)需再對(duì)音視頻材料進(jìn)行人工轉(zhuǎn)錄，而是通過(guò)智能語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)對(duì)音視頻語(yǔ)音進(jìn)行識(shí)別并錄入，再通過(guò)語(yǔ)音轉(zhuǎn)寫功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)口述者的訪談內(nèi)容的同步轉(zhuǎn)寫，并現(xiàn)場(chǎng)生成準(zhǔn)確文字。

　　將智能語(yǔ)音識(shí)別與語(yǔ)音轉(zhuǎn)寫“雙結(jié)合”方式的應(yīng)用于口述檔案征集，打破口述征集傳統(tǒng)流程，顯著提升了檔案征集的效率與質(zhì)量。

　　②檔案智能整理：

　　檔案智能整理主要指依托機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語(yǔ)言處理等智能技術(shù)，對(duì)檔案分類、排序到組卷裝盒等整理操作進(jìn)行智能化處理，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案整理高效化、規(guī)范化的目標(biāo)。

　　在檔案分類階段，通過(guò)大量已分類的文件對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訓(xùn)練建模，而后利用該模型對(duì)歸檔文件內(nèi)容進(jìn)行分析并確定檔案的分類號(hào)和保管期限；

　　在排序階段，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)所選歸檔文件的年度、保管期限、分類號(hào)、成文日期等字段信息，依據(jù)整理規(guī)則完成歸檔文件排序；

　　在組卷裝盒階段，系統(tǒng)則根據(jù)裝盒規(guī)則（年度、保管期限、分類號(hào)相同）、歸檔文件頁(yè)數(shù)等自動(dòng)完成組盒操作。

　　依據(jù)機(jī)器學(xué)習(xí)和自然語(yǔ)言處理，逐步減少人工干預(yù)實(shí)現(xiàn)分類、排序和組合等自動(dòng)處理。智能輔助整理可以讓檔案分類整理效率大大提升，也憑借規(guī)則的統(tǒng)一提高了檔案整理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

　　③檔案智能檢索：

　　檔案智能檢索主要指借助OCR識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別、圖像識(shí)別、機(jī)器學(xué)習(xí)及自然語(yǔ)言處理等技術(shù)，提升檔案檢索的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確度，為檔案資源的訪問(wèn)和獲取提供便利。

　　智能檢索與傳統(tǒng)信息檢索最大的區(qū)別在于，智能檢索的功能包含智能語(yǔ)義檢索，且檢索結(jié)果支持權(quán)限控制。通過(guò)整合多種智能技術(shù)手段，智能語(yǔ)義檢索在關(guān)鍵詞輸入階段可以實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)檢索、智能糾錯(cuò)、搜索提示；并且在檢索結(jié)果展示階段支持智能排序、智能標(biāo)簽指引、自動(dòng)摘要、分類展示、關(guān)聯(lián)發(fā)現(xiàn)（含相關(guān)搜索詞推薦和相關(guān)文檔推薦）及智能推送等。

　　智能檢索的應(yīng)用提升了檔案檢索的查全率與查準(zhǔn)率，縮短了檔案利用者獲取所需檔案的時(shí)間，同時(shí)也讓檢索突破文本級(jí)檢索限制，通過(guò)語(yǔ)音識(shí)別、圖像識(shí)別、人臉識(shí)別等模式識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)聲像檔案的快速檢索，從而實(shí)現(xiàn)多媒體檔案資源檢索功能。

　　④檔案智能利用：

　　檔案智能利用主要指借助模式識(shí)別、機(jī)器學(xué)習(xí)、專家系統(tǒng)及自然語(yǔ)言處理等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源高層次開(kāi)發(fā)利用、檔案潛在利用價(jià)值深度挖掘。

　　隨著智慧檔案管理和智慧檔案服務(wù)等新需求的出現(xiàn)，人工智能技術(shù)也開(kāi)始被運(yùn)用于檔案資源開(kāi)發(fā)以提供利用服務(wù)。我們可以通過(guò)鍛煉機(jī)器的學(xué)習(xí)能力彌補(bǔ)傳統(tǒng)OCR識(shí)別技術(shù)識(shí)別誤差大、效率低的問(wèn)題，從而提升檔案轉(zhuǎn)錄工作的精準(zhǔn)度和效率，提高檔案工作效率和檔案服務(wù)質(zhì)量。

　　3、檔案智能化發(fā)展方向

　?、贁?shù)據(jù)來(lái)源：

　　從數(shù)據(jù)來(lái)源來(lái)看，檔案智能化的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)將由單一化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)向多樣化數(shù)據(jù)。對(duì)現(xiàn)階段的應(yīng)用實(shí)踐項(xiàng)目分析發(fā)現(xiàn)，國(guó)內(nèi)外檔案智能化案例存在一個(gè)共性，即項(xiàng)目均針對(duì)某一專門的數(shù)據(jù)來(lái)源類型展開(kāi)。因此，在檔案智能化未來(lái)發(fā)展道路上，可以借鑒成功經(jīng)驗(yàn)，將智能化管理的數(shù)據(jù)來(lái)源拓展至更廣的范圍。

　?、诩夹g(shù)發(fā)展：

　　從技術(shù)發(fā)展來(lái)看，檔案智能化的工具將由感知智能技術(shù)轉(zhuǎn)向認(rèn)知智能技術(shù)?，F(xiàn)階段檔案管理工作中人工智能技術(shù)應(yīng)用以模式識(shí)別和機(jī)器學(xué)習(xí)等感知智能技術(shù)為主，對(duì)于自然語(yǔ)言分析、知識(shí)圖譜、專家系統(tǒng)等認(rèn)知智能技術(shù)的應(yīng)用有待研究。檔案領(lǐng)域可以通過(guò)自然語(yǔ)言處理與知識(shí)圖譜兩大核心技術(shù)構(gòu)建檔案領(lǐng)域知識(shí)圖譜，使機(jī)器以此為據(jù)挖掘檔案管理的背后規(guī)律和隱性關(guān)系，用于最終的檔案智能識(shí)別、智能分類、智能鑒定、智能審查和智能利用等多個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)更深層次的業(yè)務(wù)場(chǎng)景落地，也借此推動(dòng)檔案管理實(shí)踐取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。

　?、蹜?yīng)用場(chǎng)景：

　　從應(yīng)用場(chǎng)景來(lái)看，檔案智能化的范圍將由檔案某環(huán)節(jié)智能化轉(zhuǎn)向檔案全流程智能化。人工智能技術(shù)在檔案收集、檔案整理、檔案檢索和檔案利用等場(chǎng)景的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了與檔案業(yè)務(wù)緊密結(jié)合的可操作性和有效性，滿足了提升效率、降低成本和激活創(chuàng)新能力的應(yīng)用價(jià)值。

　　目前，仍以實(shí)現(xiàn)某個(gè)或某些檔案環(huán)節(jié)的智能化為主，對(duì)發(fā)揮檔案智能化整體效能涉及較少，應(yīng)探索歸檔文件質(zhì)量監(jiān)測(cè)、檔案價(jià)值鑒定、元數(shù)據(jù)著錄與管理等待開(kāi)發(fā)場(chǎng)景。在各環(huán)節(jié)智能化的基礎(chǔ)上，注重整個(gè)檔案管理流程整合，努力向檔案全流程智能化邁進(jìn)。

　?、軈⑴c主體：

　　從參與主體來(lái)看，檔案智能化的主體將由單個(gè)主體探索轉(zhuǎn)向多元主體協(xié)同參與。檔案智能化涉及主體廣泛復(fù)雜且聯(lián)系緊密，任何一個(gè)參與主體都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，在未來(lái)發(fā)展中，檔案管理智能化的實(shí)現(xiàn)需要加強(qiáng)多方合作的有效意識(shí)；需要構(gòu)建全方位、多領(lǐng)域的合作體系；需要形成政府引導(dǎo)、高校研發(fā)、企業(yè)落地及其他社會(huì)力量參與的基本協(xié)作流程。

　　4、問(wèn)題及解決方法

　?、賳?wèn)題：

　　失效檔案管理滯后

　　檔案數(shù)字化進(jìn)度緩慢

　　檔案安全性風(fēng)險(xiǎn)突出

　　檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范難以執(zhí)行到位

　　檔案整理工作繁瑣低效

　　檔案保管混亂，查找困難

　　②解決辦法：

　　完善檔案管理體系

　　積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作

　　多層次培訓(xùn)，打造專業(yè)人才隊(duì)伍。

　　加快智能化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)運(yùn)維

　　5、檔案庫(kù)房智能化

　　檔案庫(kù)房的智能化建設(shè)，是基于系統(tǒng)工程理論下，分解各個(gè)子系統(tǒng)的功能，并在建筑環(huán)境支持平臺(tái)上集成。智能化建設(shè)的重點(diǎn)要兼顧結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、服務(wù)管理等要素，通過(guò)優(yōu)化組合構(gòu)建一個(gè)高效、便捷、經(jīng)濟(jì)的管理系統(tǒng)。

　　計(jì)算機(jī)用于檔案的收集管理，可以建立以館藏接收范圍內(nèi)移交單位基本情況數(shù)據(jù)庫(kù)為核心的收集工作管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)還可以進(jìn)行檔案的借還管理，檔案信息的自動(dòng)檢索和自動(dòng)編目管理等。計(jì)算機(jī)用于檔案保護(hù)工作，可以自動(dòng)記錄及自動(dòng)控制檔案庫(kù)房的溫濕度，精確復(fù)制各種載體的檔案。

　　如果由多臺(tái)計(jì)算機(jī)組成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，則計(jì)算機(jī)的功能更為強(qiáng)大。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以對(duì)檔案館接收的檔案信息進(jìn)行管理，利用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件可以完成接收登記、登錄分類帳目和總目錄、催交、開(kāi)列收據(jù)或證明等工作。

　　由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在處理文字、聲音及圖象等各種信息上有其得天獨(dú)厚的優(yōu)越性，因此，檔案管理的自動(dòng)化檢索，入庫(kù)排架及檔案的借閱利用都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，同時(shí)，我們還可以提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)已收集、積累的大量原始、真實(shí)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多層次、多角度的綜合分析運(yùn)算，客觀地顯示檔案管理各項(xiàng)工作的規(guī)律及相互之間的內(nèi)在聯(lián)系，從而為檔案的理論研究提供客觀、科學(xué)的論據(jù)和資料，以及輔助檔案管理單位對(duì)檔案管理工作的改革作出科學(xué)的決策。

　　檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)后，將極大地提高我們的工作質(zhì)量和服務(wù)水平，從而提高檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。