電子會計檔案是指以磁性介質形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，電子會計檔案歸檔是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)，傳統(tǒng)的紙質會計檔案保管具有成本高、易損毀等缺點。

　　近年來，隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表以及購銷合同等會計資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會計檔案。那么，電子會計檔案在歸檔保管中應注意哪些問題呢？今天，小檔員就為您講講關于電子會計檔案歸檔的那些問題。

　　01、電子會計資料屬于會計檔案嗎？

　　會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

　　02、單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料必須紙質打印歸檔保管嗎？

　　同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

　　1.形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；

　　2.使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

　　3.使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系；

　　4.采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；

　　5.建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；

　　6.形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

　　03、單位從外部接收的電子會計資料能否僅以電子形式歸檔保存？

　　滿足《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

　　04、電子會計檔案移交時應注意哪些問題？

　　電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

　　單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

　　05、電子會計檔案的銷毀時應注意哪些問題？

　　除滿足紙質會計檔案銷毀程序以外，電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷。

　　06、保管期滿但涉及其他未了事項的電子會計檔案如何處理？

　　保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。

　　07、單位之間交接會計檔案時，電子會計檔案應如何處理？

　　電子會計檔案應當與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

　　08、電子會計檔案的保管期限是多久？

　　電子會計檔案的保管期限與紙質會計檔案保管期限一致。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　電子會計檔案管理系統(tǒng)

　　一、電子會計檔案的定義

　　電子會計檔案管理由會計人員、檔案人員分工負責，涉及會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)、電子會計檔案管理信息系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，管理過程包括電子會計資料的形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案的保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等。

　　電子會計檔案主要流程

　　二、電子會計檔案需要歸檔的具體內容

　　企業(yè)電子會計檔案系統(tǒng)主要是對電子發(fā)票、會計賬簿、會計憑證、會計報表、電子銀行回單、電子銀行對賬單以及紙質票據(jù)影像的管理。其中，企業(yè)需要將紙質票據(jù)在紙質檔案庫中進行歸檔，并通過拍照或者掃描上傳的方式同步到紙質票據(jù)的管理并關聯(lián)對應的記賬憑證，類似于存放在憑證附件中進行管理，這也是最基本需要做的會計電子檔案管理。例如業(yè)界新興的財務軟件賬信云會計財務軟件-智能化財務軟件，適合廣大中小微企業(yè)使用，提供憑證附件一鍵上傳和管理功能，而且軟件性價比很高，對于預算不多的小微企業(yè)是一個不錯的選擇。

　　畢竟，在企業(yè)外部會計憑證中，發(fā)票的存在范圍最廣，國家出臺的政策中也指明了以增值稅專用發(fā)票電子化為發(fā)展趨勢。企業(yè)獲取的紙質發(fā)票經(jīng)人工掃描或者拍照后進行上傳，發(fā)票就能一直保存在云端，確保以后備查時能夠及時提供。

　　電子會計歸檔資料

　　三、電子會計檔案保存期限

　　最新出臺的文件中規(guī)定了企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限，包括行政單位、事業(yè)單位和各類企業(yè)等，這里重點介紹下企業(yè)的電子會計檔案所需要保管的期限。

　　電子會計檔案保存期限

　　四、企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)的具體構建

　　1、基礎文件存儲到會計檔案系統(tǒng)

　　企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)按照國家規(guī)定的文件類型，系統(tǒng)將PDF文件、Office文件、圖像格式文件等轉換為版式文件，推送至電子檔案系統(tǒng)中整理歸檔。在歸檔過程中，電子檔案與影像集成，原始憑證與記賬憑證關聯(lián)，確保系統(tǒng)及所涉及會計信息的真實性、完整性、可用性和安全性。

　　會計歸檔系統(tǒng)

　　2、業(yè)務單據(jù)存儲到會計檔案系統(tǒng)

　　企業(yè)業(yè)務產(chǎn)生的申請單、報賬單、記賬憑證、原始憑證等文件，由電子會計檔案系統(tǒng)以內置編碼規(guī)則的方式自動關聯(lián)形成一個源文件，包含納稅申報表、發(fā)票使用明細表在內的多種財務報表數(shù)據(jù)會在系統(tǒng)影像庫中予以存儲。

　　3、根據(jù)業(yè)務情況來分類存儲

　　基于自身業(yè)務內容以及業(yè)務情況，企業(yè)還需要對會計檔案進行不同的細分：

　　1）將記賬憑證作為財務核算中涉及到的主要歸檔文件；

　　2）財務核算與原始憑證作為會計憑證的的主要來源；

　　3）資金內轉單、應付單、電子銀行回單、電子發(fā)票、資金收付款單、應收單、報賬單為主要的原始憑證類型，通過URL與記賬憑證建立關聯(lián)之前，需要將其以PDF格式歸檔至影像服務器；

　　4）固定資產(chǎn)卡片、銀行余額調節(jié)表、明細賬、總賬屬于會計賬簿類型，需要采取與原始憑證類文件同樣的處理方式；

　　5）月度、季度、年度會計報表同屬于財務會計報表類，也需要經(jīng)由影像服務器轉儲歸檔。另外，為實現(xiàn)檔案線上組卷的對應關系，企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)中還可以引入條碼技術，將檔案憑證號、順序號、分類、存儲內容等信息以規(guī)則的條空及對應數(shù)字符號予以展現(xiàn)，利用光電掃描設備識讀這些條形碼符號所包含的會計信息，達到自動管理的目的。

　　4、更高層次管理：業(yè)財一體化會計檔案管理系統(tǒng)

　　業(yè)財一體化財務系統(tǒng)

　　1）構建銷售訂單與企業(yè)收款數(shù)字化

　　傳統(tǒng)手工賬務處理模式下，企業(yè)需要現(xiàn)場領取發(fā)票，存在發(fā)票屬地管理方面的限制。當企業(yè)發(fā)生銷售業(yè)務需要開票時，財務人員可以直接根據(jù)來自于業(yè)務系統(tǒng)的訂單或者合同信息等，開具銷項發(fā)票，并將相應的數(shù)據(jù)先傳輸給客戶，完成發(fā)票申請、校驗、開具、傳送、收款等系列操作。在整個訂單與收款數(shù)字化流程中，開票協(xié)同、銷項發(fā)票管理、收款稽核這些流程都相互匹配、無縫銜接，實現(xiàn)整個開票過程的互聯(lián)互通，業(yè)財一體化囊括了企業(yè)經(jīng)營過程中各個業(yè)務場景的財會數(shù)據(jù)。

　　2）構建采購訂單與企業(yè)付款數(shù)字化

　　企業(yè)和供應商之間的系統(tǒng)通過協(xié)同平臺打通，實現(xiàn)雙方之間自動化對賬與結算，節(jié)省了大量的人力和物力。同時，供應商在收到企業(yè)預置發(fā)票后，按照其結構化信息開具發(fā)票并在線提供給企業(yè)，驗收單、付款記錄、發(fā)票等憑證信息相對應。另外，電子發(fā)票服務平臺與進項發(fā)票管理系統(tǒng)連接，會計核算系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)以及銀企互聯(lián)系統(tǒng)相協(xié)同，彼此開展及時、便捷的查驗以確保實現(xiàn)三單智能匹配，報銷、審核、入賬、付款效率提高，企業(yè)內控水平提升。