隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)化、數(shù)字化引發(fā)的新浪潮正席卷而來(lái)，不斷顛覆、重構(gòu)我們的生產(chǎn)和生活。而檔案管理也正面臨著從傳統(tǒng)管理向科學(xué)化、信息化的管理模式轉(zhuǎn)變，檔案的數(shù)字化、信息化成為數(shù)字化浪潮中不可或缺的一環(huán)。我國(guó)檔案法明確提到各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃。

　　在檔案的收、管、存、用四階段，其終極目的是為了高效利用，而傳統(tǒng)的檔案利用模式基本處于“你來(lái)我查，你問(wèn)我答，重藏輕用”的局面。在數(shù)字化浪潮及政策支持下，中博奧檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，基于前沿的NLP、OCR、搜索推薦、知識(shí)圖譜等技術(shù)，使得檔案管理更加方便、快捷、高效。

　　檔案管理現(xiàn)狀：知識(shí)化利用能力不足

　　根據(jù)艾略特提出的DIKW模型，知識(shí)化利用是對(duì)有邏輯解釋的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，實(shí)現(xiàn)真正的知識(shí)化利用離不開(kāi)4個(gè)關(guān)鍵詞：有用、體系化、結(jié)構(gòu)化、聯(lián)結(jié)。

　　DIKW模型圖解

　　傳統(tǒng)檔案的檢索方式是：檔案人員從一本本目錄中，找出檔案所在位置，然后根據(jù)這個(gè)位置到檔案室里找出相應(yīng)檔案，整個(gè)過(guò)程相當(dāng)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，且這些紙質(zhì)的實(shí)體檔案沒(méi)有結(jié)構(gòu)化、體系化進(jìn)行聯(lián)結(jié)，不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，如果沒(méi)有明確的查找目標(biāo)，想要查閱相關(guān)檔案幾乎是不可能的。這對(duì)于檔案管理、統(tǒng)計(jì)、對(duì)外交流產(chǎn)生了很大不便，大大降低了企業(yè)的工作效率。

　　智能檔案管理深度挖掘檔案價(jià)值，沉淀企業(yè)知識(shí)

　　中博奧檔案管理系統(tǒng)內(nèi)嵌智能搜索、智能推薦、知識(shí)圖譜、文檔智能處理等能力，讓用戶(hù)快速發(fā)現(xiàn)、學(xué)習(xí)、利用知識(shí)。

　　檔案智能搜索：

　　業(yè)界強(qiáng)大搜索能力，全面囊括標(biāo)準(zhǔn)搜索組件

　　深度結(jié)合檔案業(yè)務(wù)，可針對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案靈活配置元數(shù)據(jù)搜索條件

　　支持從案卷名稱(chēng)、立卷日期等12種維度迅速定位，外化檔案利用能力，檔案一觸即達(dá)

　　檔案智能搜索助力檔案搜的快、搜的準(zhǔn)

　　檔案智能推薦：

　　內(nèi)置豐富“推薦”組件，輔助檔案高效利用，喚醒沉睡檔案。例如：在進(jìn)行年終評(píng)定時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)查看了候選人張三當(dāng)年的年度工作總結(jié)，可能還想查看他的季度工作總結(jié)以及月度績(jī)效完成情況等

　　基于百種算法模型，預(yù)置多種規(guī)則，支持相關(guān)文檔、熱門(mén)借閱文檔及推薦借閱等多種類(lèi)型推薦，實(shí)現(xiàn)推你所想，大幅提升工作效率

　　檔案智能推薦實(shí)現(xiàn)推你所想，提高人效

　　檔案知識(shí)圖譜：

　　深耕多年圖譜能力打造檔案專(zhuān)屬知識(shí)圖譜

　　全面整合關(guān)聯(lián)現(xiàn)有檔案，形成網(wǎng)絡(luò)化、信息化結(jié)構(gòu)

　　可快速追蹤相關(guān)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案關(guān)聯(lián)探索、檔案溯源

　　打破傳統(tǒng)的制度檔案應(yīng)用局限，徹底解決檔案信息分散掣肘

　　檔案知識(shí)圖譜整合關(guān)聯(lián)現(xiàn)有檔案，實(shí)現(xiàn)信息化要求

　　智能檔案已成為未來(lái)的發(fā)展方向，中博奧檔案管理系統(tǒng)集深耕多年的搜索、推薦、圖譜能力于一體，全方位立體化滿(mǎn)足企業(yè)檔案收、管、存、用全生命周期難題，已成為該賽道中的強(qiáng)勢(shì)黑馬。

　　目前，中博奧檔案管理系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用于政務(wù)政企、銀行、廣電等行業(yè)。在某大型央企項(xiàng)目中，中博奧檔案管理系統(tǒng)對(duì)接檔案數(shù)據(jù)300w+,案卷數(shù)據(jù)25w+,利用NLP服務(wù)提取標(biāo)簽1Ow+，協(xié)助企業(yè)建設(shè)完成了一整套涵蓋收、管、存、用全流程的電子檔案管理系統(tǒng)，為業(yè)務(wù)人員展開(kāi)后續(xù)工作進(jìn)行有力支持。

　　在服務(wù)客戶(hù)過(guò)程中，中博奧檔案團(tuán)隊(duì)將根據(jù)業(yè)務(wù)方需求持續(xù)深度優(yōu)化檔案利用效果，幫助客戶(hù)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)需求，從測(cè)試、優(yōu)化到維護(hù)，提供全方位服務(wù)，助力企業(yè)實(shí)施精細(xì)化檔案管理，持續(xù)提升用戶(hù)體驗(yàn)。

　　檔案系統(tǒng)化整理制度

　　1、檔案整理的原則。按照文件形成的特點(diǎn)和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，能夠反映歷史真實(shí)面貌，便于保管和利用。

　　2、檔案整理的范圍。一是本單位現(xiàn)有檔案案卷質(zhì)量達(dá)不到要求的；二是在檔案鑒定中因檔案價(jià)值改變保管期限需調(diào)整的；三是由于某種原因出現(xiàn)了零散材料。

　　3、檔案整理的依據(jù)。檔案整理要執(zhí)行國(guó)家和天津市有關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和案卷質(zhì)量的規(guī)定，使整理后的檔案達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求、保持較高的案卷質(zhì)量。

　　檔案管理系統(tǒng)操作流程

　　中博奧檔案管理系統(tǒng)擁有系統(tǒng)首頁(yè)、辦公桌面、文件收集中心、預(yù)歸檔中心、檔案管理中心、檔案利用中心、安全控制中心、檔案管理等8大功能模塊、50+子功能，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、移交、統(tǒng)計(jì)和利用等全方位功能覆蓋、全流程在線(xiàn)審批，提供涵蓋檔案管理的全生命周期管理解決方案，破局傳統(tǒng)的檔案管理模式下檔案“收、管、存、用”標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、整體效率低、審批流程亂、信息查詢(xún)難。

　　檔案管理系統(tǒng)操作流程及特色

　　一、全流程在線(xiàn)審批，加強(qiáng)規(guī)范管理

　　系統(tǒng)通過(guò)自定義表單及工作流引擎構(gòu)建流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理與流程的集成與貫通，消除業(yè)務(wù)流程的斷點(diǎn)現(xiàn)象，打通跨部門(mén)銜接，確保每次審批都能規(guī)范、高效地完成。

　　根據(jù)預(yù)設(shè)的流程，跨層級(jí)、跨部門(mén)、跨門(mén)類(lèi)的檔案業(yè)務(wù)會(huì)自動(dòng)銜接、自動(dòng)推進(jìn)，自動(dòng)記錄所有的執(zhí)行動(dòng)作，為全流程提供應(yīng)用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的閉環(huán)管理，使業(yè)務(wù)流程得到持續(xù)優(yōu)化。

　　比如，檔案利用中心以“網(wǎng)購(gòu)式服務(wù)”創(chuàng)新體驗(yàn)。用戶(hù)將電子檔案或?qū)嶓w檔案的借閱申請(qǐng)加入“借閱車(chē)”后，工作流會(huì)自動(dòng)完成審批，賦能用戶(hù)高效在線(xiàn)查檔用檔。

　　二、管理要素融合，打破“管理體系孤島”

　　系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)和分級(jí)授權(quán)管理，滿(mǎn)足不同地域檔案的集中式或分布式規(guī)范化管理。通過(guò)總部集中的數(shù)據(jù)目錄，可對(duì)全公司范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

　　系統(tǒng)基于不同組織按照不同標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的準(zhǔn)則，將審批流程與崗位、風(fēng)險(xiǎn)等管理要素進(jìn)行融合。比如，通過(guò)流程關(guān)聯(lián)崗位，可清楚了解相關(guān)崗位參與流程的情況；通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案信息的采集、加工、存儲(chǔ)、管理等各流程節(jié)點(diǎn)關(guān)聯(lián)風(fēng)險(xiǎn)控制，可為數(shù)字檔案資源的安全處理、傳輸和存儲(chǔ)提供保障。

　　三、開(kāi)放集成，滿(mǎn)足個(gè)性化需求

　　系統(tǒng)預(yù)留擴(kuò)展集成接口，可與OA辦公系統(tǒng)以及ERP、CRM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)采集數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，形成更加完善的現(xiàn)代化檔案管理體系。此外，系統(tǒng)還能根據(jù)用戶(hù)的業(yè)務(wù)需求，靈活配置功能模塊，建立個(gè)性化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

　　系統(tǒng)功能

　　系統(tǒng)首頁(yè)：用戶(hù)合法性認(rèn)證

　　采用“用戶(hù)名+口令”的方式進(jìn)行用戶(hù)合法性校驗(yàn)，可與用戶(hù)統(tǒng)一認(rèn)證系統(tǒng)做集成，支持門(mén)戶(hù)系統(tǒng)集成，還能按需自定義首頁(yè)LOGO及背景圖片信息。

　　辦公桌面：界面簡(jiǎn)潔易操作

　　個(gè)人工作桌面囊括待辦事項(xiàng)、經(jīng)辦事項(xiàng)、我的借閱、檔案籃等功能，分門(mén)別類(lèi)羅列菜單欄、文件展示及辦理區(qū)域。

　　文件收集中心：多渠道信息采集

　　對(duì)接OA、ERP、CRM等系統(tǒng)，自動(dòng)收集文件數(shù)據(jù)；支持離線(xiàn)操作，快速收集文書(shū)材料、錄入不歸檔文件，自動(dòng)檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性及規(guī)范性，方便用戶(hù)對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)一管理；可單獨(dú)瀏覽所有不歸檔文件，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行文件歸卷、文件歸檔操作。

　　預(yù)歸檔中心：操作高效智能化

　　自動(dòng)智能化設(shè)計(jì)，操作簡(jiǎn)易便捷，提供自動(dòng)排序、組卷、編號(hào)、裝盒等功能，實(shí)現(xiàn)高效率歸檔，減少手工歸檔可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)錯(cuò)漏或遺失，減輕檔案管理人員的工作量。

　　檔案管理中心：管理能力全覆蓋

　　輕松點(diǎn)擊就可完成檔案的歸類(lèi)與排序、鑒定、銷(xiāo)毀、報(bào)表打印、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、年報(bào)、編研、劃控、資料管理與庫(kù)房管理，無(wú)需費(fèi)時(shí)費(fèi)力去查詢(xún)、學(xué)習(xí)檔案整理的相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，把用戶(hù)從繁重的體力勞動(dòng)中釋放出來(lái)。

　　檔案利用中心：數(shù)字資源高度共享

　　提供檔案檢索、查借閱管理、電子檔案借閱、實(shí)體檔案借閱服務(wù)，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地隨需查詢(xún)、利用檔案，提高檔案利用率。

　　安全控制中心：采用銀行級(jí)數(shù)據(jù)安全策略

　　基于“三員分立”的安全控制模式，對(duì)功能及數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)，防止信息丟失、泄露或被盜；自動(dòng)記錄用戶(hù)瀏覽、存儲(chǔ)、傳輸電子檔案的行為，并進(jìn)行審計(jì)追蹤，實(shí)現(xiàn)可查可控可管。

　　檔案管理：檔案業(yè)務(wù)一體化

　　提供立檔單位管理、全宗管理、檔案庫(kù)管理、數(shù)據(jù)回收站、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)備份等功能，全面細(xì)致地記錄所有數(shù)據(jù)，建立健全的安全保障機(jī)制。

　　技術(shù)亮點(diǎn)

　　四性校驗(yàn)：對(duì)準(zhǔn)確性、完整性、安全性、可用性進(jìn)行自動(dòng)監(jiān)控與檢查，確保電子檔案長(zhǎng)期可用。

　　打印控制：實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的下載保存、打印輸出、輸出內(nèi)容控制等方面的利用控制。

　　數(shù)字水?。翰捎脛?dòng)態(tài)數(shù)字水印，保證利用文件的唯一身份證，防止非授權(quán)文件擴(kuò)散。

　　文件加密：支持上傳加密、服務(wù)器批量加密；加密文件只能通過(guò)平臺(tái)瀏覽器打開(kāi)，脫離系統(tǒng)則無(wú)法正常瀏覽、利用。

　　文件備份：提供在線(xiàn)數(shù)據(jù)備份服務(wù)。支持異地、異質(zhì)備份，電子文件數(shù)據(jù)封裝導(dǎo)出，以及結(jié)構(gòu)化非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)同步、異步備份。

　　部署方式：全面支持各類(lèi)云環(huán)境部署與集中式或分布式部署，滿(mǎn)足不同客戶(hù)的業(yè)務(wù)需求。

　　國(guó)產(chǎn)化：信創(chuàng)體系國(guó)產(chǎn)自主開(kāi)發(fā)的一體化檔案管理平臺(tái)，自主可控、安全可靠。

　　實(shí)施價(jià)值

　?。?）確保數(shù)字檔案永久存儲(chǔ)與安全保管。

　?。?）提高檔案管理工作效率和現(xiàn)代化水平。

　?。?）促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

　?。?）促進(jìn)國(guó)家信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化。

　　檔案管理數(shù)字化是發(fā)展的必然趨勢(shì)。中博奧檔案管理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行安全、規(guī)范的收集、管理、存儲(chǔ)和利用，助力組織大幅提升檔案管理效率與綜合服務(wù)能力，讓檔案管理更高效、更智慧。