檔案信息化建設的依據就是能夠迅速的查閱集中的匯總，一直以來，檔案管理是人力資源管理的重中之重，高校作為培養(yǎng)人才的發(fā)源地，人才集散頻率極高，如果在復雜的社會環(huán)境中做好高校檔案信息化建設工作，是當前高?；A工作的核心之一。

　　當前社會是信息化社會，信息網絡技術廣泛的應用在各個領域當中，在高校檔案管理工作中，合理使用信息化技術，可以幫助高校管理工作有效提升，采用檔案信息化管理技術，可以改變傳統(tǒng)檔案管理模式單一、服務效率低下的局面。

　　顯著提高服務效率和檔案查閱的精準度，基于此，本文對信息化檔案管理工作意義進行分析和探索，闡述當前高校檔案信息化管理的必要性，探討如何在檔案管理當中發(fā)揮信息化技術的優(yōu)勢，為新時期高校檔案建設管理工作提出可行性建議。

　　檔案是現代社會科學管理各類信息的重要手段，也是各類資源信息流轉、存儲的重要媒介，對文明的發(fā)展和人類社會的進步有著非常重要的作用。高校是培養(yǎng)人才和各類高端技術的匯集地。

　　既是科研場所，也是社會機構，承擔著人力資源檔案和各類信息技術檔案管理工作，這就要求高校必須做好檔案管理，不斷提高檔案信息化水平，確保檔案管理科學、完備，防止檔案丟失問題出現。

　　檔案管理信息化技術是利用互聯網信息技術實現檔案的快速、便捷、科學管理，通過開發(fā)程序實現信息資料的數據化處理和存儲，為檔案管理方提供便利條件。高校一般采取利用互聯網技術對檔案進行管理和處理，管理效率更高、安全系數更強、查閱流轉更便捷。

　　信息化管理模式已經運行了一個階段，并取得了一定的工作經驗，可以實現目錄編撰、檔案歸類、自動檢索、電子存儲和檔案對比工作，由此來看，在高校檔案管理工作當中，應用信息化網絡技術可以顯著提高工作效率，幫助各類科研活動推進，實現人力資源動態(tài)管理。

　　隨著數字網絡技術的深入應用，高校各類科研數據都采取電子信息的形式呈現，大量的實驗數據、文獻資料和科研成果都存儲在數字信息端，這就要求檔案管理必須使用信息化技術才能提高工作效果，現代信息網絡技術的發(fā)展不斷提升檔案管理的水平，相比較傳統(tǒng)紙質檔案管理，更有優(yōu)勢，存儲容量高、存儲方式便捷為高校建設提供了廣闊的空間。

　　當前高校開展的各類教學活動、招生行為、科研項目和學生管理，一般采用多種信息進行處理，工作過程中會形成大量的電子信息材料，為了方便管理，更好的服務師生，就需要借助電子信息化技術進行數字化處理，確保信息保存完整和提取便利。

　　信息化管理技術還可以提高信息檔案的利用率，相比較傳統(tǒng)的紙質檔案，信息化檔案的使用條件更加寬泛，不受空間、時間的限制，隨時隨地就可以使用和查閱，且檔案使用更加規(guī)范和安全。

　　使用人通過固定的IP地址和賬戶信息登錄查閱，學校也可以隨時追蹤使用者情況，防止涉密信息泄露，同時，科研信息可以實現共享的目的，推動高校科研能力和創(chuàng)新能力的發(fā)展，體現檔案本身的價值和意義。

　　由此來看，現代社會的發(fā)展導致高校各類信息的復雜程度加劇，尤其是各類信息檔案內容更加豐富、保存難度更大、使用頻率更高，這就要求高校在進行檔案管理時，必須采取科學有效的信息化管理手段，提高檔案管理的精準度，確保檔案信息管理的嚴謹有序，滿足高校建設和發(fā)展的需求。

　　就目前來看，高校檔案管理信息化管理是推動高校建設發(fā)展的必備要素，借助信息化手段不斷提高檔案管理的科學性，發(fā)揮檔案最佳價值，目前，高校內部正在通過建立軟硬件設施設備形成體系性檔案管理模式。

　　借助信息化技術可以促進管理模式的多樣化，通過建立綜合數據處理平臺，提高數據利用的效能，鼓勵多個部門協(xié)同使用，配備專業(yè)的團隊負責開展，根據高校發(fā)展的周期和市場的需要，及時調整管理過程中存在的問題，發(fā)揮高校檔案管理的作用，具體而言，高校檔案信息化管理的必要性有以下幾個方面：

　　信息化技術是一種新型的現代網絡技術，對各類工作采取信息數據的方式進行處理，檔案管理是一門從古至今就存在的工作，但二者的結合也是隨著信息技術的發(fā)展出現的，就目前來看。

　　很多高校都配備了相關的信息化設備，如果依然采用傳統(tǒng)的管理模式無法實現對檔案信息的有效管理，過于注重紙質檔案的整理和存儲，忽視電子信息檔案，會造成人力資源浪費，工作耗時耗力。

　　檔案信息化管理一方面需要依靠科學的管理模式，另一方面更需要借助科學、完整的信息化設施設備，大多數高校所配備的檔案信息管理已經相對完善，各方面基礎設施均有投入，一般配備了掃描儀、多功能信息處理器、數字化檔案存放柜，可以滿足大批量數據的處理和分析，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，無法及時實現實驗數據、科研成果的存儲和處理。

　　高校檔案有別于其他企事業(yè)單位檔案，除了人力資源檔案以外，還包括大量的文獻資料、數據實驗、項目成果等，這就需要建立一個大型的數據庫進行數據歸類和處理，且要及時更新數據，確保使用效果。

　　傳統(tǒng)的檔案管理會受到主客觀因素的影響，存在數據錄入不及時、數據丟失的情況，情況比較突出的是大量的最新數據整理、存儲不及時，影響項目及時使用。檔案信息數據化處理可以有效的提高數據的更新頻率，檔案信息處理的優(yōu)越性相比較紙質檔案存儲非常明顯。

　　高校工作者素質相對比較高，能力較強，對新型事務的接收能力較強，檔案信息數據化處理屬于新型技術領域，通過制定完善的管理制度，進行專業(yè)化的培訓，可以實現數據的大批量處理，確保信息處理的有效性。

　　高校檔案信息化建設建議：

　　現代檔案信息化處理技術是推動高校發(fā)展，優(yōu)化人力資源管理，提高工作效率的有效措施，學校必須予以重視，具體而言，在實際的工作中，學校管理層應該重視檔案信息化的處理，要發(fā)揮數字信息化處理技術的作用，要合理規(guī)劃檔案管理部門工作，優(yōu)化內部配置，加強內部工作人員培訓，提高工作整體統(tǒng)籌性，根據高校的基本情況，及時調整工作模式，優(yōu)化檔案管理的制度。

　　負責檔案管理的部門要及時更新技術手段，培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理隊伍，提高從業(yè)人員的業(yè)務技能，同時也要將信息化檔案技術及時宣傳，讓其他部門及時使用，確保檔案價值發(fā)揮。

　　高校要站在整個管理結構提升的角度進行檔案信息化建設工作，要根據整體工作有序推進，在工作建設過程中，要了解師生需要，進行實際分析，提高師生對檔案管理的重視程度，要將信息及時整理和使用納入到教學工作當中，鼓勵師生積極使用。

　　可以定期組織召開交流座談會，了解師生使用反饋情況，及時調整管理模式，也可以將檔案信息推進工作納入高校職工績效考核當中，確保工作落實。此外，還要在教師隊伍當中積極培訓，組織師生集中學習，為技術推廣奠定基礎。

　　推進檔案管理的信息化建設需要配備對應的基礎設施，高校應該加強對該方面工作的硬件投入，確保設備使用和技術推廣齊頭并進。不僅僅要進行基礎設備的投入，還要及時更新設備，根據高校本身檔案處理的需要，及時投入和建設多功能數據處理平臺，還應該配備其他輔助性設備，如掃描儀、集成電腦、移動處理端等，滿足師生多樣化的需求。

　　學?？梢愿鶕ぷ髑闆r，開發(fā)適合本校的數據處理軟件，積極引進和學習先進地區(qū)的技術手段，及時更新軟件，確保符合時代發(fā)展需要。

　　檔案管理的核心在于存儲空間的管理，信息化的檔案關鍵在于數據庫的建立，數據庫相當于信息處理的大腦，可以采集、搜集、存儲、流轉各類信息，如數據庫管理不善或數據庫安全系統(tǒng)存在漏洞，極容易產生數據安全風險，影響檔案管理效果。

　　錄入的數據信息盡量廣泛，不僅文字信息需要錄入，音頻、影像、圖片等數據信息也要及時錄入，確保信息的完整性。建設數據庫時，要及時找到數據根源，進行數據信息核對和確認，核查初始數據和錄入數據是否一致，發(fā)現問題及時調整，防止因時間推移而產生數據混淆或丟失的情況出現。

　　要有專人負責，及時更新和維護數據庫，確保各類文獻數據有效入庫存儲。

　　儲存檔案數據信息的意義在于信息的使用和處理，現代社會的高速發(fā)展，核心因素在于多種技術的井噴式出現，推動人類文明加速升級，這得益于現代網絡信息技術拉近了不同技術和科研項目的交流頻率，提高了知識的利用率，高校作為高端技術和科研項目的發(fā)源地，要實現數字信息交流。

　　高校應該建立檔案數據處理共享平臺，實現非保密信息數據的共享，可以將檔案信息平臺與學校網絡平臺相互鏈接，提高檔案使用率，不同的高校針對同一類型課題可以更好的交流與合作，從而推動社會的不斷繁榮和發(fā)展。

　　電子信息數據在不同的學校存放在不同的數據庫當中，數據庫之間無法相同，通過建設數據信息共享平臺，可以讓各學校之間加強交流與合作，讓檔案管理工作更加便捷和高效。

　　綜上所述，隨著現代網絡信息技術的發(fā)展，檔案管理工作也在不斷進步，為不斷適應復雜社會的需要，檔案管理必須使用網絡信息化技術提高檔案價值，方便使用者查閱和儲存。高校作為各類檔案存儲和流轉的重要組織機構，也要及時完善和升級檔案管理的信息化建設工作，提高人才培養(yǎng)和科研項目推動的效果。

　　當前，高校在進行檔案信息管理時，還有很大上升空間，管理人員要加強認識，培養(yǎng)專業(yè)的工作隊伍，引進先進的技術，根據學校師生的需要，適時升級改造，同時建立完善的信息數據庫，確保各類檔案信息存儲的安全性和查閱的便捷性，為高?，F代化建設提供保障。

　　高校檔案信息化系統(tǒng)

　　高等學校引進了高校檔案信息化系統(tǒng)，實現學生檔案、教師檔案、組織檔案等各個維度檔案的信息化管理。

　　01、多用戶共同管理檔案

　　該學校下設四大機構，分別是黨政管理機構、教學與教輔機構、黨的基層組織、群團組織。其中黨政管理機構下轄組織人事處、校紀檢監(jiān)察機構、學生工作與招生就業(yè)處、教務處、科研發(fā)展與規(guī)劃處、后勤保障處；教學與教輔機構下轄遠程教育學院、繼續(xù)教育學院、圖書館；群團組織包括校團委。

　　在以上組織當中，每一個機構每天都會有大量可成為檔案的文件產生，如何對這些資料進行實時管理。該大學檔案管理系統(tǒng)構建負責人跟中博奧技術團隊對接后，覺得采用多人管理的模式，即給不同的子部門或機構都分配一個檔案管理員名額，并匹配相應的職能權限，由最先接觸到檔案的人員實時整理歸檔，檔案管理的效率得到了極大提升。

　　得益于中博奧獨創(chuàng)的痕跡可尋與細粒化權限管理的技術，“多人管檔”的創(chuàng)新型檔案管理方式，既能夠實現檔案的高效管理，也能保障檔案的安全。通過痕跡可尋技術，中博奧系統(tǒng)可利用用戶登錄監(jiān)控、應用操作行為監(jiān)控、工作流程監(jiān)控、監(jiān)控信息統(tǒng)計與分析多種方式，實時保障文檔的安全；

　　通過細?；臋嘞薰芾?，檔案的每一個分類都可以單獨設置權限，授權對象既可以是組織架構中的組織，也可以是具體用戶。同時也可以定義授權對象可訪問內容的密級，以及可以進行的操作行為。

　　02、檔案全生命周期有序化管理

　　該項目要求，系統(tǒng)應當集中統(tǒng)一且分門別類管理內部不同類型和性質的檔案材料，實現檔案的有序化管理。在應用上，需要結合權限管理與流程管理體系，界定人員應用檔案資料的權限便捷，并通過流程管理體系管控檔案從形成、發(fā)布、變更到歸檔、鑒定、銷毀等全生命周期管理。此外，還需要滿足可在日常經營管理活動中，完成對內部重要檔案資料的沉淀，以及按權限取用。

　　高校檔案信息化系統(tǒng)擁有從檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計、編研、過期檔案處的檔案全生命周期管理體系與對應的管理功能，并對檔案的出入庫，包括原件與數字文件的借閱與歸還的申請與登記功能，并可實時統(tǒng)計檔案資料的利用情況、借用熱度等數據；

　　用戶可通過搜索，找到需要進行移交/借用/銷毀/批量提醒的檔案，勾選多個文件或多個檔案案卷，放入類似于淘寶購物車可臨時存放文件或檔案案卷的收納盒中，統(tǒng)一發(fā)起流程進行檔案移交/借用/銷毀/提醒流程，讓系統(tǒng)的應用完全實現面向用戶服務，實實在在地提高高校檔案管理效率與水平。

　　03、全面管理所有檔案門類

　　如開篇言，該校日常運營管理中涉及到諸多檔案門類，且目前注冊在籍學生30000多人，中博奧通過定制開發(fā)滿足了信息量如此龐大的檔案管理需求。其中，基礎的學生檔案管理就包括：

　　畢業(yè)生登記表管理、報名登記表管理、身份證照片管理、畢業(yè)證照片管理、招生考試錄取名單照片管理、大學生實踐考核管理、畢業(yè)設計（論文）評審管理、學生學籍卡照片管理、學歷查詢結果照片管理、學生成績單管理等。

　　除了為該校定制上述基礎的學生檔案分類，中博奧還支持個性化業(yè)務檔案和人事檔案管理功能，全面管理該校涉及的所有檔案門類。

　　本次該大學檔案管理系統(tǒng)構建，是按照全國高校檔案管理要求，進一步提高高校檔案管理和數字化處理工作水平，以適應電子檔案管理需要而進行的一項政策性與實用性相結合的行動。

　　經過多維度、多次數評測，該校最終選擇中博奧作為高校檔案管理軟件供應商。這既是對中博奧檔案管理實力的認可，也是中博奧結合學校檔案管理需求，不斷優(yōu)化檔案場景化應用的契機。

　　在過往的實戰(zhàn)案例中，中博奧已經為上千所學校搭建了學校信息化檔案管理系統(tǒng)，沉淀、打磨出一批貫穿檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等檔案管理應用。未來，中博奧還將繼續(xù)細化應用場景，期待與更多獨特的、新穎的學校檔案管理需求相遇。