面對利用者在信息時代和數(shù)字時代的使用需求,傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式已經(jīng)不能夠全盤適用于多元化的當今社會,檔案工作必須盡快做到吐故納新,改變原始的檢索方式和提供利用的手段。檔案管理信息化建設(shè)的引入不但能夠提高檔案工作效率和工作質(zhì)量,而且對于實現(xiàn)檔案工作科學(xué)化和規(guī)范化也發(fā)揮著其巨大的功效。

　　檔案數(shù)字化以后,可以放在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提供利用,通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用,為利用者提供更加便利的檔案信息服務(wù)途徑。

　　同時,打破了時間、地域等的限制,實現(xiàn)了檔案信息資源的及時利用與共享?？梢?對于傳統(tǒng)載體檔案來說,只有通過數(shù)字化,才能提供方便、快捷、高效的利用服務(wù),讓檔案發(fā)揮更大的社會價值,從而創(chuàng)造更多的效益。

　　檔案數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。隨著信息時代的來臨,以數(shù)字形態(tài)存在的檔案信息將日益成為檔案管理的主體。檔案管理工作必然向著檔案信息化管理建設(shè)的方向發(fā)展。

　　檔案承載了人類厚重的精神記憶,為很多現(xiàn)實的可能性提供了歷史依據(jù),鑄造了一脈相承的存儲范圍。隨著社會文明程度的提升,以數(shù)字媒介的發(fā)展與普及,新的載體和新的傳輸方式使人們對檔案管理事業(yè)的理念模式也有了更為高效與科學(xué)的要求,因此,檔案數(shù)字化必然會成為不可逆轉(zhuǎn)的時代潮流。

　　檔案數(shù)字化對檔案利用的重要地位

　　檔案數(shù)字化是滿足利用需求的必經(jīng)之路。當今的時代無疑是一個信息化瞬息萬變的時代,可謂是數(shù)字化的“微時代”。

　　滿足信息時代檔案利用的需求也有著與時俱進的各種變化,這種變化主要體現(xiàn)在以下幾個方面:一是利用檔案的意識有了顯著加強,利用檔案的領(lǐng)域越來越普遍;二是對檔案利用的時間值開始有了更為高效的要求,要求盡最大限度地做到迅速、及時、準確;三是對檔案利用的便捷性開始有了更高的期待,希望能通過網(wǎng)絡(luò)快捷的方式進行自動檢索、編目、統(tǒng)計、立卷等一系列繁瑣的程序。

　　檔案數(shù)字化對于檔案利用工作的積極影響

　　對于傳統(tǒng)載體的檔案來說,檔案數(shù)字化是提供高效利用服務(wù)的基本手段,檔案數(shù)字化以后,直接將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息,檢索手段從傳統(tǒng)的手工查詢轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C查詢、計算機強大的搜索能力使得檔案信息檢索變得方便、高效和快捷,同時可以避免手動查詢中出現(xiàn)的不準確、不完整等諸多問題。

　　檔案數(shù)字化以后,閱讀方式從傳統(tǒng)的提供原件以及復(fù)印件的方式轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢约磿r閱讀原文信息的方式,避免了傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)中由于檔案實體多次輾轉(zhuǎn)所造成的勞動力大量浪費現(xiàn)象,使得利用服務(wù)更加靈活和高效。

　　檔案數(shù)字化是保護檔案原件的有效措施。檔案是國家和社會的寶貴財富,一旦丟失或者遭到破壞將有可能造成不可逆轉(zhuǎn)的重大后果。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案維護成本高,一旦發(fā)生天災(zāi)人禍就會產(chǎn)生毀滅性的損失。

　　因而,及時、有效、安全地保護是檔案原件是檔案工作的重要內(nèi)容,將傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化,正是能夠有效保護檔案原件的方法,將傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后得數(shù)字化檔案信息,原原本本地繼承了檔案原件的信息內(nèi)容,完全可以代替原件為用戶提供信息利用,從而大大減少了對大難原件的使用,避免了檔案原件的進一步損壞。

　　這一點對歷史悠久、瀕臨毀壞的珍貴檔案,以及具有長遠使用價值且不方便用戶反復(fù)翻閱的檔案尤為重要。將這些檔案進行數(shù)字化處理,降低了檔案原件的老化速度,實現(xiàn)了對檔案原件的保護,可謂意義重大.傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體有限、容量有限,管理成本較高,而數(shù)字化檔案信息載體容量大,可以節(jié)省檔案保存空間。

　　紙質(zhì)檔案一旦遭受破壞難以恢復(fù),而數(shù)字檔案信息可以備份以避免檔案受損。在查詢紙質(zhì)檔案時通常需要翻閱十幾卷甚至上百卷的檔案,工作十分繁瑣,而在數(shù)字檔案信息利用過程中,利用計算機可以在幾分鐘乃至幾秒鐘內(nèi)檢索所需內(nèi)容,大大提高了工作效率,提高了文檔的利用程度,十分的方便、快捷。

　　圖像處理是檔案數(shù)字化加工中是非常重要的一個環(huán)節(jié)，它是對圖像的優(yōu)化，使得圖像能更加方便檔案管理人員查閱。

　　一、圖像處理需要解決哪些問題？

　　有的檔案因保存時間較長，紙底顏色已發(fā)黃，將檔案掃描照片局部放大后發(fā)現(xiàn)空白部分并非純色，而是含有黑、灰、紅、藍、黃、綠等多種顏色的組合，這些多余的顏色實際上是掃描過程中產(chǎn)生的噪聲。圖像放大后，整個數(shù)據(jù)曲線都呈現(xiàn)出深淺不一、粗細不均的色澤，同時也出現(xiàn)了少量的非藍色像素點。

　　二、圖像處理是如何解決這些問題的？

　　掃描過程中產(chǎn)生的圖像噪聲，從圖像分析應(yīng)用的角度來說，這些無效信息應(yīng)該被剔除。而對圖像內(nèi)容進行替換，實際上是對圖像中有效信息的強化，使存檔圖像變得更清晰易讀，因為圖像從24位彩色轉(zhuǎn)變?yōu)?位彩色，經(jīng)過優(yōu)化后，圖像的存儲空間也相應(yīng)地減小了，在提高圖片質(zhì)量的同時還大大節(jié)約了存儲空間。

　　優(yōu)化后，數(shù)據(jù)記錄由不同顏色、不同線條變?yōu)榫鶆颉⒐潭伾?，與背景色、表格色區(qū)別明顯，可以直接通過RGB值自動識別提取數(shù)據(jù)曲線。

　　三、優(yōu)化成果前后對比

　　優(yōu)化后的圖像比原始圖像更加美觀清晰，背景無噪聲，圖像內(nèi)容更加突出。通過局部放大發(fā)現(xiàn)優(yōu)化前后的差異主要體現(xiàn)在三點：

　　1、空白部分變成了純色，圖像空白部分斑駁的“雪花點”已經(jīng)消失；

　　2、原本深淺不一的數(shù)據(jù)記錄變成了深淺一致的顏色，變得更加突出，易于識別。

　　3、原圖片需要大量存儲空間，處理后可節(jié)約空間，經(jīng)過圖像修改和優(yōu)化，從而得到清晰易讀的檔案圖像，優(yōu)化后的圖象不僅清晰度提高，而且減少了一半以上的體積。

　　四、圖像處理對檔案數(shù)字化加工的重要性

　　目前，掃描文件存在圖像歪斜、污損、褪色、模糊、字跡不清晰等問題，不符合文件歸檔和服務(wù)的要求，也不利于業(yè)務(wù)應(yīng)用。尤其是圖像的提取難度更大，數(shù)值提取的精度也難以保證。而檔案數(shù)字化加工是需要保證檔案的質(zhì)量，出現(xiàn)這些問題嚴重的影響了質(zhì)量，而使用圖像優(yōu)化就讓上述情況得到良好的解決。

　　紀念館館藏資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化的必要性與方法

　　全國各博物館、紀念館都保存著大量文物和史料，俗稱館藏資料，其中包括大批的文獻史料、回憶錄等文字資料和用傳統(tǒng)膠片拍攝的彩色、黑白底片、老照片等照片影像資料。

　　這些影像資料是各個不同時期拍攝保存下來的珍貴資料，歷史久遠且彌足珍貴，它們能帶領(lǐng)我們跨越時空，解讀歷史事件，結(jié)識歷史人物，領(lǐng)略百年變遷，是研究歷史最為準確而翔實的第一手史料依據(jù)。

　　館藏資料數(shù)字化管理的必要性

　　隨著時間的推移，各博物館、紀念館的文字和照片資料，由于保藏環(huán)境的局限性，普遍存放在沒有恒溫恒濕控制的開放環(huán)境空間里，另外還有資料的保護方法和提取方式等諸多因素的影響，那些脆弱且不穩(wěn)定的文字、彩色、黑白底片、老照片都會發(fā)生嚴重變質(zhì)和藥膜脫落現(xiàn)象，出現(xiàn)不同程度的破損與損害。

　　如文獻史料、回憶錄等出現(xiàn)了字跡褪色不清，紙張變脆泛黃；照片、底片、膠片等資料則出現(xiàn)嚴重老化、色彩失衡、產(chǎn)生霉斑色斑的損害現(xiàn)象。雖然各館對資料都進行過不同程度的搶救性修復(fù)和保護，但效果并不理想，資料仍在繼續(xù)遭受損害。如何讓館藏資料能夠保持良好的狀態(tài)，延長其壽命，并對已出現(xiàn)損害的資料進行合理、科學(xué)地保護與搶救，成了當前各博物館、紀念館直接面臨、不可忽視的新課題，刻不容緩、迫在眉睫的新工作。

　　在信息化、數(shù)字化的大數(shù)據(jù)時代，博物館、紀念館工作正朝著科學(xué)技術(shù)普及應(yīng)用的方向發(fā)展，館藏資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化是博物館館藏工作發(fā)展的必然趨勢和結(jié)果，資料數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型資料信息存儲形態(tài)。

　　它把各種資料資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化的形式保存、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，進而迎接資料信息新環(huán)境的挑戰(zhàn)，從而提高館藏資料的管理保護水平和工作效率。

　　根據(jù)紀念館館藏資料的實際管理保護情況，利用數(shù)字化掃描技術(shù)對現(xiàn)有的文字、影像資料進行數(shù)字化管理，是當下紀念館最經(jīng)濟、最實用的資料管理保護技術(shù)。

　　館藏資料數(shù)字化的質(zhì)量要求

　　針對各館資料的不同情況，采用專業(yè)的掃描儀器，對館藏資料進行掃描數(shù)字化加工，掃描精度應(yīng)達到200~600dpi以內(nèi)，以確保掃描后的圖像質(zhì)量，便于這些珍貴的館藏資料日后更好地發(fā)揮其史料研究、社會教育和藝術(shù)展覽的獨特價值。

　　紙質(zhì)資料的掃描要求。利用自主開發(fā)的數(shù)字加工系統(tǒng)對其進行相應(yīng)的技術(shù)處理，以保證紙質(zhì)清晰文件的掃描圖像，充分體現(xiàn)資料原貌。紙質(zhì)文件掃描后形成的圖像文件均進行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等問題的控制，以達到標書和展覽要求的圖像質(zhì)量。

　　膠片、底片、照片的掃描要求。圖像不需要拼接，BMP、JPG等通用圖像格式與DICOM/DICONDE圖像之間的相互轉(zhuǎn)換，圖像進行數(shù)字化處理，窗寬、窗位調(diào)整，局部放大縮小，上下鏡像，左右鏡像；負像，測量，長度、周長、面積、灰度值/黑度值，正向或逆向90度旋轉(zhuǎn)圖像導(dǎo)出。分辨率在4800dpi以上，完全滿足精度需求。掃描后的數(shù)字圖像達到圖像清晰，便于清楚閱讀和收藏管理。

　　資料數(shù)字化加工的具體方法

　　資料整理。將資料按其整理標準進行分類整理。

　　索引、核對。將整理好的資料進行目錄索引，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。輸入完成后由另一個工作人員進行核對，保證無誤差率。

　　資料掃描。通過高速掃描儀對資料進行掃描，針對不同的圖像質(zhì)量采用不同的掃描精度。掃描精度在200dpi，以清晰為準。

　　一次校對。對紙質(zhì)文件掃描后形成的圖像文件質(zhì)量程度進行標注，便于糾錯人員進行圖像處理。如出現(xiàn)問題較多，則回退給上一工序，要求重新掃描。

　　圖像優(yōu)化。對掃描后的電子圖像進行去污、除黑邊、糾偏等圖像處理，如有問題則記錄在補掃流程單中待解決。

　　圖像補掃。在圖像優(yōu)化中，對記錄在補掃流程單中的信息進行補掃工作，保證電子圖像的質(zhì)量完整。

　　二次核對。對處理后保存的電子圖像質(zhì)量進行最終檢查，保證誤差率在1%以內(nèi)。

　　數(shù)據(jù)整合及資料歸檔。通過數(shù)據(jù)整合軟件將電子目錄信息和電子圖像信息進行匹配。檔案資料的打包移庫。

　　數(shù)據(jù)掛接。將整合后的數(shù)據(jù)掛接到單位的辦公系統(tǒng)中，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，設(shè)置權(quán)限、密碼。全部加工服務(wù)完成，等待驗收。

　　刻錄數(shù)據(jù)光盤。資料數(shù)字化后，將數(shù)據(jù)邏輯分盤，校驗是否存有問題，將掛接后的條目數(shù)據(jù)和圖像文件刻錄光盤備份。

　　驗收目標。目錄和經(jīng)過加工處理的影像數(shù)據(jù)完全掛接，圖像清晰，基本能完全反映檔案原貌。同時掃描前后的實體資料按館標準進行專業(yè)整理。

　　驗收方式。根據(jù)各紀念館的質(zhì)量要求進行數(shù)據(jù)加工，對數(shù)字化后的圖像資料和條目數(shù)據(jù)進行檢查。

　　驗收標準。確保掃描前后資料整理的一致性、標準性、專業(yè)性。掃描圖像與條目數(shù)據(jù)100%掛接。文件圖像按照，并按件編號存儲；圖像格式為國際標準TIFF、JPG格式等。

　　文件圖像掃描按紀念館規(guī)定進行，保證提交的圖像文件已經(jīng)過去污漬、去黑邊、糾偏斜等技術(shù)處理；保證照片頁面采用整體彩色或整體黑白掃描，最終確保文字、照片清晰。每次驗收時，需填寫驗收清單，以驗收清單上的數(shù)據(jù)為依據(jù)進行數(shù)據(jù)的核對、驗收。

　　館藏資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化是通過科技手段將資料信息存入計算機當中，是對資料進行科學(xué)有效地再處理、再管理、再利用，從而達到對原史資料專業(yè)性保護和修復(fù)，確保資料的安全。在提高工作效率和查閱效率的同時，更讓蘊含歷史內(nèi)涵的館藏資料煥發(fā)出更加奪目的光彩。

　　增強信息意識，深入數(shù)字化檔案管理事業(yè)，信息時代給了檔案管理工作新的思考,但是給予與挑戰(zhàn)總是相伴相生的,在建立多媒體數(shù)據(jù)庫的過程中還存在許多亟待解決的問題需要進一步探討,如基礎(chǔ)設(shè)施的完善、數(shù)字化管理人才的缺失、檔案真實性鑒定及安全性問題等等....

　　面對這些問題的原因也并非是單一的,而是來源于科學(xué)技術(shù)、人才培養(yǎng)、法律健全等多個方面,因此從事檔案事業(yè)必須要有明確的信息安全意識,需要時刻秉持著謹慎端正的態(tài)度,相應(yīng)部門應(yīng)及時制定數(shù)字化檔案的利用制度,加強電子文件信息綜合利用做技術(shù)的研發(fā)。

　　除此之外,人們對于電子檔案的觀念也應(yīng)該在根本上有一定提升,只有這樣才可以更好的認識、把握并重視數(shù)字化檔案重要性,從而使檔案的利用者能夠更大程度的開發(fā)檔案資源,營造出更好的檔案利用環(huán)境,從而實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)利用。