檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。因此，必須重視檔案收集整理制度并做好這項工作，這是管好用好檔案的第一步。檔案是來源于各項活動的原始記錄，它真實再現(xiàn)了各項活動的過程和結(jié)果。檔案的價值是由檔案本身的屬性和社會對檔案的需求兩個方面決定的，其外在表現(xiàn)就是它的有用性，對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，對各項工作活動，起著重要的依據(jù)和參考作用。

　　檔案收集要堅持“寧多勿漏”原則。在檔案材料收集過程中，我們始終圍繞一個“用”字，按照文書歸檔范圍，凡是認(rèn)為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來。

　　提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案材料的歸集。不少同志把開會帶回來的文件材料據(jù)為己有，占為己用，是圖以后自己使用起來方便。針對這種情況，我們便改善服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)水平，以優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)贏得他們，使他們自覺自愿地把自己擁有的文件材料拿出來交給檔案室。

　　一是對來查檔案的人熱情接待，有時他們只提供查閱內(nèi)容，具體文號、年份、作者不清楚，我們不怕麻煩，就從最近年份開始，一年一年挨個查，直至查全查清楚為止。

　　如市勞保處為企業(yè)離休干部適當(dāng)增加待遇以使他們與機(jī)關(guān)事業(yè)單位的同類人員待遇持平，準(zhǔn)備向市委老干部局提出實施意見，需要查閱1985年以來的有關(guān)增資文件。我們按照查閱單找到后，每份文件各復(fù)印一份給他們，為他們提供了政策依據(jù)。

　　二是提供多種形式的服務(wù)，如我們開展“電話查檔”，查檔人不必到檔案室來，只要在電話中說明要查的文件材料，我們查清以后“電話答復(fù)”。因此，他們都主動把文件材料送到檔案室，用他們自己的話說，放在檔案室比放在自己手中查找方便、及時。

　　健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我們通過健全和完善檔案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是嚴(yán)格崗位管理。二是實行文件呈閱登記制度，就是文件材料送往何部門、何人，都有簽收，文件收回時注銷。同時，為縮短文件材料的傳閱過程，檔案室要及時催還。

　　檔案系統(tǒng)化整理制度

　　1.檔案整理的原則。按照文件形成的特點和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，能夠反映歷史真實面貌，便于保管和利用。

　　2.檔案整理的范圍。一是本單位現(xiàn)有檔案案卷質(zhì)量達(dá)不到要求的；二是在檔案鑒定中因檔案價值改變保管期限需調(diào)整的；三是由于某種原因出現(xiàn)了零散材料。

　　3.檔案整理的依據(jù)。檔案整理要執(zhí)行國家和天津市有關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和案卷質(zhì)量的規(guī)定，使整理后的檔案達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求、保持較高的案卷質(zhì)量。

　　檔號是在文件整理過程中賦予的，體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的一組數(shù)字、字符的集合。檔號能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置，是歸檔文件的“身份證”。

　　檔號編制原則

　　《檔號編制規(guī)則》是規(guī)范檔號編制的一項重要標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔號編制規(guī)則適用于傳統(tǒng)立卷方法整理的檔案，但并不適用于歸檔文件的檔號編制。不過，該規(guī)則確定的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則以及基本的編制方法是比較科學(xué)、合理的，應(yīng)該為歸檔文件的檔號編制所沿用。

　　1.唯一性原則

　　檔號應(yīng)指代單一，不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。也就是說，一個檔號只能對應(yīng)一件文件，具有唯一性，不能岀現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象。

　　2.合理性原則

　　檔號結(jié)構(gòu)必須與歸檔文件的整理分類體系相適應(yīng)。檔號保持完整，不隨意增加或減少某種代碼。

　　3.穩(wěn)定性原則

　　檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。對必須改變的檔號，應(yīng)在歸檔文件目錄及所有相關(guān)檢索工具、數(shù)據(jù)庫中做出同步修改。改變檔號時，還應(yīng)注明原檔號。

　　4.擴(kuò)充性原則

　　檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)檔案不斷擴(kuò)充的需要。

　　5.簡單性原則

　　檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

　　檔號的結(jié)構(gòu)

　　在規(guī)劃歸檔文件的檔號結(jié)構(gòu)時，《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）充分借鑒了《檔號編制規(guī)則》中的合理部分，并盡量與傳統(tǒng)立卷方法整理的檔案的檔號以及照片、錄音、錄像等其他形式檔案的檔號相銜接。

　　《規(guī)則》建議以“年度一保管期限機(jī)構(gòu)（問題）”分類法為基準(zhǔn)確定檔號結(jié)構(gòu)。作出如此選擇的原因有二：一是便于館室銜接；二是考慮到機(jī)構(gòu)（問題）為檔號結(jié)構(gòu)中選擇項，如此可以保持檔號結(jié)構(gòu)的易辨識度（固定項盡量放在檔號結(jié)構(gòu)的左側(cè)，保證前段一致）。由此,《規(guī)則》建議檔號的基本結(jié)構(gòu)為:

　　全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號（如圖1所示）

　　其中，檔號左邊為上位代碼，右邊為下位代碼。上、下位代碼之間用短橫線"-”連接，同一級代碼之間用間隔號“?”隔開。

　　對于規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的，《規(guī)則》建議應(yīng)在檔號基本結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼，其檔號結(jié)構(gòu)為：

　　全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-件號（如圖2所示）

　　需要說明的是，有些部門和地區(qū)為解決紙質(zhì)檔案數(shù)字副本或電子文件命名、編目要求而使用子件號概念的，進(jìn)行檔號編制時，可以在件號后增加子件號，中間用間隔號“?”隔開。

　　檔號編制要求和方法

　　1.編制要求

　　《規(guī)則》提出的檔號結(jié)構(gòu)充分考慮了檔案類型多樣的現(xiàn)狀，以及機(jī)關(guān)和檔案館在檔案管理上的不同需求，因而具有較強(qiáng)的普遍適用性?！兑?guī)則》建議各地區(qū)各部門盡量使用同前述統(tǒng)一的檔號結(jié)構(gòu)進(jìn)行檔號編制，如此可以在較大范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互通共享，為檔案資源在全國范圍內(nèi)實現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一奠定良好的基礎(chǔ)。

　　對于一些部門或地區(qū)在新《規(guī)則》出臺前先行先試，采用了其他樣式檔號結(jié)構(gòu)的，應(yīng)區(qū)別情況對待：

　　如采用的檔號結(jié)構(gòu)不合理（既與《規(guī)則》提供的檔號結(jié)構(gòu)不同，又不能反映本部門或地區(qū)分類方法等）。檔號要素不齊全（比如不設(shè)檔案門類、保管期限要素等）、填寫方法不規(guī)范（如全宗號不用四位代碼標(biāo)識等）的，建議按照《規(guī)則》的要求進(jìn)行調(diào)整。

　　如檔號結(jié)構(gòu)與采用的分類方案協(xié)調(diào)一致，且不存在上述問題，又能滿足機(jī)關(guān)檔案管理和進(jìn)館需求的，可以考慮在一定時期內(nèi)保持不變。即使如此，也要避免出現(xiàn)在一個區(qū)域內(nèi)存在多種檔號結(jié)構(gòu)或者檔案進(jìn)館前后采用不同檔號結(jié)構(gòu)的情形，即要避免“一地多號”或“一檔兩號”，否則容易造成檔案資源割裂，引起管理混亂。

　　2.編制方法

　?。?）全宗號。全宗號是檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照《檔號編制規(guī)則》編制。全宗號原則上由數(shù)字組成，也可采用“字符+數(shù)字”的方式編制，其中字符為全宗屬類代碼。全宗號不足4位的，應(yīng)在全宗號前補(bǔ)零，如21全宗，在檔號中應(yīng)為“0021”；全宗號第一位為全宗屬類代碼的，則應(yīng)在全宗屬類代碼之后、數(shù)字前補(bǔ)零，如A12全宗，在檔號中應(yīng)為“A012”。

　?。?）檔案門類代碼。歸檔文件的檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。其他門類檔案，比如照片、錄音、錄像、科技、專業(yè)檔案，參照《規(guī)則》進(jìn)行整理時，其門類代碼可以分別設(shè)置為“ZP”“LY”“LX”“KJ”“ZY”；科技、專業(yè)門類需要復(fù)分的，應(yīng)參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）和《國家基本專業(yè)檔案目錄》執(zhí)行。

　?。?）年度。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2010”。

　　（4）保管期限。按照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年和10年。保管期限永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”“D30”"DIO"標(biāo)識。如果檔案整理中使用其他年度的定期保管期限，其保管期限代碼為“D+年度”。如定期5年標(biāo)識為“D5”，定期15年標(biāo)識為“D15”。

　?。?）機(jī)構(gòu)（問題）代碼。機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室用“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。

　?。?）件號。件號是單件歸檔文件在一個保管期限下排列的順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。件號應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“0001”開始標(biāo)注。

　　歸檔章

　　歸檔章是檔號在紙質(zhì)文件上的具體體現(xiàn)。在電子文件上，可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上對檔號進(jìn)行標(biāo)識。不過，這種標(biāo)識并不是必備的，各地區(qū)各部門可以在不增加整理負(fù)擔(dān)的前提下（比如電子文件本來就具備條形碼等），根據(jù)具體情況靈活掌握。

　　1.歸檔章樣式《規(guī)則》規(guī)定，歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項。在樣式上，《規(guī)則》維持六格章樣式不變，規(guī)格為長45mm,寬16mm，分為均勻的6格（見圖3）。為貫徹“簡化整理”的理念，一般不建議在歸檔章上增加其他額外項目，以免給整理工作帶來不必要的負(fù)擔(dān)。

　　在項目位置上，全宗號、年度、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限4個項目在歸檔章的位置保持不變，原《規(guī)則》室編件號改為件號，館編件號改為頁數(shù)。在填寫這些項目時，應(yīng)嚴(yán)格按照各個項目在歸檔章上的位置進(jìn)行，不可隨意調(diào)換位置，以方便識讀，便于檔案的管理和利用。

　　需要說明的是，圖3中加注括號的文字為提示性文字，是用來說明各編號項目在歸檔章中的位置，實際制作歸檔章時無須刻出，以減小歸檔章的大小，節(jié)省歸檔章占用的空間。其中標(biāo)有“*”號的機(jī)構(gòu)或問題項為選擇項，不按機(jī)構(gòu)（問題）分類的，歸檔章上相應(yīng)位置直接留空即可。對于歸檔章的材質(zhì)和外形，《規(guī)則》中沒有加以規(guī)定，各單位可以方便使用為原則自主選擇。

　　2.蓋章要求在紙質(zhì)文件中，歸檔章需要逐件標(biāo)識在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”。歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。歸檔章不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。

　　文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。光榮冊等光面印刷文件材料，首頁無法蓋章，也無法在文件首頁前另附紙頁，可在材料內(nèi)第一頁上端的空白位置加蓋歸檔章。統(tǒng)計報表等橫式文件，在文件右側(cè)居中位置加蓋歸檔章。

　　在歸檔章填寫上，全宗號、年度、保管期限、件號為必備項，按照本節(jié)檔號編制規(guī)則的有關(guān)要求填寫即可，但件號不足4位的，不需補(bǔ)“0”。頁數(shù)也是必備項，為歸檔文件中有字頁面的數(shù)量，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。機(jī)構(gòu)或問題為選擇項，同樣按照檔號編制規(guī)則的有關(guān)要求填寫。

　　不過，為了方便識讀，便于手工管理，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標(biāo)識，機(jī)構(gòu)（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標(biāo)識。在全宗指南中，應(yīng)將機(jī)構(gòu)名稱與相應(yīng)簡稱加以對照說明。使用問題簡稱的，則可根據(jù)分類方案，直接填寫“黨群”“行政”“業(yè)務(wù)”等。

　　填寫歸檔章項目時應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、耐久性好的簽字筆等，也可使用打號機(jī)打號。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。歸檔章中有些項目比較固定，如全宗號、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等，有條件的單位可以直接刻在歸檔章上進(jìn)行加蓋，以減少填寫項目的工作量。