檔案整理必須按照整理規(guī)范性文件去執(zhí)行，實(shí)事求是、規(guī)章制度、公司文件、公司對檔案整理有什么要求？把所有的文件資料分文別類，這樣整理起來比較快，經(jīng)濟(jì)合同、勞動(dòng)合同，人事檔案、設(shè)備資料、文件資料的多少，這樣可大大提高工作效率。如果檔案整理不規(guī)范，將會(huì)導(dǎo)致查閱檔案，或者統(tǒng)計(jì)部分檔案的時(shí)候，帶來很大的不便。

　　《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000，以下簡稱《規(guī)則》）實(shí)施多年。在貫徹執(zhí)行《規(guī)則》的過程中，出現(xiàn)了一些錯(cuò)誤。這些錯(cuò)誤有的出現(xiàn)在機(jī)關(guān)檔案室，有的則出現(xiàn)在國家行業(yè)主管部門制發(fā)的檔案管理文件中，有的出現(xiàn)在地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中。如不及時(shí)指出并改正這些錯(cuò)誤，“小洞不補(bǔ)，大洞難縫”，會(huì)帶來積重難返的后果。

　　一、在適用范圍上的錯(cuò)誤

　　1、有些檔案工作者認(rèn)為《規(guī)則》不僅適用于文書文件材料的整理，而且還適用于專門文件材料的整理；2、不少檔案工作者認(rèn)為不具備立卷改革知識(shí)的單位也可以進(jìn)行立卷改革；3、有些檔案館工作者認(rèn)為某些已進(jìn)檔案館的零散檔案文件也應(yīng)按新方法進(jìn)行整理。以上錯(cuò)誤原因在于不了解專門檔案的專業(yè)性、科技檔案的成套性等內(nèi)在規(guī)律；不了解《規(guī)則》實(shí)施時(shí)間是2001年1月1日，而對以前形成的歸檔文件則采用傳統(tǒng)立卷方法進(jìn)行整理。

　　二、在歸檔文件裝訂上的錯(cuò)誤

　　1、使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作方便、價(jià)格便宜等三個(gè)要求，目前使用的縫紉機(jī)線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時(shí)；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時(shí)注意不用微波消毒方式。

　　2、在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項(xiàng)欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成本，嚴(yán)重違背《規(guī)則》的簡化原則。

　　3、沒對不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應(yīng)對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補(bǔ)缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要文件進(jìn)行復(fù)制；對大于A4幅面的紙張進(jìn)行折疊；對所有歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會(huì)嚴(yán)重影響檔案整理保管。

　　4、對“件”的處理擴(kuò)大或縮小。《規(guī)則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴(kuò)大或縮小。實(shí)際工作中，有的單位將件的范圍擴(kuò)大，認(rèn)為同一問題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復(fù)文”性質(zhì)的歸檔文件。

　　擴(kuò)大件的范圍，實(shí)際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。有的單位將件的范圍縮小，嚴(yán)格按“自然件”來處理，這種方法雖然不影響計(jì)算機(jī)檢索，但影響檔案實(shí)體的存取，手工檢索和存取就更麻煩。

　　三、歸檔文件分類上的錯(cuò)誤

　　1、選擇的分類標(biāo)準(zhǔn)交叉。如在選擇分類方案時(shí)，既使用“機(jī)構(gòu)”，又使用“問題”標(biāo)準(zhǔn)（如綜合類、業(yè)務(wù)一科、業(yè)務(wù)二科等，其中的“綜合類”為“問題”標(biāo)準(zhǔn)，“業(yè)務(wù)一科”等為“機(jī)構(gòu)”標(biāo)準(zhǔn)）。按這種方法設(shè)置的類目整理歸檔文件，容易造成文件材料的分散，影響檢全率。

　　2、在編制分類方案時(shí)，設(shè)“會(huì)議類”（如按“機(jī)構(gòu)”設(shè)置辦公室、業(yè)務(wù)一科、業(yè)務(wù)二科等類目，在辦公室類下設(shè)置會(huì)議類；按“問題”設(shè)置黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類，在行政類下設(shè)會(huì)議類）。

　　按這種分類方案對文件歸類時(shí)，必然致使業(yè)務(wù)一科或業(yè)務(wù)類的業(yè)務(wù)會(huì)議文件材料歸到辦公室或行政類的會(huì)議類中，從而破壞了業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)或類目中歸檔文件的完整性。

　　3、采用級次分類法，收文、發(fā)文分類法，文號(hào)分類法進(jìn)行分類。

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件材料采用年度、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限這些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號(hào)分類法都沒有執(zhí)行全國統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，沒有體現(xiàn)歸檔文件間的歷史聯(lián)系及形成規(guī)律，沒有反映歸檔文件的內(nèi)容，從而造成檢索上和存取上的困難。

　　4、當(dāng)采用機(jī)構(gòu)分類標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，完全按歸檔文件署名的責(zé)任者歸類，如署名為辦公室的屬業(yè)務(wù)一科職能的歸檔文件歸入辦公室。這種錯(cuò)誤的原因主要是不了解現(xiàn)行文書處理辦法中規(guī)定發(fā)文部門只能以本單位黨、政機(jī)關(guān)、文秘部門名義、而不能以其他以其他業(yè)務(wù)部門名義。

　　因此，業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)文件只能以整個(gè)機(jī)關(guān)或文秘部門名義制發(fā)。為了保持業(yè)務(wù)部門的完整性，增加業(yè)務(wù)部門歸檔文件的檢全率，應(yīng)將以辦公室名義制發(fā)的屬業(yè)務(wù)部門職能的歸檔文件歸入業(yè)務(wù)部門。

　　四、歸檔文件排列中的錯(cuò)誤

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。以下不按此規(guī)定的排列方法都是錯(cuò)誤的。

　　1、按文號(hào)排列。按文號(hào)排列的主要問題是不方便按事由途徑進(jìn)行查找歸檔文件；檔案實(shí)體存取不便；不利于業(yè)務(wù)部門整理歸檔文件；不利于隨辦隨歸整理方式的執(zhí)行；無文號(hào)的重要材料不便排列等。

　　2、按問題排列。按問題排列的方式主要是回到立卷的老路上；整理難度和工作量都大，不利于簡化原則的實(shí)行；不便于隨辦隨歸方式的執(zhí)行。

　　3、將全部歸檔文件都按時(shí)間順序排列，能按事由集中的也不集中。這種錯(cuò)誤主要是不能集中同一事由的歸檔文件。

　　4、不按保管期限分類，直接按事由排列。造成鑒定和移交的困難。其含義了。

　　五、在歸檔文件編號(hào)上的錯(cuò)誤

　　1、跨年度編大流水號(hào)。

　　2、同一年度內(nèi)編跨機(jī)構(gòu)或跨問題的大流水號(hào)。

　　3、同一年度、機(jī)構(gòu)或問題的歸檔文件編跨保管期限的大流水號(hào)。以上三種編號(hào)方法都不利于業(yè)務(wù)部門整理歸檔文件，不利于檔案的移交、保管和鑒定。此外，前兩種編號(hào)方法因其編號(hào)項(xiàng)目中沒有反映出機(jī)構(gòu)或問題的類目，故檢索也困難。

　　4、分盒編件號(hào)。這種編號(hào)方法勢必編盒號(hào)，增加了編號(hào)的層次，不符合《規(guī)則》的簡化原則。

　　5、在歸檔章中用代號(hào)（數(shù)字或字母）代表機(jī)構(gòu)或問題類目。這種方法只有整理人員才明確。整理人員更換后，便不知其含義了。

　　六、在歸檔文件編目中的錯(cuò)誤

　　1、編目的各項(xiàng)目填錯(cuò)。這種錯(cuò)誤有多種情況，

　?。?）將件號(hào)填錯(cuò)，如將“可作為一件”的若干份文件分別填件號(hào)，正確方法是應(yīng)為一個(gè)件號(hào)。

　?。?）責(zé)任者填錯(cuò)。如責(zé)任者填寫不全、太簡化、不規(guī)范的簡稱等，個(gè)人責(zé)任者沒填寫與文件相應(yīng)的職務(wù)，多個(gè)責(zé)任者沒選三個(gè)以內(nèi)的責(zé)任者或選擇的責(zé)任者不是本單位、本系統(tǒng)的重要責(zé)任者等。文件上無責(zé)任者的沒有考證或考證出的責(zé)任者沒加方括號(hào)等。

　?。?）文號(hào)填錯(cuò)。如省略了文號(hào)中的發(fā)文代字、年度、順序號(hào)中的某個(gè)部分，將會(huì)議文件材料之幾、內(nèi)部刊物期號(hào)、圖紙?zhí)柕茸鳛槲奶?hào)填寫。

　?。?）題名填錯(cuò)。如隨意省略歸檔文件的標(biāo)題，當(dāng)正題名沒有反映出文件內(nèi)容時(shí)沒有填寫副題名、說明題名的文字等。當(dāng)文件沒有標(biāo)題時(shí)沒有根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。當(dāng)文件標(biāo)題含義不清、不能揭示文件內(nèi)容時(shí)沒有補(bǔ)充題名。十分重要、獨(dú)立性強(qiáng)的文件附件沒有抄錄在正文題名后。

　?。?）日期填錯(cuò)。如將日期填寫為收文日期，格式上8位數(shù)字填為一行。正確的方法是應(yīng)填為兩行，上一行填年度，下一行填月、日。文件上沒寫日期的沒有考證出正確日期。文件上日期有誤的沒有更正等。

　?。?）頁數(shù)填錯(cuò)。如將空白頁也算作一頁，將大于或小于A4幅面的紙張算作兩頁或忽略不計(jì)頁數(shù)，沒有將正文與定稿的頁數(shù)合并計(jì)算等。

　?。?）備注欄填寫不對。如隨意填寫“本文齊全”、“含附件”等無意義的文字，沒對文件缺損、復(fù)印件、聲像檔案參見號(hào)、文件密級、歸檔后修復(fù)、歸檔后又插入新文件、歸檔后移出、銷毀等情況進(jìn)行說明，沒對需補(bǔ)充和說明的情況較多的條目加注“*”號(hào)并在備考表中說明。

　　2、目錄表裝訂單位錯(cuò)。如一般的單位不是一年裝訂一本歸檔文件目錄，而是裝訂成多本；檔案數(shù)量多的單位（5000份以上）沒有分機(jī)構(gòu)或問題、保管期限裝訂目錄，致使目錄體積增大，不便查找；檔案數(shù)量少的單位（100份以上），仍將一年的歸檔文件目錄裝訂成一冊，致使目錄頁數(shù)太少、本數(shù)太多。

　　3、目錄封面填錯(cuò)。如全宗名稱是必填項(xiàng)，有的單位沒填，有的聯(lián)合全宗只填一個(gè)單位名稱，如某市紀(jì)委、監(jiān)察局、只填市紀(jì)委而未填市監(jiān)察局。

　　七、在歸檔文件裝盒時(shí)的錯(cuò)誤

　　1、在檔案盒中裝入歸檔目錄，其實(shí)沒有必要。因?yàn)檫^去按問題立卷查找卷內(nèi)目錄有依賴性，但歸檔文件整理新方法打破了問題組卷的傳統(tǒng)，加之一般有計(jì)算機(jī)檢索，很容易查到所需文件。

　　2、備考表未填寫或填寫錯(cuò)誤。有的單位對盒內(nèi)文件紙張缺損、文字修改、復(fù)制件、缺底稿、補(bǔ)充、移出、銷毀以及盒內(nèi)文件材料收集完整程度、文件字跡模糊等情況沒有在“盒內(nèi)文件情況說明”中說明；有的單位整理人、檢查人未簽名，日期沒寫等。