信息時(shí)代，人們對數(shù)據(jù)的利用提出了更高的要求，對音視頻檔案的利用也越來越普遍。目前音視頻檔案的整理工作，包含著錄一些簡單的主題、責(zé)任者、文件格式等條目信息，無法涵蓋音視頻檔案的核心要素，無法實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)化。用戶通過計(jì)算機(jī)檢索音視頻檔案時(shí)，僅能看到有限的著錄信息，要想真正了解內(nèi)容則需要打開音視頻檔案逐一觀看、收聽，這無疑給音視頻檔案的采集、整理、著錄和利用工作造成了極大不便，視頻檔案整理規(guī)范逐步更新，對應(yīng)問題一一解決。

　　歸檔范圍

　　在各項(xiàng)工作活動(dòng)過程中形成的有保存價(jià)值的音頻、視頻材料均屬視頻檔案整理規(guī)范范圍。

　　一、歸檔要求

　　歸檔的音頻或視頻應(yīng)真實(shí)、清晰、完整，并符合以下要求：

　　（一）真實(shí)原始性要求

　　收集的音頻或視頻應(yīng)是用攝錄設(shè)備直接攝錄或由原始攝錄的音頻或視頻通過信號或格式轉(zhuǎn)換形成的音頻或視頻文件。

　　（二）文字說明要求

　　收集的音頻或視頻應(yīng)具有完整準(zhǔn)確的文字說明，包括活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物姓名或景物名稱、攝錄者等要素。文字說明宜用“TXT”文件保存。

　?。ㄈ┬盘栟D(zhuǎn)換和存儲格式要求

　　屬于模擬信息或不符合歸檔數(shù)字格式要求的音頻或視頻應(yīng)先按以下要求轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字格式：

　　1、音頻（MP3、WAV、FLAC、APE、OGG、MID、MIDI等）應(yīng)轉(zhuǎn)換為MP3或WAV文件格式，并保留原始格式。

　　2、視頻（MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-2、MPEG-4、M4V、DAT、FLV、VOB等）應(yīng)轉(zhuǎn)換為MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同時(shí)保存一份FLV格式便于利用。

　　二、歸檔時(shí)間

　　原則上，各科室負(fù)責(zé)拍攝的經(jīng)辦人應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)將擬好文字說明的音頻視頻材料移交至聲像檔案科，聲像檔案科將整理完畢的音頻視頻檔案定期移交至本局綜合檔案室。

　　三、音頻視頻整理

　　音頻或視頻按“件”整理歸檔。音頻、視頻檔案不管其載體形式（磁帶、光盤、其他），只看內(nèi)容記錄形式，如既有聲音又有影像的，則為視頻；如只有聲音無影像的，則為音頻。非本局形成的電教片、宣傳片，不作為檔案保存，可作為音視頻資料。音頻、視頻檔案的保管期限均為永久。

　?。ㄒ唬┌磧?nèi)容分件。一項(xiàng)工作或活動(dòng)所形成的音頻或視頻作為一件檔案材料。

　　（二）剪輯。按一次活動(dòng)為一件的原則將接收的音頻或視頻剪輯成相對完整的音頻或視頻片段文件，并按規(guī)則命名(“攝錄日期?地點(diǎn)?活動(dòng)內(nèi)容?攝錄者”規(guī)則命名)后存儲在工作計(jì)算機(jī)中。屬于模擬信息或不符合歸檔數(shù)字格式要求的音頻或視頻應(yīng)先轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字格式再剪輯。

　?。ㄈ┲浬蟼?。在市文檔平臺“文件著錄”音頻檔案或視頻檔案分類中上傳剪輯后的音頻或視頻文件，然后修改每份歸檔文件的基本信息，檢查無誤后點(diǎn)擊“歸檔”生成檔號等信息，完成“預(yù)歸檔”操作。

　?。ㄋ模w檔存儲。將“預(yù)歸檔”庫中的音頻或視頻存儲到移動(dòng)硬盤上備份，并在“特殊載體”中按要求為備份載體編號。

　?。ㄎ澹┚幹茩n案目錄

　　本年度音頻或視頻歸檔完畢后，在市文檔平臺“預(yù)歸檔庫”中按年度打印“音視頻檔案目錄”一式兩份，在“編目管理”模塊中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標(biāo)簽和背脊標(biāo)簽各一式一份，用于編制《音頻視頻檔案目錄》。

　　《音頻視頻檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，一份用牛皮紙等軟皮裝訂。《音頻視頻檔案目錄》可一年或若干年裝訂成一本，若干年裝訂在一起的，每年之間用一張彩色紙隔開。音頻類與視頻類檔案目錄要分開裝訂。

　?。┓庋b入庫。在“預(yù)歸檔庫”中選中需要封裝入庫的檔案，對檔案信息檢查無誤后，點(diǎn)擊“封裝入庫”，檔案封裝入庫成功后，檔案進(jìn)入“檔案中心”歸檔數(shù)據(jù)管理相對應(yīng)的分類下。進(jìn)入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。

　　《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T 78—2019）

　　1范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織（以下簡稱各單位）形成的錄音錄像檔案的管理。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　　GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

　　DA/T38—2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　　DA/T58—2014電子檔案管理基本術(shù)語

　　DA/T62—2017錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

　　DA/T63—2017錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案

　　DA/T74—2019電子檔案存儲用可錄類藍(lán)光光盤(BD-R)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　　DA/T75—2019檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范

　　3術(shù)語和定義

　　GB/T18894—2016、DA/T58—2014、DA/T63—2017界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

　　3.1錄音錄像文件

　　audioandaudio Gvisualdocument

　　國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人在履行法定職責(zé)過程中采用不同記錄載體形成的以聲音或影像為主要呈現(xiàn)方式的信息記錄。

　　3.2錄音錄像電子文件

　　audioandaudio Gvisualelectronicdocument

　　國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)過程中，通過計(jì)算機(jī)、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的數(shù)字音頻和數(shù)字音視頻文件。錄音錄像電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

　　注：改寫GB/T18894—2016，定義3.1。

　　3.3錄音錄像檔案

　　audioandaudio Gvisualrecord

　　具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的錄音錄像文件。

　　注：改寫DA/T62—2017，定義3.1。

　　3.4件item

　　由攝錄設(shè)備連續(xù)錄制或拍攝形成并獨(dú)立存在的錄音錄像文件，又稱為自然件。

　　3.5歸檔archiving

　　將具有憑證、查考和保存價(jià)值并經(jīng)系統(tǒng)整理的錄音錄像文件及其元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門提交的過程。

　　注:改寫GB/T18894—2016，定義3.12。

　　3.6模擬信號錄音錄像文件數(shù)字副本

　　digitalcopyofanalogsignalaudioandaudio Gvisualdocument

　　模擬信號文件或檔案經(jīng)過數(shù)字化加工后形成的,存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備識別的數(shù)字信號文件。

　　3.7模擬信號錄音錄像文件數(shù)字化

　　digitizationofanalogsignalaudioandaudiGisualdocument

　　依據(jù)規(guī)范要求對模擬信號錄音錄像文件進(jìn)行數(shù)字化加工,使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字音頻文件和視頻文件，并按照錄音錄像文件的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字音視頻文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

　　注：改寫DA/T62—2017，定義3.7。

　　3.8原始載體

　　originalmedium

　　可追溯到的最早的錄音錄像文件記錄載體和離線歸檔載體。

　　示例：錄音帶，錄像帶，一次寫DVDＧR光盤，一次寫藍(lán)光(BDＧR)光盤，移動(dòng)硬盤。

　　3.9離線備份載體

　　offlinestoragemedium

　　以備份為目的、采用可移動(dòng)存儲設(shè)備制作并脫離計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保存的數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)。

　　4總則

　　4.1歸檔范圍

　　各單位在履行職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的錄音錄像文件應(yīng)及時(shí)歸檔。

　　4.2基本原則

　　應(yīng)遵循集中管理、過程管理、便于利用、安全保密的基本原則，從技術(shù)與管理兩個(gè)方面采取措施確保錄音錄像檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

　　4.3技術(shù)支撐

　　應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)對錄音錄像檔案進(jìn)行集中管理和全程管理，電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、管理和安全防范應(yīng)按照GB/T18894—2016的要求執(zhí)行。

　　4.4制度建設(shè)

　　應(yīng)建立管理制度，明確相關(guān)部門的職責(zé)：

　　a)錄音錄像文件形成部門負(fù)責(zé)收集、整理、著錄和歸檔等工作。

　　b)檔案部門負(fù)責(zé)制定錄音錄像檔案管理制度，指導(dǎo)形成部門按要求做好錄音錄像文件收集、整理、著錄和歸檔工作，負(fù)責(zé)接收歸檔的錄音錄像文件和錄音錄像檔案保存、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、移交等管理工作。

　　c)信息化部門負(fù)責(zé)為錄音錄像文件歸檔和錄音錄像檔案管理提供信息化技術(shù)支持。

　　d)保密部門負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密錄音錄像檔案的保密管理。

　　4.5保密管理

　　涉密錄音錄像檔案管理應(yīng)遵循國家有關(guān)保密管理的規(guī)定。

　　5收集

　　5.1收集范圍

　　5.1.1記錄本單位主要職能和基本歷史面貌的,具有保存價(jià)值的錄音錄像文件：

　　———工作活動(dòng)、重要會議、外事活動(dòng)、重點(diǎn)工程、重要人物等；

　　———主辦或承辦的本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、體育與社會事業(yè)等重大活動(dòng)；

　　———上級領(lǐng)導(dǎo)和著名人物來本單位檢查、視察、調(diào)研等工作或參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大活動(dòng)；

　　———組織或參與處置的重大事件，包括重大自然災(zāi)害、重大事故、突發(fā)事件等。

　　5.1.2記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、名勝古跡、自然風(fēng)光、民風(fēng)民俗和人物宣傳的錄音錄像文件。

　　5.1.3執(zhí)法部門或司法部門職能活動(dòng)形成的錄音錄像文件。

　　5.1.4其他具有保存價(jià)值的錄音錄像文件。

　　5.2收集要求

　　5.2.1錄音錄像文件應(yīng)客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容，畫面完整、端正，聲音和影像清晰。

　　5.2.2經(jīng)攝錄設(shè)備直接形成的具有保存價(jià)值的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存，錄像電子文件應(yīng)是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件。以攝錄設(shè)備直接形成的錄音錄像文件為素材，遵循活動(dòng)時(shí)序與客觀事實(shí)編輯制作的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存。

　　5.2.3在保證錄音錄像電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上，應(yīng)通過轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉(zhuǎn)存在計(jì)算機(jī)存儲器中，經(jīng)過系統(tǒng)整理、著錄后再歸檔：

　　———宜一并收集相應(yīng)的數(shù)字錄像帶、一次寫光盤等記錄載體；

　　———關(guān)于同一工作活動(dòng)的錄音錄像電子文件應(yīng)存儲在同一個(gè)文件夾中，應(yīng)按照6.1.3的要求建立并命名文件夾；

　　———可沿用攝錄設(shè)備、轉(zhuǎn)碼設(shè)備自動(dòng)為錄音錄像電子文件賦予的計(jì)算機(jī)文件名；需手工設(shè)定命名規(guī)則的，宜參照檔號構(gòu)成要素確定錄音錄像電子文件命名規(guī)則；

　　———采用符合5.2.6要求的計(jì)算機(jī)文件格式存儲錄音錄像電子文件,不符合要求的應(yīng)做格式轉(zhuǎn)換；

　　———以同一工作活動(dòng)或主題的錄音錄像電子文件為對象填寫《錄音錄像電子文件采集登記表》（參見附錄A）。

　　5.2.4應(yīng)對模擬信號錄音錄像文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字副本，按照6.2明確的要求進(jìn)行著錄，建立目錄數(shù)據(jù)庫。模擬信號錄音錄像文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前處理、信息采集、數(shù)字化成果驗(yàn)收等按照DA/T62—2017的有關(guān)要求執(zhí)行。

　　5.2.5有多件錄音錄像電子文件反映相同場景或主題內(nèi)容的，應(yīng)挑選一件影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫面構(gòu)圖平衡的收集、歸檔。

　　5.2.6應(yīng)以通用或開放格式收集、存儲并歸檔錄音錄像電子文件。錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等,音頻采樣率不低于44.1kHz。錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps,珍貴的錄像電子文件可收集、歸檔一套MXF格式文件。

　　5.2.7重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過程中形成的各種文字材料、重要實(shí)物等應(yīng)與相應(yīng)的錄音錄像文件一并收集、歸檔，包括公文、活動(dòng)日程、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言材料、名冊、簽名冊、座次表、宣傳冊、活動(dòng)標(biāo)志、成立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)印章、證件、禮品、紀(jì)念章、場館設(shè)計(jì)圖等。

　　6整理與著錄

　　6.1整理

　　6.1.1一般要求

　　應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理應(yīng)符合以下基本要求；

　　a)以件為管理單位整理錄音錄像電子文件，整理結(jié)果應(yīng)能保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，通過規(guī)范命名、著錄等建立錄音錄像電子文件與目錄數(shù)據(jù)之間的一一對應(yīng)關(guān)系，便于利用和長期保存；

　　b)應(yīng)按錄音錄像文件記錄的工作活動(dòng)時(shí)間順序排列錄音錄像文件記錄載體，按照規(guī)則為其編號并標(biāo)示。

　　6.1.2保管期限劃分與分類

　　對記錄同一工作活動(dòng)和主題的錄音錄像文件統(tǒng)一劃分保管期限，保管期限分為永久、定期30年、定期10年，國家或行業(yè)主管部門有專門規(guī)定的，應(yīng)從其規(guī)定。可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分類方法對錄音錄像文件進(jìn)行分類。

　　6.1.3存儲結(jié)構(gòu)與排序

　　應(yīng)在計(jì)算機(jī)存儲器中按分類類目（年度、保管期限）等逐級建立、命名文件夾，在最低一級分類類目文件夾集中存儲應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件，由電子檔案管理系統(tǒng)或操作系統(tǒng)自動(dòng)排序，保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。錄音錄像電子文件存儲結(jié)構(gòu)與命名示例參見附錄B。

　　需以離線方式歸檔的，應(yīng)結(jié)合計(jì)算機(jī)文件大小、載體容量等因素適時(shí)制作離線歸檔載體，將應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、目錄數(shù)據(jù)等按原有存儲結(jié)構(gòu)復(fù)制到一次寫光盤或移動(dòng)硬盤，并按規(guī)則為離線歸檔載體編號、標(biāo)示。

　　6.1.4文字材料的整理

　　重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過程中形成的文字材料、重要實(shí)物等,宜按文書檔案有關(guān)要求進(jìn)行整理、編目并歸檔保存。

　　6.2著錄

　　6.2.1基本要求

　　對應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件，應(yīng)按照DA/T63—2017的有關(guān)要求，基于電子檔案管理系統(tǒng)或使用ET、XLS格式通用電子表格進(jìn)行著錄，對錄音錄像文件記錄的工作活動(dòng)進(jìn)行描述,建立目錄數(shù)據(jù)庫。

　　應(yīng)在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中完成模擬信號錄音錄像文件數(shù)字副本的著錄、建立目錄數(shù)據(jù)庫等工作。

　　6.2.2基本著錄項(xiàng)

　　應(yīng)對每一件應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件進(jìn)行著錄，著錄格式按照DA/T63—2017中相應(yīng)元數(shù)據(jù)的著錄說明執(zhí)行，基本著錄項(xiàng)與DA/T63—2017的部分元數(shù)據(jù)對應(yīng)關(guān)系參見附錄C表C.1，基本著錄項(xiàng)相關(guān)屬性描述參見表C.2?；局涰?xiàng)如下：

　　———計(jì)算機(jī)文件名：在計(jì)算機(jī)存儲器中唯一標(biāo)識錄音錄像電子文件的一個(gè)字符串，由文件名與擴(kuò)展名二部分組成；

　　———題名：能揭示錄音錄像文件中心主題的標(biāo)題或名稱；

　　———責(zé)任者：對錄音錄像文件記錄的內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的單位或個(gè)人名稱；

　　———攝錄者：錄音錄像文件的錄制者或拍攝者及其工作單位名稱；

　　———攝錄日期：錄音錄像文件的錄制或拍攝日期，著錄格式為yyyyGmmGdd或yyyymmdd；

　　———時(shí)間長度：錄音錄像文件持續(xù)時(shí)間的數(shù)量，以小時(shí)、分、秒為計(jì)量單位，著錄格式為hh：mm：ss；

　　———計(jì)算機(jī)文件大?。轰浺翡浵耠娮游募淖止?jié)數(shù)；

　　———年度:錄音錄像文件形成年度，模擬信號和數(shù)字信號錄音錄像文件數(shù)字化或轉(zhuǎn)碼的年度除外；

　　———工作活動(dòng)名稱：著錄工作活動(dòng)、重要會議、重大事件等的名稱；同一項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的多件錄音錄像文件的著錄內(nèi)容相同；

　　———工作活動(dòng)描述：著錄工作活動(dòng)的主要內(nèi)容，包括工作活動(dòng)名稱、起始日期、地點(diǎn)、主要人物、主要議程或過程、結(jié)果等；同一項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的多件錄音錄像文件的著錄內(nèi)容相同；

　　———保管期限代碼:錄音錄像文件保管期限的代碼，永久—Y，定期30年—D30；

　　———密級：錄音錄像文件的保密等級，密級分為秘密、機(jī)密和絕密等三種；

　　———原始載體編號：記錄或存儲錄音錄像文件的原始載體編號，多個(gè)原始載體編號之間用“，”隔開；

　　———檔案門類代碼：錄音錄像文件的檔案門類代碼，錄音—LY，錄像—LX；

　　———參見號：與錄音錄像文件密切關(guān)聯(lián)的其他載體或門類文件材料的唯一編號；

　　———著錄者：對錄音錄像文件進(jìn)行著錄的責(zé)任人及其工作單位名稱。

　　7歸檔與管理

　　7.1歸檔

　　7.1.1歸檔時(shí)間

　　自錄音錄像文件形成起3個(gè)月內(nèi)向檔案部門提交歸檔，最遲不能超過形成后的次年6月。

　　7.1.2歸檔方式

　　可采用在線和離線等兩種歸檔方式。基于電子檔案管理系統(tǒng)整理、著錄的錄音錄像電子文件，以在線方式歸檔;記錄或存儲錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)的原始載體以離線方式歸檔。

　　7.1.3歸檔程序

　　按照GB/T18894—2016中8.1給出的電子文件歸檔程序和要求實(shí)施錄音錄像文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔，包括清點(diǎn)、鑒定、登記和填寫《錄音錄像文件歸檔登記表》（參見附錄D）等步驟。采用在線方式歸檔的，應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)完成歸檔程序；以離線方式歸檔的，由交接雙方借助專用計(jì)算機(jī)手工完成相關(guān)步驟：

　　———清點(diǎn)、核實(shí)錄音錄像電子文件、原始載體及其記錄或存儲的錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)數(shù)量的一致性；清點(diǎn)、核實(shí)原始載體編號與標(biāo)示、原始載體是否完好無損并可正常使用；清點(diǎn)、核實(shí)重大活動(dòng)文字材料、重要實(shí)物的數(shù)量；

　　———鑒定、檢測錄音錄像電子文件格式、著錄的規(guī)范性，錄音錄像電子文件、原始載體等是否感染計(jì)算機(jī)病毒；

　　———以離線方式歸檔的，完成清點(diǎn)、鑒定工作后，應(yīng)將錄音錄像電子文件及目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)并掛接，建立錄音錄像文件與目錄數(shù)據(jù)的一一對應(yīng)關(guān)系；

　　———由電子檔案管理系統(tǒng)為錄音錄像電子文件賦予唯一標(biāo)識符，并在管理過程元數(shù)據(jù)中記錄歸檔登記行為，采集基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，生成固化信息；應(yīng)采集的基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)應(yīng)符合DA/T63—2017的規(guī)定，基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)與DA/T62—2017第9章所述技術(shù)參數(shù)對應(yīng)關(guān)系參見表C.3；

　　———填《錄音錄像文件歸檔登記表》，辦理歸檔手續(xù)。

　　7.1.4審核與檔號編制

　　完成歸檔程序后，應(yīng)對錄音錄像文件的整理、著錄結(jié)果予以審核并確認(rèn)，由電子檔案管理系統(tǒng)按預(yù)設(shè)規(guī)則自動(dòng)為錄音錄像檔案編制檔號。檔號編制規(guī)則有兩種：全宗號Ｇ檔案門類代碼？年度Ｇ保管期限代碼Ｇ件號，全宗號Ｇ檔案門類代碼？保管期限代碼Ｇ年度Ｇ件號。

　　7.1.5命名

　　完成檔號編制后，應(yīng)由電子檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)使用檔號為錄音錄像電子檔案重新命名，同時(shí)更新計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)值。

　　7.2保存

　　7.2.1存儲與備份

　　應(yīng)與其他門類電子檔案一并規(guī)劃、設(shè)計(jì)和建設(shè)錄音錄像電子檔案及其元數(shù)據(jù)的在線存儲與備份系統(tǒng)，實(shí)施在線存儲與近線備份、離線備份，開展日常管理和運(yùn)行維護(hù)。具體要求按照GB/T18894—2016、DA/T38—2008、DA/T74—2019、DA/T75—2019執(zhí)行。

　　7.2.2轉(zhuǎn)換和遷移

　　當(dāng)出現(xiàn)在線存儲系統(tǒng)需更新?lián)Q代、經(jīng)檢測離線備份載體達(dá)到或超過三級預(yù)警線、錄音錄像電子檔案的存儲格式即將淘汰等需求或情況時(shí)，應(yīng)對錄音錄像電子檔案或存儲載體實(shí)施轉(zhuǎn)換或遷移。具體要求按照GB/T18894—2016第10章的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　7.3保管

　　7.3.1載體存放

　　應(yīng)在檔案庫房配備檔案柜等裝具，對錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體進(jìn)行集中保管。除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體的保管還應(yīng)符合下列要求：

　　———應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

　　———應(yīng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。

　　———應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

　　———保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤17℃~20℃，磁性載體15℃~27℃，24小時(shí)內(nèi)溫度變化分別不得超過±2℃、±3℃；相對濕度選定范圍：光盤20%~50%，磁性載體40％~60％，24小時(shí)內(nèi)相對濕度變化不得超過±5％。

　　7.3.2原始載體和離線備份載體檢測

　　應(yīng)對錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體做定期檢測，當(dāng)光盤參數(shù)超過三級預(yù)警線、硬磁盤出現(xiàn)異常情況時(shí)，應(yīng)立即實(shí)施原始載體和離線備份載體轉(zhuǎn)換或更新，建立管理臺賬并歸檔保存。具體要求按照GB/T18894—2016的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　7.4利用、統(tǒng)計(jì)和移交

　　7.4.1利用

　　利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)對錄音錄像檔案進(jìn)行檢索和利用，未經(jīng)授權(quán)不得擅自復(fù)制。記錄了人物影像、在版權(quán)保護(hù)期內(nèi)的錄音錄像檔案的利用應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。

　　7.4.2統(tǒng)計(jì)

　　按照國家有關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作要求和本單位實(shí)際開展錄音錄像檔案室藏量、利用、移交等情況的統(tǒng)計(jì)?？砂礄n案門類、年度、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、字節(jié)數(shù)、時(shí)間長度等計(jì)量單位對錄音錄像檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　7.4.3移交

　　屬于國家綜合檔案館接收范圍的錄音錄像檔案，應(yīng)依法按期向同級國家綜合檔案館移交。符合移交進(jìn)館要求的錄音錄像電子檔案自形成之日起５年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交，具體要求按照GB/T18894—2016第10章執(zhí)行，同時(shí)參見《電子檔案移交與接收辦法》。