今天談一下什么是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。檔案員查詢相關資料獲知：從古至今，中國人就有保存有價值的信息資料的習慣，而這些都被稱之為檔案。檔案關系到國家、企業(yè)甚至每一個人的發(fā)展。

　　過去的檔案管理難度很大，而現(xiàn)在在數(shù)字化技術支持下，檔案管理完全改變了。檔案系統(tǒng)，就是指檔案管理系統(tǒng)，是通過建立統(tǒng)一的標準以規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的文件管理的完整的檔案資源信息共享服務平臺，主要實現(xiàn)檔案流水化采集功能。

　　它可以把當前的檔案信息錄入電腦，在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以方便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學、規(guī)范和有效的管理，為用戶提供高效率的檔案利用服務。

　　檔案信息系統(tǒng)主要涉及兩部分，一部分是實物方案，另一部分是電子檔案；實物檔案可以在系統(tǒng)中錄入不同檔案的位置或者名稱，這樣可以通過系統(tǒng)收索直接找到所找資料位置，方便查閱；電子檔案包括：

　　辦公檔案、合同檔案、項目（業(yè)務）檔案等，系統(tǒng)中可以存儲公司正常使用的文件、公司規(guī)章制度、行業(yè)法規(guī)、國家政策等，重要檔案可以設置訪問權(quán)限，只用授權(quán)的人員才可以閱覽或者下載文件，這樣可以很好得利用企業(yè)數(shù)據(jù)資源，建立安全的訪問權(quán)限保證數(shù)據(jù)的安全。

　　一、傳統(tǒng)企業(yè)在檔案收集、管理、應用層存在的問題：

　　1.檔案收集層：

　　1.1.項目過程中的各類檔案收集困難、在OA系統(tǒng)中蓋章審批完成后的檔案也無法及時進行歸檔?！?/p>

　　1.2.檔案采集機制不健全，缺乏有效的信息工具支撐，依靠檔案人員催交檔案，效率低收集不及時。

　　2.檔案在管理層面：

　　2.1.檔案管理采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)跟不上業(yè)務發(fā)展要求，缺乏對檔案的全生命周期管理。

　　2.2.檔案的安全性難以保障，散落在各個項目上、存在泄密風險；人員變化可能導致資料丟失。

　　2.3.紙質(zhì)檔案歸檔難，檔案的完整性無法保證。

　　2.4.各類檔案散落在各業(yè)務系統(tǒng)中，如OA、ERP系統(tǒng)等，數(shù)據(jù)分散難以滿足共享和交互的需求。

　　3.檔案在應用層面∶

　　3.1.日常檔案通過Excle表格進行管理，查詢、鑒定、利用、分析等功能薄弱，無法快速查詢到檔案，造成檔案利用率整體低下。

　　3.2.檔案借閱只能線下進行，造成借閱困難。實物和電子檔案嚴重脫節(jié)，借閱后監(jiān)管困難。

　　二、如何進行檔案管理項目建設？

　　企業(yè)可從強化檔案收集能力、管理能力、應用能力三個方面進行檔案管理項目建設。目的是為了優(yōu)化解決以下問題：

　　電子檔案收集難的問題；

　　紙質(zhì)檔案與電子檔案對應統(tǒng)一的問題，以及版本不一致問題；

　　檔案工作程序環(huán)節(jié)不清晰、職責不明確、工作行為不規(guī)范問題；

　　手工參與檔案管理工作量大的問題；

　　查詢利用不便的問題；

　　檔案信息動態(tài)推廣的問題。

　　2.1.針對傳統(tǒng)企業(yè)檔案資料收集困難的問題，首先應強化檔案收集能力，應從線上、線下兩方面進行建設∶

　　在線上層面：加強線上相關檔案審批流程管理，例如合同審批流程通過蓋章后，XX個工作日未進行歸檔的，自動進行消息提醒，并對未歸檔的檔案進行記錄、形成報表，以此加強線上檔案信息管理。

　　在線下層面：加強制度監(jiān)管過程管理，通過線下的檔案管理制度，線上系統(tǒng)結(jié)合線下管理手段，可根據(jù)歸檔目錄樹打印出目錄樹層級的年度、月度、季度報表、檔案管理員可通過報表查看該歸檔部門按時間節(jié)點歸檔了哪些檔案、歸檔的數(shù)量，通過數(shù)據(jù)線下的對檔案進行督查。

　　2.2.在強化檔案管理能力方面：

　　企業(yè)要建設統(tǒng)一的檔案管理平臺，使相關人員可以快速完成檔案類目定義、歸檔入庫、版本權(quán)限、安全管控的工作，通過配置操作即可實現(xiàn)檔案/文檔的全面管理，并且可以針對不同的部門、文檔、檔案設定獨立的管理監(jiān)控策略。

　　嚴格遵循“收、整、存、用”規(guī)范，建立能夠支撐集團及各業(yè)務板塊對于檔案業(yè)務的工作要求，滿足各個全宗下檔案的產(chǎn)生、移交、審核、發(fā)布、歸檔、銷毀/鑒定全生命周期的應用場景。并在過程中進行標準化建設：統(tǒng)一編碼規(guī)范、規(guī)范模板應用、統(tǒng)一流程重塑、規(guī)范執(zhí)行標準，確保全集團檔案管理差異化、有序高效的執(zhí)行。

　　2.3.在強化檔案應用能力方面：

　　通過線上檔案管理平臺，用戶可通過系統(tǒng)對相關檔案進行快速查詢、檔案屬性檢索、文件名稱檢索、文件內(nèi)容檢索，通過線上發(fā)起借閱，檔案管理員在系統(tǒng)中進行審批，通過后可進行電子文件預覽，不同分子公司、部門檔案進行統(tǒng)一存儲、權(quán)限進行管控、實物檔案和電子檔案對應，通過以上工作提高對檔案管理及利用的效率。

　　三、企業(yè)檔案管理體系建設內(nèi)容有哪些？

　　企業(yè)要以“收、整、存、用”階段性建設原則，整體規(guī)劃，分步實施，圍繞檔案制度從數(shù)據(jù)、業(yè)務、利用、信息化、智慧化五個方面建立一套科學的、符合國家及行業(yè)標準規(guī)范的、符合企業(yè)自身管理特色的檔案館系統(tǒng)。

　　3.1.在制度管理層面：企業(yè)要將信息化操作與檔案制度充分融合，要整理、制定、優(yōu)化檔案工作管理規(guī)范；

　　3.2.在數(shù)據(jù)管理層面：參照國家及行業(yè)相關規(guī)范，結(jié)合企業(yè)自身特點建立企業(yè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準；打通與其他應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動采集、歸檔；

　　3.3.在業(yè)務管理層面：建立企業(yè)檔案全生命周期管理；其內(nèi)容主要包括：檔案收集、檔案整理、檔案管理、檔案利用、鑒定銷毀、檔案統(tǒng)計。

　　3.4.在檔案利用層面：企業(yè)要滿足檔案利用便利性，實現(xiàn)檔案移交普適性，建立人人有歸檔意識、人人參與檔案管理、人人高效利用檔案數(shù)據(jù)的機制。

　　3.5.在檔案信息化建設層面：企業(yè)需要統(tǒng)一檔案系統(tǒng)的技術標準，夯實集團信息化基礎；檔案系統(tǒng)不僅要滿足海量數(shù)據(jù)存儲支持，同時又要兼顧開放性的需求。

　　3.6.在檔案智慧化建設層面：檔案管理要實現(xiàn)自動采集、智能分類、內(nèi)容識別、智能推薦、智能搜索等，實現(xiàn)精細化過程管理、精準化個性服務。

　　四、檔案管理信息化建設內(nèi)容有哪些？

　　4.1檔案制度體系建設：

　　內(nèi)容包括：檔案工作規(guī)劃設計、制度體系設計、已有制度規(guī)范完善、缺失的制度規(guī)范建設、各級制度規(guī)范統(tǒng)一、建立修訂和完善機制、培訓和宣貫。

　　4.2.基礎設施建設：

　　內(nèi)容包括：基礎網(wǎng)絡架構(gòu)規(guī)劃與設計、主要技術路線規(guī)劃與設計、軟硬件的配置設計、數(shù)據(jù)安全保障措施設計與制定、終端設備的購置。

　　4.3.功能需求的收集與整理：

　　內(nèi)容包括：面向電子文件歸檔和電子檔案管理、滿足企業(yè)各分子公司業(yè)務需求、符合國家相關標準規(guī)范、實現(xiàn)集中存儲和資源共享、支持智能技術應用

　　4.4.系統(tǒng)部署：

　　內(nèi)容包括：支持平臺化部署和現(xiàn)有網(wǎng)絡環(huán)境、多全宗上下級管理、支持集中部署方式。

　　4.5.多系統(tǒng)集成：

　　內(nèi)容包括：單點登錄、統(tǒng)一身份認證、審批流程集成、待辦消息集成、多系統(tǒng)數(shù)據(jù)在線歸檔集成。

　　4.6.檔案庫房建設：

　　內(nèi)容包括：智能檔案室應用平臺建設、檔案庫房環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)建設、檔案存儲設備建設、實體檔案管理設備建設、檔案庫房安全防范設備建設、其他系統(tǒng)輔助設備建設、現(xiàn)有檔案室改造裝修、建設檔案室消防安全設備建設、有條件的企業(yè)可進行虛擬展廳建設。

　　4.7.系統(tǒng)數(shù)據(jù)化建設：

　　內(nèi)容包括：數(shù)據(jù)標準化建設、數(shù)據(jù)接口標準建設、數(shù)據(jù)安全體系建設。

　　五、如何實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化

　　傳統(tǒng)企業(yè)初次進行紙質(zhì)檔案電子化工作，建議聘請專業(yè)的服務團隊，檔案系統(tǒng)供應商一般都有此團隊，只是需額外收費，收費標準一般按掃描頁數(shù)、檔案整理標準盒數(shù)收費，該服務團隊擁有高速掃描儀用來掃描識別紙質(zhì)文件，并將關鍵信息按照編目要求，整理成檔，導入系統(tǒng)。工作步驟大致分為如下：

　?、偌堎|(zhì)檔案掃描；

　?、贠CR識別；

　?、劬幠考霸獢?shù)據(jù)錄入；

　?、茏詣臃诸?；

　　⑤檔案上架

　　值得注意的是在紙質(zhì)檔案電子化的同時，企業(yè)要制定檔案整理標準，進行規(guī)范化、制度化建設。

　　六、檔案庫房建設有哪些具體要求與標準？

　　6.1.檔案庫房設計需求（含檔案臨時存放室）

　　1）檔案庫房以東或南朝向為宜。檔案庫房應遠離易燃、易爆場所，不能緊鄰衛(wèi)生間等潮濕、有污染源的部位。

　　2）檔案庫區(qū)內(nèi)不應設置其他用房，其他用房之間的交通也不得穿越庫區(qū)。

　　3）為防止溢水流入庫房，檔案庫室內(nèi)比室外樓地面應高出20mm。當檔案庫房與其他用房同層布置且樓地面有高差時，應采用坡道連通。

　　4）檔案庫內(nèi)嚴禁設置明火設施，庫房的電源開關應設于庫房外，并應設有防止漏電的安全保護設置，控制導線和供電導線應用銅芯導線。配電線路宜采用穿金屬管暗敷方式?？照{(diào)設施應單獨設置配電線路，并采用穿金屬管保護。庫房內(nèi)不應設置消防以外的給水點，給、排水管道不應穿越庫區(qū)。上下水立管不應安裝在與檔案庫相鄰的內(nèi)墻上。

　　5）每個檔案庫應設兩個獨立的出入口，且不宜采用串通或套間布置方式。

　　6）檔案庫門應為保溫門；窗應為雙層窗，開啟扇應有密閉措施；當采用高窗時，墻的下部應增設通風口，通風口應設金屬網(wǎng)，并應有密閉的可開啟保溫門。每間檔案庫的窗洞面積與外墻面積比不應大于1:10，檔案庫不得采用跨層或跨間的通長窗。

　　7）檔案庫房門窗既要便于通風，又要便于密閉，門應具備防火防盜功能，密封性能好，且宜采用金屬防盜門，庫房門與地面的縫隙不應大于5mm；窗應為雙層窗，開啟窗應有密閉措施，設紗窗；當采用高窗時，墻的下部應增設通風口，通風口設金屬網(wǎng)。檔案庫房不得采用跨層或跨間的通長窗。檔案庫房外門、外窗均應安裝防盜網(wǎng)等安全防護措施。

　　8）檔案庫樓面承重，采用密集架時，不應小于12kN/m2。

　　6.2.檔案室安全防護設計需求

　　檔案室的安全防護內(nèi)容應包括外圍護結(jié)構(gòu)的保溫、隔熱，溫濕度要求，防潮、防水、防日光及紫外線照射，防塵、防污染、防有害生物(霉、蟲、鼠等)和防盜等。

　　1)溫濕度要求：需配置相應設備，在此略過。

　　2)防潮：需配置相應設備，在此略過。

　　3)防水：館區(qū)內(nèi)應排水通暢，防止積水。

　　4)防日光直射和紫外線照射：檔案庫、檔案整理室應防日光直射，人工照明時，宜選乳白色燈罩的白熾燈，不宜使用日光燈。

　　5)防塵和防污染：檔案室的綠化設計，應有防塵、凈化空氣、降溫、防噪聲等措施。檔案庫樓地面應光潔、平整、耐磨。其他內(nèi)部裝修、家具和固定家具等設計應表面平整、構(gòu)造簡潔。

　　6)防蛀和防鼠：管道通過墻壁或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實，其他墻身孔洞也應采取防護措施。庫房門與地面的縫隙不應大于5mm，且宜采用金屬門或下緣包鐵皮的木門。檔案庫外窗的開啟扇應設紗窗。

　　7)防盜：檔案室的外門及首層外窗均應有可靠的安全防護設施，如防盜網(wǎng)。

　　8)防火：檔案庫區(qū)外應設室外消防給水系統(tǒng)，檔案庫房可采用水噴霧滅火系統(tǒng)或非鹵代烷氣體滅火系統(tǒng)。

　　七．保障體系建設

　　7.1.組織和制度保障體系建設：

　　1）明確企業(yè)分管領導和職能部門；

　　2）將電子文件歸檔與數(shù)字檔案室建設納入企業(yè)信息化建設發(fā)展規(guī)劃；

　　3）建立檔案部門、信息化部門、文件形成部門、保密部門聯(lián)合管理機制；

　　4）數(shù)字檔案室建設與管理工作納入有關人員崗位職責和年度考核；

　　5）數(shù)字檔案室建設相關規(guī)章制度完備，執(zhí)行到位。

　　7.2.資金保障：

　　數(shù)字檔案室建設、管理、升級和運維等費用納入企業(yè)年度預算，要能滿足檔案工作正常開展的需要。

　　7.3.人才保障：

　　人力資源組織配備符合企業(yè)實際檔案管理要求，具有滿足管理需求的數(shù)字檔案室管理人才。

　　八.相關評價標準

　　8.1.數(shù)字檔案室建設評價指標中滿分100分的組成；組織建設5分，基礎設施建設15分，應用系統(tǒng)建設30分，數(shù)字檔案資源建設35分，保障體系建設15分，加分10分。

　　8.2.數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試指標表中滿分100分的組成∶基礎設施12分；系統(tǒng)功能12分；檔案資源52分；保障體系14分；服務績效10分。

　　8.3.數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法∶測試結(jié)果達到80分以上認定為“通過國家級數(shù)字檔案館測試”，達到90分以上認定為“全國示范數(shù)字檔案館”。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)公司

　　中博奧數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)核心亮點

　　·檔案的全生命周期管理：通過流程對檔案借閱、鑒定實現(xiàn)在線審批操作，實現(xiàn)檔案“收、管、用”全過程管理。

　　·電子檔案的自動歸檔：中博奧具備電子檔案管理的天然要素，多種方式、渠道獲取檔案。

　　·3秒完成信息檢索：多維度、多類型的檢索方式，精準定位所需信息；

　　·數(shù)據(jù)鎖定能力：對內(nèi)實現(xiàn)操作可溯可查，操作記錄完整，系統(tǒng)日志鎖定；對外能夠滿足監(jiān)管、審計等各方面的要求，電子簽名的能力使得電子檔案不被篡改；

　　·對檔案進行第三方數(shù)據(jù)存證：系統(tǒng)可以與權(quán)威司法公證處、第三方司法區(qū)塊鏈對接，實現(xiàn)文件hash值三方存證，進一步保證檔案數(shù)據(jù)的安全性；

　　·全面支持信創(chuàng)適配：系統(tǒng)全面適配信創(chuàng)環(huán)境、包含CPU、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件，全面滿足信創(chuàng)要求；

　　·統(tǒng)一集成異構(gòu)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)：從各個系統(tǒng)自動歸集需要歸檔的文件數(shù)據(jù)，并且進行身份驗證，檢測安全性、真實性、完整性、可用性，加蓋電子簽名，在授權(quán)情況下檔案系統(tǒng)的文件數(shù)據(jù)可被各個系統(tǒng)調(diào)用。

　　中博奧全生命周期的檔案管理方案

　　一、檔案收集

　　中博奧檔案接收支持在線接收和離線接收的方式，能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，保存接收的處理記錄。

　　數(shù)字化成果接收：

　　檔案條目由管理員維護后導入，在線查看導入結(jié)果，檔案條目與磁盤等存儲介質(zhì)中的原始文件掛接。

　　接口集成采集：

　　檔案系統(tǒng)提供多種系統(tǒng)集成方式，可以提供標準的接口被其他系統(tǒng)調(diào)用，可以主動開發(fā)調(diào)用其他系統(tǒng)接口。接口采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示，采集記錄清晰可查。

　　組織中合同、公文、項目等業(yè)務場景中會產(chǎn)生大量文件。檔案系統(tǒng)中和這些業(yè)務場景機器流程關聯(lián)，自動收集業(yè)務檔案。

　　對于一些業(yè)務場景，檔案系統(tǒng)也可以根據(jù)業(yè)務管理規(guī)范，催收還未歸檔的數(shù)據(jù)及文件。

　　接收管理：

　　支持對接收的檔案數(shù)據(jù)進行真實性、完整性、可用性、安全性進行質(zhì)量檢查。

　　檔案管理員對于從各個渠道接受來的數(shù)據(jù)可以進一步分析處理，有價值的檔案可以進行排序、編號、著錄等基礎操作。

　　二、檔案管理

　　檔案整理庫：

　　檔案進入整理庫后，可以以多維度的方式進行分類整理。

　　通過靈活定義檔案門類，可以根據(jù)年份、類型、全宗、項目號多種維度進行自定義設置，并且能按國家標準規(guī)范進行建立全宗卷。

　　檔案鑒定：

　　檔案系統(tǒng)中的鑒定類型一般分為四種：開放鑒定、保管期限鑒定、密集鑒定、銷毀鑒定等。

　　系統(tǒng)能夠按照預先設置好的處理規(guī)則，自動提醒檔案到期，檔案管理員可以選擇一批需要鑒定的檔案，批量進行處理。

　　檔案密級鑒定是對系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進行密級重新分配的過程，通過嚴格的審核流程對檔案的密級進行重新調(diào)整。

　　檔案銷毀：

　　到期檔案可以進行銷毀鑒定，需要銷毀的檔案進入到檔案銷毀清單中，待實體銷毀后可以進行確認，保證相關銷毀操作被記錄下來。

　　當鑒定流程結(jié)束后，系統(tǒng)會自動將鑒定結(jié)果為無價值的檔案歸入待銷毀庫。

　　檔案管理員定期執(zhí)行銷毀動作，銷毀后的檔案可以直接刪除，也可以根據(jù)預設的規(guī)則進入回收站，這樣的當時避免有些檔案被錯誤處理,最大限度的保證用戶檔案信息資源的安全。

　　回收站的檔案會在預設的時間到達后自動銷毀。

　　檔案庫房管理：

　　為了解決紙質(zhì)檔案保管的問題，比如檢索不便，管理記錄混亂等，中博奧檔案管理庫助力組織實現(xiàn)檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點等全過程數(shù)字化管理。

　　檔庫房維護支持庫房、區(qū)域、密集架等設置，可以定義庫房等面積、位置、管理人員信息。

　　中博奧檔案管理庫將庫房內(nèi)部支持分隔成多個區(qū)域，每個可以設置多個不同等密集架，設置不同密集架的規(guī)格、容量等信息。能夠打印密集架的便簽，便于后期掃碼上架操作。

　　能夠錄入庫房的溫濕度信息，系統(tǒng)提供標準接口，可與外部溫濕度傳感器對接，自動完成溫濕度采集工作。

　　為了檔案庫房安全，保障檔案實體和信息安全，需要定期對檔案庫房進行檢查，需要將每次檢查結(jié)果錄入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

　　因為檔案庫房專人管理，非工作人員允許不可隨意進入，日常管理要求堅持出入登記制度，隨時記錄利用崗外檔案工作人員出入庫情況。

　　三、檔案利用

　　檔案檢索：

　　針對海量數(shù)據(jù)，中博奧檔案管理系統(tǒng)提供了多種檢索方式，包括全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索來定位目標文檔。

　　檔案借閱：

　　員工可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件加入借閱流程，也支持在借閱期內(nèi)發(fā)起續(xù)借申請，可延長借閱周期。

　　（檔案借閱）

　　在線預覽的檔案支持水印加注，防止檔案內(nèi)容的外泄。允許下載的檔案，也會附件生成水印。

　　對于電子檔案，系統(tǒng)能夠按照借閱期限，自動收回檔案借閱權(quán)限；對于傳統(tǒng)實體檔案，系統(tǒng)能夠自動提醒用戶歸還檔案。

　　檔案編研：

　　在編研模塊中，組織內(nèi)部可以建立專題，對檔案庫中的檔案進行再利用，發(fā)掘檔案深度價值

　　可以按照主題設定檔案編研任務，設定相關的工作計劃，填寫專題名稱、編研類型、參與的編研人員、主編人員、編研類型。

　　可以按照編研主題收集相關檔案材料，匯集到檔案，方便參與編研的人員共享資料。

　　同時支持在線編研，可以直接錄入編研成果；支持編研成果上傳，錄入多個成果物。

　　四、檔案統(tǒng)計報表

　　中博奧數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，能夠支持讀取內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)和集成系統(tǒng)數(shù)據(jù)，動態(tài)生成看板和報表。多維度統(tǒng)計圖形化報表展示了系統(tǒng)檔案管理的全貌。

　　例如，檔案接收數(shù)量、接收類型統(tǒng)計、檔案檢索排名、鑒定類型統(tǒng)計、管理情況統(tǒng)計等等，圖表也支持數(shù)據(jù)穿透，能夠穿透到具體的數(shù)據(jù)源中。

　　亮點總結(jié)

　　在數(shù)字化大背景下，中博奧積極響應國家對檔案管理的政策，實現(xiàn)電子檔案自動歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統(tǒng)，滿足各類組織檔案管理需求，全面優(yōu)化檔案管理成本，保證組織檔案安全可信。