社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案管理成為一項專業(yè)化極高的工作，從檔案產生開始、歸檔、分類、裝訂、管理，到檔案最終的歸檔成冊存檔，每個步驟環(huán)節(jié)都需要耗費人力物力，想要做到符合標準并不是件輕松的事。為保證檔案管理規(guī)范化、標準化，各企業(yè)在創(chuàng)新檔案管理方式上，必不可少地需要引進檔案整理軟件，用工具解放雙手，從而提升人效地有效管理。

　　1：檔案收集，一鍵批量導入

　　檔案收集是檔案管理的前置工作，在傳統(tǒng)的檔案管理模式當中，不同部門之間文件的留檔、編目、裝訂全部靠手工完成，溝通成本高，也比較容易遺漏。引入檔案整理軟件后，檔案管理人員的工作主要是檔案資料歸類、掃描、錄入。

　　歸類可依據(jù)國家檔案管理規(guī)范和行業(yè)規(guī)范進行，掃描借助儀器即可完成，都比較便捷。至于錄入，大家設想的可能是每一個文件都要依靠手工單個錄入，其實不然，使用檔案整理軟件后，你可以直接從excel或電腦磁盤當中批量一鍵導入。

　　此外，對于散落在OA、ERP、釘釘、企業(yè)微信等第三方軟件的檔案資料，也不再需要檔案管理人員單獨留意收集，中博奧檔案管理系統(tǒng)可針對性接通第三方軟件應用，實現(xiàn)檔案的自動實時歸檔。

　　2：檔案審核，全面流程管控

　　過去，我們要借閱一個檔案，需要經過層層的相關部門、人員審核。對于借閱人員而言、需要不停地穿梭于不同的部門，工作極為低效；而對于包括檔案管理人員在內的審核人員來說，深度工作的時間經常被這些事務性工作打斷，也非常困惱。

　　公司檔案管理系統(tǒng)通過流程化組織管理模式，使以上問題消弭于無形。檔案管理員或具備相關權限的人員，可通過檔案管理系統(tǒng)，在公司內部指定一系列企業(yè)級流程，并對應負責不同工作事項的流程角色，從而通過線上完成檔案管理、乃至事務協(xié)同工作。

　　現(xiàn)在，檔案管理工作已經突破了地域和時間的局限，無論你是出差，還是駐外，都可以非常輕松便捷地通過瀏覽器、手機客戶端登錄檔案管理系統(tǒng)，對檔案發(fā)起流程申請，進行線上瀏覽、下載乃至批注管理。匹配“收納盒”功能，上百個文件也能一鍵審批，檔案管理的效率更是上了一個新臺階。

　　3：檔案管理，準確及時且主動

　　一套高效智能的檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理上能夠帶來的人效提升，能說的實在太多，如果要用一句話總結，那便是：準確、及時且主動。

　　通過公司檔案管理系統(tǒng)，檔案使用者可隨時隨地對所需檔案進行主動式搜索，搜索范圍涵蓋公司內部全部檔案，對于沒有使用權限的文件，可隨時發(fā)起借閱、下載等申請，如果該使用者在系統(tǒng)規(guī)定的權限范圍內，則不需要通過任何審批，即可對檔案進行使用和管理。

　　同時，檔案整理軟件還提供檔案統(tǒng)計功能，檔案管理員可隨時隨地對檔案的利用情況、利用明細、利用排名、歸檔檔案的內容、類目等數(shù)據(jù)信息，讓管理人員對檔案的管理情況做到真正的全局管控。

　　此外，電子歸檔章、防擴散水印處理、證件到期提醒等功能的應用，更是把線下需要靠人力、或需要借助第三方軟件處理的工作，全面整合到了單一的工具上，使檔案管理人員大腦帶寬得到釋放，有更多的精力去處理更為重要的事情。

　　整理檔案用什么軟件

　　中博奧整理檔案信息管理系統(tǒng)，是一款十分出色的檔案管理軟件，界面友好，功能豐富，擁有文件管理，檔案管理，資料管理，檢索，利用，保管，鑒定等功能，使用起來簡單便捷。

　　系統(tǒng)介紹

　　檔案信息管理系統(tǒng)是由山西云智公司研發(fā)的檔案信息管理系統(tǒng)，主要以“檔案一體，綜合管理”為主要特點，涵蓋了檔案管理、檔案管理和數(shù)據(jù)管理等方面，涵蓋了檔案管理、檔案管理和數(shù)據(jù)管理等功能，除此之外還具備了業(yè)務處理流程中的采集與整理。

　　特色介紹

　　為了適應大型企業(yè)的管理要求，該平臺堅持“文檔一體，綜合管理”的理念，在應用上，充分考慮到用戶的操作習慣，界面美觀、功能鍵統(tǒng)一，每個模塊業(yè)務流程一目了然。而且，每一步都是以向導的形式指導你，就可以熟練地完成你的系統(tǒng)的運行，讓你無師自通。

　　功能介紹

　　在靈活性和伸縮性方面，你不但能對作業(yè)接口進行個人化的設計，還能對實體的類別和排檔編號進行動態(tài)的調節(jié)，而且還能靈活地進行類型類型的定制和報告的生成。在資料的處理方面，為了保證系統(tǒng)的運行數(shù)據(jù)的安全性，它不但可以方便地進行備份和還原，而且可以利用輸入輸出的方式，使各種計算機與使用者的資料可以自由輸入、輸出、互換，從而達到信息的分享。