檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。提供檔案整理服務公司會根據(jù)大數(shù)據(jù)提供的信息，尋找合適的單位去合作，一起推動檔案事業(yè)發(fā)展。

　　檔案管理也稱作檔案管理工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱。

　　檔案整理工作的分類

　　檔案整理工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用工作。

　　隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，也對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了新的影響。

　　檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。

　　其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。

　　檔案管理人員的主要工作有哪些？

　　1、負責檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、排列和檢索工作編制等工作。

　　2、負責庫房檔案的收進和移出工作，嚴格履行交接手續(xù)，準確掌握館內(nèi)檔案全宗、案卷數(shù)量及檔案的保管期限等。

　　3、庫房內(nèi)部整理，檔案裝具和案卷排放整齊、科學有序。保證庫內(nèi)無灰塵，整潔美觀。

　　4、檢查檔案安全保管情況，發(fā)現(xiàn)對檔案有害因素時，要及時上報采取措施。做到以防為主，防治結(jié)合，保證檔案的完整與安全。

　　5、明確檔案利用工作的目的，積極主動地做好接待工作，不斷提高服務質(zhì)量。

　　6、正確處理好利用和保密的關(guān)系，增強保密觀念，嚴守黨和國家機密，嚴格執(zhí)行借閱、查閱登記制度。

　　7、負責檔案、資料調(diào)借工作。做到提供準確、及時主動。用后及時清退，按時入庫歸位。

　　8、應用電子計算機編目檢索、存貯及調(diào)用檔案；利用裱糊及復印技術(shù)，對紙張破損、字跡褪變、擴散的現(xiàn)行檔案進行搶救。

　　9、負責檔案、資料利用效果的信息反饋工作，收集利用典型事例，年終寫出利用分析綜合報告，及實例選編。

　　科技檔案的整理方法，詳細步驟

　　科技檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對科技檔案進行系統(tǒng)整理和編目，并將其內(nèi)容與成分揭示出來的一種工作。

　　科技檔案的系統(tǒng)整理，包括對于科技檔案的科學分類、組織、保管單位和有秩序地排列?？萍紮n案全部整理工作，是通過歸檔前將科技文件材料組成保管單位，并將保管單位進行基本編目，然后在歸檔后所進行的工作。

　　整理內(nèi)容包括組卷、排列、編目、裝訂、入庫上架等工序，由科技檔案部門獨立完成。

　　1.組卷

　　（1）科研檔案的組卷

　　按照課題階段分別組卷，包括可行性研究、立項、方案論證、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應用等階段。

　?。?）項目檔案的組卷

　　項目前期文件、項目管理文件：按照事由結(jié)合時間順序組卷。

　　招標投標、合同文件：按招標的標段、合同組卷。

　　勘察、設(shè)計文件：按階段、專業(yè)組卷。

　　施工技術(shù)文件：按照單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。

　　竣工圖：按建筑結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷。

　　原材料質(zhì)量證明文件：按單位工程組卷。

　　信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按應用系統(tǒng)組卷。

　　設(shè)備文件：按專業(yè)、系統(tǒng)、臺/套組卷。

　　監(jiān)理（監(jiān)造）文件：按監(jiān)理的合同標段、事由結(jié)合文件種類組卷。

　　科研項目文件：按科研項目（課題）組卷。

　　竣工驗收文件：按工程階段、事由結(jié)合時間順序組卷。

　?。?）設(shè)備檔案

　　按設(shè)備的臺（套）為單位組卷，一臺（套）設(shè)備可以組成一卷或者若干卷。

　　2.案卷排列

　　科技檔案案卷排列要遵循其形成規(guī)律，按照系統(tǒng)性、成套性的特點進行排列。

　?。?）科研檔案的排列

　　按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗與過程管理、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應用等階段排列。

　?。?）項目檔案的排列

　　項目前期文件、項目管理文件：結(jié)合主題、事由按時間順序排列。

　　施工文件：按照綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工（安裝）記錄、檢測試驗、評定驗收的順序排列。

　　信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按照需求、設(shè)計、實施、測試、運行、驗收的順序排列。

　　設(shè)備文件：質(zhì)量證明、開箱驗收、隨機文件、安裝調(diào)試、檢測試驗和運行維修的順序排列。

　　監(jiān)理文件：按照依據(jù)性、工作性文件順序排列。

　?。?）設(shè)備檔案的排列

　　按照購置文件、隨機文件、安裝文件、使用維護文件等順序排列，數(shù)量較少的也可以直接按照年度大流水排列。

　　3.卷內(nèi)文件排列

　　科技檔案卷內(nèi)文件一般應文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。

　　（1）圖樣文件排列：

　　形成時編制了圖樣目錄，只需要按已編制的圖樣目錄順序排列即可。

　　形成時沒有編制圖樣目錄，排列圖樣一般按總體和局部關(guān)系排列。排序為：總體布置圖、系統(tǒng)圖、平面圖（立面圖、剖面圖）、大樣圖等。

　　總體性、綜合性的圖樣在前，局部性的圖樣居中，細部的、大樣性的圖樣在后。

　?。?）文字文件排列：

　　按重要程度排列，重要文件在前，次要文件在后：按時間排列，按照科技文件的形成時間或者內(nèi)容所反映的時間排列；按照科技文件之間的邏輯關(guān)系排列，對反映同意問題的來問和復文，正文和附件，復文在前，來文在后，正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后。

　　（3）圖文混合文件的排列：

　　案卷內(nèi)的文字文件對整個對象（產(chǎn)品、工程、課題等）或整個案卷（部件、專業(yè)等）或多份圖樣進行的總體說明，則文字文件在前，圖樣在后；案卷內(nèi)的文字文件只是對案卷內(nèi)的某份圖樣文件進行補充或局部性的說明的，則圖樣在前，文字在后。

　　4.裝訂

　　（1）去除易氧化的金屬裝訂用品。

　?。?）卷內(nèi)文件超出卷盒幅面的，應折疊。圖紙要按A4大小折疊成手風琴式。

　?。?）對于破損的、小于A4幅面的文件要修復和托裱

　?。?）成冊的科技文件小于A4幅面的保持原樣不變。

　?。?）以件為單位裝訂的，在每件文件的首頁右上角加蓋檔號章。

　?。?）一般采用三孔一線的方式裝訂。

　　5、編寫卷內(nèi)文件頁碼

　　（1）卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁碼，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。

　?。?）統(tǒng)一采用阿拉伯數(shù)字從“001”開始依次標注。

　?。?）印刷成冊的已有也好的文件可以不再重新編寫頁碼。如成套圖樣、說明書、論文等，在編制時已經(jīng)編有頁碼，就不必另行重復編碼。

　　（4）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

　　6.編制卷內(nèi)目錄

　　卷內(nèi)目錄應排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

　?。?）序號：使用阿拉伯數(shù)字從01起一次標注卷內(nèi)文件的順序。

　?。?）文件編號：填寫文件文號或圖樣的圖號、設(shè)備代號、醒目代號。

　?。?）責任者：填寫文件形成者或第一責任者。

　　（4）文件題名：填寫文件或圖紙的全稱，文件沒有題名的，應由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

　?。?）日期：填寫文件或圖紙的形成時間，要求以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日。

　?。?）頁號（以卷為單位裝訂）：填寫每件文件首頁上標注的頁號，最后一件文件寫起止頁號。

　　（7）頁數(shù)（以件為單位裝訂）：卷內(nèi)文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，填寫每件文件總頁數(shù)。

　　7.填寫案卷封面和脊背

　　（1）檔號：由全宗號、分類號（項目代號或者目錄號）、案卷號組成：

　　全宗號：需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負責接收的檔案館給定，不向檔案館移交的科技檔案可不填寫全宗號。

　　分類號：根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號確定。

　　項目代號：由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設(shè)備儀器等的型號、代字或者代號確定。

　　目錄號：目錄編號。

　　案卷號：填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。

　?。?）案卷題名：

　　簡明、準確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器名稱或者代號，結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

　?。?）立卷單位：

　　填寫負責組卷部門或者單位。

　?。?）起止日期：

　　填寫卷內(nèi)科技文件形成最早和最晚時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日。

　?。?）密級：

　　填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級。

　?。?）保管期限：

　　填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

　　8.填寫卷內(nèi)備考表

　?。?）互見號：

　　填寫反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案的檔號，并在括號內(nèi)注明其載體類型。

　?。?）說明：

　　標明案卷內(nèi)全部文件的件數(shù)、頁數(shù)，卷內(nèi)文件殘缺破損的情況，在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

　?。?）立卷人：

　　由立卷責任者簽名，一般是檔案整理者。

　?。?）立卷日期：

　　填寫完成立卷的時間。

　　（5）檢查人：

　　由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般是科技項目的負責人，或者檔案室主任、鑒定小組組長。

　?。?）檢查日期：

　　填寫案卷質(zhì)量審核的時間。

　　9.編制案卷目錄

　　案卷目錄是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表，是檔案檢索、統(tǒng)計和管理的必要工具?？萍紮n案案卷目錄一般按照一級類目分別編制，即科研、項目、設(shè)備檔案分別編制案卷目錄。

　　案卷目錄上的檔號、案卷題名、保管期限應與案卷封面上的內(nèi)容一致。

　　10.入庫上架

　　按照檔案密集架從上到下，從左到右的順序進行排列?？萍紮n案一般歸檔周期長，一個項目的科技檔案不一定能夠一次完成。所以，科技檔案排架按最小類目進行排列，并在后面都要留有相應空間，以便存放新增檔案。