項目檔案整理服務(wù)公司針對項目整理制定了一套檔案管理方法，就是對一個項目的全部檔案進(jìn)行收集，整理，分類，歸檔，保管和利用，也就是將一個項目的全部檔案按照設(shè)計，制造，組裝，試驗的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)的分類，歸檔，登記和保管，并制定科學(xué)的檢索工具，為查閱和利用提供方便。

　　檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖標(biāo)、聲像、電子文件等形式的歷史記錄。

　　檔案的分類：

　　按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域分：文書檔案、科技檔案及各種專門檔案（如會計檔案、干部檔案、訴訟檔案等等）

　　按檔案的制成材料分：紙質(zhì)檔案、非紙質(zhì)檔案

　　按信息表達(dá)方式分：文字檔案、音像檔案

　　按記錄方式分：普通檔案、電子檔案

　　按立檔案單位性質(zhì)分：黨政機(jī)關(guān)檔案、企業(yè)檔案、軍隊檔案、農(nóng)村檔案

　　按時期分：建國前檔案、建國后檔案

　　目前，被人們普遍認(rèn)可的現(xiàn)實種類有文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案。

　　專業(yè)檔案具體分類很多，比如：會計檔案、人事檔案、社保檔案、公積金檔案、審計檔案、婚姻檔案、環(huán)評保護(hù)檔案、國土資源檔案、金融業(yè)務(wù)檔案、移民檔案、病歷檔案、醫(yī)保檔案、許可檔案、執(zhí)法檔案、學(xué)籍檔案等

　　科技檔案具體分為基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案

　　基建檔案

　　(一)、基建檔案概念

　　基建檔案：全稱是“基本建設(shè)檔案”指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程規(guī)劃、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、使用、維修活動中直接形成并整理歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。

　　(二)、基建檔案歸檔范圍

　　基建項目類：每一個單項基建工程基本上都可以分成前期準(zhǔn)備、設(shè)計、施工(監(jiān)理)、竣工驗收和使用維護(hù)五個階段形成的文件材料。其歸檔范圍是：

　　1、前期準(zhǔn)備階段：

　　包括每一個工程項目建議書、批復(fù)、設(shè)計任務(wù)書、選址、投資計劃、上級下達(dá)的基建計劃、追加投資的請示、批復(fù)、征地、報建、工程合同、協(xié)議等

　　2、設(shè)計階段文件

　　包括工程勘察報告、總體規(guī)劃設(shè)計文件、初步設(shè)計文件、技術(shù)設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。

　　3、施工(監(jiān)理)階段文件

　　包括施工組織設(shè)計、施工圖、圖紙會審記錄、工藝規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)、原材料及預(yù)制件的合格證、檢驗記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等。同時包括監(jiān)理工作專項報告、驗證材料及監(jiān)理工作中形成的文件材料等。

　　4、竣工驗收階段文件

　　包括竣工報告、各種竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程決算、總結(jié)等

　　5、使用維護(hù)階段文件

　　包括在使用、維修、管理、維護(hù)、改造、擴(kuò)建中形成的文件。

　　項目管理：資料整理、檔案歸檔、清晰有據(jù)

　　1.目的

　　對項目資料和竣工檔案資料進(jìn)行有效的管理和利用，確保公司在任何場合使用的工程圖書資料為完整、系統(tǒng)的現(xiàn)行有效版本。

　　2.范圍

　　用于公司各部門、各項目所有工程檔案資料的收集、歸檔、保管、借閱和銷毀。

　　3．職責(zé)

　　項目部的檔案管理員負(fù)責(zé)對項目資料和竣工資料的收集、整理和管理，工程完工后，負(fù)責(zé)把項目資料和竣工資料移交管理部統(tǒng)一管理。項目經(jīng)理負(fù)責(zé)對移交管理部的檔案進(jìn)行審核。

　　4.內(nèi)容

　　4.1．1工程項目資料的收集，工程項目過程中，項目部統(tǒng)一收集的所涉及該項目的上級批文、政府批文、土地合同、報建資料、工程合同（包括設(shè)計合同、監(jiān)理合同、施工合同等）以及各類證書在產(chǎn)生后，及時把復(fù)印件或是原件送至項目管理部檔案管理員保管，工程竣工前，再把相關(guān)資料的原件移交項目部，準(zhǔn)備辦理竣工驗收。

　　4.1.2工程項目竣工后，項目部應(yīng)將施工過程中的重要文件、數(shù)據(jù)以及具有參考價值的資料和電子文檔，歸納、整理、附上移交文件清單，經(jīng)項目經(jīng)理審批后，移交管理部統(tǒng)一管理。

　　4.2歸檔

　　工程項目過程中，項目檔案管理員對所接收的項目資料，應(yīng)按不同專業(yè)和文件類別進(jìn)行分類、編號、裝盒標(biāo)識，并分別存放。

　　4.2.1公司所開發(fā)的項目均有項目名稱，且檔案盒使用統(tǒng)一的標(biāo)識。

　　4.2.2文件類別：1土地合同類，包括上級批文、合作協(xié)議、土地合同等，2政府批文類，如計劃批文，3“五證”，包括用地許可證、規(guī)劃許可證、投資許可證、預(yù)售許可證、開工許可證，4合同類，包括施工合同、設(shè)計合同、監(jiān)理合同等，5項目發(fā)展類文件，包括項目進(jìn)行過程中的各種中間報建報批文件等，6施工資料和監(jiān)理資料，包括真實、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況的文件，7竣工驗收類，包括專項驗收8證，8圖紙類，包括項目的各專業(yè)圖紙及CAD電子文件、設(shè)計變更、簽證、洽商等。

　　4.2.3編號

　　項目檔案管理員對所接收的項目資料，在專業(yè)不同的基礎(chǔ)上分類后按接收的先后順序進(jìn)行編號，并在首頁打印出目錄表。

　　4.2.4標(biāo)識

　　對已分類和編號的文件，應(yīng)在檔案盒上進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)識應(yīng)簡單清晰、明了、易懂。

　　4.3借閱

　　各部門如需借用相關(guān)資料，應(yīng)到管理部部檔案管理員處辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，使用完后，立即歸還。有特殊說明的資料應(yīng)在總經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可借閱。

　　4.4銷毀

　　對凡需銷毀的資料、圖紙，必須先進(jìn)行造冊列出清單，經(jīng)項目經(jīng)理部確認(rèn)，方可銷毀，銷毀清單應(yīng)予以保存。

　　4.5檔案立卷的要求

　　4.5.1文字資料立卷要求

　　4.5.1.1檔案材料歸檔時，以A4（即210mm x 297mm）規(guī)格為標(biāo)準(zhǔn)，不足A4規(guī)格的應(yīng)用A4白紙粘貼，過大的要折疊為A4規(guī)格。

　　4.5.1.2檔案材料中的金屬物應(yīng)去掉，對因復(fù)寫而透底材料，應(yīng)墊上白紙，以確保檔案材料的安全。

　　4.5.1.3文字材料組卷時，一卷內(nèi)有多種材料時，應(yīng)用彩色薄紙隔開。

　　4.5.1.4裝訂時，根據(jù)文件類型及格式采用相應(yīng)裝訂方式裝訂成冊。

　　4.5.2圖紙的立卷要求

　　紙質(zhì)竣工圖（或其它歸檔的紙質(zhì)圖），歸檔組卷時以手風(fēng)琴式折疊為4＃圖幅，連同圖紙目錄，散裝入統(tǒng)一的卷盒。

　　4.5.3立卷檔案必須裝訂整齊，以相關(guān)流水號打印頁碼。

　　4.5.4立卷檔案每卷必須有獨立的頁號和卷內(nèi)目錄。

　　4.5.5立卷檔案必須統(tǒng)一使用現(xiàn)行的封面、卷盒和目錄。