隨著企業(yè)的發(fā)展，各種重要的辦公流程、郵件、郵件、公文、公告等都可以進(jìn)行無紙辦公。重要的文件、流程、收發(fā)文件等，都是要存檔的，而OA的重要郵件、文件、公告等，都是要存檔的。私人存儲(chǔ)容量（100-200 M)，不能滿足所有郵件，流程，文件的長(zhǎng)期存儲(chǔ)。因此，對(duì)于檔案管理中的關(guān)鍵文檔，就顯得尤為迫切。

　　因此，孝感檔案整理服務(wù)公司通過整理服務(wù)，以及智慧檔案管理系統(tǒng)可以使企業(yè)的重要資料文件得以妥善保管，便于檢索和再利用。

　　人事檔案信息管理系統(tǒng)，提供信息的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管服務(wù)

　　一、現(xiàn)狀問題

　　檔案管理由于其特殊性、繁復(fù)性、重要性、歷史性等特征，很多企事業(yè)單位在這部分的管理明顯跟不上現(xiàn)代信息化發(fā)展水平。主要突出表現(xiàn)的問題是：

　　1.檔案管理無序化

　　2.檔案管理人工工作量巨大

　　3.檢索再利用困難

　　4.無法適應(yīng)企業(yè)信息化帶來的無紙化歸檔要求

　　二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目的

　　建立一個(gè)有效、標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)檔案管理體系，是企業(yè)管理信息化、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。我國的高校圖書館管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：

　　1、實(shí)現(xiàn)所有的檔案工作的信息化

　　從檔案采集、分類、歸檔、管理、檢索、查閱、銷毀等整個(gè)檔案的數(shù)字化管理模式，替代以往手工檢查、手工查閱。盡量做到資料的電子化和信息化管理。

　　MIS的目的1——信息化的文件管理

　　2、加強(qiáng)企業(yè)檔案的安全監(jiān)管

　　全部檔案管理，實(shí)行雙線備份，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資料線下紙質(zhì)、線上電子檔案的雙線管理，協(xié)助企業(yè)把關(guān)鍵產(chǎn)品技術(shù)、科技信息、項(xiàng)目成果、工程資料盡最大可能實(shí)現(xiàn)電子化、代碼化管理，線下線上相結(jié)合。確保相關(guān)信息的保管與保管。

　　3、提高企業(yè)的檔案處理能力，提高企業(yè)資源的使用效率

　　企業(yè)檔案既是企業(yè)發(fā)展的一筆珍貴的歷史與財(cái)產(chǎn)，同時(shí)也是企業(yè)今后的發(fā)展、科技創(chuàng)新、制度變革的一個(gè)主要數(shù)據(jù)庫，它為企業(yè)管理、技術(shù)、應(yīng)用人員提供了無窮無盡的資源和支撐。因此，要適應(yīng)企業(yè)不斷加速的發(fā)展，就需要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)重要產(chǎn)品、科技資料、文件資料和制度資料的檢索、查閱和利用的效率。建立健全的企業(yè)重大數(shù)據(jù)存檔，使檔案電子化、信息化管理、雙線管理，并利用現(xiàn)代科技手段快速查閱、科學(xué)變更、及時(shí)積累。方便商業(yè)發(fā)展。

　　三、系統(tǒng)功能體系結(jié)構(gòu)

　　系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)遵循“及時(shí)歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便使用”四個(gè)方面的設(shè)計(jì)理念。

　　四、技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)

　　1、存儲(chǔ)方式設(shè)計(jì)

　　人事檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)所有的文檔進(jìn)行統(tǒng)一的存檔，大大減少了人工審核和人工收集的繁瑣。

　　在收集和處理過程中，將會(huì)將其與文檔的副本一起進(jìn)行備份，并進(jìn)行再分類存儲(chǔ)。而檔案館對(duì)文件和電子化內(nèi)容的保存，則更加的具有較高的安全性，并采取了全面的存檔方式。在非自然條件下，上述資料的資料應(yīng)妥善保管，不可損壞或遺失。

　　2、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

　　人事檔案信息管理系統(tǒng)分為四個(gè)部分：信息采集、管理、使用和注銷，全面管理檔案全過程。

　　結(jié)合黨史學(xué)習(xí)教育，開展“黨建引領(lǐng)、以史為鑒”檔案管理提升行動(dòng)，全面提升檔案管理工作質(zhì)量和服務(wù)能力。

　　堅(jiān)持黨建引領(lǐng)，深化檔案知識(shí)學(xué)用水平。以“第一議題”形式，堅(jiān)持黨管檔案、為黨管檔，準(zhǔn)確把握檔案工作的政治定位、政治特質(zhì)、政治功能，將檔案工作納入公司黨委重要研究事項(xiàng)，與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同獎(jiǎng)懲，不斷加強(qiáng)檔案資源、利用、安全、治理體系建設(shè)。

　　堅(jiān)持黨建引領(lǐng)，健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)。按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”原則，推行“崗位立卷”，在各部門明確一名黨員為兼職檔案員的前提下，指導(dǎo)各崗位工作人員落實(shí)“誰形成、誰整理”責(zé)任，確保各類文件材料應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，歸必完整。

　　堅(jiān)持黨建引領(lǐng)，開展檔案安全專項(xiàng)排查。落實(shí)“安全第一、預(yù)防為主、綜合治理”工作要求，持續(xù)完善檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制和檔案安全應(yīng)急管理制度，不斷夯實(shí)檔案安全管理基礎(chǔ)，將檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)費(fèi)用納入公司預(yù)算管控范圍，建立隱患排查銷號(hào)制度，定期開展庫房消防設(shè)施維保工作，組織開展了檔案保護(hù)應(yīng)急預(yù)案演練，確保檔案安全受到危害時(shí)得到優(yōu)先搶救和妥善處置。

　　堅(jiān)持黨建引領(lǐng)，提升檔案開發(fā)利用質(zhì)效。利用館藏檔案資源，服務(wù)公司工作大局，把電子檔案查閱作為基本服務(wù)、創(chuàng)新服務(wù)方式，最大限度為各部門、各專業(yè)提供便利的利用服務(wù)條件。組織新員工積極參加檔案展覽開放日活動(dòng)，全面展現(xiàn)公司發(fā)展壯大工作歷程，強(qiáng)化“人人都是檔案員”宣講教育，借助檔案資源為入職員工上好職業(yè)生涯第一課，進(jìn)一步提升檔案工作基礎(chǔ)。

　　持續(xù)落實(shí)好“為黨管檔”要求，進(jìn)一步健全完善檔案收集、整理、管護(hù)和開發(fā)利用機(jī)制，確保檔案工作服務(wù)好黨政工作大局，助推公司高質(zhì)量發(fā)展。