毋容置疑，不管是在經(jīng)濟社會發(fā)展大局中，還是在青海檔案數(shù)字化公司單位工作部署中，檔案部門是個弱勢部門。但是在互聯(lián)網(wǎng)+信息化大背景下，檔案部門迎來了難得的機遇，如果我們抓不住這次機會，那我們就正的失去了全面發(fā)展的機會。我們覺得“小檔案也有大作為”，沒有檔案數(shù)字化，法院的信息化深度應用就大打折扣，檔案信息化可以為智慧法院建設助力。通過近半年的不懈努力，取得了一些經(jīng)驗和成效。

　　檔案信息化為智慧法院助力

　　人民法院檔案，特別是訴訟檔案,是國家重要的專門檔案之一。做好法院檔案工作，對維護司法公正、提高司法能力具有特殊意義。近年來，省高級法院以網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上辦案為抓手，以電子文件同步生成歸檔和庫藏檔案數(shù)字化加工處理為切入點，不斷促進法院檔案信息化建設，把檔案信息化建設作為全省法院一項戰(zhàn)略性、基礎性工作，為不斷促進審判體系和審判能力現(xiàn)代化做出了不懈努力。

　　一、主要做法

　?。ㄒ唬╊I會精神，精心準備。

　　一是認真學習貫徹最高人民法院辦公廳關于推進人民法院檔案數(shù)字化工作的通知精神，掌握工作要求，主動向院長辦公會議匯報，爭取院里和相關部門的支持。

　　二是深入有關部門進行調(diào)研學習，先后多次到省檔案局、省保密辦學習了解庫存檔案數(shù)字化工作流程和有關數(shù)字化過程中的保密要求。與行裝處有關同志一起赴甘肅高院和蘭州市中院學習了解數(shù)字化加工現(xiàn)場工作流程。

　　三是積極開展市場詢價，先后與省內(nèi)、省外有資質(zhì)的四家公司進行詢價，初步掌握了庫藏檔案數(shù)字化市場價格。四是積極做好數(shù)字化加工前期準備工作，辦公室會同行裝處就數(shù)字化加工所需的場地、燈光、桌椅、內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)線及插板、監(jiān)控設備、工作人員休息區(qū)等進行了初步的協(xié)商和安排。

　　(二)攻堅克難，注重實效。

　　在工作中，我們深深地體會到，數(shù)字化加工重點是經(jīng)費問題，關鍵是部門之間的協(xié)調(diào)配合，核心是確保數(shù)據(jù)質(zhì)量準確可靠安全。

　　一是積極想辦法籌措資金。由于數(shù)字化加工經(jīng)費沒有列入當年預算，且時間緊任務重，如果資金不落實，其他工作就無法開展。

　　根據(jù)我院數(shù)字化檔案工作實際，向省財政廳呈送了《關于申請庫藏檔案數(shù)字化專項經(jīng)費的報告》，院行裝處領導向財政廳政法處有關領導當面匯報開展這項工作的要求和時限規(guī)定，并就具體事宜多次協(xié)調(diào)溝通，最后落實了180萬元的數(shù)字化加工經(jīng)費。

　　二是精心做好招投標工作。辦公室檔案科認真研究數(shù)字化加工技術(shù)參數(shù)和工作要求，負責制作招標需求，信息技術(shù)處負責技術(shù)把關，行裝處負責招投標，各部門各負其責、通力協(xié)作，經(jīng)過兩次招投標，于去年8月16日完成了第二輪招投標事宜。

　　三是下大力氣做好技術(shù)攻關。在數(shù)字化加工過程中，剛開始技術(shù)磨合階段，數(shù)字化加工的需求與技術(shù)支持存在較大差距，各類技術(shù)問題層出不窮，制約了工作的有序開展。我們堅持問題導向，通過召開數(shù)字化加工例會等措施，先后解決了幾十項關鍵技術(shù)問題，保障了數(shù)字化加工數(shù)據(jù)質(zhì)量的準確可靠安全。

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　　這次檔案數(shù)字化加工，沒有可資借鑒的經(jīng)驗，我們不斷在干中學、學中干，為了確保完成院黨組交給的這一光榮任務，牢固樹立細節(jié)決定成敗的理念，工作從細節(jié)入手，一開始就抓細抓小。

　　一是明確數(shù)字化加工的時間順序。按照先易后難，檔案年代由近及遠，檔案內(nèi)容先民商事類后刑事類的先后次序，先訴訟檔案后文書檔案再基建檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案的次序有計劃有步驟地對庫藏檔案進行集中數(shù)字化加工。

　　二是嚴格落實保密制度。在行裝處、技術(shù)處的支持下，在檔案庫房樓道第一道門安裝了一套門禁系統(tǒng)，只有數(shù)字化加工人員和檔案人員可以進入，嚴把進人第一道關。配備保密柜，行李柜，凡進入檔案加工現(xiàn)場，必須將手機等存入保密柜、行李柜。

　　同時，督促數(shù)字化加工公司在加工現(xiàn)場安裝了8套監(jiān)控系統(tǒng)，對加工現(xiàn)場24小時360度全方位監(jiān)控，確保了審判秘密安全。

　　三是嚴把檔案出庫入庫關。檔案出庫是數(shù)字化加工的第一道程序，檔案的入庫是數(shù)字化加工的最后一道程序。制作檔案交接清冊，做好檔案出庫前、入庫前的清點、核查、交接工作，每一道工序均做到有據(jù)可查。

　　數(shù)字化加工結(jié)束后檔案交接清冊作為原始資料建檔，為以后的查證提供第一手資料。做到基本數(shù)據(jù)心中有數(shù)，交接手續(xù)完備，入庫時與出庫數(shù)據(jù)一一對應，確保檔案實體安全。

　　四是做好日常安全檢查。堅持加工現(xiàn)場安全檢查常態(tài)化，每天對加工現(xiàn)場的電源、暖氣、消防設施進行專人檢查記錄，特別是對電源的開、關都落實責任人，杜絕安全隱患，確保加工現(xiàn)場安全，萬無一失。

　?。ㄋ模┙y(tǒng)籌部署，狠抓落實。

　　最高法院辦公廳《關于推進人民法院檔案數(shù)字化工作的通知》要求，“在開展新生檔案數(shù)字化的同時，各級人民法院應當加大力度推進庫藏檔案數(shù)字化工作。

　　高級人民法院完成全部庫藏檔案數(shù)字化處理；中級人民法院和基層人民法院完成全部庫藏檔案的數(shù)字化處理?！?/p>

　　一是及時傳達學習最高法院辦公廳《通知》精神。收到《通知》后，及時向院黨組專題匯報，并將《通知》和院黨組要求轉(zhuǎn)發(fā)各中級法院，印發(fā)《關于深入推進人民法院檔案數(shù)字化工作的通知》，對下一步工作提出要求。

　　二是制定《實施方案》。研究制定《檔案數(shù)字化工作實施方案》，從目標任務、工作流程、方法步驟、工作要求等方面作出具體的安排部署，確保全省法院庫藏檔案數(shù)字化加工統(tǒng)籌推進。

　　三是對全省法院檔案基本情況進行調(diào)研。根據(jù)調(diào)研和平時掌握情況看，全省法院檔案人員兼職多，檔案底數(shù)不清，數(shù)字化工作還沒有引起足夠的重視。為此，去年及時下發(fā)《關于加快推進庫藏檔案數(shù)字化工作的通知》，要求采取外包方式進行庫藏檔案數(shù)字化的，必須盡快完成招投標工作；要統(tǒng)一數(shù)字化加工標準，保證數(shù)字化工作質(zhì)量；要嚴格遵守保密規(guī)定，保證檔案實體和信息安全。

　　四是總結(jié)經(jīng)驗，方便下級法院借鑒。通過省高級法院數(shù)字化加工實踐，我們總結(jié)出了一些可借鑒、可復制的經(jīng)驗。制作了淺顯易懂的《青海省法院系統(tǒng)庫藏檔案數(shù)字化加工的若干問題》PPT，將高院的經(jīng)驗通過較簡單的方式傳達給各中、基層法院。建立“青海法院檔案”的微信群，進一步加大交流聯(lián)系工作力度。

　　二、經(jīng)驗和成效

　　一是領導重視是關鍵，檔案工作得到了各級法院的普遍重視。省高級法院檔案工作有如此成績，是歷屆院黨組高度重視的結(jié)果，特別是近年來主要領導親自過問檔案工作，聽取工作匯報。

　　去年以來，董院長和分管院領導分別到檔案部門檢查指導，聽取工作匯報。特別是根據(jù)庫藏檔案數(shù)量大、任務重、工期緊的現(xiàn)狀，政治部為檔案部門聘用3名檔案人員，為數(shù)字化工作發(fā)揮了重要作用。

　　全省中、基層法院也初步認識到了檔案信息化在智慧法院建設中的重要作用，開始謀劃庫藏檔案數(shù)字化加工工作。西寧、海北、海南、玉樹兩級法院已經(jīng)做了前期準備工作。

　　另外，先后有省檔案局的領導、海西州檔案局領導、青海電信公司主管檔案領導和省直有關部門檔案培訓班人員到省高級法院檔案室參觀學習和檢查指導工作。

　　二是堅持制度是保障，為下級法院積累了一些可復制可借鑒的經(jīng)驗。

　　檔案工作事無巨細，我們在檔案數(shù)字化工作中嚴格遵守國家有關安全保密的法律、法規(guī)和規(guī)范性文件。要求嚴禁發(fā)生失泄密事件，對于管理不到位，保密措施不嚴格，發(fā)生失泄密事件的要嚴肅追責。

　　外包檔案數(shù)字化加工過程中，嚴格按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求，確保數(shù)字化過程中檔案實體和信息的安全。對涉密檔案進行數(shù)字化加工時，嚴格執(zhí)行《國家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法》，委托具有相應資質(zhì)的單位承擔。

　　制作《案卷核實登記表》、《庫藏檔案統(tǒng)計表》、《借閱案卷登記表》、《檔案數(shù)字化工作流程單掃描頁碼統(tǒng)計表》、《流程單、mdb模板、電子檔案、實體檔案頁碼核對統(tǒng)計表》等多個登記、統(tǒng)計類表格，通過制度規(guī)范保障了工作的順利開展。

　　向省保密局提交《青海省高級人民法院庫藏檔案數(shù)字化加工情況說明》，嚴格審查投標單位的保密資質(zhì)。去年以來，經(jīng)過實踐不斷摸索，通過落實保密制度、例會制度、安全教育和日常巡檢等措施，檔案工作實現(xiàn)了“三個轉(zhuǎn)變”，(即，實現(xiàn)了檔案工作從幕后“守攤子”到臺前服務的轉(zhuǎn)變；實現(xiàn)了檔案管理從粗放型向精細化的轉(zhuǎn)變；實現(xiàn)了檔案利用從簡單調(diào)卷向數(shù)據(jù)深度應用轉(zhuǎn)變。)并在全省檔案工作會議上就檔案信息化作了經(jīng)驗交流，為全省法院庫藏檔案數(shù)字化工作積累了一些可資借鑒的經(jīng)驗。

　　三是數(shù)據(jù)質(zhì)量是核心，檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量得到顯著提升。

　　按照檔案“存量數(shù)字化、增量電子化”要求，認真落實《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》，遵守“誰形成、誰立卷”原則，采取“書記員立卷、主辦法官檢查、審管辦督查、檔案部門接收”的方式開展電子訴訟檔案接收。

　　針對案卷信息不完整、卷內(nèi)目錄不能反映案件材料信息，影像不清晰、掃描格式不統(tǒng)一、圖像未壓縮等問題，印發(fā)《關于規(guī)范紙質(zhì)案卷材料掃描上傳工作的通知》，進一步明確訴訟檔案掃描范圍、掃描技術(shù)標準、上傳要求以及電子案卷歸檔簽收等環(huán)節(jié)工作。

　　細化訴訟檔案掃描掛接上傳、紙質(zhì)卷宗的裝訂，檢查簽字驗收、入庫等工作環(huán)節(jié)的規(guī)定，保證訴訟檔案歸檔準確率和通過率。在數(shù)字化加工過程中嚴格工作流程，嚴把前處理、錄入、掃描、圖處、質(zhì)檢、裝訂、總檢七個重點環(huán)節(jié)，在數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量上下功夫。

　　同時，為了保證檔案數(shù)字化加工數(shù)據(jù)質(zhì)量，便于后期利用，全部采用分辨率不低于300dpi的全彩色進行掃描。通過加工人員自檢、企業(yè)復檢、檔案人員抽檢三道工序，確保合格率達到95%以上。

　　四是部門協(xié)調(diào)配合是基礎，庫藏檔案數(shù)字化加工基本完成。

　　這次數(shù)字化加工，時間緊，任務重，內(nèi)容多，要求高，不僅涉及部門多，而且關乎全省法院檔案工作大局。我們深感責任重大，一開始就注重部門之間的協(xié)調(diào)配合，辦公室加強與行裝處、技術(shù)處、審管辦協(xié)調(diào)配合，保障了工作順利推進。

　　同時，加強銜接技術(shù)問題，使一些棘手的技術(shù)問題順利得到解決。由于工期緊，檔案科的同志自動放棄休息日，配合外包公司加班加點。從開始數(shù)字化加工處理，到所有紙質(zhì)檔案掃描結(jié)束。目前，庫藏檔案數(shù)字化加工工作已接近尾聲，現(xiàn)正在進行涉密信息甄別、數(shù)據(jù)整合和深度融合。

　　近年來，省高級法院檔案工作取得了一些成績，這與省檔案局和最高人民法院檔案部門關心指導是分不開的，但與新形勢對檔案工作的新要求還有不少差距。主要表現(xiàn)在：一是檔案制度化、規(guī)范化管理程度不高，特別是信息技術(shù)手段管理檔案方面的措施研究不夠；二是基層法院檔案人員多為兼職檔案員，系統(tǒng)培訓少，專業(yè)素質(zhì)缺乏、業(yè)務能力不強；三是檔案信息化仍處于起步階段，技術(shù)薄弱、經(jīng)驗不足，制約了工作深入開展。

　　下一步，我們按照省檔案局、最高法院檔案管理部門的要求以及省高級法院黨組關于網(wǎng)上辦案、網(wǎng)上辦公和庫藏檔案數(shù)字化工作有關要求，加強信息技術(shù)在檔案管理中的深度應用，發(fā)揮檔案在智慧法院建設中的重要作用，強化檔案工作提質(zhì)增效和轉(zhuǎn)型升級時機。

　　為人民法院信息化全面覆蓋、移動互聯(lián)、跨界融合、深度應用，透明便民、安全可控的信息化3.0版助力。更好地為審判工作和人民群眾服務，把“死”檔案變成“活”信息，切實發(fā)揮檔案在服務民生方面的重要作用。