時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，小到個(gè)人家庭，大到企業(yè)國(guó)家。我們都在盡力地讓“我們”變得更好，“我們”每個(gè)人都在不斷地積極進(jìn)取，努力地去提升自己。

　　在國(guó)家推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)后，怎么管理檔案數(shù)字化公司？總結(jié)來(lái)說(shuō)，企業(yè)應(yīng)該使用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理，更方便管理本公司的檔案資料，一是響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，二是數(shù)字化對(duì)于企業(yè)所帶來(lái)的改變是非常巨大的。

　　能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)紙化辦公，還可以在網(wǎng)絡(luò)上辦公，尤其是對(duì)于今年的疫情，這種作用足以挽救一個(gè)企業(yè)的命運(yùn)。下面，我再挑幾點(diǎn)功能為大家詳細(xì)介紹一下我們的檔案管理系統(tǒng)：

　　一.檔案管理系統(tǒng)功能

　　(1)代碼維護(hù)

　　可以設(shè)置常規(guī)輸入字段對(duì)應(yīng)的代碼，自動(dòng)生成下拉菜單，錄入時(shí)自動(dòng)生成菜單，選擇錄入。信息自動(dòng)生成可以在系統(tǒng)和主題詞庫(kù)中設(shè)置文件號(hào)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成文件號(hào)，主題詞可以通過(guò)主題詞庫(kù)的分析實(shí)現(xiàn)自動(dòng)標(biāo)引。

　　(2)自動(dòng)重檢

　　系統(tǒng)會(huì)提供自動(dòng)重檢功能、對(duì)于有重復(fù)信息的文件、系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示并把其顯示出來(lái)。

　　(3)文件掃描

　　用戶可以根據(jù)檔案管理工作人員放入的紙質(zhì)版檔案資料進(jìn)行掃描，根據(jù)紙質(zhì)版資料名（支持工作人員修改）自動(dòng)生成文件名稱。系統(tǒng)也可以對(duì)有些許問(wèn)題的文件進(jìn)行精準(zhǔn)掃描（例如糾偏，去黑點(diǎn)，去雜邊等）。

　　二.檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn)

　?。?）目錄著錄

　　用戶可以輸入不同的管理目錄，如項(xiàng)目、文件、案卷和盒子級(jí)別。系統(tǒng)提供記錄的添加、插入、刪除、編輯、檢索和排序等操作。為了降低錄入工作強(qiáng)度，系統(tǒng)提供了以下功能來(lái)加快錄入:

　　與項(xiàng)目、案例文件和卷內(nèi)目錄相關(guān)聯(lián)的用戶根據(jù)項(xiàng)目、案例文件和卷內(nèi)目錄能夠逐步錄入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算整個(gè)項(xiàng)目和案例文件的開(kāi)始和結(jié)束日期，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)文檔數(shù)量和總頁(yè)數(shù)，并在添加、刪除和插入記錄時(shí)自動(dòng)調(diào)整。

　　數(shù)字化時(shí)代，如何高效做好檔案管理工作？

　　大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，給檔案管理和檔案工作者帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)，檔案管理對(duì)各行各業(yè)的數(shù)據(jù)提出了新的有效管理要求，檔案管理工作不斷朝著數(shù)字化的方向改革，利用數(shù)字化技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理、使用，提高資源利用率，推動(dòng)檔案管理工作高效開(kāi)展。

　　檔案管理云平臺(tái)以創(chuàng)建檔案資源大數(shù)據(jù)中心為核心，打造集檔案收、管、存、用于一體的智能綜合檔案管理平臺(tái)，解決傳統(tǒng)檔案事后管理耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大、易出錯(cuò)等問(wèn)題，提高檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期信息化管理。

　　“4”大環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)檔案高效管理

　　1、“存”不費(fèi)時(shí)

　　各類重要資質(zhì)證書(shū)、合同、產(chǎn)品技術(shù)文件、人員信息都是組織重要的檔案材料，如果全靠人工一一收集整理和維護(hù)，不僅耗費(fèi)精力、人力成本高，會(huì)不會(huì)遺漏還不能確定。

　　通過(guò)檔案管理平臺(tái)，建立紙質(zhì)檔案與電子檔案兼容管理模式，支持自動(dòng)采集、手工錄入、數(shù)據(jù)導(dǎo)入等采集方式，自動(dòng)分類、排序和編碼，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)歸檔，讓管理人員在OA系統(tǒng)就能高效管理檔案。

　　2、“借”不求人

　　在檔案紙質(zhì)化管理時(shí)代，借閱難倒了不少企業(yè)，一是檔案太多查找困難，借出去的檔案難以追溯；二是依靠人工對(duì)借閱進(jìn)行管理，耗時(shí)長(zhǎng)、易出錯(cuò)、風(fēng)險(xiǎn)高。

　　利用電子化借閱管理，線上查閱、借閱全過(guò)程信息化操作，借閱過(guò)程更加規(guī)范，系統(tǒng)留痕可追溯，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)性、規(guī)范化使用。

　　3、“還”不超期

　　紙質(zhì)檔案如未歸還或追回不及時(shí)，常常會(huì)出現(xiàn)耽誤使用、重要檔案丟失等現(xiàn)象，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。

　　通過(guò)電子化檔案管理，檔案借出實(shí)時(shí)跟蹤，到期自動(dòng)提醒，實(shí)現(xiàn)在線催還和監(jiān)督，代替低效人工操作，促進(jìn)檔案催還高效化。

　　4、“查”不用等

　　傳統(tǒng)檔案管理大量數(shù)據(jù)依賴手工操作，工作量大、效率低、出錯(cuò)率高、利用率低，只有少量簡(jiǎn)單的報(bào)表，不能進(jìn)行全方位查詢及統(tǒng)計(jì)分析，難以為管理人員提供全面的決策依據(jù)。