為貫徹落實(shí)國(guó)家干部人事檔案工作會(huì)議精神要求和集團(tuán)公司安排部署，2022年公司將聯(lián)合鄭州人事檔案數(shù)字化公司全面開展人事檔案數(shù)字化管理工作，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)查詢、無紙化管理和圖像數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。

　　近期公司購(gòu)置干部人事檔案數(shù)字化硬件設(shè)備和管理信息系統(tǒng)，完成了設(shè)備調(diào)試和系統(tǒng)安裝。同時(shí)，公司人力資源部組織各單位人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和實(shí)操演練，為下一步人事檔案數(shù)字化工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　鄭州人事檔案數(shù)字化公司積極參與集團(tuán)公司人事檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)，強(qiáng)化干部人事檔案數(shù)字化成果運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌運(yùn)行，推動(dòng)干部人事檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效。

　　鄭州人事檔案數(shù)字化公司

　　一、工作程序

　　干部檔案數(shù)字化管理包括：

　　人員基本信息采集、檔案整理編碼、檔案目錄建立、檔案圖像數(shù)據(jù)采集、圖像數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、審核、檔案裝訂、圖像數(shù)據(jù)掛接、圖像數(shù)據(jù)備份。

　　(一)人員基本信息采集

　　即干部人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息采集工作。

　　根據(jù)干部人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)所需的信息類型、項(xiàng)目，對(duì)所有在庫干部檔案對(duì)應(yīng)人員的基本信息進(jìn)行收集、整理，準(zhǔn)確錄入干部人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)。

　　同時(shí)，應(yīng)根據(jù)在庫檔案變化情況，及時(shí)完成人員添加或更改存放狀態(tài)等工作。

　　(二)檔案整理編碼

　　按照《國(guó)家電網(wǎng)有限公司干部人事檔案管理辦法》文件要求，對(duì)在存干部檔案進(jìn)行再次收集、鑒別、分類、排序、編目、加工。

　　1.拆除裝訂。對(duì)以縫紉線裝訂、遞進(jìn)式裱糊的多頁材料，如影響掃描結(jié)果，需在不影響材料的情況下進(jìn)行拆分。

　　2.折疊材料如延展后折痕影響掃描質(zhì)量，需壓平折皺再進(jìn)行掃描。

　　3.編目時(shí)注意完全清除原鉛筆字跡，以統(tǒng)一的字體、字號(hào)進(jìn)行標(biāo)注。

　　此外，對(duì)整理過程中發(fā)現(xiàn)的檔案材料的特殊情況應(yīng)詳細(xì)記錄。

　　(三)檔案目錄建立

　　根據(jù)干部人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)要求的目錄格式，進(jìn)行檔案目錄整理、錄入，與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，并準(zhǔn)確記錄檔案材料的類號(hào)、序號(hào)、名稱、形成時(shí)間、頁數(shù)等重要信息。

　　(四)檔案圖像數(shù)據(jù)采集

　　1.圖像采集標(biāo)準(zhǔn)

　　應(yīng)采用真彩色24位RGB模式、300dpi分辨率掃描。

　　2.掃描方式

　　根據(jù)紙質(zhì)檔案材料的具體情況，對(duì)檔案圖像數(shù)據(jù)采集可使用合理的掃描方式進(jìn)行，掃描過程中應(yīng)保證呈現(xiàn)檔案材料的原貌。

　　(1)檔案材料須逐頁單獨(dú)掃描，并根據(jù)實(shí)際情況加墊白色襯紙，避免出現(xiàn)字跡疊印、背頁字跡透印造成圖像內(nèi)容不明晰等情況。

　　(2)大幅面檔案材料應(yīng)盡量采用大幅面掃描設(shè)備進(jìn)行掃描，如不具備大幅面掃描條件，可采用分區(qū)域掃描后拼接的方式進(jìn)行圖像處理。

　　(3)紙張狀態(tài)不佳的檔案材料應(yīng)采用平板掃描方式，避免造成材料毀損。

　　3.圖像處理

　　圖像處理應(yīng)確保圖像完整、端正、無扭曲、無陰影，獲得最佳圖像質(zhì)量。

　　圖像可采用JPEG或PDF格式保存，禁用word格式保存。掃描或拍照所得原始圖像盡量不進(jìn)行壓縮，確保圖像優(yōu)化后的清晰度。

　　(1)偏斜度

　　應(yīng)保證所有圖像方向正確，且圖像偏斜度應(yīng)確保在1°以內(nèi)。

　　(2)裁邊

　　完成偏斜度校準(zhǔn)后，對(duì)圖像進(jìn)行裁邊處理，去除掃描過程中形成的黑邊等。

　　(3)圖像拼接

　　對(duì)于分區(qū)域掃描的大幅面材料，應(yīng)將各區(qū)域圖像進(jìn)行拼接合并為一張圖像，拼接時(shí)不能重疊或留有空隙，應(yīng)確保展現(xiàn)材料原貌。

　　(4)圖像優(yōu)化

　　使用計(jì)算機(jī)軟件或人工方式對(duì)原始圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，得到優(yōu)化圖像。

　　對(duì)于檔案材料上原有的污跡等，如不影響字跡辨認(rèn)，不得人為去除，如因掃描等原因造成影響字跡辨認(rèn)，應(yīng)進(jìn)行優(yōu)化。

　　原始圖像中帶有照片、印章等特殊內(nèi)容的，應(yīng)與紙質(zhì)材料對(duì)比，盡量做到視覺效果相符。

　　(五)圖像數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

　　1.原始圖像與優(yōu)化圖像分別存儲(chǔ)于不同目錄下，便于再次利用。

　　2.干部檔案圖像數(shù)據(jù)應(yīng)按個(gè)人為單位單獨(dú)建立文件夾保存，文件以干部姓名+身份證號(hào)碼命名，圖像數(shù)據(jù)文件以干部姓名+身份證號(hào)碼+“-”+類號(hào)+“-”+序號(hào)命名。

　　(六)審核

　　1.所有優(yōu)化圖像需與原始紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行視覺對(duì)比，對(duì)于展現(xiàn)效果不理想或失真的，應(yīng)重新進(jìn)行圖像采集及優(yōu)化等步驟，確保內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確。

　　2.核對(duì)優(yōu)化圖像數(shù)量，與檔案材料、檔案目錄一一對(duì)應(yīng)，無錯(cuò)漏。

　　(七)檔案裝訂

　　掃描工作完成后，應(yīng)對(duì)檔案材料重新裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)注意對(duì)拆分的材料恢復(fù)原貌，并認(rèn)真做好內(nèi)容、頁數(shù)的檢查校核，確保排列順序正確無錯(cuò)漏。

　　(八)圖像數(shù)據(jù)掛接

　　1.通過每個(gè)圖像文件的文件夾、文件名與干部人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)中檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該文件檔號(hào)的唯一性，實(shí)現(xiàn)圖像文件與目錄數(shù)據(jù)庫的一一對(duì)應(yīng)。

　　2.實(shí)現(xiàn)目錄與關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像自動(dòng)搜索、鏈接相應(yīng)地址，快速完成批量掛接。

　　(九)圖像數(shù)據(jù)備份

　　1.備份方式

　　備份方式可以采用在線、離線結(jié)合的方式進(jìn)行，離線備份時(shí)，個(gè)人數(shù)字檔案形成單獨(dú)數(shù)據(jù)包，采用光盤、硬盤等不同存儲(chǔ)介質(zhì)備份，且應(yīng)異地保存，保證在特殊情況下數(shù)據(jù)安全、不缺失。

　　2.備份周期

　　應(yīng)結(jié)合檔案材料補(bǔ)充情況或干部檔案專項(xiàng)工作情況及時(shí)進(jìn)行備份，一般一年應(yīng)備份一次。

　　九、安全管理

　　1.數(shù)字檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持同等密級(jí)，并在利用、傳遞過程中按照紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理。

　　2.實(shí)施數(shù)字化加工的場(chǎng)所應(yīng)滿足安全管理需要，達(dá)到防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防紫外線照射、防蟲等條件，且確保與數(shù)字化加工無關(guān)用品分離放置。

　　3.所有數(shù)字化加工設(shè)備的使用、維護(hù)，均應(yīng)符合保密管理要求，避免信息泄露等情況發(fā)生。

　　4.干部人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行權(quán)限管理并設(shè)置訪問控制，以保護(hù)涉密信息或重要信息。