檔案數(shù)字化是目前檔案部門開展較多，也是外包較多的一項(xiàng)業(yè)務(wù)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化公司而言，有時(shí)候也是一項(xiàng)看似簡(jiǎn)單弄不好不賺錢的工作。《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》為我們提供了一套可供借鑒的數(shù)字化工作流程。但實(shí)際工作中檔案館的檔案整理情況以及數(shù)字化需求千差萬(wàn)別，因此，開展數(shù)字化工作時(shí)可有所取舍地參考該標(biāo)準(zhǔn)。

　　必須贊的一點(diǎn)是這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)每個(gè)數(shù)字化工作環(huán)節(jié)均給出了相應(yīng)的表單，質(zhì)量控制理念一級(jí)棒。

　　開展數(shù)字化工作首先要配備相關(guān)的人員、設(shè)備，制定數(shù)字化工作管理制度。

　　作為一項(xiàng)勞動(dòng)密集型的工作，不管對(duì)檔案館還是數(shù)字化公司會(huì)希望掃描設(shè)備速度快、效果好、不損傷檔案。

　　目前常見的掃描設(shè)備有平板掃描儀、高速掃描儀等。

　　在開展數(shù)字化工作前，需要制定相應(yīng)的工作計(jì)劃，其中重點(diǎn)要明確掃描前整理要求、掃描文件的格式、掃描文件的命名方式、分辨率、數(shù)據(jù)移交要求。

　　如果通過(guò)外包形式開展數(shù)字化工作，這些需求要在合同中予以明確。

　　作為檔案館人員，還要重點(diǎn)做好數(shù)字化成果檢查和檔案安全保密工作，檔案出庫(kù)時(shí)要做好登記，之后便進(jìn)入數(shù)字化流程。

　　對(duì)數(shù)字化的檔案首先要進(jìn)行數(shù)字化前處理。

　　明確是否需要對(duì)檔案進(jìn)行重新排序、重新編制頁(yè)碼，是否能夠拆除裝訂物，破損的檔案是否需要修復(fù)等，并根據(jù)確定的結(jié)果開展工作。

　　同時(shí)要建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，也就是確定檔案的著錄信息。

　　具體的著錄內(nèi)容可參考《檔案著錄規(guī)則》以及《文書檔案元數(shù)據(jù)方案》等相關(guān)元數(shù)據(jù)方面的標(biāo)準(zhǔn)。

　　接下來(lái)進(jìn)行檔案掃描。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化公司掃描工作注意幾點(diǎn)：

　　一是要根據(jù)檔案的紙張韌性、大小選擇能確保檔案安全又能快速掃描的設(shè)備。

　　二是掃描模式一般選擇彩色模式。

　　三是分辨率一般不低于300dpi。

　　四是存儲(chǔ)用文件格式一般為JPEG，瀏覽用文件格式一般為PDF或OFD。

　　五是數(shù)字化檔案的命名一般在檔號(hào)基礎(chǔ)上擴(kuò)展。

　　比如一份文件共5頁(yè)，可以命名為“檔號(hào)+頁(yè)號(hào)”。

　　檔案掃描完畢后需要進(jìn)行圖像處理，主要工作內(nèi)容是糾偏、裁邊、去污、質(zhì)檢。

　　圖像處理完畢進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，掛接完畢的數(shù)據(jù)主要檢查目錄是否與原文保持一致，圖像能否正常打開。

　　掛接完畢后進(jìn)入驗(yàn)收環(huán)節(jié)。

　　驗(yàn)收內(nèi)容主要有：過(guò)程文件的齊全性，目錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，元數(shù)據(jù)元素的完整性，數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性以及載體有木有病毒。

　　驗(yàn)收工作是一項(xiàng)很有技術(shù)含量的工作，能夠?qū)⒏嗟尿?yàn)收內(nèi)容交給軟件進(jìn)行的話，會(huì)高效又準(zhǔn)確，但對(duì)很多檔案員來(lái)說(shuō)是個(gè)短板。

　　人工驗(yàn)收的話一般采取抽檢方式，如果一批次抽檢不合格，這批次檔案需重新進(jìn)行質(zhì)檢、修正，直至合格。

　　驗(yàn)收合格的檔案裝訂回原樣入庫(kù)并辦理入庫(kù)手續(xù)。

　　接著開始下一批檔案的數(shù)字化工作。

　　什么是檔案數(shù)字化呀？

　　檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，為檔案工作提供更好的服務(wù)。

　　傳統(tǒng)檔案管理模式存在的勞動(dòng)強(qiáng)度大、重復(fù)工作多、占用空間多、利用效率低和檔案信息共享、利用不便捷等問(wèn)題，不僅如此，紙質(zhì)檔案因保存年代久遠(yuǎn)后，會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過(guò)程中又極易造成新的、不可逆的損壞。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型和加強(qiáng)軟實(shí)力建設(shè)的今天，紙質(zhì)檔案數(shù)字化勢(shì)在必行。

　　為加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，做好“存量數(shù)字化”，在湛江市檔案局、四航局檔案室的指導(dǎo)下，公司檔案室于2021年12月全面啟動(dòng)了檔案數(shù)字化掃描工作。截至今年5月底，對(duì)室存1974-2000年10萬(wàn)余頁(yè)文書檔案進(jìn)行了系統(tǒng)化、規(guī)范化的數(shù)字化加工，取得了階段性成果。

　　正值“喜迎二十大檔案頌輝煌”第十五個(gè)國(guó)際檔案日，讓我們來(lái)看看公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的行動(dòng)吧~

　　扎實(shí)推進(jìn)嚴(yán)把檔案數(shù)字化建設(shè)“質(zhì)量關(guān)”

　　試加工確定標(biāo)準(zhǔn)

　　2021年12月20日，數(shù)字化加工正式進(jìn)場(chǎng)，開啟檔案數(shù)字化試加工階段。在試加工階段，公司檔案室選取了一批存在紙質(zhì)磨損、歸檔有錯(cuò)漏、字跡不清、紙張大小不一等疑難問(wèn)題的檔案作為試加工階段的樣本，按照檔案修裱、檔案查缺、材料補(bǔ)充、信息錄入、原件掃描、圖像處理、掛接歸檔等加工程序，逐一確定數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)，形成涵蓋檔案出入庫(kù)、數(shù)字化前處理、數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、裝訂還原、成果驗(yàn)收與移交9個(gè)方面39條數(shù)字化加工工作標(biāo)準(zhǔn)，并邀請(qǐng)四航局檔案室到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)確定數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收數(shù)字化檔案試加工批次數(shù)據(jù)，全面啟動(dòng)檔案數(shù)字化工作。

　　表單化規(guī)范流程

　　公司檔案室在掃描工作中始終堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，狠抓質(zhì)量，根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》制定檔案數(shù)字化項(xiàng)目要求，細(xì)化項(xiàng)目實(shí)施方案，整理制定了包括《借檔還檔登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作單》《紙質(zhì)檔案掃描工作單》《數(shù)字化圖像處理工作單》《數(shù)據(jù)錄入工作單》等8個(gè)檔案數(shù)字化各流程規(guī)范表單。

　　加強(qiáng)與檔案數(shù)字化外包公司溝通，通過(guò)集中培訓(xùn)、跟蹤指導(dǎo)等方式，確保檔案案前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收備份等各個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量保證措施落到實(shí)處。

　　定任務(wù)嚴(yán)格驗(yàn)收

　　組織嚴(yán)格規(guī)范的檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)驗(yàn)收工作，明確數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)工作人員質(zhì)量檢查任務(wù)，每個(gè)工作人員操作前，要先對(duì)上一環(huán)節(jié)提供的檔案或數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查：檔案掃描員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理質(zhì)量，圖像處理員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理和檔案掃描質(zhì)量，數(shù)據(jù)掛接員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理、檔案掃描和圖像處理質(zhì)量，質(zhì)檢員負(fù)責(zé)檢查所有環(huán)節(jié)工作質(zhì)量，并在具體工作中，安排專人以每日抽檢當(dāng)日已完成數(shù)據(jù)的方式，檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像文件的總體質(zhì)量，確保數(shù)據(jù)達(dá)到有關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)。

　　掃描處理前效果VS掃描處理后效果

　　每批數(shù)字化加工成果抽檢比率不低于20%，如出現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格”，并退回重新處理。質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到100%時(shí)，才給予驗(yàn)收“通過(guò)”，并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單，確保數(shù)據(jù)達(dá)到有關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)。