智慧檔案數(shù)字化公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和指導(dǎo)下，信息系統(tǒng)研發(fā)團(tuán)隊(duì)與院外專(zhuān)家合作開(kāi)發(fā)的智慧檔案數(shù)字化管理平臺(tái)成功上線(xiàn)。該平臺(tái)依托人工智能、OCR文字識(shí)別等科技手段進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的采集和整理，實(shí)行保密分級(jí)分網(wǎng)管理，使檔案數(shù)據(jù)安全得到更好地保障，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了檔案收、管、存、用全業(yè)務(wù)流程的信息化管理，通過(guò)借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)助力項(xiàng)目工程設(shè)計(jì)和施工方案制定，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作的協(xié)同、融合發(fā)展。

　　1、智慧檔案數(shù)字平臺(tái)

　　為檔案數(shù)據(jù)加上“安全鎖”

　　智慧檔案數(shù)字平臺(tái)在檔案數(shù)據(jù)安全加密體系建設(shè)采取了一系列措施。在檔案保密制度層面，檔案管理團(tuán)隊(duì)對(duì)我公司全部檔案進(jìn)行了保密分級(jí)。在檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)層面上，根據(jù)檔案保密不同級(jí)別對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分網(wǎng)管理，對(duì)機(jī)密檔案的數(shù)據(jù)訪問(wèn)部署了硬件防火墻、利用防病毒軟件進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描、并進(jìn)行數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限的安全審計(jì)。

　　公司內(nèi)各業(yè)務(wù)單位和分院訪問(wèn)我公司保存的檔案數(shù)據(jù)必須在內(nèi)部局域網(wǎng)或通過(guò)我公司提供的VPN服務(wù)，確保智慧檔案數(shù)字平臺(tái)的檔案數(shù)據(jù)安全。在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層面，采用高效便捷的分庫(kù)管理機(jī)制，將我公司的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)一步劃分為檔案數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)處理庫(kù)和長(zhǎng)期保存庫(kù)，對(duì)檔案數(shù)字資源按照“一主三備”的原則進(jìn)行備份，一套在線(xiàn)備份，三套離線(xiàn)備份，確保存儲(chǔ)安全。

　　在應(yīng)用層面，為電子檔案進(jìn)行了電子檔案身份認(rèn)證，智慧檔案數(shù)字平臺(tái)針對(duì)檔案數(shù)字資源準(zhǔn)確性、完整性、原始性和可用性開(kāi)發(fā)的檔案驗(yàn)證工具，確保檔案數(shù)據(jù)安全可靠。

　　2、智慧檔案數(shù)字平臺(tái)

　　推動(dòng)保密檔案數(shù)據(jù)“分級(jí)管”

　　自推動(dòng)智慧檔案數(shù)字平臺(tái)建設(shè)以來(lái)，公司加強(qiáng)對(duì)《檔案法》《保密法》的宣傳和學(xué)習(xí)，提高檔案保密意識(shí)，結(jié)合高科技信息技術(shù)形勢(shì)下檔案保密工作的新特點(diǎn)和新問(wèn)題，增強(qiáng)保密自覺(jué)性。公司依據(jù)保密法律法規(guī)，結(jié)合實(shí)際情況，制定和實(shí)行保密工作責(zé)任制,堅(jiān)持“誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)；誰(shuí)操作，誰(shuí)負(fù)責(zé)；誰(shuí)出問(wèn)題，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的檔案保密安全理念。

　　公司的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)保密制，將多年沉淀的檔案數(shù)據(jù)分為絕密、機(jī)密、秘密和內(nèi)部公開(kāi)四個(gè)等級(jí)。智慧檔案數(shù)字平臺(tái)根據(jù)不同的檔案保密級(jí)別提出了不同級(jí)別的檔案數(shù)據(jù)保密方案。

　　3、智慧檔案數(shù)字平臺(tái)

　　實(shí)現(xiàn)檔案管理“流程優(yōu)”

　　智慧檔案數(shù)字平臺(tái)的檔案流水化采集功能實(shí)現(xiàn)多人多客戶(hù)端對(duì)多本檔案同時(shí)進(jìn)行掃描采集功能，并按操作角色進(jìn)行分工及權(quán)限管理。平臺(tái)通過(guò)試點(diǎn)和試運(yùn)行元數(shù)據(jù)自動(dòng)捕獲、四性檢查、格式轉(zhuǎn)換、電子檔案身份證等重要技術(shù)手段，使得檔案文件從歸檔，到電子檔案管理、利用、移交、接收、長(zhǎng)期保存等多個(gè)重要的業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和智能化，將電子檔案單軌制、單套制管理向著目標(biāo)又邁進(jìn)了一步。

　　4、智慧檔案數(shù)字化公司數(shù)字化平臺(tái)

　　信息共享為檔案工作“提效率”

　　智慧檔案數(shù)字平臺(tái)完成了全院各歷史階段證照資質(zhì)、人員證書(shū)、項(xiàng)目合同及工程業(yè)績(jī)榮譽(yù)等紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了歷史檔案信息共享和檔案管理的有序規(guī)范化。為我院各業(yè)務(wù)部門(mén)洽談業(yè)務(wù)、日常行政事務(wù)管理和招投標(biāo)工作提供了方便快捷的檢索服務(wù)，簡(jiǎn)化了檔案調(diào)取流程大大降低了檔案檢索時(shí)間為全院管理層實(shí)施重大決策提供了科學(xué)依據(jù)和數(shù)據(jù)支持。

　　5、智慧檔案數(shù)字平臺(tái)

　　利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)“強(qiáng)助力”

　　通過(guò)研發(fā)智慧檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，利用基于動(dòng)態(tài)建模技術(shù)的數(shù)據(jù)引擎開(kāi)發(fā)出了操作簡(jiǎn)單、適應(yīng)各種檔案運(yùn)行管理機(jī)制的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)處理模塊，智慧檔案數(shù)字化管理平臺(tái)可以接納各種類(lèi)型的數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)了靈活多樣檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。

　　智慧檔案數(shù)字平臺(tái)利用基于動(dòng)態(tài)建模技術(shù)的數(shù)據(jù)采集引擎實(shí)現(xiàn)我院紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化。通過(guò)電子掃描將本單位多年來(lái)存儲(chǔ)的海量檔案數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)總量達(dá)到20T）如施工圖紙和設(shè)計(jì)方案電子化后存儲(chǔ)到唐山市規(guī)劃建筑設(shè)計(jì)研究院有限公司存儲(chǔ)服務(wù)器中。

　　這些寶貴的數(shù)據(jù)資源成為控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和助力公司研發(fā)的利器。通過(guò)將檔案中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘?qū)v史上同類(lèi)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的均化和整理，可實(shí)現(xiàn)對(duì)公司承接規(guī)劃和建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目的工程量、資金、工期等進(jìn)行預(yù)測(cè)。

　　智慧檔案數(shù)字平臺(tái)為我院承接的省、市重點(diǎn)工程和重大項(xiàng)目提供數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析，不但能夠幫助業(yè)務(wù)單位快速調(diào)閱參考相關(guān)技術(shù)資料，還能通過(guò)平臺(tái)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析工具自動(dòng)抽取與承接的重大項(xiàng)目相關(guān)的技術(shù)檔案資料數(shù)據(jù)，便于項(xiàng)目承接的業(yè)務(wù)部門(mén)全面準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)工程項(xiàng)目的資金投入、工程量和工程進(jìn)度，為項(xiàng)目順利實(shí)施提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐。

　　6、智慧檔案數(shù)字平臺(tái)

　　承載多項(xiàng)創(chuàng)新“成果豐”

　　為實(shí)現(xiàn)智慧檔案數(shù)字平臺(tái)的研發(fā)和上線(xiàn)，公司進(jìn)行了充分的調(diào)研和檔案管理研究。

　　一是公司檔案工作在設(shè)計(jì)院70年的發(fā)展史上厚積薄發(fā)，進(jìn)行了諸多理論與實(shí)踐研究與探索，并取得了一批省、國(guó)家級(jí)檔案管理案例、計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)等技術(shù)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果。例如，河北省住建廳立項(xiàng)課題《基于動(dòng)態(tài)建模技術(shù)的建筑工程項(xiàng)目大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)》榮獲2020年河北省建設(shè)科技進(jìn)步二等獎(jiǎng)；

　　《人工智能技術(shù)助力唐山建筑設(shè)計(jì)企業(yè)智慧檔案建設(shè)》榮獲2021年度全國(guó)經(jīng)濟(jì)科技檔案資源開(kāi)發(fā)利用案例二等獎(jiǎng)；《基于大數(shù)據(jù)架構(gòu)的建筑工程項(xiàng)目檔案分析平臺(tái)》、《建筑行業(yè)EPC項(xiàng)目檔案信息化平臺(tái)》、《基于JAVA的建設(shè)工程檔案管理信息平臺(tái)》三項(xiàng)著作權(quán)證書(shū)；

　　《智能檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)助力唐山城市規(guī)劃建筑設(shè)計(jì)行業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)》榮獲2020年度河北省開(kāi)發(fā)利用檔案優(yōu)秀服務(wù)成果一等獎(jiǎng)；《充分利用技術(shù)檔案北交大唐山研究院項(xiàng)目創(chuàng)新采用EPC模式與BIM技術(shù)相結(jié)合的施工方式》榮獲2021年度河北省開(kāi)發(fā)利用檔案優(yōu)秀服務(wù)成果二等獎(jiǎng)；

　　《以新發(fā)展理念引領(lǐng)唐山重點(diǎn)建筑工程項(xiàng)目研究—工程總承包項(xiàng)目（EPC）數(shù)字化平臺(tái)構(gòu)建模式的研究》榮獲唐山市社會(huì)科學(xué)界聯(lián)合會(huì)科學(xué)技術(shù)成果結(jié)題證書(shū)；河北省檔案局課題三個(gè)《建筑行業(yè)EPC項(xiàng)目檔案信息化平臺(tái)的研究與開(kāi)發(fā)》、《基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的構(gòu)建與開(kāi)發(fā)》、《基于J2EE架構(gòu)的建設(shè)工程檔案管理信息平臺(tái)的構(gòu)建與開(kāi)發(fā)》立項(xiàng)完成，正在結(jié)題進(jìn)行中。

　　二是在河北省檔案局課題《基于人工智能技術(shù)的建筑設(shè)計(jì)企業(yè)智慧檔案管理平臺(tái)的研究與開(kāi)發(fā)》立項(xiàng)完成，通過(guò)課題研究提出了“區(qū)域性”數(shù)字檔案館的建設(shè)方案，研發(fā)了確保電子檔案憑證性的核心技術(shù)，開(kāi)發(fā)原型系統(tǒng)用于對(duì)建設(shè)方案、核心技術(shù)進(jìn)行初步驗(yàn)證。

　　三是以《基于動(dòng)態(tài)建模技術(shù)的建筑工程項(xiàng)目大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)》的編制為契機(jī)，采用頂層設(shè)計(jì)的方法對(duì)檔案系統(tǒng)建設(shè)方案以及分項(xiàng)建設(shè)方案進(jìn)行了設(shè)計(jì)，為數(shù)字管理系統(tǒng)的順利運(yùn)行提供了理論、方案和技術(shù)保障。

　　而在這看似平凡卻又不可或缺的檔案管理崗位上，唐山院一代代的檔案人，用耐心和恒心，對(duì)現(xiàn)有管理方式不斷進(jìn)行創(chuàng)新。公司檔案管理員柳玉婷潛心學(xué)習(xí)檔案收集整理等業(yè)務(wù)知識(shí)、組織開(kāi)展電子信息檔案系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與優(yōu)化工作，被河北省檔案局授予“河北省首批檔案專(zhuān)家”榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)。

　　目前，平臺(tái)系統(tǒng)已進(jìn)入推廣應(yīng)用階段。檔案團(tuán)隊(duì)工作者任重道遠(yuǎn)，需要不斷腳踏實(shí)地、開(kāi)拓創(chuàng)新，將公司的檔案管理工作從數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化邁向可視化、智能化。讓傳統(tǒng)檔案從“保管過(guò)去”的載體成為“決策未來(lái)”的基石，以實(shí)干成效為新公司發(fā)展獻(xiàn)禮。

　　智慧檔案數(shù)字化公司

　　前言

　　DA/T68《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》分為如下部分:

　　———第1部分:總則;

　　———第2部分:檔案數(shù)字化服務(wù);

　　———第3部分:檔案管理咨詢(xún)服務(wù);

　　———第4部分:檔案整理服務(wù);

　　———第5部分:檔案保管服務(wù);

　　———第6部分:檔案銷(xiāo)毀服務(wù);

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　　本部分為DA/T68的第2部分。

　　本部分按照GB/T1.1—2009給出的規(guī)則起草。

　　本部分由國(guó)家檔案局提出并歸口。

　　本部分起草單位:國(guó)家檔案局經(jīng)科司、中國(guó)中信集團(tuán)有限公司。

　　本部分主要起草人:姜延溪、姚維冰、蔡盈芳、王蕾、沈琛、郝華鋒、徐擁軍、韓承潔、袁瑞、張晶晶。

　　1范圍

　　DA/T68本部分規(guī)定了檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中的發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督工作規(guī)范。

　　本部分適用于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織開(kāi)展的檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作。

　　本部分適用不涉及國(guó)家秘密的檔案數(shù)字化服務(wù)外包。檔案縮微服務(wù)外包可參照本部分執(zhí)行。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T17242投訴處理指南

　　DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

　　DA/T43縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　　DA/T62錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

　　DA/T68.1檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分:總則

　　DA/T71紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)規(guī)范

　　3術(shù)語(yǔ)和定義

　　下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

　　3.1檔案數(shù)字化服務(wù)archivesdigitizationservice

　　承包方利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將發(fā)包方的檔案由模擬信號(hào)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)的處理、服務(wù)過(guò)程。

　　注:本部分中檔案數(shù)字化服務(wù),不包含檔案數(shù)字化軟件開(kāi)發(fā)或?qū)嵤?/p>

　　4發(fā)包方工作規(guī)范

　　4.1總體要求

　　發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68.1的規(guī)定,堅(jiān)持合法、安全、可控原則開(kāi)展檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作。

　　4.2發(fā)包前期準(zhǔn)備工作

　　4.2.1明確工作要求

　　4.2.1.1發(fā)包方應(yīng)按照DA/T31、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA/T71的要求,確定檔案數(shù)字化服務(wù)外包的范圍、內(nèi)容、流程、技術(shù)、質(zhì)量和安全等要求。

　　4.2.1.2發(fā)包方應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,明確檔案數(shù)字化服務(wù)外包的范圍和優(yōu)先順序。涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案數(shù)字化服務(wù)外包應(yīng)慎重。利用率高的檔案應(yīng)作為數(shù)字化的重點(diǎn)對(duì)象。價(jià)值珍貴的檔案,

　　面臨字跡消褪、載體脆化等危險(xiǎn)的歷史檔案,具有特色的檔案,以及與重要專(zhuān)題相關(guān)性高的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。

　　4.2.1.3發(fā)包方應(yīng)根據(jù)DA/T31、DA/T43、DA/T62的規(guī)定及實(shí)際工作需要,明確檔案數(shù)字化操作規(guī)范、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及工期。

　　4.2.2選定承包方

　　4.2.2.1發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68.1的要求對(duì)承包方進(jìn)行篩選。列入政府采購(gòu)范圍的檔案數(shù)字化服務(wù)外包項(xiàng)目應(yīng)遵循政府采購(gòu)法律法規(guī)。

　　4.2.2.2發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方的股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份、實(shí)際控制人身份進(jìn)行核實(shí),掌握承包方公司背景。

　　4.2.2.3發(fā)包方應(yīng)將承包方的財(cái)務(wù)狀況、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、員工素質(zhì)、技術(shù)能力、硬件條件、管理制度、實(shí)施方案、工期控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、售后服務(wù)等納入對(duì)承包方的評(píng)價(jià)體系。

　　4.2.2.4發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方的資質(zhì)、信用進(jìn)行考察,了解其是否存在不良記錄。

　　4.2.3簽訂合同

　　確定承包方后,發(fā)包方應(yīng)與承包方簽訂合同。合同的簽訂應(yīng)符合DA/T68.1的要求。

　　4.2.4選定場(chǎng)所

　　4.2.4.1檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所一般應(yīng)選擇在發(fā)包方的辦公地點(diǎn)。

　　4.2.4.2檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)設(shè)在相對(duì)獨(dú)立的、封閉的區(qū)間。

　　4.2.4.3檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)滿(mǎn)足防水、防潮、防日光及紫外線(xiàn)照射、防塵、防有害氣體、防有害生物、防火、防盜等要求。

　　4.2.4.4發(fā)包方應(yīng)自行或要求承包方在檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)。視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所的出入口、檔案存放區(qū)、信息存儲(chǔ)區(qū)和工作區(qū),實(shí)施全方位監(jiān)控。視頻監(jiān)控系統(tǒng)一般應(yīng)由發(fā)包方專(zhuān)人負(fù)責(zé),由承包方負(fù)責(zé)的應(yīng)接受發(fā)包方監(jiān)管。檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所設(shè)于發(fā)包方辦公地點(diǎn)之外的,發(fā)包方應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng),并要求承包方將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)及回放記錄移交發(fā)包方保存。視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月;發(fā)包方應(yīng)定期對(duì)視頻進(jìn)行回放檢查,在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前,要留存視頻回放記錄。

　　4.2.5配置設(shè)備

　　4.2.5.1發(fā)包方應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化加工需要,自行配置或要求承包方提供必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。

　　4.2.5.2承包方提供的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng),應(yīng)經(jīng)發(fā)包方或受發(fā)包方委托的第三方檢查合格后方可使用。

　　4.3檔案數(shù)字化過(guò)程管理

　　4.3.1發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方的檔案數(shù)字化加工進(jìn)行全過(guò)程、全方位的管控。

　　4.3.2發(fā)包方應(yīng)要求承包方將直接參與本項(xiàng)目檔案數(shù)字化加工過(guò)程的員工名單向發(fā)包方備案。

　　4.3.3發(fā)包方應(yīng)對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行敏感性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理,檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)記。

　　4.3.4發(fā)包方應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔出庫(kù),并根據(jù)工作完成情況分批接收歸庫(kù)。調(diào)檔出庫(kù)與接收歸庫(kù)時(shí),發(fā)包方應(yīng)與承包方辦理檔案交接手續(xù),填寫(xiě)檔案交接單一式兩份。

　　4.3.5對(duì)正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案,發(fā)包方應(yīng)該(或要求承包方)安排專(zhuān)人保管,每天入庫(kù)(柜),不得在工位上留存過(guò)夜。對(duì)于數(shù)字化加工完畢的檔案,發(fā)包方應(yīng)及時(shí)與承包方辦理交接手續(xù),接收入庫(kù)保存。對(duì)于離庫(kù)超過(guò)1個(gè)月或有蟲(chóng)霉隱患的檔案,應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲(chóng)處理。

　　4.3.6發(fā)包方應(yīng)禁止承包方工作人員擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。

　　4.3.7發(fā)包方應(yīng)要求承包方按照DA/T31的規(guī)定制作工作流程單,對(duì)檔案數(shù)字化加工各個(gè)環(huán)節(jié)的工作情況進(jìn)行記錄。工作流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。

　　4.3.8發(fā)包方應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中使用的計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)等各種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行安全檢查并登記造冊(cè)、統(tǒng)一保管,嚴(yán)禁承包方擅自處理。

　　4.3.9發(fā)生(可能導(dǎo)致)檔案被損毀、丟失或信息泄露的重大事件后,發(fā)包方應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門(mén)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。

　　4.4檔案數(shù)字化成果管理

　　4.4.1數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

　　4.4.1.1一般應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100%。對(duì)于無(wú)法使用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目,可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn),抽檢率不得低于5%。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)條目與數(shù)據(jù)內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性,抽檢合格率應(yīng)為100%,其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。抽檢合格才能通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收,抽檢不合格則要求承包方返工直至抽檢合格。

　　4.4.1.2發(fā)包方應(yīng)要求承包方將檔案數(shù)字化加工成果相關(guān)的各種工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等一并移交給發(fā)包方。

　　4.4.2安全確認(rèn)

　　4.4.2.1發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方交付的檔案數(shù)字化加工的各種存儲(chǔ)介質(zhì)、視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)及回放記錄、工作人員變更記錄等進(jìn)行安全檢查。

　　4.4.2.2發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方自帶的各種硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)進(jìn)行檢查,以確保其無(wú)信息留存。凡存有信息的,在檔案數(shù)字化外包服務(wù)驗(yàn)收后,須作清除信息的安全處理。發(fā)包方應(yīng)將承包方自帶設(shè)備的硬盤(pán)予以拆除,并將其與數(shù)字化加工過(guò)程中使用過(guò)的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一并予以接收。

　　4.4.3驗(yàn)收總結(jié)

　　4.4.3.1發(fā)包方應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收,對(duì)不符合法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、合同的交付成果,應(yīng)要求承包方限期整改。

　　4.4.3.2經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、安全確認(rèn)、驗(yàn)收評(píng)估之后,發(fā)包方應(yīng)與承包方辦理檔案、數(shù)據(jù)、硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)及其他相關(guān)記錄的交接手續(xù)。

　　4.4.3.3發(fā)包方應(yīng)將檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中形成的重要文件歸檔保存,并總結(jié)經(jīng)驗(yàn),持續(xù)改進(jìn)。

　　5承包方工作規(guī)范

　　5.1總體要求

　　承包方應(yīng)按照DA/T68.1的要求,在加強(qiáng)基本服務(wù)能力建設(shè)的同時(shí),提高檔案數(shù)字化服務(wù)所需的特殊服務(wù)能力。

　　5.2制定工作方案

　　5.2.1在開(kāi)展檔案數(shù)字化加工之前,承包方應(yīng)對(duì)發(fā)包方的具體實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)查研究,掌握擬數(shù)字化加工的檔案的數(shù)量、質(zhì)量和管理狀況,明確檔案數(shù)字化服務(wù)的工作目標(biāo),以及完成目標(biāo)所需的條件。

　　5.2.2承包方應(yīng)根據(jù)調(diào)查研究結(jié)果編制工作方案。工作方案內(nèi)容應(yīng)包括但不限于:工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、服務(wù)范圍、操作流程、軟硬件配置、人員組織和職責(zé)分工、主要技術(shù)指標(biāo)和方法、驗(yàn)收依據(jù)、安全管理措施、進(jìn)度安排、風(fēng)險(xiǎn)控制等。

　　5.3人員管理

　　5.3.1承包方應(yīng)保證參與檔案數(shù)字化外包服務(wù)的工作人員,已根據(jù)國(guó)家勞動(dòng)法律法規(guī)與公司簽訂書(shū)面勞動(dòng)合同;并要求員工簽訂保密承諾書(shū)。

　　5.3.2承包方應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需要,配備具有相應(yīng)知識(shí)水平和業(yè)務(wù)技能的項(xiàng)目經(jīng)理和員工,并保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員具有一定的穩(wěn)定性。

　　5.3.3承包方應(yīng)對(duì)項(xiàng)目組成員進(jìn)行不少于5天的操作培訓(xùn),相關(guān)成員經(jīng)考核合格后方可正式上崗。

　　5.3.4承包方應(yīng)按發(fā)包方要求規(guī)范駐場(chǎng)人員的行為和著裝。

　　5.4設(shè)備管理

　　5.4.1檔案數(shù)字化加工所需的計(jì)算機(jī)各種硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和檔案裝具等,應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求。其中,軟件系統(tǒng)應(yīng)為正版軟件,數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件須通過(guò)國(guó)家安全認(rèn)證。

　　5.4.2除必要的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、殺毒軟件、檔案數(shù)字化加工軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件和第三方安全管理軟件外,禁止安裝其他無(wú)關(guān)軟件。

　　5.4.3檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備,必須采用技術(shù)手段或物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口,如USB接口、紅外線(xiàn)、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等,封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。

　　5.4.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離,禁止使用無(wú)線(xiàn)網(wǎng)卡、無(wú)線(xiàn)鍵盤(pán)、無(wú)線(xiàn)鼠標(biāo)等設(shè)備。

　　5.4.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)及信息管理軟件應(yīng)建立身份鑒別、訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置等安全保密措施,根據(jù)員工類(lèi)型及崗位職責(zé)賦予相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。

　　5.4.6檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的安全保護(hù)系統(tǒng),準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶(hù)的訪問(wèn)行為、設(shè)備接入和檔案數(shù)字化成果流向等信息。

　　5.4.7用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用,非數(shù)字化加工專(zhuān)用的設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

　　5.4.8檔案數(shù)字化加工設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不得擅自送外維修,必須送外維修的應(yīng)經(jīng)發(fā)包方同意,并由發(fā)包方工作人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。

　　5.5現(xiàn)場(chǎng)管理

　　5.5.1非工作人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所。工作人員完成作業(yè)之后,不得在檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)停留。

　　5.5.2檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)設(shè)有儲(chǔ)物箱柜,供工作人員和訪客存放物品,并與工作區(qū)相隔離。嚴(yán)禁將水杯等私人物品以及照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、電腦、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等電子設(shè)備帶入工作區(qū)域。

　　5.5.3檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)嚴(yán)禁存放除檔案和必備的工具器材設(shè)備之外的任何易燃易爆危險(xiǎn)品。

　　嚴(yán)禁將火柴、打火機(jī)、飲料、食品、動(dòng)物等帶入檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所。

　　5.5.4檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)作業(yè)完畢后,除必須開(kāi)啟的監(jiān)控、報(bào)警、消防等電源外,包括照明在內(nèi)的其他電源必須關(guān)閉。

　　5.5.5承包方應(yīng)建立現(xiàn)場(chǎng)上下班物品清點(diǎn)值班制度,嚴(yán)禁任何人員擅自將檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場(chǎng)。下班后,移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放于專(zhuān)柜、上鎖,指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。

　　5.6訪客管理

　　5.6.1發(fā)包方、承包方因業(yè)務(wù)需要,邀請(qǐng)或接受非工作人員進(jìn)入檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所時(shí),應(yīng)征得發(fā)包方的同意,并對(duì)訪客的身份、來(lái)訪事由進(jìn)行審核和登記。

　　5.6.2必要時(shí),訪客在進(jìn)入檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所前應(yīng)簽訂保密承諾書(shū),承諾不泄露在參觀過(guò)程中可能接觸的任何檔案信息。

　　5.6.3訪客不得將手機(jī)、電腦、照相機(jī)、錄像機(jī)等具有拍照、錄音、錄像功能的設(shè)備帶入檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所。

　　5.6.4訪客進(jìn)入檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所,應(yīng)佩戴發(fā)放的標(biāo)明訪客身份的胸牌,并由發(fā)包方或承包方工作人員全程陪同。

　　5.6.5訪客應(yīng)遵守檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所管理規(guī)定,在指定區(qū)域內(nèi)進(jìn)行參觀,不得隨意走動(dòng),不得觸碰物品。

　　5.7流程與作業(yè)管理

　　5.7.1承包方應(yīng)按照DA/T31的規(guī)定設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化流程,主要包括:檔案出庫(kù)、數(shù)字化前處理、檔案掃描、圖像/音視頻處理、數(shù)據(jù)庫(kù)建立、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交、檔案入庫(kù)等。每一環(huán)節(jié)均應(yīng)填表記錄。

　　5.7.2承包方應(yīng)防止工作人員在檔案數(shù)字化過(guò)程中,尤其是對(duì)檔案進(jìn)行拆卷、預(yù)整理、復(fù)卷等過(guò)程中損壞檔案載體,篡改檔案內(nèi)容。

　　5.7.3承包方應(yīng)根據(jù)檔案具體情況使用合適的掃描儀器和方法進(jìn)行數(shù)字化,防止因不當(dāng)掃描儀器和方法損害檔案。

　　5.7.4檔案數(shù)字化加工的具體操作方法和質(zhì)量要求應(yīng)符合DA/T31、DA/T43、DA/T62的相關(guān)規(guī)定。

　　5.8成果管理

　　5.8.1對(duì)于尚未移交發(fā)包方的檔案數(shù)字化成果,承包方應(yīng)做好備份管理,以免數(shù)據(jù)丟失。

　　5.8.2承包方應(yīng)將經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗(yàn)的檔案數(shù)字化成果,包括檔案數(shù)字化過(guò)程中形成的各種數(shù)字化工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等,以及使用的各種存儲(chǔ)介質(zhì),及時(shí)移交發(fā)包方,并履行書(shū)面交接手續(xù)。

　　5.8.3承包方應(yīng)將各種工作人員名單、訪客名單、保密承諾書(shū)、檔案交接單、工作流程單、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,以及工作過(guò)程中形成的其他記錄歸檔保存兩份,其中一份提交發(fā)包方。

　　5.9持續(xù)改進(jìn)

　　承包方應(yīng)及時(shí)總結(jié)檔案數(shù)字化服務(wù)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn),不斷改進(jìn)服務(wù)工作,持續(xù)提升服務(wù)能力。

　　6信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督

　　6.1信用評(píng)價(jià)

　　6.1.1承包方應(yīng)建立企業(yè)信用評(píng)價(jià)檔案。

　　6.1.2承包方應(yīng)配合檔案行政管理部門(mén)、保密行政管理部門(mén)及其他部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)、安全、保密等各項(xiàng)檢查或調(diào)查。

　　6.1.3發(fā)包方可對(duì)承包方的工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià),必要時(shí)出具評(píng)價(jià)意見(jiàn)。

　　6.2服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督

　　6.2.1發(fā)包方檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作應(yīng)接受?chē)?guó)家有關(guān)部門(mén)監(jiān)督。

　　6.2.2承包方檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作應(yīng)接受?chē)?guó)家有關(guān)部門(mén)監(jiān)督,保證資質(zhì)證書(shū)有效。

　　6.2.3第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)按照DA/T68.1的有關(guān)要求開(kāi)展服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督工作。

　　6.3服務(wù)質(zhì)量投訴

　　6.3.1承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量投訴機(jī)制,對(duì)外公布投訴聯(lián)系方式。

　　6.3.2承包方應(yīng)按照GB/T17242的要求建立投訴受理機(jī)構(gòu),定期或不定期收集各方反饋意見(jiàn)和建議并建立反饋意見(jiàn)檔案。

　　6.3.3發(fā)包方和承包方發(fā)生服務(wù)質(zhì)量爭(zhēng)議時(shí),雙方應(yīng)協(xié)商處理;協(xié)商不成的,可申請(qǐng)調(diào)解、仲裁或提請(qǐng)?jiān)V訟。