珠海檔案數(shù)字化公司利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。

　　據(jù)了解，自2018年以來，區(qū)檔案館積極籌措資金，采取購買檔案數(shù)字化服務(wù)方式，分三期對館藏檔案進(jìn)行掃描和著錄，累計(jì)完成數(shù)字化檔案4萬余卷、掃描全文420萬頁、著錄條目62萬條。數(shù)字化過程中，區(qū)檔案館始終堅(jiān)持國家標(biāo)準(zhǔn)，狠抓著錄與掃描質(zhì)量，確保條目錄入、圖像掃描與原文精準(zhǔn)對應(yīng)；珠海檔案數(shù)字化公司嚴(yán)格落實(shí)“三防”工作要求，采取有效措施對數(shù)字化工作各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管，確保檔案實(shí)體和信息安全。

　　一、關(guān)于立法的背景

　　城建檔案管理是保留城市發(fā)展中建設(shè)項(xiàng)目原始資料的一項(xiàng)重要工作，對傳承城市文明、服務(wù)政府決策、服務(wù)市民查詢利用具有重要意義。我市1983年成立了珠海市城建檔案館，1986年出臺了文件《珠海市城市基本建設(shè)檔案管理暫行規(guī)定》，對規(guī)范城建檔案管理工作發(fā)揮了重要作用。為了適應(yīng)城市快速發(fā)展需要，以及與上位法保持一致，有必要就城建檔案管理進(jìn)行立法，進(jìn)一步理順和完善管理體制機(jī)制，提高城建檔案管理水平。

　　二、關(guān)于辦法的框架和結(jié)構(gòu)

　　《管理辦法》分為五章，共三十四條，主要規(guī)定了城建檔案管理的職責(zé)、報(bào)送和接收、保管和利用及相關(guān)法律責(zé)任等內(nèi)容。

　　三、關(guān)于城建檔案管理體制

　　構(gòu)建科學(xué)合理的城建檔案管理體制是做好城建檔案管理工作的基礎(chǔ)?！豆芾磙k法》對此從三個(gè)方面進(jìn)行了規(guī)定：一是規(guī)定市住房城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門是我市城建檔案行政主管部門，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本辦法，業(yè)務(wù)上受同級檔案行政主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)；二是規(guī)定市城建檔案館是市住房城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門的城建檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)城建檔案日常管理工作；三是規(guī)定其他相關(guān)行政主管部門在城建檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)履行的職責(zé)。

　　四、關(guān)于城建檔案管理機(jī)構(gòu)檔案接收范圍和標(biāo)準(zhǔn)制定

　　按照珠海城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理的需要，《管理辦法》對城建檔案管理機(jī)構(gòu)檔案接收范圍、標(biāo)準(zhǔn)制定進(jìn)行了明確。一是規(guī)定市城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)接收城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)中形成的七個(gè)方面的檔案資料；二是規(guī)定由市城建檔案管理機(jī)構(gòu)制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)或者歸檔指南，在全市形成統(tǒng)一的城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　五、關(guān)于城建檔案主體責(zé)任、編制要求和報(bào)送要求

　　為了落實(shí)建設(shè)單位和參建單位在建設(shè)工程檔案形成和報(bào)送中的責(zé)任：一是規(guī)定了建設(shè)單位責(zé)任。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范編制、收集、歸檔、報(bào)送工程檔案。二是規(guī)定了參建單位的責(zé)任。

　　要求參建單位及時(shí)形成工程文件并配合建設(shè)單位辦理建設(shè)工程檔案驗(yàn)收歸檔工作。三是規(guī)定了城建檔案的編制和報(bào)送要求。對編制時(shí)間進(jìn)度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)送形式等提出要求。四是規(guī)定了建設(shè)單位、參建單位應(yīng)當(dāng)對各自形成的工程文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。

　　六、關(guān)于城建檔案歸檔保障措施

　　實(shí)踐中因施工單位工程技術(shù)人員流動(dòng)性較大，對城建檔案管理不重視等原因，導(dǎo)致城建檔案收集困難。為了形成城建檔案管理工作合力，保障城建檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不流失，《管理辦法》規(guī)定：一是將建設(shè)工程檔案驗(yàn)收作為建設(shè)工程竣工驗(yàn)收或竣工驗(yàn)收備案的重要組成部分。各有關(guān)工程建設(shè)行政主管部門在辦理建設(shè)工程竣工驗(yàn)收或竣工驗(yàn)收備案時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的驗(yàn)收意見；二是建立信用管理制度。相關(guān)行政主管部門依法將城建檔案管理中的失信行為錄入市信用信息共享平臺。

　　七、關(guān)于館庫、軟硬件設(shè)施建設(shè)

　　按照實(shí)際管理需要，規(guī)定了館庫建設(shè)、保管設(shè)施及館藏檔案數(shù)字化管理的相關(guān)要求。一是規(guī)定市、區(qū)人民政府應(yīng)加強(qiáng)對城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌安排發(fā)展城建檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)。二是規(guī)定城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)館藏檔案的保管保護(hù)，加強(qiáng)信息化管理，保障檔案安全。

　　八、關(guān)于檔案利用

　　為了規(guī)范公眾查詢利用城建檔案的行為，《管理辦法》結(jié)合我市管理實(shí)踐，規(guī)定了城建檔案的利用方式、禁止行為、利用效力、保密要求等內(nèi)容。